Un rapport de durabilité volontaire de l’UE doit-il être public ?

Les projets de reporting volontaire commencent souvent par une hypothèse simple : dès lors qu’un rapport de durabilité existe, il devrait être mis en ligne sur le site web. Cela peut être commercialement pertinent, mais ce n’est pas le seul modèle envisagé par la norme volontaire de l’UE. La norme est conçue d’abord pour aider une entité déclarante à communiquer avec des contreparties commerciales — notamment des clients, des prêteurs et d’autres utilisateurs du marché — puis elle permet à l’entité déclarante de choisir la mise à disposition publique.

Ce choix concerne bien plus que la conception du site web. Un rapport public s’adresse à un public large et en partie inconnu. Un dossier destiné aux prêteurs peut être utilisé dans l’analyse de crédit. Un dossier destiné aux clients peut être examiné par les équipes chargées des achats ou de la diligence raisonnable. Les éléments probants à l’appui peuvent contenir des données à caractère personnel, des secrets commerciaux, des conditions contractuelles ou des extractions de systèmes qui ne devraient jamais être communiqués sans motif défini et décision d’accès. Traiter tous ces éléments comme un même document crée des risques évitables en matière de confidentialité, de cohérence et de gouvernance.

Figure 1. Un même socle d’informations contrôlé peut prendre en charge plusieurs canaux de diffusion, chacun ayant son propre public et ses propres règles d’accès. Visuel pédagogique de la London Reporting Academy.

Les règles relatives au lieu de présentation du rapport doivent être lues comme une séquence. Premièrement, lorsque de grandes entités ou des banques doivent effectuer une mise à jour annuelle, le rapport de durabilité est établi chaque année. Lorsque l’entité déclarante établit des états financiers, la période de reporting de durabilité est alignée sur la période utilisée pour ces états. Deuxièmement, la fonction première du rapport est d’informer les contreparties commerciales réelles ou potentielles. Troisièmement, l’entité déclarante décide de rendre ou non le rapport public.

Si l’entité déclarante choisit de le rendre accessible au public, la norme autorise deux modes de présentation. Elle peut placer le rapport de durabilité dans une section distincte du rapport de gestion, si elle en établit un, ou présenter le rapport de durabilité comme un document distinct. Il s’agit d’un choix de présentation. Ce choix ne modifie pas, à lui seul, les informations à fournir incluses dans le module sélectionné, la base de reporting, la période ou la nécessité d’expliquer les omissions autorisées.

1. Rapport public autonome

Un rapport autonome constitue généralement la voie la plus claire lorsque l’entité déclarante souhaite disposer d’un document public réutilisable destiné aux clients, aux salariés, aux investisseurs, aux communautés et aux prêteurs potentiels. Il peut être conçu autour de l’option Basic ou Basic-plus-Comprehensive sélectionnée et inclure une section sur la base de préparation, des notes explicatives, des liens et une date de version clairement visible.

La voie publique crée également l’exposition la plus large. L’entité déclarante doit supposer que les déclarations peuvent être comparées aux états financiers, aux allégations relatives aux produits, aux réponses aux appels d’offres, aux politiques et aux périodes de reporting ultérieures. L’examen de la confidentialité doit donc avoir lieu avant la publication, et non après la diffusion d’une donnée sensible.

2. Section distincte du rapport de gestion

Inclure le rapport de durabilité dans le rapport de gestion peut renforcer la gouvernance et l’alignement des périodes, car les informations de durabilité sont présentées à côté des informations financières et stratégiques. Cela peut également réduire les doublons lorsque l’entité déclarante publie déjà un rapport de gestion. La section consacrée à la durabilité doit rester identifiable, et tout renvoi doit conduire à un contenu disponible au même moment et à partir du même ensemble de documents.

Une section du rapport de gestion n’est pas automatiquement la meilleure solution pour chaque entité déclarante. Certaines entités de plus petite taille n’établissent pas ou ne publient pas un tel rapport. D’autres peuvent préférer un document de durabilité concis destiné aux contreparties plutôt qu’un rapport institutionnel plus long. La norme le reconnaît en autorisant un document distinct.

