Comment structurer un état de durabilité ESRS : sections, renvois et informations liées

Un guide pratique pour organiser l’état de durabilité distinct afin que les utilisateurs puissent naviguer entre les IRO importants, la réponse de la direction, les indicateurs et les effets financiers sans duplication.

Les équipes disent souvent que les ESRS comportent « quatre sections » sans préciser ce qu’elles entendent par là. Cela crée des problèmes de structure évitables. Les ESRS révisées utilisent deux idées d’organisation liées mais distinctes.

Premièrement, l’état de durabilité est normalement divisé en quatre parties de présentation : informations générales, environnementales, sociales et relatives à la gouvernance. Ces parties aident les utilisateurs à naviguer dans l’état et à comprendre où se situent les informations thématiques. Deuxièmement, le contenu des informations à fournir selon les ESRS couvre quatre domaines de présentation de l’information : gouvernance ; stratégie, y compris les effets financiers ; gestion des IRO, y compris les politiques et actions ; et indicateurs et objectifs. Les domaines de présentation de l’information se retrouvent dans les parties générales et thématiques.

Une conception utile évite donc de créer quatre chapitres isolés intitulés Gouvernance, Stratégie, Gestion des IRO et Indicateurs. Cette approche fragmenterait chaque thème important et obligerait les lecteurs à effectuer des allers-retours répétés dans le rapport. Les quatre parties fournissent plutôt la navigation principale, tandis que les quatre domaines de présentation de l’information structurent l’anatomie interne de chaque thème important.

Les ESRS révisées exigent que l’entité présente toutes les informations requises par les ESRS dans une section dédiée du rapport de gestion, identifiée comme l’état de durabilité. Cette section devrait être clairement distinguée des autres informations du rapport de gestion et présentée sous une forme à la fois lisible par l’être humain et lisible par machine. L’ordre standard prescrit est le suivant : informations générales, informations environnementales, informations sociales et informations de gouvernance.

Une entité peut utiliser une structure différente si elle fournit une explication motivée et se conforme aux autres exigences de présentation. L’état de durabilité peut contenir des annexes ou des sous-parties distinctes. Les informations requises au titre de l’article 8 de la taxinomie de l’UE doivent être incluses dans l’état de durabilité et peuvent être placées dans une annexe distincte du rapport de gestion. Un résumé peut être utile, mais il ne devrait pas masquer ni remplacer les informations importantes.

Figure 1. Une architecture pratique de l’état de durabilité : quatre parties pour la navigation, les quatre domaines de présentation de l’information étant appliqués à l’ensemble des thèmes importants.

Partie 1. Informations générales

La partie 1 devrait orienter le lecteur avant la présentation des détails thématiques. Elle comprend normalement la base de préparation, le rôle et la surveillance exercés par les organes d’administration, de direction et de surveillance, la stratégie et le modèle économique, le point de vue des parties prenantes, le processus et le résultat de l’analyse de double importance relative, l’index de présentation de l’information et les informations générales sur les politiques, actions, métriques et objectifs qui s’appliquent à l’ensemble des thèmes importants.

La meilleure partie générale ne devient pas un réceptacle pour tous les développements narratifs sur la durabilité. Elle présente une seule fois le contexte commun et renvoie précisément aux informations spécifiques aux thèmes. Par exemple, le système de gouvernance applicable à la présentation de l’information en matière de durabilité peut être expliqué dans ESRS 2, tandis que le plan de transition climatique, les objectifs climatiques et les métriques climatiques restent dans la partie environnementale. Les renvois devraient permettre aux utilisateurs de comprendre la relation sans reproduire les paragraphes.

Partie 2. Informations environnementales

La partie 2 devrait couvrir les thèmes environnementaux importants au titre d’ESRS E1 à E5. Une séquence utile consiste à placer ESRS E1 en premier lorsque le changement climatique est important, puis la pollution, l’eau, la biodiversité et l’utilisation des ressources, selon le cas. Chaque thème peut suivre une structure interne cohérente : IRO importants et interaction avec la stratégie ; politiques ; actions et ressources ; objectifs ; métriques ; et effets financiers actuels ou anticipés, lorsque cela est requis.

