Données manquantes et estimations au titre de la norme volontaire de l’UE : qu’est-ce qui est autorisé ?

Un guide pratique consacré aux estimations, aux informations indisponibles, aux conditions de non-applicabilité, à la non-sélection volontaire, à l’omission autorisée, aux plans d’amélioration et à l’examen interne.

Une PME commence rarement avec des données de durabilité parfaites. Les factures de services publics peuvent suivre les mois calendaires plutôt que l’exercice financier, un bailleur peut ne pas fournir de ventilation entre les énergies renouvelables et les autres, une filiale peut ne pas comptabiliser les heures de formation de manière cohérente, et les émissions nécessitent souvent des facteurs de conversion plutôt qu’une mesure directe. La question technique n’est pas simplement de savoir si une cellule est vide. Il s’agit de déterminer ce que la Norme exige pour ce paragraphe ou sous-point précis, si les informations peuvent être estimées fidèlement et ce que le statut qui en résulte signifie pour la déclaration de conformité B1.

La Norme contient plusieurs catégories distinctes de points de données : les points de données essentiels, les informations requises uniquement dans des circonstances spécifiées, les points de données volontaires, les considérations propres au secteur et les éléments volontaires pour les entités comptant 10 salariés ou moins. Elle permet également l’omission d’informations protégées strictement définies au titre du paragraphe 22. Ces catégories constituent des raisons légitimes pour lesquelles certaines informations peuvent ne pas être publiées. L’indisponibilité opérationnelle générale ne constitue pas en soi l’une de ces catégories.

Figure 1. Le statut attribué à un point de données difficile modifie l’information publiée, les éléments probants et la conséquence en matière de conformité.

Les émissions de gaz à effet de serre sont expressément estimées

Le paragraphe B3 33 exige que l’entité déclarante — sauf si le point de données est volontaire parce qu’elle compte 10 salariés ou moins — communique ses émissions brutes absolues estimées de gaz à effet de serre du Scope 1 et du Scope 2 fondé sur la localisation. Cette formulation reconnaît que les émissions sont généralement calculées à partir de données d’activité, de facteurs d’émission et d’hypothèses plutôt que mesurées directement au point de rejet. L’estimation doit néanmoins respecter les caractéristiques de qualité du paragraphe 11 : pertinente, fidèle, comparable, compréhensible et vérifiable.

Certaines ventilations ne sont requises que lorsque les informations nécessaires peuvent être obtenues

Le paragraphe B3 32 distingue la consommation totale d’énergie de sa ventilation détaillée. Pour les entités déclarantes comptant plus de 10 salariés, la consommation totale d’énergie en MWh est un point de données essentiel. La ventilation renouvelable/non renouvelable et électricité/combustibles n’est requise que si l’entité déclarante peut obtenir les informations nécessaires. S’il est réellement impossible d’obtenir les informations du fournisseur ou du bailleur, la ventilation conditionnelle peut ne pas être déclarée, tandis que le total doit tout de même l’être. Le registre des éléments probants devrait présenter la demande d’informations, le résultat et la conclusion au niveau du paragraphe ; le total ne peut pas être laissé vide simplement parce que la ventilation est difficile à établir.

Les orientations pratiques de l’EFRAG contiennent des exemples d’estimation — mais il faut utiliser l’édition correcte

L’Article 2(2) de l’acte délégué autorise les entités déclarantes appliquant la Norme volontaire à utiliser les orientations pratiques fournies par l’EFRAG. Les orientations pratiques actuellement disponibles à la date de clôture de la source ont été préparées pour la recommandation VSME de 2025 et comprennent des exemples tels que l’estimation des prélèvements d’eau à partir des factures du bâtiment, des données d’occupation et des données relatives aux équipements, ainsi que l’estimation des heures travaillées lors du calcul d’un taux d’accidents. Ces exemples constituent des éléments probants utiles montrant qu’une estimation proportionnée peut être une technique de mise en œuvre acceptée. Toutefois, ces orientations sont antérieures au texte final de 2026 et leur compatibilité avec le paragraphe, la définition et l’option sélectionnée applicables doit être vérifiée avant qu’elles ne soient considérées comme faisant autorité pour un rapport 2026.

Autorité et objectif. Identifier l’information à publier, la raison pour laquelle l’estimation est appropriée ainsi que toute méthodologie officielle ou orientation pratique utilisée.

Périmètre. Définir les entités, les sites, les activités, la population de travailleurs et la période de reporting représentés par l’estimation.

Données d’entrée. Consigner les données primaires et secondaires utilisées, y compris les dates d’extraction, les unités et la qualité de la source.

Méthode. Conserver la formule, le modèle, la clé d’allocation, le facteur d’émission ou le proxy, ainsi que sa version.

Hypothèses et incertitude. Expliquer les hypothèses significatives, les populations manquantes, la sensibilité et les biais connus.

Examen. Recalculer, comparer avec les périodes antérieures ou les documents financiers, examiner les valeurs aberrantes et approuver l’incertitude résiduelle.

Information à publier et amélioration. Décrire la méthode et les limites de manière proportionnée et définir un plan pour améliorer les données lorsque cela serait important pour les utilisateurs.

