B1 et B2 expliqués : profil de l’entité, pratiques, politiques et initiatives futures

Comment présenter fidèlement les informations sur l’entité — du profil juridique au niveau de maturité en matière de durabilité

━━━━━━

B1 et B2 se suivent parce qu’ils répondent à deux questions fondamentales. B1 indique au lecteur quelle entité ou quel groupe présente les informations, quel module il a sélectionné et quels éléments juridiques, financiers, relatifs aux effectifs et aux sites définissent le rapport. B2 indique au lecteur ce que l’entité fait, encadre et prévoit effectivement en matière de questions de durabilité.

Le risque est que les équipes chargées de l’établissement des rapports transforment ces deux informations à fournir en un seul récit soigné de type « qui sommes-nous ». Cela affaiblit la traçabilité. Les champs du profil de l’entité nécessitent des données maîtres contrôlées ; les affirmations relatives au niveau de maturité en matière de durabilité nécessitent des documents approuvés et des éléments probants issus des activités. Les deux flux ne devraient être rapprochés qu’après avoir chacun passé son propre examen.

Le paragraphe 27 exige que l’entité déclarante identifie l’option A (module de base uniquement) ou l’option B (module de base plus module complet) et fasse une déclaration explicite de conformité à l’option sélectionnée. Cette déclaration n’est pas une simple étiquette décorative : elle devrait correspondre aux informations effectivement préparées, y compris les éléments « le cas échéant » et toute omission autorisée et identifiée au titre du paragraphe 22.

B1 indique également si le rapport est individuel ou consolidé. Un rapport consolidé répertorie les filiales et les adresses enregistrées couvertes. L’équipe chargée du reporting devrait donc arrêter la liste des entités avant de recueillir les indicateurs. Dans le cas contraire, le chiffre d’affaires peut couvrir un périmètre, les données relatives aux salariés un autre, et les données relatives aux sites un troisième.

B1 exige ensuite un profil succinct : forme juridique ; code ou codes de classification sectorielle NACE ; total de l’actif ; chiffre d’affaires ; nombre de salariés en effectif ou en équivalents temps plein ; pays des principales activités et localisation des actifs importants ; et géolocalisation des sites détenus, loués ou gérés. Chaque champ dispose d’un système source naturel. Ressaisir ces valeurs dans un document de durabilité sans rapprochement crée des incohérences évitables avec les états financiers, les registres, les sites web et les portails clients.

La NACE est la nomenclature statistique européenne des activités économiques. Eurostat indique que la NACE Rév. 2.1 est utilisée pour les statistiques européennes à partir de 2025, avec un déploiement progressif dans les différents domaines statistiques. Pour B1, l’équipe chargée du reporting devrait confirmer quel ensemble de codes est pertinent pour son contexte de dépôt et de reporting, plutôt que de le déduire du nom de l’entité déclarante ou de recopier un code fourni par un client.

Commencez par les activités qui génèrent du chiffre d’affaires ou représentent des opérations importantes, et pas uniquement par l’objet social enregistré.

Utilisez plusieurs codes lorsque des activités diversifiées le nécessitent réellement, mais évitez une liste incontrôlée de chaque activité mineure.

Conservez la version de la nomenclature, le code sélectionné, la description, le motif, le responsable et la date d’approbation.

Réévaluez la classification après des acquisitions, des cessions, des changements majeurs de produits ou une restructuration juridique.

L’entité déclarante peut présenter le nombre de salariés en effectifs ou en ETP dans B1. Quelle que soit la base choisie, celle-ci devrait être définie et utilisée de manière cohérente avec les informations à fournir sur la main-d’œuvre. Les effectifs répondent à la question du nombre de salariés employés ; les ETP expriment leur temps de travail en postes à temps plein. Une équipe chargée du reporting ne devrait pas passer de l’un à l’autre parce que l’un produit un chiffre plus avantageux.

Le registre des sites devrait être davantage qu’une liste d’adresses postales. Il devrait identifier chaque site, l’entité qui en est responsable, s’il est détenu, loué ou géré, son activité, son statut opérationnel, son statut au regard du périmètre de reporting et ses coordonnées. Ce registre devient l’ossature des informations à fournir ultérieurement dans le module de base sur la biodiversité, l’eau, la pollution, l’énergie et les déchets.

Si l’entité déclarante a obtenu une certification ou un label lié à la durabilité, B1 exige une brève description, indiquant notamment l’émetteur, la date et, le cas échéant, la notation ou le score. L’erreur de reporting la plus courante consiste à présenter un certificat au niveau d’un site comme une certification couvrant l’ensemble du groupe, ou à omettre que le certificat a expiré, que son renouvellement est en attente ou qu’il couvre uniquement un système de management plutôt que la performance en matière de durabilité décrite ailleurs.

Consignez le nom du certificat ou du label, l’émetteur, la version du dispositif, le titulaire, le site ou l’entité certifié(e), le périmètre, la date d’émission, la date d’expiration et le statut actuel.

Distinguez certification, notation, score, label, adhésion et auto-déclaration.

Ne laissez pas entendre que la certification garantit chaque point de données du rapport de durabilité.

Faites un lien vers le certificat public uniquement lorsque le lien est stable et que le périmètre est clair.

Figure 1. B1 établit la base du reporting ; B2 indique le niveau de maturité étayé par des éléments probants ; C2 ajoute une description au titre de l’Option B.

