EUVS KH 29 Раскрытия информации о персонале

Руководство по контролируемой совокупности, расчетам и конфиденциальности для B8-B10

━━━━━━

B8-B10 часто основываются на данных разных владельцев: служба управления персоналом хранит данные о договорах и поле, служба расчета заработной платы проверяет оплату, служба охраны труда и техники безопасности ведет учет инцидентов, команды по обучению хранят сведения о часах обучения, а команды по трудовым отношениям располагают информацией об охвате коллективными переговорами. Если каждая команда выбирает собственную совокупность, дату и знаменатель, итоговые числа могут быть по отдельности правдоподобными, но взаимно несогласованными.

Поэтому отчитывающаяся команда должна сначала установить контролируемую совокупность сотрудников и календарь отчетности, а затем согласовать с ней каждую исходную систему. Проверка конфиденциальности проводится после технического подтверждения корректности показателя, но до публикации, поскольку небольшие группы, информация о состоянии здоровья и данные о коллективных переговорах могут создавать риски идентификации или юридические риски, даже если отчет содержит только агрегированные числа.

Приложение A определяет сотрудника как физическое лицо, состоящее в трудовых отношениях с предприятием. Это более узкое понятие, чем «собственная рабочая сила», которая может включать некоторых лиц, не являющихся сотрудниками. В B8-B10 прямо говорится о сотрудниках. Подрядчиков, самозанятых лиц и работников агентств не следует включать в знаменатель сотрудников только потому, что они работают на объекте; они могут иметь значение для других раскрытий или дополнительной информации.

B8 требует указать численность работников или FTE в разбивке по срочному/бессрочному договору, гендеру и стране трудового договора, если организация осуществляет деятельность более чем в одной стране. Это три представления одной и той же исходной совокупности, поэтому каждый итог должен сверяться с утверждённой общей численностью работников с учётом документально подтверждённых категорий, таких как «не указано», или ограничений местного законодательства.

B9 требует указать как количество, так и коэффициент подлежащих регистрации несчастных случаев, связанных с работой. В Приложении A подлежащий регистрации несчастный случай определяется как отдельное событие, связанное с работой, повлекшее физический или психический вред и приведшее к смерти или отсутствию на работе более трёх дней. Подлежащее регистрации ухудшение здоровья, связанное с работой, представляет собой заболевание, вызванное факторами рабочей среды или усугублённое ими и приведшее к смерти или отсутствию на работе.

В Приложении 2026 года формула коэффициента в пункте 41 не указана. В историческом руководстве EFRAG VSME использовалась следующая формула: количество подлежащих регистрации несчастных случаев, связанных с работой ÷ общее количество отработанных работниками часов × 200,000. Множитель представляет собой годовое количество часов 100 работников, занятых полный рабочий день. Это по-прежнему полезное руководство по применению, однако организация должна утвердить свою формулу, раскрывать её при необходимости и применять её последовательно, а не представлять историческую формулу как формулировку требования 2026 года.

Храните полную совокупность инцидентов отдельно от подлежащей регистрации части.

Документируйте порядок учёта дистанционной работы, служебных поездок и поездок по пути на работу и с работы в соответствии с применимым законодательством и методикой.

Не делайте вывод о связанном с работой психическом ухудшении здоровья без надлежащих доказательств и правовых/медицинских средств контроля.

Объясняйте существенную оценку отработанных часов и со временем совершенствуйте исходные данные.

B10 требует определить, получают ли работники оплату труда, равную применимой минимальной заработной плате в соответствующей стране или превышающую ее, установленную национальным законодательством о минимальной заработной плате или коллективным договором. Поэтому утверждение «да» на уровне всей группы должно подтверждаться проверками на уровне стран, а не сравнением средней оплаты труда с одним корпоративным порогом.

Показатель гендерного разрыва в оплате труда не является универсальным в рамках B10. Его раскрытие требуется, если предприятие уже обязано в соответствии с законодательством ЕС или национальными нормативными требованиями сообщать о процентном разрыве. Поэтому отчетной команде следует документировать проверку применимости законодательства до расчета показателя или отказа от его включения.

Если показатель применяется, методика должна соответствовать применимому законодательству. В исторических руководствах VSME разрыв иллюстрировался на основе средней валовой почасовой оплаты труда работников мужского и женского пола, однако применимые законодательные требования к методу, совокупности, составляющим оплаты труда, исключениям и отчетному периоду имеют приоритет. Не следует создавать отдельный «разрыв в оплате труда по VSME», противоречащий расчету, установленному законом.

Охват коллективными договорами — это процент работников, в отношении которых предприятие обязано применять один или несколько коллективных договоров. Он может включать работников, не являющихся членами профсоюза, и существенно отличаться от членства в профсоюзах или представительства в производственных советах. Каждый охваченный работник учитывается один раз, даже если к нему применяется более одного договора.

