Premier cycle de reporting volontaire de l’UE : feuille de route sur 90 jours et 12 mois

Figure 1. Visuel d’implémentation aux couleurs de la marque pour le premier cycle de reporting volontaire de l’UE : feuille de route sur 90 jours et 12 mois.

Les entités publiant des informations pour la première fois à titre volontaire essaient souvent de faire deux choses à la fois : répondre à une demande urgente d’un client ou d’une banque et concevoir un système permanent de reporting de durabilité. Si le projet n’est pas séquencé, l’équipe peut passer des mois à débattre de l’architecture future tandis que le demandeur immédiat reste sans réponse.

La norme volontaire de l’UE est utile parce qu’elle donne au premier cycle un périmètre défini. Le module de base peut servir de fondement à un livrable de reporting minimal. Le module complet peut être ajouté lorsque les banques, les investisseurs ou les clients entreprises ont besoin de davantage d’informations. Une feuille de route empêche l’équipe de tout collecter en même temps et la concentre plutôt sur ce qui est utile à la prise de décision, étayable et approuvé.

Les deux axes devraient être menés conjointement. Le premier fournit une réponse utilisable ; le second évite à l’organisation de reproduire la même course l’année prochaine.

Créez une charte de projet d’une page : objectif, utilisateurs, option de module, période et voie de publication.

Répertoriez toutes les demandes ESG existantes des clients et des banques au cours des 24 derniers mois.

Désignez un responsable pour chaque grande famille de données : profil de l’entité, environnement, ressources humaines, santé et sécurité, gouvernance et politiques.

Créez un registre unique des éléments probants avant de recueillir de nouvelles données.

Utilisez un journal des réponses dès le premier jour, même si le premier résultat est limité.

Convenez d’un vocabulaire pour « non applicable », « indisponible », « estimé », « volontaire » et « omis ».

La première année comportera des lacunes. Cela ne signifie pas que le projet a échoué. La question est de savoir si les lacunes sont visibles, classées et améliorées. Une lacune documentée avec un responsable, une raison, une méthode d’estimation et une mesure d’amélioration est plus facile à défendre qu’une cellule vide dissimulée dans une feuille de calcul.

La norme reconnaît que la fonction première du rapport est d’informer les contreparties commerciales réelles ou potentielles, et que l’entité déclarante peut décider de rendre le rapport public. La feuille de route devrait donc inclure une décision de diffusion et ne pas supposer l’existence d’une voie de publication universelle.

Rapport public : approprié lorsque l’information est stable, non confidentielle et utile à plusieurs utilisateurs.

Dossier destiné aux contreparties : utile lorsque les clients ont besoin de réponses encadrées et de références aux éléments probants.

Dossier destiné aux prêteurs : utile lorsque les banques ont besoin d’informations sur l’énergie, les émissions, les effectifs, les incidents, les risques et la gouvernance.

Accès restreint aux éléments probants : approprié pour les documents sources, les données à caractère personnel, les calculs et les documents confidentiels.

Une entité de services logistiques comptant 120 employés reçoit une demande d’une banque en mars et deux questionnaires de clients en avril. Elle choisit l’Option A pour le premier cycle et identifie deux points de données probablement compris dans le Module complet qui pourraient être utiles aux prêteurs ultérieurement. Le projet de 90 jours produit un rapport du Module de base, une annexe destinée aux prêteurs contenant des notes volontaires clairement étiquetées, un registre des éléments probants et une liste d’améliorations des données concernant le carburant, le taux de rotation des employés ainsi que la santé et la sécurité.

L’entité ne prétend pas que le premier rapport a fait l’objet d’une assurance. Elle ne construit pas de modélisation du Scope 3 avant d’avoir stabilisé les données relatives au carburant et à l’électricité. Dans le parcours de 12 mois, elle ajoute des extractions trimestrielles des données relatives aux services publics et aux ressources humaines, forme deux responsables des données et crée un historique des réponses afin que l’équipe commerciale cesse de réécrire les réponses.

Un premier cycle crédible comprend généralement : une déclaration concernant l’option sélectionnée, un rapport maîtrisé ou un dossier de réponse, une matrice d’applicabilité, un registre des éléments probants, un dictionnaire de données, un historique des réponses, une liste des limitations et un plan d’amélioration hiérarchisé. Il n’est pas nécessaire qu’il comprenne une automatisation complète, une assurance externe, une mise en correspondance complète entre plusieurs référentiels ou un exercice de conception d’un rapport annuel.

Le meilleur résultat d’un premier cycle est de tirer des enseignements sans perdre le contrôle.