Должен ли добровольный отчет ЕС об устойчивом развитии быть общедоступным?

Проекты добровольной отчетности часто начинаются с простого предположения: если отчет об устойчивом развитии существует, его следует загрузить на веб-сайт. Это может быть коммерчески целесообразно, но это не единственная модель, предусмотренная добровольным стандартом ЕС. Стандарт прежде всего предназначен для того, чтобы помочь предприятию взаимодействовать с деловыми контрагентами — включая клиентов, кредиторов и других пользователей рынка, — а затем позволяет предприятию выбрать общедоступность.

Этот выбор влияет на гораздо большее, чем дизайн веб-сайта. У общедоступного отчета широкая и отчасти неизвестная аудитория. Пакет для кредитора может использоваться при кредитном анализе. Пакет для клиента может рассматриваться отделом закупок или командами по проведению надлежащей проверки. Подтверждающие доказательства могут содержать персональные данные, коммерческую тайну, условия договоров или извлечения из систем, которые никогда не следует раскрывать без определенной причины и решения о предоставлении доступа. Рассмотрение всех этих материалов как одного и того же документа создает предотвратимые риски для конфиденциальности, согласованности и управления.

Рисунок 1. Одно контролируемое информационное ядро может поддерживать несколько каналов предоставления, каждый со своей аудиторией и правилами доступа. Учебная визуализация Лондонской академии отчетности.

Правила о месте размещения отчетности следует рассматривать как последовательность. Во-первых, если крупным предприятиям или банкам требуется ежегодное обновление, отчет об устойчивом развитии готовится ежегодно. Если предприятие составляет финансовую отчетность, отчетный период для отчетности об устойчивом развитии согласуется с периодом, используемым для этой отчетности. Во-вторых, основная функция отчета заключается в информировании фактических или потенциальных деловых контрагентов. В-третьих, предприятие принимает решение о том, сделать ли отчет общедоступным.

Если предприятие выбирает общедоступность, стандарт допускает два варианта представления. Оно может разместить отчет об устойчивом развитии в отдельном разделе отчета руководства, если у него есть такой отчет, или представить отчет об устойчивом развитии как отдельный документ. Это выбор способа представления. Сам по себе он не изменяет раскрытия, включенные в выбранный модуль, основу подготовки отчетности, период или необходимость объяснять допустимые пропуски.

1. Публичный отдельный отчет

Отдельный отчет обычно является наиболее понятным вариантом, когда предприятие хочет иметь пригодный для повторного использования публичный документ для клиентов, работников, инвесторов, местных сообществ и потенциальных кредиторов. Его можно разработать на основе выбранного варианта Basic или Basic-plus-Comprehensive и включить в него раздел об основе подготовки, пояснительные примечания, ссылки и четко указанную дату версии.

Публичный вариант также создает наибольшую открытость. Предприятию следует исходить из того, что заявления могут сопоставляться с финансовой отчетностью, заявлениями о продукции, ответами на тендеры, политиками и отчетными периодами в последующей отчетности. Поэтому проверка конфиденциальности должна проводиться до публикации, а не после того, как конфиденциальный показатель был распространен.

2. Отдельный раздел отчета руководства

Включение отчета об устойчивом развитии в отчет руководства может усилить управление и согласованность периодов, поскольку информация об устойчивом развитии представляется рядом с финансовой и стратегической информацией. Это также может сократить дублирование там, где предприятие уже публикует отчет руководства. Раздел об устойчивом развитии должен оставаться идентифицируемым, а любые перекрестные ссылки должны вести к материалам, доступным одновременно и в составе того же набора документов.

Раздел в отчете руководства не является автоматически лучшим решением для каждого предприятия. Некоторые небольшие предприятия не составляют и не публикуют такой отчет. Другие могут предпочесть краткий документ об устойчивом развитии для контрагентов, а не более объемный корпоративный отчет. Стандарт учитывает это, разрешая отдельный документ.

