GRI-Quellenregister und Datenanforderung

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Viele Berichtsteams beginnen die Datenerfassung mit einer Tabelle, die nur mit 'Indikator', 'Wert' und 'verantwortliche Person' überschrieben ist. Das mag ausreichen, um einer Zahl nachzugehen, reicht aber nicht aus, um festzustellen, ob die Zahl die Angabe beantwortet, die richtige Grenze verwendet, geprüft wurde oder im veröffentlichten Bericht auffindbar ist. Im weiteren Verlauf der Erstellung von Entwürfen befinden sich Methodiknotizen in E-Mails, Nachweise auf gemeinsam genutzten Laufwerken, und Seitenverweise werden nach dem Design manuell ergänzt. Im folgenden Jahr stellen sich dann dieselben Fragen erneut.

Ein Quellenregister verwandelt diesen fragmentierten Prozess in ein Berichtssystem. Es zerlegt jede Angabe in überschaubare Informationsanforderungen, erstellt eine zuordenbare Anforderung, verknüpft die Antwort mit Nachweis und Prüfung und überträgt das freigegebene Ergebnis in die Erstellung von Entwürfen und den Inhaltsindex. Außerdem macht es ungelöste Fragen frühzeitig sichtbar, sodass sie eskaliert werden können, anstatt sie in der letzten Veröffentlichungswoche oder während der Prüfungsgespräche zu entdecken.

Das Register sollte es einer sachkundigen prüfenden Person ermöglichen, fünf Fragen zu beantworten, ohne die Projektkorrespondenz durchsuchen zu müssen: Was war genau erforderlich? Welche Population und welcher Zeitraum waren im Anwendungsbereich? Welche Quelle und welche Methode haben die Informationen hervorgebracht? Welche Prüfung und Klärung offener Punkte haben stattgefunden? Wo sind die freigegebenen Informationen veröffentlicht? Wenn eine dieser Fragen nicht beantwortet werden kann, ist die Zeile nicht vollständig.

Abbildung 1. Arbeitsablauf von der Quelle zur Angabe für die GRI-Berichterstattung. Das Register verknüpft Anforderung, Datenanforderung, Quellennachweis, Prüfung, Erstellung von Entwürfen und den Inhaltsindex und überträgt den Datensatz anschließend in den nächsten Berichtszyklus.

Eine Angabe kann mehrere Teilanforderungen, unterschiedliche Verantwortliche und unterschiedliche Quellen enthalten. Wenn die Nummer der Angabe als eine Zeile behandelt wird, bleiben Lücken häufig verborgen. Beispielsweise kann eine quantitative Angabe eine Gesamtsumme, Aufschlüsselungen, Methodik, Annahmen und eine kontextbezogene Erläuterung erfordern. Eine Zeile kann aus einem Umweltsystem stammen, eine andere aus dem Finanzwesen, eine weitere aus einer genehmigten Methodik und eine weitere aus dem Lagebericht des Managements. Das Register sollte detailliert genug sein, um Lücken auf Anforderungsebene zu erkennen, aber nicht so stark fragmentiert, dass das Team es nicht verwalten kann.

Abbildung 2. Anatomie eines praxisorientierten GRI-Quellenregistereintrags. Der Eintrag sollte zeigen, was erforderlich ist, wer dafür verantwortlich ist, wie die Daten definiert sind, wo sich die Nachweise befinden, was noch ungeklärt ist und wo die genehmigte Angabe veröffentlicht wird.

Fixieren Sie den Quellensatz. Erfassen Sie die anwendbaren Allgemeinen, Branchen- und Thematischen Standards von GRI, die Ausgaben und den geltenden Kontext, bevor Sie Anfragen erstellen.

Gliedern Sie die Angaben. Teilen Sie jede Angabe in Informationsbedarfe auf Anforderungsebene auf, einschließlich quantitativer Aufschlüsselungen, Methodik, narrativer Informationen, Auslassungen und Kontextinformationen.

Festlegen der Anwendbarkeit und des Umfangs. Definieren Sie für jede Zeile die berichtenden Unternehmen, die betroffene Population, die Metrikgrenze, den Zeitraum, die Einheit, die Definitionen und die erforderliche Aufschlüsselung.

Weisen Sie Verantwortlichkeiten zu. Benennen Sie den Datenverantwortlichen, den Methodenverantwortlichen, den Ersteller, den Prüfer, den Genehmigenden und den für die Redaktion Verantwortlichen; vermeiden Sie ein allgemeines Teampostfach als alleinigen Verantwortlichen.

Ordnen Sie vorhandene Quellen zu. Verknüpfen Sie Quellsysteme, Berichte, Richtlinien, Verträge, Berechnungen, Protokolle von Governance-Sitzungen und externe Datensätze, bevor Sie eine neue Anfrage stellen.

Erstellen Sie die Datenanfrage. Senden Sie dem Empfänger nur die für ihn relevanten Zeilen, jeweils mit Definitionen, Erwartungen an Nachweise, Fälligkeitsdatum und Eskalationsweg.