3. Dossier destiné aux contreparties

Un dossier destiné aux contreparties constitue un livrable pratique et conçu pour un objectif précis, destiné à un client, à un distributeur, à une autorité responsable d’un appel d’offres ou à un partenaire de la chaîne de valeur. Il peut contenir des informations à fournir approuvées, un tableau de données, des notes méthodologiques et des liens vers le rapport complet. Ce format peut réduire les difficultés pratiques, car le destinataire reçoit les informations pertinentes pour sa demande plutôt qu’une publication volumineuse dépourvue de navigation.

Toutefois, le dossier doit être intitulé avec exactitude. S’il ne contient que des informations sélectionnées, il convient de l’appeler extrait, dossier de réponse ou dossier d’informations de durabilité. Ne répétez pas la déclaration complète de conformité à l’Option A ou à l’Option B d’une manière laissant entendre que l’extrait lui-même contient l’intégralité du module sélectionné. Lorsque le rapport complet existe, indiquez son emplacement et sa version.

4. Dossier destiné à un prêteur ou au financement

Les banques et autres prestataires de financement peuvent avoir besoin d’informations pour soutenir des processus liés au crédit, aux risques, aux covenants, au financement durable ou aux portefeuilles. Un dossier destiné à un prêteur peut réutiliser les mêmes indicateurs et récits approuvés, tout en ajoutant des explications claires sur le périmètre de reporting, les estimations, la méthodologie, les liens avec les états financiers et les limites des données.

Toute demande d’un prêteur n’est pas formulée aux fins du reporting de durabilité prévu par la directive comptable. L’objectif doit donc être consigné séparément. Le plafond relatif à la chaîne de valeur a une finalité de reporting définie et ne régit pas automatiquement chaque demande relative au risque de crédit ou à la diligence raisonnable. Une indication de l’objectif empêche l’organisation de supposer soit que chaque demande est plafonnée, soit que chaque demande doit recevoir une réponse.

5. Accès restreint aux éléments probants

Les éléments probants ne constituent pas simplement une version plus longue du rapport. Ils comprennent des extractions de systèmes sources, des calculs, des contrats, des factures, des dossiers de salariés, des dossiers d’incidents, des approbations, des modèles d’estimation et les commentaires des réviseurs. Une grande partie de ce contenu peut être confidentielle, personnelle ou commercialement sensible. L’entité déclarante doit tenir un registre contrôlé des éléments probants indiquant le responsable, l’emplacement, le niveau d’accès, la période de conservation, l’affirmation du rapport étayée et le statut de révision.

Un prêteur ou un client peut recevoir certains éléments probants dans le cadre d’un processus sécurisé, mais la décision doit être spécifique à l’objectif. Lorsqu’un résumé, un extrait expurgé, une confirmation indépendante ou une note méthodologique répond au besoin d’information, le transfert sans restriction des documents sources est généralement inutile.

La norme adoptée autorise l’omission de certaines informations. Les catégories comprennent les informations dont la divulgation serait, dans des cas exceptionnels, gravement préjudiciable à la position commerciale de l’entité déclarante ; les secrets d’affaires répondant aux critères applicables ; les informations classifiées ; ainsi que les autres informations protégées contre tout accès ou toute divulgation non autorisés par le droit de l’Union ou le droit national, ou pour préserver la vie privée ou la sécurité des personnes physiques ou morales.

Il ne s’agit pas d’une simple case générale « confidentiel ». L’entité déclarante doit identifier la donnée exacte qui est omise, la catégorie applicable, la raison pour laquelle la condition est remplie, la personne approuvant la conclusion et le libellé alternatif qui peut néanmoins être divulgué. Pour chaque donnée omise, l’entité déclarante indique qu’elle a utilisé l’exception et réévalue, à chaque date de reporting, si l’omission reste justifiée.

La norme autorise les références croisées afin d’éviter de publier deux fois les mêmes informations, mais la publication référencée doit être accessible en même temps et depuis le même ensemble documentaire que le rapport de durabilité. Un lien vers un document soumis à une procédure de connexion sans lien avec le sujet, mis à jour selon un calendrier différent ou susceptible de disparaître crée un problème pratique d’exhaustivité.