Les informations requises au titre de la taxinomie de l’UE peuvent figurer dans une annexe distincte de l’état de durabilité. Lorsque les tableaux de la taxinomie reposent sur les mêmes populations de CapEx, de chiffre d’affaires ou d’actifs que les informations relatives au climat ou aux effets financiers, des renvois directs et des rapprochements devraient rendre la relation visible sans laisser entendre que l’alignement sur la taxinomie et la crédibilité du plan de transition au titre des ESRS constituent la même évaluation.

Partie 3. Informations sociales

La partie 3 devrait couvrir les informations importantes concernant les effectifs propres, les travailleurs de la chaîne de valeur, les communautés affectées et les consommateurs ou utilisateurs finaux. La structure devrait permettre de suivre facilement les groupes affectés, les lieux, les relations au sein de la chaîne de valeur, les impacts importants et la réponse de la direction. Les informations sensibles relatives aux réclamations ou les informations à caractère personnel devraient rester protégées, tandis que l’état publié fournit des informations importantes et équilibrées à un niveau d’agrégation approprié.

Lorsqu’une politique ou une action couvre plusieurs thèmes sociaux, il convient de la présenter une seule fois à l’endroit le plus logique et d’utiliser des renvois internes exacts. Il convient d’éviter de répéter une politique du groupe relative aux droits humains dans chaque norme sociale, sauf si les implications propres au thème sont véritablement différentes.

Partie 4. Informations de gouvernance

La partie 4 couvre les informations importantes sur la conduite des affaires au titre d’ESRS G1. Elle ne devrait pas reproduire les informations générales sur la gouvernance figurant dans la partie 1. Une séparation claire consiste à utiliser la partie 1 pour la gouvernance globale des questions de durabilité et de la présentation de l’information en matière de durabilité, tandis que la partie 4 explique les IRO, politiques, actions, métriques et objectifs importants relatifs à la conduite des affaires. Il convient de renvoyer aux comités concernés, au cadre de contrôle ou aux liens avec la rémunération lorsque cela est nécessaire.

Un renvoi croisé interne relie un emplacement de l’état de durabilité à un autre. Dans le cadre des ESRS révisées, ces références internes ne constituent pas une incorporation par référence. Il s’agit d’un outil de rédaction qui contribue à éviter les répétitions et à montrer les liens.

Un renvoi interne utile identifie le thème, la DR ou la sous-section, ainsi que l’emplacement précis. « Voir la section sur le climat » est peu précis. « Voir la Partie 2, section 2.1.4, E1-5 Actions et ressources en faveur du climat, page 46 » est plus précis. Les publications numériques devraient également utiliser un lien ou une ancre stable. Les informations référencées doivent rester incluses dans le même état de durabilité et le lien devrait encore fonctionner dans la version déposée ou balisée.

L'incorporation par référence signifie que des informations importantes des ESRS figurent dans un autre document d'entreprise éligible, mais sont traitées comme faisant partie de la déclaration de durabilité au moyen d'une référence précise. Les ESRS révisées autorisent l'incorporation à partir d'emplacements spécifiés, notamment une autre section du rapport de gestion, les états financiers, la déclaration sur le gouvernement d'entreprise, le rapport sur les rémunérations, un document d'enregistrement universel, certaines informations du pilier 3 et un rapport EMAS.

Le mécanisme est soumis à des conditions. Les informations référencées doivent être identifiées séparément, publiées en même temps que la déclaration de durabilité ou avant celle-ci, dans la même langue, soumises au moins au même niveau d'assurance et disponibles avec la même capacité de numérisation. Le recours à l'incorporation devrait préserver la lisibilité et la cohérence. Si les conditions ne sont pas remplies, les informations importantes devraient être incluses dans la déclaration de durabilité plutôt que renvoyées à un document ultérieur ou moins accessible.

Figure 2. Décider s'il convient d'utiliser un renvoi interne, l'incorporation par référence ou une information complète dans la déclaration de durabilité.

