Registro delle fonti GRI e richiesta dati

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

Molti team di rendicontazione iniziano la raccolta dei dati con un foglio di calcolo intitolato soltanto 'indicatore', 'valore' e 'responsabile'. Ciò può essere sufficiente per sollecitare un numero, ma non è sufficiente per stabilire se il numero risponde all'informativa, utilizza il perimetro corretto, è stato sottoposto a revisione o può essere individuato nella relazione pubblicata. Con l'avanzare della redazione, le note metodologiche restano nelle e-mail, le evidenze nei drive condivisi e i riferimenti alle pagine vengono aggiunti manualmente dopo la progettazione. Le stesse domande si ripresentano quindi l'anno successivo.

Un registro delle fonti trasforma questo processo frammentato in un sistema di rendicontazione. Scompone ciascuna informativa in requisiti informativi gestibili, crea una richiesta con un responsabile, collega la risposta alle evidenze e alla revisione e trasferisce il risultato approvato nella redazione e nell'Indice dei contenuti. Inoltre rende visibili tempestivamente le problematiche irrisolte, così da poterle sottoporre a escalation anziché scoprirle nella settimana della pubblicazione finale o durante i walkthrough dell'assurance.

Il registro dovrebbe consentire a un revisore competente di rispondere a cinque domande senza cercare nella corrispondenza del progetto: Che cosa era esattamente richiesto? Quale popolazione e quale periodo rientravano nel perimetro? Quale fonte e quale metodo hanno prodotto le informazioni? Quale revisione e quale risoluzione delle problematiche hanno avuto luogo? Dove sono pubblicate le informazioni approvate? Se non è possibile rispondere a una di queste domande, la riga non è completa.

Figura 1. Flusso di lavoro dalla fonte all'informativa per la rendicontazione GRI. Il registro collega il requisito, la richiesta dati, le evidenze della fonte, la revisione, la redazione e l'Indice dei contenuti, quindi trasferisce il record nel ciclo di rendicontazione successivo.

Un'informativa può contenere diversi sottorequisiti, responsabili e fonti differenti. Trattare il numero dell'informativa come un'unica riga spesso nasconde le lacune. Ad esempio, un'informativa quantitativa può richiedere un totale, disaggregazioni, metodologia, ipotesi e una spiegazione contestuale. Una riga può provenire da un sistema ambientale, un'altra dalla funzione finanziaria, un'altra ancora da una metodologia approvata e un'altra dai commenti della direzione. Il registro dovrebbe essere sufficientemente dettagliato da rilevare le lacune a livello di requisito, ma non così frammentato da impedire al team di gestirlo.

Figura 2. Anatomia di una registrazione pratica del registro delle fonti GRI. La registrazione dovrebbe mostrare che cosa è richiesto, chi ne è responsabile, come sono definiti i dati, dove si trovano le evidenze, che cosa rimane irrisolto e dove viene pubblicata l'informativa approvata.

Bloccare l’insieme delle fonti. Registrare i GRI Universal, Sector e Topic Standards applicabili, le edizioni e il contesto di efficacia prima di progettare le richieste.

Scomporre le informative. Suddividere ciascuna informativa in esigenze informative a livello di requisito, comprese le disaggregazioni quantitative, la metodologia, le informazioni narrative, le omissioni e le informazioni contestuali.

Stabilire applicabilità e perimetro. Definire per ciascuna riga le entità che redigono la rendicontazione, la popolazione degli impatti, il perimetro della metrica, il periodo, l’unità di misura, le definizioni e la disaggregazione richiesta.

Assegnare le responsabilità. Indicare il responsabile dei dati, il responsabile della metodologia, il preparer, il revisore, l’approvatore e il responsabile della redazione; evitare che una casella di posta elettronica generica del team sia l’unico responsabile.

Mappare le fonti esistenti. Collegare sistemi fonte, report, politiche, contratti, calcoli, verbali di governance e dataset esterni prima di emettere una nuova richiesta.

Generare la richiesta di dati. Inviare al destinatario solo le righe pertinenti, con definizioni, aspettative relative alle evidenze, data di scadenza e percorso di escalation.

