Module de base de la norme volontaire de l’UE : guide complet des informations à fournir B1-B11

Architecture du module de base : B1-B11 constituent une seule voie de publication d’informations, avec des conditions et des allègements au niveau de chaque point de données.

Le module de base est souvent décrit comme la voie « simple ». Cette description n’est utile que si elle n’est pas confondue avec un questionnaire dans lequel on choisit les éléments à renseigner. Le module est proportionné, mais il exige néanmoins une base de présentation des informations maîtrisée, des informations sur l’entité, des données environnementales et relatives aux effectifs, ainsi qu’une explication transparente de l’applicabilité. Un rapport de première année insuffisant échoue généralement non pas parce que l’entité ne dispose d’aucun chiffre, mais parce qu’elle n’a pas distingué un point de données essentiel d’un point de données à fournir le cas échéant, d’un champ volontaire ou d’une omission formelle.

Le module de base remplit également trois fonctions à la fois. Il fournit aux contreparties un jeu de données normalisé, aide l’entité à gérer les questions de durabilité et constitue le préalable à toute utilisation du module complet. Le rapport qui en résulte doit donc être suffisamment structuré pour étayer une déclaration formelle de présentation des informations, une réponse à une contrepartie et une piste d’éléments probants.

B1 : établir la base de préparation avant de recueillir les indicateurs

B1 est le centre de contrôle du rapport. Il identifie l’Option A ou l’Option B, indique si le rapport est individuel ou consolidé, énumère les filiales dans un rapport consolidé, identifie les omissions au titre du paragraphe 22 et fournit des informations sur l’entité, telles que la forme juridique, les codes NACE, le total de l’actif, le chiffre d’affaires, l’effectif, le pays principal d’exploitation et les sites importants. Si des certifications ou des labels ont été obtenus, l’entreprise déclarante les décrit au titre du paragraphe 28.

Un processus B1 fiable commence par une courte note sur la base de préparation, approuvée avant la rédaction. Elle devrait préciser le périmètre, la période, la voie suivie, le test relatif au nombre de salariés, la population des sites, la devise et les unités, les éventuels renvois croisés, ainsi que le responsable de chaque décision d’omission. Cela évite que l’index et les explications narratives utilisent des périmètres incohérents.

B2 : publier ce qui existe, et non ce qu’attend un modèle ESG générique

B2 est conditionnel à la mise en place, par l’entreprise déclarante, de pratiques, de politiques ou d’initiatives futures spécifiques. Lorsqu’elles existent, l’entreprise déclarante indique si elle dispose de pratiques, de politiques de durabilité, d’initiatives futures ou de plans et d’objectifs pour suivre leur mise en œuvre. Le libellé devrait distinguer une politique approuvée d’une pratique opérationnelle, ainsi qu’une action actuelle d’une intention future. Le titre d’une politique dépourvu de périmètre, de responsable ou d’éléments probants relatifs à sa mise en œuvre est rarement utile à une contrepartie.

B3-B7 : les indicateurs environnementaux nécessitent un périmètre et une méthode

Les données environnementales proviennent souvent de systèmes opérationnels qui n’ont pas été conçus pour le reporting externe. Pour chaque indicateur, conserver la période de reporting, le périmètre organisationnel et le périmètre des sites, la conversion des unités, la méthode d’estimation, la pièce source, le responsable des données, le réviseur et le traitement des changements. B3 suit le contenu du GHG Protocol pour le Scope 1 et le Scope 2 fondé sur la localisation. B4 est déclenché par le reporting légal ou le reporting du SME, et non par la simple existence d’une quelconque émission. B5 exige un examen fondé sur la localisation. B6 distingue le prélèvement de la consommation. B7 combine des informations narratives sur l’économie circulaire avec des données sur les déchets et, pour les secteurs concernés, des données sur les flux de matières.

B8-B10 : les indicateurs relatifs à la main-d’œuvre nécessitent des définitions correspondant aux systèmes RH

Les informations publiées sur la main-d’œuvre utilisent des informations sur les salariés ; les travailleurs sous contrat et les autres personnes qui ne sont pas des salariés ne devraient donc pas être intégrés silencieusement au dénominateur. Décider d’utiliser l’effectif ou les équivalents temps plein, définir les contrats temporaires et permanents, rapprocher les totaux géographiques et par sexe, et documenter le dénominateur pour les taux d’accidents et les moyennes de formation. Le point de données relatif à l’écart de rémunération de B10 est conditionnel : il est publié si l’entreprise déclarante est déjà tenue par le droit de l’UE ou le droit national de le publier. Il ne devrait pas être considéré comme une exigence universelle uniquement parce que B10 fait partie du module.

B11 : un indicateur de gouvernance « si applicable »

B11 s’applique lorsque des condamnations et des amendes sont survenues pendant la période de reporting. Une information « zéro » peut être utile si elle est étayée par une confirmation juridique ou de conformité formelle, mais l’architecture « si applicable » de la Norme signifie qu’un rapport devrait éviter de créer une affirmation fausse selon laquelle chaque absence fait l’objet d’une assurance indépendante. Le registre des éléments probants devrait indiquer qui a vérifié les entités juridiques et la période concernés.

1. Verrouiller la base de reporting : éligibilité, voie de reporting, périmètre, période, test relatif aux salariés, unités et processus d’autorisation.

2. Créer un inventaire des points de données qui consigne la classification associée à chaque information B.

3. Tester chaque déclencheur « si applicable » au moyen d’éléments probants plutôt que d’hypothèses.

4. Attribuer la responsabilité des données et les contrôles, puis émettre des demandes précises d’éléments probants avec les définitions et la période.

5. Élaborer des notes méthodologiques pour l’énergie, les GES, l’eau, les déchets, les effectifs et tout ratio calculé.

6. Rédiger l’information à publier et l’index conjointement afin que l’emplacement, le statut et la formulation relative aux omissions restent alignés.

7. Effectuer un contrôle de cohérence entre les rapports au regard des états financiers, des déclarations réglementaires et des affirmations publiques.

8. Approuver B1 et la déclaration finale relative à l’Option A ou à l’Option B uniquement après la clôture de chaque élément bloquant.

Matrice de préparation du module de base : un point de données est prêt uniquement lorsque l’applicabilité, les éléments probants, la responsabilité et le contrôle peuvent être retracés.

L’équipe chargée du reporting calcule la consommation d’énergie ainsi que les émissions de Scope 1 et de Scope 2 fondées sur la localisation, consigne le prélèvement total d’eau et la consommation d’eau pour le processus de production, communique les données relatives aux déchets et aux effectifs, et obtient une confirmation juridique écrite pour B11. Comme l’entité compte plus de 10 salariés, les allègements ciblés applicables aux entités comptant ≤10 salariés ne s’appliquent pas. Le rapport présente les lacunes réelles dans les données — par exemple, une estimation du carburant utilisé dans un véhicule loué — ainsi que la méthode et la mesure d’amélioration.

Formulation illustrative de B1

Pourquoi cela fonctionne : elle identifie la voie, le périmètre, la période et le statut de l’omission, tout en séparant les conclusions de non-applicabilité des omissions formelles. Elle ne revendique pas une assurance et ne laisse pas entendre que la seule formulation illustrative prouve la conformité.