Prüfen und lösen Sie. Testen Sie Vollständigkeit, Genauigkeit, Abweichung, Methodik und Nachweise; eröffnen Sie Probleme, anstatt Daten im Hauptregister stillschweigend zu korrigieren.

Veröffentlichen und sperren Sie. Übernehmen Sie den genehmigten Wortlaut und die Fundstellen in den Bericht und den Inhaltsindex, bewahren Sie den abschließenden Nachweissatz auf und erstellen Sie anschließend eine Kopie zur Übernahme ins Folgejahr.

Die Anfrage sollte die technische Zeile in eine Anweisung übersetzen, die der Datenverantwortliche ausführen kann. Eine Anfrage, die lediglich nach 'Mitarbeiterdaten nach GRI 2-7' fragt, setzt voraus, dass der Empfänger die Kategorien, die Zählgrundlage, den Zeitraum, die erwartete Aufschlüsselung, die Zulässigkeit von Schätzungen und die Nachweisanforderungen kennt. Die nachstehende Vorlage macht diese Erwartungen ausdrücklich.

Die operative Frage, der Umfang, das Datum, die Aufschlüsselungen, die methodische Behandlung, der Abgleich, die Nachweise, der Prüfer und das Fälligkeitsdatum sind ersichtlich. Die Anforderung verlangt vom HR-Verantwortlichen nicht zu entscheiden, ob eine Auslassung zulässig ist, oder das Inhaltsverzeichnis zu erstellen; diese Beurteilungen verbleiben beim Berichts- und technischen Prüfungsteam.

Ein einzelnes Feld für den prozentualen Fertigstellungsgrad ist für ein kontrolliertes Projekt zu schwach. Eine Zeile kann einen eingereichten Wert enthalten und dennoch beim Umfang, bei der Methodik, bei den Nachweisen oder bei der Formulierung scheitern. Verwenden Sie ein Statusmodell, das dem tatsächlichen Berichtsmeilenstein entspricht.

Das Register zeigt die betroffene Anforderung; das Problemprotokoll steuert die Behebung. Ein Problem sollte eröffnet werden, wenn die Antwort nicht durch einen gewöhnlichen Prüfkommentar korrigiert werden kann oder wenn die Behebung ein funktionsübergreifendes Urteil, eine Managemententscheidung oder eine Entscheidung zur Publikationsbehandlung erfordert. Die Problem-ID ist mit jeder betroffenen Registerzeile zu verknüpfen.

Die für die Berichterstattung verantwortliche Person erstellt ein Quellenregister mit einer Zeile je sinnvoller Informationsanforderung und weist stabile IDs zu. Die Zeilen zu GRI 2, GRI 3 und wesentlichen Themen werden mit der Erhebung der Unternehmen und Nachweisen zur Governance verknüpft. Themenkennzahlen werden mit Systemauszügen und Berechnungsdateien verknüpft. Narrative Anforderungen werden mit genehmigten Richtlinien, Prozessnachweisen, Protokollen oder Managementaufzeichnungen verknüpft und nicht nur mit einem Entwurfsabsatz.

Jede Tochtergesellschaft erhält ein gefiltertes Anforderungspaket. Ein zentraler Methodenhinweis definiert Beschäftigtenkategorien, Energieumrechnung, Klassifizierung von Vorfällen und Akquisitionen. Das Problemprotokoll weist auf drei wiederkehrende Probleme hin: lokale Definitionen, die nicht mit dem Gruppenhandbuch übereinstimmen, Nachweise, die nur in E-Mails gespeichert sind, und Website-Angaben, deren URLs noch nicht endgültig sind. Die Gruppe klärt die Definitionen vor der Konsolidierung, verschiebt die Nachweise in kontrollierte Ordner und verschiebt den abschließenden Test des Inhaltsindex, bis die veröffentlichte Website verfügbar ist. Zum Jahresende wird das genehmigte Register gesperrt und mit einer Kennzeichnung der für den nächsten Zyklus geänderten Zeilen fortgeschrieben.

Eine GRI-Datenanforderung sollte die Anforderung und die Angabe-ID, die benötigten Informationen, den Umfang, die Grundgesamtheit, den Zeitraum, die Einheit, Definitionen, die Aufschlüsselung, die Methodik oder den Umgang mit Schätzungen, Nachweise und Erwartungen an die Abstimmung, die zuständige Person, die prüfende Person, den Fälligkeitstermin und den Eskalationsweg angeben. Erstellen Sie sie aus der Zeile des Quellenregisters und überlassen Sie Beurteilungen zu Auslassungen und zum Content Index dem Team für Berichterstattung und technische Prüfung.

Das Quellenregister ist nicht der GRI Content Index. Es ist ein internes Kontrollinstrument, das Daten auf Anforderungsebene mit Zuständigen, Abgrenzungen, Methoden, Nachweisen, Prüfung, offenen Punkten und endgültigen Veröffentlichungsorten verknüpft; der Content Index ist das öffentliche Auffindbarkeits- und Berichtsstatusverzeichnis von GRI, zu dessen Erstellung das Quellenregister das Team unterstützt.