Le mot indisponible est utile dans un registre interne des lacunes, mais il ne constitue pas une raison générale pour omettre d’un rapport qui revendique la conformité à un module sélectionné une donnée essentielle et applicable. B1 exige que l’entité déclarante sélectionne l’Option A ou l’Option B et formule une déclaration explicite de conformité. Un module doit être respecté dans son intégralité, sous réserve du principe « si applicable » et des autres catégories énoncées dans la norme.

Avant la publication, l’entité déclarante doit donc décider si elle peut résoudre la lacune, utiliser une estimation étayable, documenter une situation véritablement non applicable, s’appuyer sur une catégorie volontaire explicite, appliquer le paragraphe 22 ou modifier l’option de reporting et la revendication. Par exemple, une entité déclarante qui ne peut pas achever le module complet ne devrait pas revendiquer l’Option B. Elle peut sélectionner l’Option A une fois le module de base achevé et, en vertu du paragraphe 25, ajouter certaines informations à publier du module complet sans présenter le rapport comme un rapport complet selon l’Option B. La même solution n’est pas disponible pour une donnée essentielle du module de base qui demeure non résolue.

Confirmer le périmètre. Le paragraphe ou sous-point relève-t-il de l’Option A, de l’Option B, d’une information supplémentaire sélectionnée ou d’une demande distincte d’un client ?

Identifier la catégorie. S’agit-il d’une information essentielle, conditionnelle, explicitement volontaire, spécifique au secteur ou volontaire pour une entité déclarante comptant 10 salariés ou moins ?

Tester l’applicabilité. La condition exacte indiquée dans l’information à fournir s’applique-t-elle aux faits concernant l’entité déclarante ?

Tester l’estimation. Une méthode peut-elle produire des informations fidèles et vérifiables, et cette méthode est-elle cohérente avec l’information à fournir et les recommandations actuelles ?

Tester le paragraphe 22. Les informations satisfont-elles à l’un des motifs relatifs aux informations protégées, et l’identification B1 ainsi que la réévaluation annuelle requises peuvent-elles être effectuées ?

Évaluer l’affirmation. Si l’élément reste indisponible, qu’est-ce que cela signifie pour le module sélectionné et pour toute formulation relative à la conformité ?

Remédier. Consigner le responsable, l’action, les ressources, la date cible, le contrôle provisoire et la décision d’approbation.

Figure 2. Tester le périmètre, les conditions, l’estimation et le paragraphe 22 avant de traiter une donnée manquante autrement que comme une lacune.

Contexte. Northbridge Components est un fabricant hypothétique comptant 68 employés et trois sites. Elle a l’intention de publier un rapport selon l’Option A. Les relevés d’électricité et de carburant sont disponibles, mais la facture d’électricité de décembre pour un site est en retard, le propriétaire ne peut pas fournir de ventilation entre les énergies renouvelables et non renouvelables, et une filiale dispose de relevés de formation incomplets.

Décision. L’équipe chargée du reporting estime la consommation d’électricité en retard à partir du mois précédent, ajusté en fonction des heures de production, et la remplace par le montant de la facture lors de l’examen post-clôture. Elle utilise la donnée énergétique estimée dans le calcul des émissions de GES B3 et indique la méthode ainsi que l’ampleur de l’estimation. Elle publie l’énergie totale, mais pas la ventilation conditionnelle entre énergies renouvelables et non renouvelables, en conservant les éléments probants attestant que les informations nécessaires ont été demandées au propriétaire et n’ont pas été obtenues.

Lacune concernant les heures de formation. B10(d) est un point de données Basic essentiel pour cette entité. L’équipe ne peut pas classer les relevés manquants de la filiale comme non applicables. La direction retarde la déclaration finale de conformité, reconstitue les relevés à partir des données de paie, des factures de formation et des feuilles de présence, et met en place un registre centralisé des formations. Si elle était restée dans l’incapacité de produire un chiffre fidèle et vérifiable, elle aurait dû publier sans déclaration de conformité à l’Option A ou reporter la publication, plutôt que de mal classer la lacune.

Éléments probants conservés. Fichiers sources des services publics, document de travail relatif à l’estimation, tableau des facteurs, demande adressée au propriétaire, rapprochement du périmètre, reconstitution des données de formation, commentaires du réviseur, approbation de la direction et version finale de l’ensemble de données.

Un plan d’amélioration crédible est plus qu’une promesse de « recueillir de meilleures données l’année prochaine ». Il devrait traiter la cause profonde et créer un contrôle vérifiable. Le plan est un document interne de gouvernance et, lorsque la lacune est significative pour les utilisateurs, ses principaux éléments peuvent également être expliqués dans le document publié.

La Norme volontaire est proportionnée, mais proportionnée ne signifie pas que toute valeur manquante puisse être écartée d’un revers de main. Un processus de reporting défendable rend explicite le statut de chaque point de données. Les estimations sont des informations déclarées et contrôlées ; les conclusions de non-applicabilité découlent de conditions énoncées ; la non-sélection volontaire découle de l’architecture de la Norme ; les omissions prévues au paragraphe 22 protègent des informations définies ; et l’indisponibilité réelle demeure une lacune. L’organisation protège sa crédibilité en documentant la différence, en communiquant les limitations importantes et en alignant l’affirmation B1 sur ce qui a effectivement été réalisé.