Les PME ont-elles besoin d’un logiciel de reporting de durabilité, ou Excel suffit-il ?

Figure 1. Visuel de mise en œuvre de marque pour Les PME ont-elles besoin d’un logiciel de reporting de durabilité, ou Excel suffit-il ?.

De nombreuses PME commencent à publier volontairement des informations sur la durabilité parce qu’un client, une banque ou un investisseur leur demande des informations, et non parce qu’elles souhaitent créer un service complet de reporting. L’instinct est donc compréhensible : utiliser les outils déjà disponibles, généralement Excel, des dossiers partagés et Word.

Cette approche peut fonctionner. La Norme volontaire de l’UE est proportionnée et modulaire. Il ne s’agit pas d’une norme de mise en œuvre logicielle. Toutefois, les informations doivent toujours être pertinentes, fidèles, comparables, compréhensibles et vérifiables. Un tableur qui ne permet pas d’indiquer l’origine d’un chiffre, la personne qui l’a approuvé, la version diffusée ou la raison pour laquelle un point de données a été marqué comme non applicable peut entraîner des reprises et un risque pour la réputation.

La décision ne consiste donc pas à choisir entre 'Excel et un logiciel'. Il s’agit de déterminer si l’organisation dispose d’un système de reporting contrôlé, adapté à sa taille, à ses utilisateurs et à son niveau de risque.

Un système de reporting utile comporte trois couches. Premièrement, la couche de calcul stocke les champs de données, les formules, les hypothèses et le statut. Il peut s’agir d’Excel la première année. Deuxièmement, la couche des éléments probants stocke les factures de services publics, les extractions RH, les politiques, les approbations, les notes méthodologiques et les explications relatives aux estimations ou aux omissions. Troisièmement, la couche de diffusion contrôle ce qui est partagé publiquement, ce qui est envoyé à une banque, ce qui est envoyé à un client et ce qui reste soumis à des restrictions.

Des problèmes surviennent lorsque ces couches sont regroupées dans une seule feuille de calcul. Le classeur peut contenir dans des cellules adjacentes un chiffre, une réponse provisoire, une note confidentielle et une réponse client non approuvée. Il est facile à construire et difficile à gouverner.

Un système spécialisé peut commencer à être envisagé lorsque les déclencheurs suivants commencent à apparaître :

Plus de trois responsables fonctionnels modifient régulièrement le jeu de données.

Les mêmes réponses sont réutilisées auprès des banques, des investisseurs, des clients et dans les appels d'offres.

Différentes entités, différents sites ou différentes filiales nécessitent des périmètres et des agrégations distincts.

Des éléments probants sont demandés à plusieurs reprises et doivent être limités selon le public.

L'organisation a besoin d'un historique des réponses indiquant ce qui a été envoyé, quand et à qui.

Le contrôle des versions échoue : d'anciens fichiers continuent de circuler à l'extérieur.

La direction souhaite des tableaux de bord, des mises à jour trimestrielles ou des comparaisons d'une année sur l'autre.

Les mêmes données doivent servir pour l'EU Voluntary Standard, les demandes ESRS, GRI, CDP ou les questionnaires des agences de notation sans modifier les faits.

Le déclencheur d'achat le plus clair n'est pas l'ambition en matière de reporting ; c'est une défaillance des contrôles. Lorsque les utilisateurs ne savent plus avec certitude quel chiffre est à jour, quelle déclaration a été approuvée ou quel client a reçu quelle version, le système doit gagner en maturité.

Que l'organisation utilise Excel ou un logiciel, le système minimum devrait comprendre :

Un dictionnaire de données stable, avec les définitions, les unités, les périmètres et la méthodologie.

Un registre des informations à fournir couvrant B1-B11 et, lorsqu'ils sont utilisés, C1-C9.

Un champ de statut pour chaque point de données : applicable, non applicable, indisponible, estimé, volontaire ou omis sur un fondement approuvé.

Un responsable et un réviseur nommément désignés pour chaque point de données.

Des identifiants d'éléments probants reliant chaque métrique et chaque déclaration narrative aux documents sources.

Un statut de diffusion distinct : réservé à l'interne, approuvé pour le prêteur, approuvé pour le client, approuvé pour le rapport public.

Un registre des versions des rapports, des exports de questionnaires et des dossiers d'éléments probants.

Des contrôles d'accès pour les données à caractère personnel, les informations commerciales confidentielles et les secrets d'affaires.

Un journal des modifications pour les retraitements, les changements de méthodologie et les corrections tardives.

Un classeur pragmatique pour la première année ne devrait pas chercher à imiter un logiciel d'entreprise. Il devrait être suffisamment simple pour être tenu à jour par des non-spécialistes et suffisamment rigoureux pour empêcher les réponses non contrôlées.

Un fabricant employant 60 personnes reçoit un questionnaire ESG annuel d’un client stratégique et une demande distincte de sa banque. La première année, il utilise le module de base, consigne les factures de services publics, les données RH et les politiques dans un dossier contrôlé, et tient un classeur Excel contenant les identifiants des éléments probants et le statut d’approbation. Cette approche est proportionnée.

La deuxième année, trois clients demandent des versions légèrement différentes, la banque demande des informations actualisées sur les risques climatiques, et l’équipe commerciale commence à réutiliser les réponses de l’année dernière dans les appels d’offres. L’organisation est désormais exposée à un risque lié aux versions et à la diffusion. Elle n’a pas nécessairement besoin d’une grande plateforme, mais elle a au moins besoin d’un journal contrôlé des réponses, d’un accès aux éléments probants fondé sur les rôles et d’un processus formel de validation de la diffusion.