Conservation des données pendant cinq ans au titre de l’Article 6 : quelles pièces les entreprises doivent-elles conserver ?

Rédigée en anglais britannique sous la forme d’un dossier de fiches de connaissances destiné aux praticiens : réponse, explication, application, éléments probants, connexions et couche de publication.

Un chiffre tel que "42,600 tCO2e" ne peut pas être vérifié à partir du seul chiffre. Un examinateur doit savoir quelle installation, quels flux sources, quels gaz, quelle période, quels relevés d’activité, quels facteurs, quelles unités, quelles formules, quelles estimations et quelles approbations l’ont produit. Si une valeur est modifiée après le dépôt, l’entreprise doit également montrer quelle version a été déposée, pourquoi elle a changé et si l’autorité en a été informée.

La conservation répond donc à quatre besoins distincts :

• reproduire le calcul ;

• démontrer que le périmètre de reporting était complet ;

• répondre aux questions relatives à la vérification, à l’inspection ou à l’autorité ; et

• préserver la continuité lorsque le personnel, les systèmes, les fournisseurs ou les méthodes changent.

Figure 1. Architecture de conservation pendant cinq ans au titre de l’Article 6. Visuel pédagogique de marque par London Reporting Academy.

La manière la plus sûre de lire l’article 6(1)(c) consiste à distinguer deux niveaux.

Minimum légal

La Source doit conserver un relevé des quantités d’émissions mesurées pendant cinq ans à compter de la date de chaque analyse et rendre ces relevés accessibles aux agents autorisés pendant cette période.

Éléments probants nécessaires pour donner sa portée au relevé

La quantité mesurée finale devrait être étayée par les relevés qui permettent de la reproduire et de l’évaluer. Ces documents justificatifs peuvent également être exigés par un formulaire de l’autorité, un plan de surveillance, un vérificateur, une autorisation, une inspection ou une politique de contrôle interne.

N’écrivez pas que l’article 6 désigne expressément chaque document justificatif, à moins qu’un instrument d’application en vigueur ne le fasse. Indiquez plutôt que les relevés sont conservés pour étayer le relevé légal, le rapport périodique et la piste de vérification.

Niveau 1 - base juridique, périmètre et base de déclaration

À conserver :

• avis de désignation au titre de l’article 6 ou liste applicable ;

• informations relatives à l’entité juridique, à la succursale, à l’exploitant et à l’installation ;

• statut au regard de l’autorisation et de la zone franche ;

• correspondance avec l’autorité compétente ;

• note relative au périmètre organisationnel et opérationnel ;

• registre des sources, des installations et des sources d’émission ;

• confirmation de la période et du mode de déclaration ;

• plan de surveillance ou méthodologie approuvé(e) ; et

• formulaires et instructions en vigueur.

Ce niveau explique pourquoi l’organisation a effectué une déclaration et ce que couvre l’inventaire.

Niveau 2 - données sources et relevés d’exploitation

Conserver les originaux ou des copies contrôlées de :

• factures de carburant, bons de livraison et relevés de cartes carburant ;

• factures de services publics et extractions de compteurs ;

• relevés de jaugeage des réservoirs, mouvements de stocks et relevés de bilan massique ;

• données relatives à la production, au débit traité et aux heures d’exploitation ;

• relevés d’achat, de recharge, de récupération et d’élimination de réfrigérants ;

• journaux de maintenance, de fuites et d’équipements ;

• analyses de laboratoire et relevés d’échantillonnage ;

• certificats d’étalonnage et relevés de maintenance des compteurs ;

• relevés relatifs aux déchets, aux eaux usées ou aux processus, le cas échéant ;

• déclarations des fournisseurs et données du propriétaire ; et

• extractions des systèmes sources et paramètres de requête.

Préservez le relevé source, et pas seulement un résumé retapé manuellement.

Niveau 3 - méthodologie et calculs

À conserver :

• registre des facteurs et publications sources archivées ;

• ensemble de PRG et correspondance des gaz ;

• pouvoirs calorifiques, densité et conversions d’unités ;

• classeurs de calcul et versions protégées des formules ;

• scripts, code, modèles de données et journaux de transformation ;

• registre des estimations et des lacunes de données ;

• analyse de l’incertitude et de la sensibilité ;

• logique d’allocation et de consolidation ;

• tests de doublons et d’exhaustivité ;

• politique de recalcul et d’année de référence, lorsqu’elle est utilisée ; et

• journal des changements de méthodologie.

Les archives devraient permettre d’exécuter ou de reproduire les calculs même si le préparateur initial quitte l’organisation.

Niveau 4 - contrôles, approbations et vérification

À conserver :

• validations signées du préparateur et du réviseur ;

• rapprochements avec les finances, les opérations et les autorisations ;

• analyses des écarts ;

• journaux d’accès et de modifications ;

• conclusions de l’audit interne ou de l’évaluation de préparation ;

• déclarations de la direction ;

• proposition du vérificateur, périmètre et contrôles d’indépendance ;

• demandes de preuves et réponses ;

• relevés de visites sur site ;

• conclusions, corrections et preuves de clôture ; et

• déclaration ou rapport de vérification final.

Niveau 5 - soumission et correspondance

À conserver :

• formulaires et pièces jointes effectivement déposés ;

• dossier final en lecture seule ;

• noms de fichiers et empreintes ;

• identifiant de soumission au portail et horodatage ;

• reçu, accusé de réception et statut ;

• questions de l’autorité et réponses de l’entreprise ;

• dossiers de correction et de nouvelle soumission ;

• relevé d’acceptation ou de clôture ; et

• journal de fourniture des documents lors d’une inspection.

