Нужно ли МСП программное обеспечение для подготовки отчётности в области устойчивого развития или достаточно Excel?

Рисунок 1. Брендированный иллюстративный материал о внедрении для статьи «Нужно ли МСП программное обеспечение для подготовки отчётности в области устойчивого развития или достаточно Excel?».

Многие МСП начинают добровольную отчётность в области устойчивого развития потому, что клиент, банк или инвестор запрашивает информацию, а не потому, что они хотят создать полноценный отдел отчётности. Поэтому естественным представляется использовать уже доступные инструменты — обычно Excel, общие папки и Word.

Такой подход может работать. Добровольный стандарт ЕС является пропорциональным и модульным. Это не стандарт внедрения программного обеспечения. Однако информация по-прежнему должна быть уместной, достоверной, сопоставимой, понятной и проверяемой. Электронная таблица, в которой невозможно показать источник числа, лицо, его утвердившее, выпущенную версию или причину, по которой показатель был отмечен как неприменимый, может привести к повторной работе и репутационному риску.

Таким образом, вопрос заключается не в выборе между «Excel и программным обеспечением». Вопрос в том, располагает ли организация контролируемой системой подготовки отчётности, соответствующей её масштабу, пользователям и риску.

Полезная система подготовки отчётности имеет три уровня. Во-первых, уровень расчётов хранит поля данных, формулы, допущения и статус. В первый год это может быть Excel. Во-вторых, уровень доказательств хранит счета за коммунальные услуги, выгрузки из HR-систем, политики, утверждения, примечания к методологии и объяснения для оценочных значений или пропусков. В-третьих, уровень выпуска контролирует, чем делятся публично, что направляется банку, что направляется клиенту, а что остаётся ограниченным в доступе.

Проблемы возникают, когда эти уровни объединены в одной электронной таблице. Книга может содержать число, проект ответа, конфиденциальную заметку и неутверждённый ответ клиенту в соседних ячейках. Это легко создать и трудно контролировать.

Рассмотрение специализированной системы становится оправданным, когда начинают появляться следующие триггеры:

Более трёх функциональных владельцев регулярно редактируют набор данных.

Одни и те же ответы повторно используются для банков, инвесторов, клиентов и тендеров.

Для разных организаций, площадок или дочерних компаний требуются отдельные границы и сводные показатели.

Подтверждающие материалы запрашиваются повторно, и доступ к ним необходимо ограничивать в зависимости от аудитории.

Организации необходима история ответов, показывающая, что, когда и кому было отправлено.

Контроль версий не работает: старые файлы продолжают распространяться за пределами организации.

Руководству нужны информационные панели, ежеквартальные обновления или сопоставления по годам.

Одни и те же данные должны поддерживать Добровольный стандарт ЕС, запросы ESRS, GRI, CDP или анкеты рейтинговых агентств без изменения фактов.

Самый очевидный триггер для покупки — не амбиции в области отчётности, а сбой контроля. Когда люди больше не доверяют тому, какое число является актуальным, какое утверждение одобрено или какая версия была направлена тому или иному клиенту, системе необходимо перейти на более зрелый уровень.

Независимо от того, использует ли организация Excel или программное обеспечение, минимальная система должна включать:

Стабильный словарь данных с определениями, единицами измерения, границами и методологией.

Реестр раскрытий, охватывающий B1-B11 и, если используются, C1-C9.

Поле статуса для каждой точки данных: применимо, неприменимо, недоступно, оценено, добровольно или не включено на утверждённом основании.

Назначенных владельца и проверяющего для каждой точки данных.

Идентификаторы подтверждающих материалов, связывающие каждый показатель и каждое содержательное утверждение с исходными записями.

Отдельный статус выпуска: только для внутреннего использования, одобрено для кредитора, одобрено для клиента, одобрено для публичного отчёта.

Реестр версий для отчётов, выгрузок анкет и комплектов подтверждающих материалов.

Контроль доступа к персональным данным, конфиденциальной коммерческой информации и коммерческой тайне.

Журнал изменений для пересчётов, изменений методологии и поздних исправлений.

Прагматичная рабочая книга для первого года не должна пытаться имитировать корпоративное программное обеспечение. Она должна быть достаточно простой для ведения неспециалистами и достаточно строгой, чтобы предотвращать неконтролируемые ответы.

Производитель с 60 сотрудниками получает один ежегодный вопросник по ESG от стратегического заказчика и отдельный запрос от своего банка. В первый год он использует Базовый модуль, сохраняет счета за коммунальные услуги, данные по персоналу и политики в папке с контролируемым доступом, а также ведёт одну книгу Excel с идентификаторами доказательств и статусом утверждения. Это соразмерно.

Во второй год три заказчика запрашивают немного отличающиеся версии, банк просит обновлённую информацию о климатических рисках, а отдел продаж начинает повторно использовать ответы прошлого года в тендерах. Теперь у организации возникают риски, связанные с версиями и выпуском. Ей не обязательно нужна крупная платформа, но ей как минимум необходимы контролируемый журнал ответов, ролевой доступ к доказательствам и формальный рабочий процесс выпуска.