Comment les grandes entreprises devraient repenser les questionnaires ESG destinés aux fournisseurs autour du plafond applicable à la chaîne de valeur

De nombreuses grandes organisations exploitent simultanément plusieurs systèmes de données fournisseurs : un classeur de reporting de développement durable, un portail d’approvisionnement, un questionnaire sur les droits humains, une enquête climatique, un formulaire de conformité des produits et un modèle bancaire ou de notation. Chaque système peut demander les mêmes informations sur les effectifs, les émissions ou les politiques, avec des formulations différentes. Les fournisseurs subissent la charge cumulée, tandis que l’entreprise déclarante est souvent incapable d’expliquer quelle réponse étaye quelle information à publier.

Le plafond applicable à la chaîne de valeur exige une discipline de conception différente. La question juridique n’est pas de savoir si un questionnaire semble « proportionné » de manière générale. Il s’agit de déterminer si une demande spécifique ayant une finalité de reporting, émanant d’une entreprise protégée, dépasse les points de données de l’Annexe II pour la tranche d’effectifs concernée. La question commerciale et de gouvernance va plus loin : chaque élément demandé est-il réellement nécessaire, ou l’entreprise déclarante peut-elle utiliser des informations existantes, un point de données moins détaillé ou une estimation ?

Figure 1. Sept filtres de conception produisent un questionnaire plus court, dont la finalité est indiquée, avec moins de doublons et un dossier de demande défendable. Visuel pédagogique de la London Reporting Academy.

Chaque question doit comporter un champ de finalité. Pour l’analyse du plafond, l’intitulé essentiel indique si les informations sont demandées aux fins du reporting de durabilité requis par la directive comptable. D’autres intitulés de finalité peuvent inclure la diligence raisonnable, la gestion des risques, la qualification des fournisseurs, la réglementation des produits, la finance durable, les engagements envers les clients ou le développement volontaire des fournisseurs.

La finalité devrait décrire l’utilisation effectivement prévue et non servir de simple commodité de rédaction. Si la même réponse répond à deux finalités, consignez-les toutes les deux et appliquez séparément les contrôles pertinents. Un portail mixte peut rester pratique sur le plan opérationnel tout en affichant la finalité au niveau du champ ou de la section.

Le demandeur devrait recueillir uniquement les informations nécessaires pour déterminer la voie applicable. Une auto-déclaration d’une entreprise protégée peut indiquer l’entité juridique du fournisseur, la relation dans la chaîne de valeur, le nombre moyen de salariés au cours de l’exercice précédent, la base et la période, le signataire autorisé et la date d’expiration. La directive permet de s’y fier sans vérification systématique, sauf si le demandeur sait, ou peut raisonnablement être censé savoir, que la déclaration est manifestement incorrecte.

Au sein des entreprises protégées, l’annexe II distingue celles qui comptent 10 salariés ou moins de celles qui comptent plus de 10 salariés. Le moteur du questionnaire devrait donc opérer une bifurcation avant que les questions environnementales et celles du Module complet soient présentées.

Une cartographie des thèmes est insuffisante. Enregistrer la référence de l’information à fournir, le paragraphe, le sous-point, la prise en compte de la tranche d’effectif salarié, l’unité demandée, la période, le périmètre et les attentes en matière de pièces justificatives. Si une question combine plusieurs éléments, les séparer. Par exemple, « Fournissez les émissions et votre plan détaillé de décarbonation » combine un point de données B3 potentiel avec des informations qui ne figurent pas nécessairement dans l’annexe II.

Cartographie de conception de l’annexe II

L'annexe II est un plafond, et non un questionnaire par défaut. Le texte adopté souligne que les entités soumises à l'obligation d'information devraient demander des informations uniquement dans la mesure nécessaire et devraient en demander moins que l'ensemble standard lorsqu'elles n'en ont pas besoin dans son intégralité. Un test de nécessité transforme ce principe en une décision susceptible d'être examinée.

Une question qui n'a pas d'utilisation identifiée pour l'information, pas de responsable et aucune conséquence lorsqu'elle reste sans réponse est un candidat évident à la suppression. Les analyses devraient suivre le taux de réponse et l'utilisation effective en aval ; les questions peu utilisées ne devraient pas être conservées simplement parce qu'elles ont toujours été posées.

Les questionnaires à finalités mixtes ne sont pas interdits, mais ils doivent être transparents. Utilisez des intitulés de section visibles ou des métadonnées au niveau des champs indiquant quelles questions servent à l’établissement de rapports, à la diligence raisonnable, à la gestion des risques, aux achats ou à une autre finalité. Expliquez toute obligation distincte ou conséquence commerciale applicable aux questions ne relevant pas de l’établissement de rapports.

Lorsqu’une entité déclarante demande, aux fins de l’établissement de rapports, des informations allant au-delà des normes volontaires, elle doit veiller à ce que les entités protégées soient informées des informations qui dépassent la norme et de leur droit légal de refuser de les fournir. L’avis devrait donc être spécifique et visible avant la soumission, et non dissimulé dans une page générale de conditions.

