Loi climatique des EAU pour les succursales étrangères et les groupes multinationaux

L’erreur la plus courante des multinationales consiste à demander si la société mère étrangère est « couverte ». La question la plus utile est de savoir si une activité, une succursale, un établissement ou une installation aux EAU est une Source et si le MOCCAE ou l’autorité compétente concernée a identifié une obligation de déclaration. L’unité juridique et opérationnelle peut être la succursale, un site agréé, le titulaire d’un permis, un exploitant ou un autre périmètre désigné.

La deuxième erreur consiste à reconstituer l’inventaire localement à partir de zéro. Les systèmes de la société mère peuvent fournir des contrôles solides, des bibliothèques de facteurs cohérentes, des calculs automatisés et une assurance au niveau du groupe. La solution consiste en une réutilisation contrôlée : préserver le jeu de données de la société mère, y ajouter une surcouche propre aux EAU, documenter chaque ajustement et produire un résultat local qui puisse être autonome lors de la vérification ou de l’inspection.

Réutiliser le système de la société mère, tout en préservant les décisions propres aux ÉAU concernant le périmètre, la méthode, les éléments probants, le portail, la conservation et la protection des données.

Le décret-loi fédéral n° (11) de 2024 exige la conservation de documents pour les Sources désignées, mais n’établit pas de règle générale selon laquelle chaque classeur de calcul des GES, facture ou fichier de relevé doit être hébergé sur un serveur physiquement situé aux EAU. Cela ne rend pas acceptable le stockage ou l’accès sans restriction depuis l’étranger. L’entreprise doit évaluer la nature des informations, les conditions d’utilisation du portail de l’autorité, les exigences de cybersécurité, la confidentialité commerciale, les contrats, les règles sectorielles et tout régime applicable aux zones franches.

Les données à caractère personnel exigent une attention particulière. Les systèmes de gestion des flottes, des déplacements, du contrôle d’accès et de la maintenance peuvent contenir des noms de conducteurs, des identifiants d’employés, des historiques de localisation, des coordonnées ou des dossiers de techniciens. Le cadre fédéral des Émirats arabes unis relatif aux données à caractère personnel traite de la sécurité du traitement ainsi que du transfert ou du partage transfrontière. Le DIFC, l’ADGM ou un autre régime spécial peut également s’appliquer. Un inventaire climatique nécessite normalement des données relatives au carburant, aux distances, aux actifs et aux activités — et non une copie sans restriction de chaque identifiant personnel.

Tenir un index local ou accessible localement de tous les éléments probants étayant la soumission aux ÉAU, avec le responsable, le niveau d’accès, l’emplacement du système et la date de conservation.

Conserver la correspondance avec les autorités, les éléments probants relatifs à la désignation, les accusés de réception du portail, les approbations locales et les conclusions de vérification dans un dossier ou référentiel contrôlé de conformité aux ÉAU.

Utiliser des exports immuables ou des hachages pour les extractions importantes des systèmes sources, afin qu’un vérificateur puisse reproduire l’ensemble de données de la période de reporting après la modification du système parent.

Conserver les versions des facteurs et de la méthodologie, et pas uniquement la bibliothèque mondiale actuelle.

Veiller à ce que la direction locale puisse récupérer les éléments probants lors d’une inspection sans dépendre d’une personne située dans un autre fuseau horaire ou d’un compte parent désactivé.

Conserver les pièces jointes à caractère personnel et sensibles sur le plan de la sécurité en dehors du dossier général d’éléments probants et n’accorder l’accès que lorsque cela est nécessaire.

Confirmer les registres actuels de la succursale, de la filiale et des installations aux UAE, y compris les licences, permis, baux, exploitants et responsables.

Déterminer si une source a été désignée et identifier l’autorité compétente, l’unité déclarante, la méthode, la période, le portail, le vérificateur et l’échéance.

Cartographier l’activité aux UAE dans les référentiels maîtres juridiques, des installations et du système de GES de la société mère ; identifier les actifs manquants ou mal classés.

Établir la note sur l’unité déclarante aux UAE et le registre des ajustements entre la société mère et les UAE.

Classer les données selon leur sensibilité et documenter l’accès transfrontalier, la minimisation des données à caractère personnel, la cybersécurité, la conservation et la récupération locale.

Charger ou extraire les données des UAE au niveau des sources ; valider les unités locales, les fournisseurs, l’énergie, les procédés, les réfrigérants, les données relatives aux équipements mobiles et les faits concernant les sous-traitants.

Calculer le résultat de l’autorité au moyen de la méthode acceptée et le rapprocher de l’inventaire de la société mère.

Obtenir la certification factuelle locale, l’examen de la méthodologie par la société mère, l’approbation juridique/HSE et toute vérification requise.

Soumettre par la voie confirmée, archiver l’accusé de réception et tenir un registre des demandes d’éclaircissements et des nouvelles soumissions.

Mettre à jour à la fois le dossier local de conformité et l’inventaire du groupe, y compris toute donnée corrigée ou incidence méthodologique.

Une société européenne d’ingénierie exerce ses activités par l’intermédiaire d’une succursale aux UAE, à Dubaï, et d’un centre de services loué à Abou Dhabi. La plateforme de la société mère saisit l’électricité des bureaux, les véhicules de société et les déplacements professionnels, mais le groupe électrogène du centre de services, les équipements contenant des réfrigérants, le gaz de l’atelier et les équipements mobiles sous-traités ne sont pas rattachés à un identifiant d’installation distinct. Les éléments probants sont stockés dans l’ERP de la société mère, un portail de services publics des UAE et les sous-traitants locaux chargés de la maintenance.

L’équipe des UAE confirme d’abord les registres juridiques et des installations et demande une clarification écrite de l’unité déclarante. Elle crée ensuite une couche des UAE dans la plateforme de la société mère, ajoute la population de sources manquante, consigne les ajustements locaux des facteurs et des périodes, et sépare les données d’inventaire directes des déplacements professionnels volontaires et de l’examen des fournisseurs. Les noms des conducteurs sont retirés de l’ensemble de données de calcul, tandis que les éléments probants originaux relatifs aux cartes carburant restent soumis à des restrictions d’accès. Un miroir local des éléments probants permet au responsable pays et au vérificateur de récupérer tous les justificatifs sans leur donner un accès sans restriction aux systèmes mondiaux de la société mère.

Le principal contrôle multinational est une note relative à l’unité de reporting aux EAU et un registre des ajustements entre la maison mère et les EAU. Il devrait identifier les entités et installations locales, les permis, la période de reporting, les méthodes, la vérification, les exigences de conservation et les exigences relatives au portail, documenter chaque ajustement et produire un résultat local pouvant être autonome lors de la vérification ou de l’inspection.