Rivedere e risolvere. Verificare completezza, accuratezza, scostamenti, metodologia ed evidenze; aprire problemi invece di correggere silenziosamente i dati nel registro principale.

Pubblicare e bloccare. Riportare nel report e nell’Indice dei contenuti il testo approvato e le relative ubicazioni, conservare l’insieme finale delle evidenze, quindi creare la copia per il roll-forward dell’anno successivo.

La richiesta dovrebbe tradurre la riga tecnica in un’istruzione che il responsabile dei dati possa eseguire. Una richiesta che chieda soltanto i «dati sui dipendenti di GRI 2-7» presuppone che il destinatario conosca le categorie, la base del conteggio, il periodo, la disaggregazione prevista, le autorizzazioni per le stime e i requisiti relativi alle evidenze. Il modello seguente rende esplicite tali aspettative.

La domanda operativa, il perimetro, la data, le disaggregazioni, il trattamento metodologico, la riconciliazione, le evidenze, il revisore e la scadenza sono visibili. La richiesta non chiede al responsabile delle risorse umane di decidere se un’omissione è consentita o di redigere l’Indice dei contenuti; tali giudizi restano di competenza del team di reporting e revisione tecnica.

Un singolo campo di completamento percentuale è troppo debole per un progetto controllato. Una riga può contenere un valore presentato, ma non superare comunque i controlli relativi a perimetro, metodologia, evidenze o redazione. Utilizzare un modello di stato che rifletta l’effettiva fase di controllo del reporting.

Il registro mostra il requisito interessato; il registro delle questioni gestisce la risoluzione. Una questione dovrebbe essere aperta quando la risposta non può essere corretta attraverso un ordinario commento di revisione o quando la risoluzione richiede valutazioni interfunzionali, una decisione della direzione o un trattamento ai fini della pubblicazione. Mantenere l'ID della questione collegato a ogni riga interessata del registro.

Il responsabile della rendicontazione crea un registro delle fonti con una riga per ogni requisito informativo significativo e assegna ID stabili. Le righe relative a GRI 2, GRI 3 e ai temi materiali sono collegate al censimento delle entità e alle evidenze sulla governance. Le metriche tematiche sono collegate alle estrazioni dai sistemi e ai file di calcolo. I requisiti narrativi sono collegati a politiche approvate, evidenze dei processi, verbali o registri della direzione, anziché soltanto a una bozza di paragrafo.

Ogni società controllata riceve un pacchetto di richiesta filtrato. Una nota metodologica centrale definisce le categorie di dipendenti, la conversione dell'energia, la classificazione degli incidenti e le acquisizioni. Il registro dei problemi identifica tre problemi ricorrenti: definizioni locali che non corrispondono al manuale di gruppo, evidenze conservate esclusivamente nelle e-mail e informative sul sito web i cui URL non sono definitivi. Il gruppo risolve le definizioni prima del consolidamento, trasferisce le evidenze in cartelle controllate e rinvia il test finale dell'Indice dei contenuti fino a quando il sito pubblicato non è disponibile. Alla fine dell'anno, il registro approvato viene bloccato e riportato al ciclo successivo, segnalando le righe modificate.

Una richiesta di dati GRI dovrebbe indicare la richiesta e l'ID dell'informativa, le informazioni necessarie, l'ambito, la popolazione, il periodo, l'unità, le definizioni, la disaggregazione, la metodologia o il trattamento delle stime, le aspettative relative alle evidenze e alle riconciliazioni, il responsabile, il revisore, la data di scadenza e il percorso di escalation. Generarla dalla riga del registro delle fonti, lasciando le valutazioni relative alle omissioni e al Content Index al team di rendicontazione e revisione tecnica.

Il registro delle fonti non è il GRI Content Index. È un controllo interno che collega i dati a livello di requisito ai responsabili, ai perimetri, ai metodi, alle evidenze, alla revisione, alle problematiche e alle sedi di pubblicazione finale; il Content Index è il registro pubblico di GRI per l'individuazione delle informazioni e dello stato della rendicontazione, che il registro delle fonti aiuta il team a produrre.