Modèle européen gratuit de reporting volontaire en matière de durabilité : modules de base et complet

Figure 1. Visuel de mise en œuvre aux couleurs de la marque pour le modèle européen gratuit de reporting volontaire en matière de durabilité : modules de base et complet.

Un simple modèle de rapport Word peut aider les équipes à commencer la rédaction, mais il ne peut pas, à lui seul, contrôler les données, les éléments probants, les versions ou les décisions de publication. À l'inverse, un tableur peut organiser les données, mais n'enseigne généralement pas à l'équipe comment rédiger un rapport cohérent. La solution pratique consiste à utiliser un ensemble de modèles complémentaires.

La trame du rapport fournit la structure. Le classeur fournit le contrôle. Ensemble, ils réduisent trois problèmes courants du premier cycle : l'appréhension face à la page blanche, les réponses non contrôlées aux questionnaires et la faiblesse des éléments probants étayant les déclarations publiées.

Commencez dans le fichier Word uniquement après avoir décidé du périmètre et de l’option. Ne supprimez pas les titres de section simplement parce que les données ne sont pas prêtes. Utilisez plutôt le classeur pour classer le statut et décider si la section est applicable, indisponible, volontaire ou omise sur une base autorisée.

Commencez par remplir B1 : option sélectionnée, base de reporting, période et informations sur l’entité déclarante.

Utilisez B2 pour distinguer les pratiques effectives, les politiques approuvées et les initiatives futures.

Remplissez B3-B11 en utilisant le classeur comme source des définitions, unités, périodes et identifiants des éléments probants.

Ne remplissez C1-C9 que si l’Option B est sélectionnée ou si des informations complètes sélectionnées sont fournies volontairement avec un statut clairement indiqué.

Avant la publication, utilisez le pied de page source/statut pour consigner la date de revue, la version et les limites.

Pour le Module de base, la séquence recommandée ne correspond pas à l’ordre dans lequel les équipes reçoivent souvent les données. Commencez par B1, préparez ensuite un projet de B2 fondé sur les pratiques et politiques existantes, puis recueillez les indicateurs auprès des opérations et des ressources humaines. La rédaction des indicateurs avant la définition de la base de préparation crée du travail à refaire.

Le Module complet est utile lorsque des banques, des investisseurs ou des clients entreprises ont besoin d’informations plus utiles à la prise de décision que celles fournies par le Module de base. Il ne devrait pas être ajouté de manière désinvolte. L’application du Module de base est une condition préalable au Module complet, et la déclaration Option B ne devrait être utilisée que lorsque le module concerné est achevé dans son intégralité, sous réserve des conditions de la norme.

Des points de données supplémentaires sélectionnés peuvent néanmoins être fournis volontairement en dehors d’une déclaration de conformité Option B, mais leur statut doit être clair.

Une banque demande à une PME sa consommation d’énergie, ses émissions de GES, son effectif salarié, son taux d’accidents, son mécanisme de réclamation, ses risques climatiques et son exposition sectorielle. Le responsable du projet consigne la demande, en classe l’objet comme une diligence raisonnable du prêteur, associe les points de données à B3, B8, B9, C4, C6 et C8, et identifie les points de données déjà inclus dans l’option sélectionnée ainsi que ceux qui constituent des informations supplémentaires volontaires destinées au prêteur.

Le rapport Word reste un rapport du Module de base Option A. Le dossier destiné au prêteur comprend des informations volontaires supplémentaires, chacune associée à des identifiants d’éléments probants et approuvée pour communication au prêteur uniquement. Le registre des réponses consigne la version envoyée à la banque.

Remplacer tous les espaces réservés par des faits propres à l’entreprise.

Confirmer l’option sélectionnée et la base de reporting.

Terminer la matrice d’applicabilité avant la rédaction finale.

Associer des identifiants d’éléments probants à toutes les métriques et à toutes les affirmations narratives importantes.

Examiner la confidentialité, les secrets commerciaux et les données à caractère personnel.

Approuver la version à diffuser et consigner les destinataires.

Vérifier si le statut juridique ou le texte source a changé avant la publication.