Простая рабочая формула выглядит следующим образом: охваченные работники ÷ общее количество работников × 100, с использованием одной и той же контролируемой совокупности и отчетной даты или периода. Реестр договоров должен содержать сведения о стране, предприятии, группах работников, датах вступления в силу и логике определения охвата.

Количество часов обучения должно рассчитываться на основе определённой совокупности обучающихся и таксономии видов деятельности. Числитель обычно включает завершённые часы обучения, относящиеся к работникам; знаменателем должна быть утверждённая совокупность работников или среднее значение, рассчитанное в соответствии с применяемой методикой. В отчёте следует указать, как учитываются электронное обучение, обязательный вводный инструктаж, обучение на рабочем месте, частичное посещение и многолетние курсы, если такие варианты могут повлиять на сопоставимость.

Рисунок 1. Данные о персонале из нескольких систем должны быть согласованы с одной совокупностью работников до проведения проверки конфиденциальности.

Отчётность о персонале может включать персональные данные и данные специальных категорий. Принципы GDPR, такие как минимизация данных, имеют значение на всех этапах подготовки, при этом информация о здоровье и информация, связанная с профсоюзами, пользуется усиленной защитой. Команда по подготовке отчётности в области устойчивого развития должна получать только тот объём детализации, который необходим для расчёта и проверки агрегированного показателя; исходные записи, позволяющие идентифицировать лиц, должны храниться с применением надлежащих средств контроля доступа.

Пункт 22(d) допускает нераскрытие информации, защищённой от несанкционированного доступа или разглашения в соответствии с законодательством ЕС или национальным законодательством, либо необходимой для защиты конфиденциальности или безопасности физического или юридического лица. При использовании этого положения предприятие указывает нераскрытую информацию в B1 и пересматривает применимость исключения на каждую отчётную дату. Это не является общим разрешением не раскрывать любые малые или чувствительные значения.

Рисунок 2. Контроль конфиденциальности и малых значений применяется после понимания показателя и юридического основания.

Группа создает сопоставление типов юридических договоров по странам с категориями временных/постоянных сотрудников и сохраняет это сопоставление. Она исключает подрядчиков из числителя B10 по обучению, рассчитывает среднее количество часов обучения с использованием утвержденного среднего показателя численности сотрудников в знаменателе и раскрывает четыре регистрируемых несчастных случая и утвержденный метод расчета коэффициента. Информация о смертельных случаях оценивается с учетом правового ограничения и процесса защиты конфиденциальности; группа раскрывает только допустимый агрегированный показатель и документирует любое исключение по пункту 22 в B1.

Гендерный разрыв в оплате труда раскрывается только для охвата организации или группы, в отношении которого применяется требование о представлении информации, установленное законодательством, с использованием предусмотренного законом метода. В отчете не подразумевается, что отсутствие показателя B10(b) на уровне всей группы означает, что анализ оплаты труда не проводился.

Необходимые подтверждающие документы: выгрузка данных о совокупности работников, сопоставление стран трудовых договоров, методика расчёта численности работников/эквивалента полной занятости (FTE), классификация инцидентов, расчёт отработанных часов, проверки заработной платы на соответствие законодательству, служебная записка о применимости и расчёт гендерного разрыва в оплате труда, реестр коллективных договоров, выгрузка данных об обучении, оценка конфиденциальности и подтверждения согласования.

1. Использование получателей выплат по ведомости заработной платы в качестве совокупности работников. В ведомость заработной платы могут входить подрядчики, директора или неактивные лица. Выполните сверку с определением трудовых отношений.

2. Смешение численности работников на конец года со средним эквивалентом полной занятости (FTE) без пояснения. Выберите и задокументируйте основу для каждого показателя и выполните сверку с B1.

3. Рассмотрение всех инцидентов как несчастных случаев, подлежащих учёту. Применяйте установленный тест на подлежащие учёту случаи и сохраняйте полную сверку от всех инцидентов к подлежащим учёту.

4. Представление исторической формулы 200,000 как обязательной формулировки на 2026 год. Обозначайте её как утверждённую методику или историческое руководство, а не как формулу пункта 41.

5. Раскрытие гендерного разрыва в оплате труда из-за наличия данных с последующим обозначением его как требуемого B10. Сначала проверьте наличие предусмотренного законодательством условия и примените соответствующую установленную законом методику.

6. Использование членства в профсоюзе для определения охвата коллективными переговорами. Используйте работников, к которым должен применяться договор.

7. Подсчёт записей на обучение вместо завершённых часов обучения. Определите правила завершения и продолжительности.

8. Публикация ячеек с очень малым числом наблюдений без проверки возможности повторной идентификации. Применяйте меры конфиденциальности и правового контроля до публикации.