3. Пакет для контрагента

Пакет для контрагента представляет собой практический результат, предназначенный для конкретной цели и рассчитанный на клиента, дистрибьютора, организатора тендера или партнера по цепочке поставок. Он может содержать утвержденные раскрытия, таблицу показателей данных, примечания к методологии и ссылки на полный отчет. Такой формат может снизить затруднения, поскольку получатель получает информацию, относящуюся к его запросу, а не объемную публикацию без навигации.

Однако пакет должен быть точно обозначен. Если он содержит только отдельную информацию, назовите его выдержкой, пакетом ответов или пакетом информации об устойчивом развитии. Не следует повторять полное заявление о соответствии варианту Option A или Option B таким образом, чтобы создавалось впечатление, будто сама выдержка содержит весь выбранный модуль. Если полный отчет существует, укажите его местонахождение и версию.

4. Пакет для кредитора или финансирования

Банкам и другим поставщикам финансирования может потребоваться информация для поддержки процессов кредитования, управления рисками, соблюдения ковенантов, устойчивого финансирования или работы с портфелем. Пакет для кредитора может повторно использовать те же утвержденные метрики и описания, добавляя четкие пояснения относительно границ отчетности, оценок, методологии, взаимосвязей с финансовой отчетностью и ограничений данных.

Не каждый запрос кредитора направлен на подготовку отчетности об устойчивом развитии в соответствии с Директивой по бухгалтерскому учету. Поэтому цель должна фиксироваться отдельно. Ограничение по цепочке создания стоимости имеет определенную цель отчетности и не регулирует автоматически каждый запрос, связанный с кредитным риском или должной осмотрительностью. Обозначение цели не позволяет организации исходить ни из того, что каждый запрос ограничен, ни из того, что на каждый запрос необходимо ответить.

5. Ограниченный доступ к подтверждающим материалам

Подтверждающие материалы — это не просто более объемная версия отчета. Они включают выгрузки из исходных систем, расчеты, договоры, счета-фактуры, записи о работниках, материалы по инцидентам, утверждения, модели оценок и комментарии проверяющих. Значительная часть этих материалов может быть конфиденциальной, персональной или коммерчески чувствительной. Предприятию следует вести контролируемый реестр подтверждающих материалов, в котором указаны владелец, местонахождение, уровень доступа, срок хранения, заявление в отчете, которое подтверждается, и статус проверки.

Кредитору или клиенту могут быть предоставлены отдельные подтверждающие материалы в рамках защищенного процесса, однако решение должно приниматься с учетом конкретной цели. Если информационную потребность удовлетворяют резюме, редактированная выдержка, независимое подтверждение или примечание к методологии, неограниченная передача исходных записей обычно не требуется.

Принятый стандарт разрешает не раскрывать определенную информацию. К таким категориям относятся информация, раскрытие которой в исключительных случаях нанесло бы серьезный ущерб коммерческому положению предприятия; охраняемые коммерческие тайны; секретная информация; а также иная информация, защищенная от несанкционированного доступа или раскрытия законодательством Союза или национальным законодательством либо в целях защиты неприкосновенности частной жизни или безопасности физических или юридических лиц.

Это не универсальный флажок «конфиденциально». Предприятию следует определить точный показатель данных, применимую категорию, причину выполнения условия, лицо, утвердившее вывод, и альтернативную формулировку, которая все еще может быть раскрыта. По каждому нераскрытому показателю данных предприятие раскрывает, что оно воспользовалось исключением, и на каждую отчетную дату повторно оценивает, остается ли нераскрытие обоснованным.

Стандарт разрешает использовать перекрестные ссылки, чтобы не публиковать одну и ту же информацию дважды, однако раскрытие, на которое ведет ссылка, должно быть доступно одновременно и в составе того же набора документов, что и отчет об устойчивом развитии. Ссылка на документ, доступ к которому осуществляется через несвязанный вход в систему, который обновляется по другому графику или, вероятно, исчезнет, создает практическую проблему полноты.

