EUVS KH 29 Informations à fournir sur la main-d’œuvre

Guide relatif à une population, un calcul et une gestion de la confidentialité contrôlés pour B8-B10

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B8-B10 s’appuient souvent sur différents responsables : les ressources humaines détiennent les données relatives aux contrats et au genre, la paie vérifie les rémunérations, les équipes de santé et de sécurité enregistrent les incidents, les équipes chargées de la formation détiennent le nombre d’heures de formation et les équipes chargées des relations professionnelles connaissent le taux de couverture par la négociation collective. Si chaque équipe choisit sa propre population, sa propre date et son propre dénominateur, les chiffres finaux peuvent tous être individuellement plausibles tout en étant mutuellement incohérents.

L’équipe chargée de l’établissement du rapport devrait donc définir en premier lieu une population contrôlée de salariés et un calendrier de publication, puis rapprocher chaque système source de cette population. L’examen de la confidentialité intervient après que l’indicateur est techniquement correct, mais avant la publication, car les petits groupes, les informations de santé et les données relatives à la négociation collective peuvent créer des risques d’identification ou des risques juridiques même lorsque le rapport ne contient que des chiffres agrégés.

L’annexe A définit un salarié comme une personne entretenant une relation de travail avec l’entité déclarante. Cette définition est plus étroite que celle de la « main-d’œuvre propre », qui peut inclure certains non-salariés. B8-B10 font expressément référence aux salariés. Les contractuels, les travailleurs indépendants et les travailleurs intérimaires ne devraient pas être inclus dans le dénominateur des salariés simplement parce qu’ils travaillent sur site ; ils peuvent être pertinents pour d’autres informations à fournir ou des informations complémentaires.

B8 exige le nombre de salariés en effectif ou en ETP, ventilé par contrat temporaire/permanent, genre et pays du contrat de travail lorsque l’entité déclarante exerce ses activités dans plusieurs pays. Il s’agit de trois ventilations de la même population sous-jacente ; chaque total devrait donc être rapproché du total approuvé des salariés, sous réserve de catégories documentées telles que « non déclaré » ou de contraintes légales locales.

B9 exige à la fois le nombre et le taux d’accidents du travail à déclarer. L’Annexe A définit un accident à déclarer comme un événement professionnel distinct causant un préjudice physique ou mental qui entraîne le décès ou plus de trois jours d’absence. Un problème de santé lié au travail à déclarer est une maladie causée ou aggravée par des facteurs liés au lieu de travail qui entraîne le décès ou une absence du travail.

L’Annexe 2026 n’énonce pas de formule de calcul du taux au paragraphe 41. Les précédentes orientations EFRAG VSME utilisaient la formule suivante : nombre d’accidents du travail à déclarer ÷ nombre total d’heures travaillées par les salariés × 200,000. Le multiplicateur représente le nombre annuel d’heures de 100 travailleurs à temps plein. Cela demeure une indication utile pour la mise en œuvre, mais l’entité déclarante devrait approuver sa formule, la publier lorsque nécessaire et l’utiliser de manière cohérente, plutôt que de présenter la formule historique comme le libellé de l’exigence de 2026.

Maintenir séparées la population complète des incidents et la sous-population des incidents à déclarer.

Documenter le traitement du télétravail, des déplacements professionnels et des trajets domicile-travail conformément au droit et à la méthode applicables.

Ne pas déduire l’existence d’un problème de santé mentale lié au travail sans éléments probants appropriés et sans contrôles juridiques et médicaux.

Expliquer l’estimation significative des heures travaillées et améliorer la source au fil du temps.

B10 demande si les salariés perçoivent une rémunération égale ou supérieure au salaire minimum applicable dans le pays déclaré, déterminé par la législation nationale sur le salaire minimum ou par une convention collective. Un « oui » à l’échelle du groupe devrait donc être étayé par des tests au niveau de chaque pays, et non par la comparaison de la rémunération moyenne avec un seuil unique fixé au niveau de l’entreprise.

L'indicateur relatif à l'écart de rémunération entre les femmes et les hommes n'est pas universel au titre de B10. Il est requis lorsque l'entité déclarante est déjà tenue, en vertu du droit de l'UE ou de réglementations nationales, de publier le pourcentage d'écart. L'équipe chargée de l'établissement du rapport devrait donc documenter le test d'applicabilité juridique avant de calculer ou d'omettre l'indicateur.

Lorsque l'indicateur s'applique, la méthode doit suivre le droit pertinent. Les orientations historiques VSME illustraient un écart fondé sur la rémunération horaire brute moyenne des salariés hommes et femmes, mais la méthode juridique applicable, la population, les composantes de rémunération, les exclusions et la période de référence prévalent. Ne créez pas un « écart de rémunération VSME » distinct qui entrerait en conflit avec le calcul prévu par la loi.

