Utiliser la norme volontaire de l’UE dans les appels d’offres, l’intégration des fournisseurs et la diligence raisonnable à l’égard des clients

Les appels d’offres et les portails d’intégration regroupent différentes finalités d’information. Un client peut demander des données de reporting de durabilité pour son propre rapport obligatoire, des preuves de l’existence d’une politique, une preuve de certification, des informations environnementales au niveau du produit, des déclarations relatives aux sanctions ou à l’esclavage moderne, l’historique des incidents et des engagements commerciaux. La norme volontaire de l’UE peut structurer une grande partie de l’information de durabilité, mais un processus de réponse contrôlé doit déterminer ce qui relève du rapport, ce qui nécessite des preuves distinctes et ce qui ne doit pas être diffusé sans approbation supplémentaire.

Flux de réponse à un appel d’offres LRA : classer la demande, réutiliser le socle approuvé, ajouter les preuves délimitées, approuver la diffusion et archiver la version exacte envoyée.

B1 exige une brève description des certifications ou labels liés à la durabilité obtenus par l’entité déclarante, y compris l’organisme émetteur et, le cas échéant, la date et la note obtenue. Cela permet de réutiliser facilement les certifications dans un appel d’offres, mais leur portée doit rester visible. Un certificat ISO 14001 pour un seul site ne certifie pas le rapport de durabilité, l’ensemble du groupe, l’empreinte d’un produit ou chaque information environnementale publiée.

Lorsque le plafond de la chaîne de valeur s’applique, les informations qui ne figurent pas à l’Annexe II pour la tranche d’effectif de l’entité déclarante protégée peuvent être refusées aux fins du reporting obligatoire du client. Le plafond n’interdit pas le partage volontaire d’informations. Une PME peut choisir de fournir une cible au-delà du plafond, une estimation du Scope 3, une initiative relative à un produit ou une politique parce que cela renforce une réponse à un appel d’offres ou reflète une pratique courante du secteur. La décision devrait être explicite et ne devrait pas transformer une réponse volontaire en un engagement permanent et sans restriction.

1. Enregistrer la demande. Consigner le client, le portail, l’échéance, la finalité, la référence du contrat/de l’appel d’offres, les utilisateurs visés et les déclarations requises.

2. Diviser le questionnaire en lignes. Ne pas classer un questionnaire mixte comme relevant d’une finalité juridique unique.

3. Cartographier chaque ligne. La relier à l’information approuvée de l’UE, au dossier de preuves, à une autre source juridique ou à la mention « nouvelles informations requises ».

4. Tester le plafond de la chaîne de valeur lorsque cela est pertinent. Confirmer le demandeur ultime, la finalité du reporting obligatoire, le statut protégé et la couverture exacte de l’annexe II.

5. Vérifier les preuves et la date. Contrôler le périmètre de l’entité/du site, la période de reporting, la méthode, l’expiration, le périmètre de l’assurance et les lacunes non résolues.

6. Choisir le type de réponse. Référence croisée au reporting, réponse concise, téléversement de document, réponse volontaire au-delà du plafond, demande de clarification ou refus.

7. Effectuer la revue juridique, de la confidentialité et de la protection des données. Une attention particulière est nécessaire pour les incidents, les données à caractère personnel, les secrets d’affaires, les contrats et les allégations relatives aux produits.

8. Approuver la mise en diffusion. Le responsable des données approuve les faits ; le responsable du reporting approuve la cohérence ; le responsable commercial/juridique approuve la représentation ; l’approbateur final autorise la mise en diffusion.

9. Archiver la soumission exacte. Enregistrer les exportations du portail, les pièces jointes, les captures d’écran, les confirmations et le journal des modifications — et pas uniquement le tableur de travail.

10. Surveiller les déclencheurs. Corriger ou mettre à jour les informations transmises au client si une erreur significative, un incident ou une modification de certificat affecte la réponse.

Téléverser le même dossier partout. Des destinataires et des finalités différents nécessitent des accès, une formulation et des éléments probants différents.

Laisser le portail définir l’affirmation de reporting. Une case telle que « rapport ESG audité » doit être rapprochée de la base réelle et du périmètre d’assurance.

Utiliser des liens vers la page d’accueil. Les renvois devraient mener directement à la publication ou à la version actuelle du document concerné.

Traiter la sensibilité commerciale comme une confidentialité automatique. Appliquez les conditions d’omission de la Norme et portez un jugement distinct sur la diffusion dans le cadre de l’appel d’offres.

Transformer une réponse volontaire en garantie permanente. Examinez les déclarations de l’appel d’offres et l’incorporation au contrat.

Ne conserver aucune trace de ce qui a été envoyé. Les entrées du portail peuvent changer ; archivez la soumission exacte et la confirmation.

Modifier le contenu à des fins marketing après approbation. Toute modification d’une affirmation quantitative ou technique devrait être renvoyée au responsable et au réviseur.

L’assurance limitée couvre les informations, la période et le périmètre définis dans la déclaration d’assurance ; les autres réponses à l’appel d’offres restent en dehors de ce périmètre. Le dossier d’appel d’offres devrait identifier séparément les indicateurs faisant l’objet de l’assurance et ne devrait pas décrire l’ensemble de la soumission comme ayant fait l’objet d’un audit.