L’article 6 fait référence à cinq ans à compter de la date de chaque analyse. Cela crée un relevé glissant plutôt qu’une seule date annuelle simple de suppression.

Pour chaque relevé d’analyse, consignez :

• identifiant de l’analyse ;

• date de l’analyse ;

• période de déclaration ;

• source et installation pertinentes ;

• date minimale de conservation ;

• fondement d’une conservation plus longue, le cas échéant ;

• statut de l’obligation de conservation à des fins juridiques ; et

• approbation de l’élimination.

Exemple illustratif. Une analyse de laboratoire datée du 18 février 2026 a une date minimale de conservation au titre de l’article 6 fixée au 18 février 2031, sous réserve de toute exigence plus longue. Un calcul de fin d’exercice approuvé le 20 mars 2027 a sa propre date. Une analyse corrigée ne devrait pas effacer l’original ni redémarrer le délai de manière invisible ; conservez les deux et documentez leur relation.

Le calendrier devrait être approuvé par les services juridiques, la gestion des documents, la sécurité informatique et le responsable des déclarations climatiques.

Ne remplacez jamais un classeur ou un rapport déposé. Utilisez une structure de versions telle que :

• Versions de travail provisoires ;

• Version de gel de l’inventaire ;

• Version ajustée après vérification ;

• Version déposée ;

• Version corrigée / soumise à nouveau ; et

• Version comparative retraitée.

Chaque version devrait indiquer l’auteur, le réviseur, la date, le motif, les cellules ou données modifiées, l’effet sur les émissions, la notification de l’autorité et l’approbation. Utilisez des identifiants de source et des identifiants de facteurs stables afin que les différences puissent être retracées.

Un journal des modifications devrait distinguer :

• correction d’erreur ;

• données réelles tardives remplaçant une estimation ;

• mise à jour d’un facteur ou du PRG ;

• modification du périmètre ou de la structure ;

• amélioration de la méthode ; et

• réduction des émissions opérationnelles.

Cela empêche qu’une modification méthodologique soit présentée à tort comme une performance.

Figure 2. Cycle de conservation sécurisé. Visuel éducatif de marque par London Reporting Academy.

Un document peut être conservé pendant cinq ans et néanmoins échouer s’il est modifié, inaccessible ou privé de son contexte. Appliquez le cycle suivant.

Capture

Collectez-le à partir du système faisant autorité ou de la source signée. Enregistrez le propriétaire, la date, le système, la requête et les paramètres d’extraction. Évitez les captures d’écran lorsqu’un export structuré est disponible.

Validation

Vérifiez l’exhaustivité, le format, les logiciels malveillants, les fichiers en double et la lisibilité. Confirmez que les numérisations sont lisibles et que les feuilles de calcul s’ouvrent sans liens rompus.

Gel

Créez la version approuvée. Appliquez une valeur de hachage, un identifiant immuable ou une restriction d’écriture. Conservez l’instantané des données utilisé pour le calcul.

Contrôle des accès

Utilisez un accès fondé sur les rôles, le principe du moindre privilège, l’authentification multifacteur et des droits d’écriture / d’approbation distincts. Restreignez les éléments probants commercialement sensibles, personnels ou couverts par le secret professionnel.

Sauvegarde et test

Conservez les sauvegardes conformément à la politique de résilience de l'organisation. Testez la restauration plutôt que de supposer que la sauvegarde fonctionne. Évitez qu’un seul compte cloud ou ordinateur portable individuel constitue l’unique copie.

Mise en conservation ou élimination

À la fin de la période de conservation, vérifiez les obligations de conservation légale, les inspections, les litiges, les questions relatives au vérificateur, les contrats et les autres lois. L’élimination devrait être autorisée, consignée et sécurisée. Ne supprimez pas séparément les documents sources, de calcul et de soumission connexes si cela détruit la chaîne de preuves.

Classez les documents au minimum comme suit :

• publics ou publiés ;

• internes ;

• commerciaux confidentiels ;

• données à caractère personnel ;

• couverts par le secret professionnel ; et

• à accès restreint pour l’autorité / le vérificateur.

L’équipe chargée du dépôt devrait savoir ce qui doit être soumis, ce qui est conservé pour inspection et ce qui nécessite un examen juridique avant divulgation. L’accès à l’Article 6 par les agents autorisés ne justifie pas un accès interne sans restriction ni un transfert informel à des tiers.

Préparez un index permettant de localiser rapidement les documents autorisés sans transmettre d’informations sans rapport. L’index devrait présenter :

• l’identifiant et la description du document ;

• la source / l’installation et la période ;

• le chemin du fichier ou la référence dans le système de documents ;

• le propriétaire et l’approbateur de l’accès ;

• la catégorie de confidentialité ;

• la date de conservation ;

• le calcul ou dépôt lié ; et

• si le document a été fourni à une autorité.

Tenez un registre de transmission des documents pendant l’inspection : demande, autorité, date, document, version, fournisseur et toute limitation ou tout suivi.

Scénario illustratif - ne correspondant pas aux données d’une entreprise. Une entreprise déclare les émissions de fluides frigorigènes sur la base d’un registre de maintenance indiquant 120 kg rechargés. Après le dépôt, le prestataire de services confirme que 20 kg concernaient une autre installation.

L’entreprise ne modifie pas le classeur déposé. Elle conserve :

• le registre de services original et le calcul déposé ;

• la correction du prestataire ;

• l’évaluation du périmètre et de la matérialité ;

• le calcul corrigé et son examen ;

• la notification à l’autorité ou le document de nouvelle soumission ; et

• le statut final de clôture.

Les analyses originale et corrigée reçoivent toutes deux des dates de conservation. L’incident est également lié à une action corrective exigeant que les identifiants des installations figurent dans les futurs registres de maintenance.