Short answer
The answer, before the reasoning
Ein GRI-Nachweispaket sollte es einer sachkundigen prüfenden Person ermöglichen, jede wesentliche öffentliche Aussage vom veröffentlichten Wortlaut oder der Kennzahl zurückzu ihrer ursprünglichen Quelle, Methode, Berechnung, Bestätigung durch die datenverantwortliche Person, Prüfungskontrolle und Genehmigung nachzuverfolgen. GRI schreibt keine einzelne Softwareplattform, Ordnerstruktur oder einheitliche Aufbewahrungsfrist vor.
GRI verlangt jedoch, dass Informationen gesammelt, aufgezeichnet, zusammengestellt und analysiert werden, damit ihre Qualität geprüft werden kann. Das praktische Ziel ist daher eine kontrollierte Nachweisarchitektur: vollständig genug, um den Bericht zu unterstützen, im Verhältnis zum Risiko angemessen, durch Zugriffsregeln geschützt und als unveränderlicher Datensatz der endgültigen Veröffentlichung aufbewahrt.
Das Nachweispaket dient nicht nur der externen Prüfung. Es unterstützt die interne Prüfung, die Genehmigung durch Vorstand oder Management, Prüfpfade, Korrekturen, Neubewertungen, Vergleichswerte künftiger Jahre und belastbare öffentliche Aussagen. Es schafft außerdem eine sicherere Abgrenzung zwischen öffentlichen Nachweisen, gewöhnlichen internen Arbeitsdateien und vertraulichen Informationen wie persönlichen Beschwerdedaten, Rechtsberatung oder kommerziell sensiblen Lieferantenunterlagen.
Schnellorientierung
Schnellorientierung
- Gilt für
- Jedes GRI-Berichtsprojekt, von der Berichterstattung im ersten Jahr bis zur ausgereiften kontrollierten Berichterstattung und Vorbereitung auf eine Prüfung.
- Primäre Entscheidung
- Welche Nachweise aufbewahrt werden müssen, wie sie klassifiziert und verknüpft werden, wer sie prüft und wann sie gelöscht oder archiviert werden können.
- Wesentliche Quelle
- GRI 1, Prinzip der Nachprüfbarkeit, unterstützt durch Genauigkeit, Ausgewogenheit, Vollständigkeit, Nachweisanforderungen von GRI 2 und Angaben zur Wesentlichkeit in GRI 3.
- Häufige Verwechslung
- Der endgültige Bericht, der Inhaltsindex oder ein gemeinsam genutztes Laufwerk voller Dateien werden als ausreichende Nachweise behandelt, ohne Nachverfolgbarkeit und Versionskontrolle.
Was GRI verlangt – und was GRI der Organisation überlässt
Nicht von GRI vorgeschrieben
Eine bestimmte Dokumentenmanagementplattform, Berichtssoftware oder ein bestimmter Cloud-Anbieter.
Eine verbindliche Ordnerstruktur, Dateibenennungskonvention oder ein verbindliches Format für Nachweis-IDs.
Eine einheitliche Anzahl von Jahren für die Aufbewahrung jedes Nachweiselements.
Eine externe Prüfung für jeden GRI-Bericht, obwohl GRI Maßnahmen zur Steigerung der Glaubwürdigkeit fördert.
Die Veröffentlichung jedes internen oder vertraulichen Nachweisdokuments.
Eine rechtliche Prüfung jeder Angabe; Notwendigkeit und Umfang hängen von der Aussage, der Rechtsordnung und dem Risiko ab.
Abbildung 1. Ein belastbares Nachweispaket verbindet eine Zugriffsklassifizierung, eine Nachverfolgungskette von der öffentlichen Aussage zur ursprünglichen Quelle und Genehmigung sowie eine kontrollierte Ordnerstruktur. Die Qualität der Nachweise hängt von Verknüpfung, Versionskontrolle und einem dem Umfang angemessenen Zugriff ab, nicht von der Menge der aufbewahrten Dateien.