L’interface devrait permettre au fournisseur de refuser les éléments excédentaires identifiés sans déclencher d’erreurs de validation qui bloquent l’ensemble de la soumission. Lorsqu’une réponse est volontaire, l’interface devrait l’indiquer. Lorsqu’un autre fondement légal ou contractuel s’applique, indiquez-le avec exactitude au lieu de décrire chaque question comme obligatoire.

Un point de données à publier et les éléments probants qui l’étayent ne constituent pas la même demande. Demander un nombre d’accidents ne justifie pas automatiquement chaque dossier d’incident ; demander une valeur d’émissions ne justifie pas automatiquement chaque facture. Définissez une politique graduée en matière d’éléments probants : aucun élément probant pour les champs courants à faible risque, la méthode ou un lien public pour les champs à risque modéré, des éléments probants échantillonnés ou expurgés pour certains champs, et un accès sécurisé uniquement lorsqu’il est réellement nécessaire.

La Directive reconnaît que les informations relatives à la chaîne de valeur peuvent être fournies au moyen d’informations directement communiquées par les fournisseurs ou d’estimations, selon ce qui est approprié. Un demandeur devrait donc documenter les cas dans lesquels une estimation, un indicateur de substitution, une moyenne sectorielle ou un modèle est acceptable et éviter de transférer au fournisseur l’ensemble de l’incertitude et du coût des calculs. Le rapport final devrait expliquer la méthode et les limites lorsque cela est requis.

Le demandeur devrait gérer une bibliothèque centrale de questions et un dépôt des réponses des fournisseurs. Les fonctions de l’entreprise peuvent utiliser la même réponse approuvée à des fins différentes, mais le système doit préserver la finalité, l’accès et la version. Les fournisseurs ne devraient pas être invités à saisir à nouveau la même dénomination d’entité juridique, tranche d’effectifs, lien vers une politique ou indicateur annuel dans plusieurs portails.

ID canonique de la question : un concept indépendant de la formulation dans le portail.

Propriétaire des données : fonction interne responsable de la question et de l’utilisation en aval.

Réutilisation du profil fournisseur : informations relatives à l’entité, à la période et au statut protégé collectées une seule fois.

Règle de dédoublonnage : bloque les nouvelles questions qui correspondent à un concept existant, sauf si une différence réelle est documentée.

Logique d’expiration : demande une mise à jour uniquement lorsque la réponse ou la période de reporting a expiré.

Vue du destinataire : le fournisseur peut voir les réponses antérieures et ce qui a changé.

Un questionnaire destiné aux fournisseurs devrait être approuvé comme un contrôle du reporting, et non comme une enquête marketing. Le responsable de la gouvernance devrait inclure le reporting de durabilité, les achats, le service juridique, la gouvernance des données et, lorsque cela est pertinent, les fonctions de diligence raisonnable et de gestion des risques. L’audit interne ou les équipes d’assurance devraient pouvoir retracer un échantillon de questions depuis l’interface fournisseur jusqu’à l’exigence de reporting, la décision de nécessité, la réponse, la transformation et l’information publiée.

Contexte. Orion Industrial Group utilise quatre questionnaires : reporting annuel de durabilité, intégration des fournisseurs dans le processus d’achats, diligence raisonnable en matière de droits humains et évaluation des risques climatiques. Ses 3,000 fournisseurs reçoivent des demandes redondantes provenant de différentes équipes, et l’équipe chargée du reporting ne peut pas montrer quelles réponses sont effectivement utilisées.

Refonte. Orion crée un profil fournisseur commun et accepte une auto-déclaration protégée de l’entreprise. Il met en correspondance les champs de reporting avec les points de données exacts de l’Annexe II et divise le questionnaire en fonction des tranches de 10 salariés ou moins et de plus de 10 salariés. Il supprime les questions de reporting dont l’utilisation pour une information à publier n’est pas identifiée, introduit des estimations pour les non-réponses à faible risque et sépare les questions relatives aux cas de diligence raisonnable dans un module déclenché par les risques.

Droits et doublons. Les champs destinés au reporting situés au-dessus du plafond sont clairement signalés et comportent l’avis relatif au droit de ne pas répondre. Le système détecte les questions en double relatives aux salariés, aux émissions et aux politiques dans les modules achats et durabilité. Les réponses des fournisseurs sont réutilisées en interne avec des métadonnées relatives à la finalité et à l’accès.

Résultat. Le fournisseur protégé moyen voit 34 questions au lieu de 117. Orion conserve une piste d’audit au niveau de chaque question et peut expliquer à son prestataire d’assurance quels points de données des fournisseurs, estimations et limites étayent le rapport final. Les achats reçoivent toujours les informations nécessaires, mais ne présentent plus l’intégralité de leur programme comme une demande de reporting obligatoire.

Statut du fournisseur : Autodéclaration de l’entité déclarante protégée : ce que les fournisseurs et les demandeurs doivent documenter.

Réponse du fournisseur : Comment répondre à une demande de données de durabilité dépassant le plafond sans nuire à la relation client.

Opérations de réponse : Comment répondre aux questionnaires ESG des clients et des banques en utilisant la norme volontaire de l’UE.

Canaux de publication : Un rapport de durabilité volontaire de l’UE doit-il être public ?