Les informations connectées permettent aux utilisateurs de comprendre les relations entre les IRO matériels, la stratégie, les politiques, les actions, les objectifs, les indicateurs et les effets financiers. L’équipe de rédaction devrait éviter de décrire chaque information publiée comme une réponse isolée. Par exemple, un risque de transition climatique devrait être relié au modèle économique concerné, au plan de transition, aux actions de décarbonation, aux CapEx, à l’objectif relatif aux GES, aux émissions déclarées et aux effets financiers anticipés.

Utilisez des identifiants IRO stables et une matrice de connexion en amont du rapport. La déclaration publique n’a pas besoin de présenter chaque identifiant interne, mais elle devrait préserver la logique. Une politique sans IRO matériel, une action sans politique ni objectif, un objectif sans référence de base ou un effet financier sans le risque sous-jacent créent une chaîne incomplète.

Les ESRS révisées demandent des informations permettant aux utilisateurs de comprendre les liens avec les autres publications de l’entreprise, notamment les états financiers. Une connectivité directe existe lorsqu’un montant monétaire ou quantitatif figure également dans les états financiers. Dans ce cas, la déclaration de durabilité devrait utiliser une référence croisée précise et, lorsque l’agrégation diffère, fournir un rapprochement ou une explication.

Une connectivité indirecte existe lorsque la relation est conceptuelle plutôt que fondée sur un montant correspondant exactement. Par exemple, un scénario climatique peut éclairer les jugements relatifs à la dépréciation ou à la durée d’utilité sans produire de montant présenté séparément dans les états financiers. La déclaration de durabilité devrait expliquer la relation, les hypothèses concernées et les raisons de toute différence importante de périmètre, de calendrier ou d’objectif de mesure.

Dans la mesure du possible, les données et les hypothèses devraient être cohérentes avec les états financiers. Des hypothèses différentes ne sont pas automatiquement erronées : les indicateurs de durabilité et la comptabilité financière peuvent avoir des objectifs de mesure différents. Le risque apparaît lorsque les différences sont importantes, inexpliquées et susceptibles de donner aux utilisateurs des représentations contradictoires de la même exposition.

Arrêter la base de reporting : édition applicable, entité, période, IRO d’importance relative, parties de l’état et choix d’incorporation.

Établir une matrice d’informations à fournir reliant chaque IRO d’importance relative à ESRS 2, aux exigences d’information thématiques, aux informations propres à l’entité, aux responsables, aux éléments probants et à l’emplacement proposé.

Concevoir un parcours de lecture et un exemple de table des matières avant la rédaction, y compris l’emplacement de l’annexe relative à la taxonomie de l’UE et des méthodologies détaillées.

Rédiger une seule fois le contexte commun dans la Partie 1 et le contenu propre aux thèmes dans les Parties 2-4, en utilisant des références internes exactes plutôt que des répétitions.

Créer un registre des renvois croisés indiquant l’emplacement source, la destination, la formulation, le lien, l’admissibilité et le statut d’assurance.

Effectuer une revue des informations connectées concernant les IRO, la stratégie, les P/A/T, les métriques, les effets financiers et les états financiers.

Effectuer une revue de l’exhaustivité par rapport à IRO-2, à la matrice d’informations à fournir et aux décisions relatives à l’importance relative, y compris les informations propres à l’entité.

Tester l’état dans le PDF, le format numérique balisé et le dépôt lisible par machine, en vérifiant l’intégrité des liens, la lisibilité, l’accessibilité des tableaux et la traçabilité des éléments probants.

Obtenir une revue technique, juridique, financière, de gouvernance et d’assurance avant la publication finale.

Un état de durabilité ESRS solide constitue à la fois une section de l’information légale et une explication navigable de l’exposé de l’entreprise sur ses enjeux importants de durabilité. Les quatre parties de présentation créent une structure, tandis que les quatre domaines d’information apportent la substance. Des renvois précis réduisent les répétitions, une incorporation par référence valable évite les répétitions inutiles dans les rapports d’entreprise, et des informations reliées rendent visible le lien avec la stratégie et les états financiers. L’architecture doit être conçue suffisamment tôt, contrôlée au moyen de la matrice d’informations à fournir et testée dans la publication numérique finale - et non improvisée après que les informations à fournir ont été rédigées indépendamment.