До выпуска создайте манифест публикации. В нем следует перечислить отчет, упомянутые политики, финансовую отчетность, приложения и примечания к методологии; зафиксировать версию и способ доступа к каждому элементу; а также подтвердить, что все публичные ссылки работают в запланированную дату публикации. Если упомянутый документ позднее заменяется, в манифесте следует указать, остается ли отчет понятным и требуется ли архивная версия.

Наиболее эффективная операционная модель — это не один идентичный файл для каждого пользователя. Это одно контролируемое информационное ядро, из которого создаются несколько утвержденных результатов. Ядро содержит выбранный модуль, основу отчетности, отчетный период, определения показателей данных, текущие значения, описательные ответы, случаи нераскрытия, ссылки на подтверждающие материалы, владельцев и статус утверждения.

1. Определите аудиторию и цель. Решите, является ли результат полным отчетом, разделом общедоступного управленческого отчета, выдержкой для заказчика, пакетом материалов для кредитора или ответом с подтверждающими материалами.

2. Зафиксируйте идентификационные данные отчетности. Подтвердите отчитывающееся предприятие, индивидуальную или консолидированную основу подготовки отчетности, выбранный модуль, отчетный период и дату отсечения.

3. Формируйте результат на основе утвержденного информационного ядра. Не создавайте отдельную электронную таблицу только потому, что у получателя другой шаблон.

4. Проведите проверку конфиденциальности и защиты данных. Оцените каждый чувствительный элемент данных и определите, уместны ли редактирование, агрегирование, исключение или ограничение доступа к подтверждающим материалам.

5. Проверьте полноту и маркировку. Четко укажите, является ли результат полным выбранным модулем или выдержкой для конкретной цели.

6. Утвердите и распространите. Зафиксируйте получателя, канал, условия доступа, дату выпуска, утверждающего и снимок подтверждающих материалов.

7. Осуществляйте мониторинг и исправляйте. Сохраняйте выпущенный файл, регистрируйте последующие исправления и обеспечивайте доступность публичных ссылок.

Контекст. Northbridge Components имеет 240 сотрудников и готовит информацию по Варианту B за год, закончившийся 31 декабря. Крупнейший заказчик запрашивает данные об окружающей среде и персонале, банк запрашивает пакет документов для кредитной проверки, а руководство рассматривает возможность публикации отчета об устойчивом развитии.

Решение. Northbridge утверждает единую основу отчетности по Варианту B. Она публикует отдельный отчет, содержащий полный выбранный модуль, с кратким примечанием о конфиденциальности в отношении двух разрешенных исключений. Заказчику она направляет сопоставленную выдержку, в которой указаны полный отчет и его версия. Банку она направляет те же утвержденные показатели вместе с примечаниями о методологии и отредактированным образцом счета за электроэнергию через защищенное хранилище данных с ограниченным доступом.

Результат контроля. В каждом документе указаны один и тот же отчетный период, границы и значения показателей. Файлы для заказчика и банка обозначены как выдержки, а не как отдельные соответствующие требованиям отчеты. В реестре доказательств фиксируется, кто получил доступ к образцу счета и почему. Когда коэффициент выбросов исправляется, Northbridge обновляет основу отчетности, направляет обоим получателям исправление и обновляет примечание об изменениях в публичном отчете.

Следующий шаг: Как отвечать на ESG-анкеты клиентов и банков с использованием добровольного стандарта ЕС.

Коммерческий ответ: Как отвечать на запрос данных об устойчивом развитии сверх установленного лимита, не нанося ущерба отношениям с клиентом.

Перспектива запрашивающей стороны: Как крупным компаниям следует переработать ESG-анкеты для поставщиков с учетом ограничения по цепочке создания стоимости.

Доказательства и статус: Защищенная самодекларация отчитывающейся организации: что должны документировать поставщики и запрашивающие стороны.