Le paragraphe 29 s’applique lorsque l’entité déclarante a mis en place des pratiques, politiques ou initiatives futures spécifiques pour opérer une transition vers une économie plus durable. Il indique ensuite si elle dispose de pratiques et de politiques de durabilité, si celles-ci sont accessibles au public, ainsi que d’initiatives futures ou de plans prospectifs en cours de mise en œuvre, et de cibles utilisées pour suivre la mise en œuvre des politiques. Le paragraphe 30 présente ces éléments comme des actions visant à réduire les incidences négatives et à renforcer les incidences positives sur les personnes et l’environnement.

La manière la plus sûre de préparer B2 consiste à établir un inventaire des éléments candidats et à classer chacun d’eux au regard des termes définis. Les définitions de la Norme établissent des limites significatives entre ces appellations.

Une entreprise peut avoir une ambition réelle avant d’avoir un objectif. Par exemple, « nous avons l’intention de réduire les déchets » indique une orientation, mais ne précise pas dans quelle mesure, d’ici quand, pour quelles activités ni par rapport à quel point de départ. B2 n’oblige pas l’entité déclarante à transformer cette ambition en objectif. Une déclaration transparente du niveau de maturité est plus utile qu’une mesure fabriquée.

Figure 2. Les tests fondés sur des éléments probants distinguent une pratique, une politique, une initiative future et un objectif.

Si l’entité déclarante utilise l’Option B, le paragraphe 31 lui impose de compléter B2 par C2. C2 décrit brièvement les pratiques, politiques et initiatives futures déjà identifiées ; indique quand elles couvrent les fournisseurs ou les clients ; décrit brièvement les objectifs identifiés pour suivre les politiques ; et autorise la divulgation de la personne ou de l’organe responsable au plus haut niveau lorsqu’il ou elle a été déterminé(e).

L'équipe chargée du reporting considère les activités opérationnelles relatives à l'énergie et à la sécurité comme des pratiques. Elle ne décrit pas la déclaration de deux pages comme une politique de gestion pleinement élaborée tant que les responsabilités, le périmètre, les objectifs et la mise en œuvre ne sont pas clarifiés. La déclaration pour 2030 est présentée comme une ambition, et non comme une cible. L'installation des compteurs d'eau est décrite comme une initiative à venir uniquement après l'approbation des achats et le début de l'installation.

L'entreprise corrige également son registre des sites B1 : le deuxième site de production n'y figurait pas, car la base de données immobilières n'enregistrait que les sites détenus. Les deux sites loués sont ajoutés avec leurs coordonnées, et le registre des certifications précise clairement qu'ISO 14001 ne couvre que le premier site.

Pourquoi cela fonctionne : la formulation distingue la base de reporting, les pratiques, une initiative en cours de mise en œuvre, l'absence d'objectifs approuvés et le périmètre limité de la certification. Les éléments probants comprendraient la liste de contrôle du module, le registre des sites, les dossiers relatifs aux pratiques, le plan de comptage approuvé, le compte rendu de l'examen de la politique et le certificat.

1. Utiliser le site web comme source pour les données du profil juridique et financier. Les pages publiques peuvent être obsolètes ou simplifiées. Rapprocher ces données des registres juridiques, financiers et des ressources humaines.

2. Mélanger les données individuelles et consolidées. Un chiffre d’affaires du groupe associé à des effectifs de la société mère uniquement produit un profil incohérent. Définir d’abord le périmètre.

3. Traiter toute activité ESG comme une politique. Classer les initiatives opérationnelles comme des pratiques, sauf si le test des éléments probants relatifs à la politique est satisfait.

4. Présenter des intentions comme des initiatives en cours de mise en œuvre. Exiger une approbation et des éléments probants attestant que les actions ont commencé.

5. Qualifier une ambition d’objectif. Exiger un résultat mesurable et une limite temporelle, ainsi qu’un périmètre contrôlé et un suivi.

6. Ignorer le périmètre et l’expiration des certificats. Tenir un registre des certificats et examiner le statut à la date de reporting.

7. Géolocaliser uniquement les sites « importants » sur le plan environnemental. Commencer par l’ensemble de la population de sites B1 et documenter tout jugement de présentation.

Aucune politique de durabilité n’est présumée. B2 indique si des pratiques, des politiques, des initiatives futures et des objectifs spécifiques sont en place, et une entité déclarante peut indiquer qu’aucun de ces éléments n’a encore été mis en place lorsque c’est le fait.

Indiquer le ou les codes NACE qui décrivent les activités réelles génératrices de revenus ou importantes de l'entité déclarante, en utilisant la version de la classification pertinente pour le contexte du dépôt et de la présentation des informations. Plusieurs codes peuvent être utilisés pour des activités véritablement diversifiées, le code sélectionné, sa description, la justification, le responsable et la date d’approbation devant être conservés.

Commencer par l’ensemble des sites détenus, loués et gérés qui se trouvent dans le périmètre de présentation des informations, y compris les bureaux ; le fait de géolocaliser uniquement les sites importants sur le plan environnemental est identifié comme une erreur. Le registre contrôlé des sites doit identifier chaque emplacement, l’entité responsable, l’activité, le statut opérationnel, le statut au regard du périmètre et les coordonnées, tout jugement de présentation étant documenté.