Créez un manifeste de publication avant la diffusion. Il devrait répertorier le rapport, les politiques référencées, les états financiers, les annexes et les notes méthodologiques ; consigner la version et le moyen d’accès pour chaque élément ; et confirmer que tous les liens publics fonctionnent à la date de publication prévue. Si un document référencé est remplacé ultérieurement, le manifeste devrait indiquer si le rapport reste compréhensible et si une version d’archive est nécessaire.

Le modèle opérationnel le plus robuste n’est pas un fichier identique pour chaque utilisateur. Il s’agit d’un référentiel d’informations central contrôlé à partir duquel plusieurs livrables approuvés sont générés. Le référentiel contient le module sélectionné, la base de reporting, la période de reporting, les définitions des points de données, les valeurs actuelles, les réponses narratives, les omissions, les références aux éléments probants, les responsables et le statut d’approbation.

1. Définir le public et l’objectif. Déterminer si le résultat est un rapport complet, une section publique du rapport de gestion, un extrait destiné à un client, un dossier destiné à un prêteur ou une réponse accompagnée d’éléments probants.

2. Verrouiller l’identité de l’information publiée. Confirmer l’entité déclarante, la base individuelle ou consolidée, le module sélectionné, la période de présentation de l’information et la date de clôture.

3. Élaborer le résultat à partir du noyau d’informations approuvé. Ne pas créer une feuille de calcul parallèle simplement parce qu’un destinataire utilise un modèle différent.

4. Effectuer un examen de la confidentialité et de la protection des données. Évaluer chaque donnée sensible et déterminer s’il convient de procéder à une occultation, une agrégation, une omission ou de restreindre l’accès aux éléments probants.

5. Vérifier l’exhaustivité et l’étiquetage. Indiquer clairement si le résultat constitue le module sélectionné complet ou un extrait spécifique à un objet.

6. Approuver et distribuer. Consigner le destinataire, le canal, les conditions d’accès, la date d’émission, l’approbateur et l’instantané des éléments probants.

7. Surveiller et corriger. Conserver le fichier émis, consigner les corrections ultérieures et veiller à ce que les références publiques restent accessibles.

Contexte. Northbridge Components compte 240 employés et prépare les informations de l’Option B pour l’exercice clos le 31 décembre. Son principal client lui demande des données environnementales et relatives à la main-d’œuvre, sa banque lui demande un dossier d’examen du crédit et la direction envisage de publier un rapport de durabilité.

Décision. Northbridge approuve un seul noyau d’informations pour la présentation de l’information selon l’Option B. Elle publie un rapport autonome contenant le module sélectionné complet, avec une courte note de confidentialité concernant deux omissions autorisées. Elle envoie au client un extrait mis en correspondance qui identifie le rapport complet et sa version. Elle envoie à la banque les mêmes indicateurs approuvés, accompagnés de notes méthodologiques et d’un échantillon occulté de facture d’énergie par l’intermédiaire d’un espace de données à accès restreint.

Résultat du contrôle. Chaque résultat présente la même période de présentation de l’information, le même périmètre et les mêmes valeurs d’indicateurs. Les fichiers destinés au client et à la banque sont étiquetés comme des extraits plutôt que comme des rapports conformes distincts. Le registre des éléments probants consigne qui a accédé à l’échantillon de facture et pourquoi. Lorsqu’un facteur d’émission est corrigé, Northbridge met à jour le noyau, adresse une correction aux deux destinataires et met à jour la note de modification du rapport public.

Prochaine étape : Comment répondre aux questionnaires ESG des clients et des banques à l’aide de la norme volontaire de l’UE.

Réponse commerciale : Comment répondre à une demande de données de durabilité dépassant le plafond sans nuire à la relation avec le client.

Point de vue du demandeur : Comment les grandes entreprises devraient repenser les questionnaires ESG destinés aux fournisseurs autour du plafond applicable à la chaîne de valeur.

Éléments probants et statut : Auto-déclaration protégée de l’entité déclarante : ce que les fournisseurs et les demandeurs devraient documenter.