La couverture de la négociation collective est le pourcentage de salariés auxquels l'entité déclarante est tenue d'appliquer une ou plusieurs conventions collectives. Elle peut inclure des salariés non syndiqués et peut être sensiblement différente de l'adhésion syndicale ou de la représentation par un comité d'entreprise. Comptez chaque salarié couvert une seule fois, même lorsque plusieurs conventions s'appliquent.

Une formule de travail simple est la suivante : salariés couverts ÷ nombre total de salariés × 100, en utilisant la même population contrôlée et la même date ou période de référence. Le registre des accords devrait indiquer le pays, l'entité, les groupes de salariés, les dates d'entrée en vigueur et la logique de couverture.

Les heures de formation devraient provenir d'une population d'apprentissage et d'une taxonomie des activités définies. Le numérateur inclut normalement les heures de formation achevées attribuables aux salariés ; le dénominateur devrait être la population de salariés approuvée ou une moyenne cohérente avec la méthode. Le rapport devrait préciser le traitement de la formation en ligne, de l'intégration obligatoire, de la formation en cours d'emploi, de la participation partielle et des formations pluriannuelles lorsque ces choix pourraient affecter la comparabilité.

Figure 1. Les données relatives aux effectifs provenant de plusieurs systèmes doivent être rapprochées avec une seule population de salariés avant l'examen de la protection de la vie privée.

Le reporting relatif aux effectifs peut impliquer des données à caractère personnel et des données relevant de catégories particulières. Les principes du RGPD, tels que la minimisation des données, sont pertinents tout au long de la préparation, tandis que les informations relatives à la santé et aux syndicats bénéficient d’une protection renforcée. L’équipe chargée du reporting de durabilité ne devrait recevoir que le niveau de détail nécessaire pour calculer et examiner l’indicateur agrégé, les données sources identifiables étant conservées selon des contrôles d’accès appropriés.

Le paragraphe 22(d) permet d’omettre les informations protégées contre l’accès ou la divulgation non autorisés en vertu du droit de l’UE ou du droit national, ou afin de préserver la confidentialité ou la sécurité d’une personne physique ou morale. Si elle est utilisée, l’entreprise indique l’information omise dans B1 et réévalue l’exemption à chaque date de reporting. Il ne s’agit pas d’une autorisation générale d’omettre tout nombre peu élevé ou sensible.

Figure 2. Les contrôles relatifs à la confidentialité et aux petits nombres sont appliqués après compréhension de l’indicateur et du déclencheur juridique.

Le groupe établit une correspondance entre les types de contrats juridiques et les catégories temporaires/permanents par pays et conserve cette correspondance. Il exclut les prestataires du numérateur de formation B10, calcule le nombre moyen d'heures de formation au moyen d'un dénominateur approuvé fondé sur l'effectif moyen, et déclare les quatre accidents à déclarer ainsi que la méthode approuvée de calcul du taux. Les informations sur les décès sont évaluées conformément à la restriction juridique et au processus de protection de la vie privée ; le groupe ne déclare que l'agrégat autorisé et documente toute omission du paragraphe 22 dans B1.

L'écart de rémunération entre les femmes et les hommes est communiqué uniquement pour le périmètre de l'entité ou du groupe auquel s'applique une obligation légale de déclaration, selon la méthode prévue par la loi. Le rapport n'implique pas que l'absence d'un chiffre B10(b) à l'échelle du groupe signifie qu'aucune analyse des rémunérations n'a été réalisée.

Éléments probants nécessaires : extraction de la population RH, correspondance contrats-pays, méthode HC/FTE, classification des incidents, calcul des heures travaillées, tests juridiques relatifs aux salaires, note sur l’applicabilité et calcul de l’écart de rémunération, registre des conventions collectives, extraction des données de formation, évaluation de la confidentialité et validations.

1. Utiliser les bénéficiaires de la paie comme population salariée. La paie peut inclure des contractants, des administrateurs ou des personnes inactives. Rapprocher ces données de la définition de la relation de travail.

2. Mélanger l’effectif de fin d’exercice et l’ETP moyen sans explication. Choisir et documenter la base de chaque indicateur et la rapprocher de B1.

3. Traiter tous les incidents comme des accidents enregistrables. Appliquer le test défini d’enregistrabilité et conserver le rapprochement entre l’ensemble des incidents et ceux enregistrables.

4. Présenter la formule historique 200,000 comme une formulation obligatoire pour 2026. La qualifier de méthode approuvée ou d’orientation historique, et non de formule du paragraphe 41.

5. Communiquer l’écart de rémunération parce que les données sont disponibles, puis le qualifier d’exigence de B10. Vérifier d’abord le déclencheur légal et appliquer la méthode légale pertinente.

6. Utiliser l’adhésion syndicale pour déterminer la couverture par une convention collective. Utiliser les salariés auxquels la convention doit être appliquée.

7. Compter les inscriptions aux formations plutôt que les heures suivies. Définir les règles relatives à l’achèvement et à la durée.

8. Publier de très petites cellules sans effectuer de contrôle de réidentification. Appliquer les contrôles de confidentialité et les contrôles juridiques avant la publication.