Rule
NORMATIVER KERN
Nach dem Prinzip der Nachprüfbarkeit müssen Informationen gesammelt, aufgezeichnet, zusammengestellt und analysiert werden, damit sie zur Feststellung ihrer Qualität geprüft werden können. Die GRI-Leitlinien erwarten, dass die Dokumentation für die Prüfung durch andere Personen als die Erstellenden organisiert wird, wesentliche Berichtsentscheidungen dokumentiert werden, ursprüngliche Quellen identifizierbar sind und belastbare Nachweise Annahmen und Berechnungen unterstützen. Die Organisation sollte in der Lage sein, von den ursprünglichen Quellen Bestätigungen zur Genauigkeit innerhalb akzeptabler Bandbreiten einzuholen und Unsicherheiten klar zu erläutern.
In der Praxis
Die Mindestkette der Nachverfolgbarkeit
| Verknüpfung | Welche Frage muss der Nachweis beantworten? | Typischer Datensatz |
|---|---|---|
| 1. Veröffentliche Aussage oder Angabe | Was genau hat die Organisation veröffentlicht, wo, für welchen Zeitraum und für welche Abgrenzung? | Erfassung des endgültigen PDF/Webauftritts; Zeile des Inhaltsindex; Angabe-ID; endgültiger Wortlaut; Kennzahl und Einheit; Veröffentlichungsversion. |
| 2. Ursprüngliche Quelle | Woher stammen die zugrunde liegenden Informationen? | Systemauszug; Rechnung; Zählerdatei; HR-Bericht; Vorfallsdatensatz; Richtlinie; Protokoll; Aufzeichnung zu Stakeholdern; Erklärung eines Dritten. |
| 3. Methodik und Transformation | Wie wurden Ausgangsinformationen definiert, gefiltert, umgerechnet, geschätzt, klassifiziert oder aggregiert? | Methodikvermerk; Datenwörterbuch; Berechnungsarbeitsmappe; Code/Version; Annahmen; Emissionsfaktor; Zuordnungsregeln. |
| 4. Bestätigung durch den Datenverantwortlichen | Wer ist für die Quelle verantwortlich und bestätigt Vollständigkeit und Richtigkeit? | Unterzeichnete Erklärung; Workflow-Genehmigung; kontrollierte E-Mail; Checkliste des Datenverantwortlichen; Erklärung zu Ausnahmen. |
| 5. Überprüfung und Abstimmung | Wer hat die Informationen hinterfragt und welche Prüfungen wurden durchgeführt? | Neuberechnung; Abweichungsanalyse; finanzielle oder operative Abstimmung; Stichprobentest; Ausnahmenprotokoll; Anmerkungen des Prüfers. |
| 6. Governance-Genehmigung und endgültige Freigabe | Wer hat die Schlussfolgerung genehmigt, und welche unveränderliche Version wurde veröffentlicht? | Genehmigung des wesentlichen Themas; Freigabe der Angabe; gegebenenfalls rechtliche Prüfung; Dokumentation des Managements oder des Verwaltungs- bzw. Aufsichtsrats; Freigabecheckliste; Datei-Hash oder gesperrtes Archiv. |
In der Praxis
Nachweisklassen: öffentlich, intern und beschränkt
| Klasse | Beispiele | Zugriffs- und Veröffentlichungsbehandlung |
|---|---|---|
| Öffentlich | Veröffentlichter Bericht und GRI-Inhaltsindex; öffentliche Richtlinien; öffentliche Methoden; veröffentlichte Datentabellen; Prüfungserklärung; öffentliche Quellenverweise. | Kann verlinkt oder offengelegt werden. Die exakte endgültige Version und die öffentlichen URLs aufbewahren. Öffentlich bedeutet nicht unkontrolliert: Quelle und Veröffentlichungsdatum archivieren. |
| Intern | Systemextrakte; Berechnungen; Datenzuordnungen; Wesentlichkeitsdateien; Zusammenfassungen der Stakeholder; Bestätigungen der Datenverantwortlichen; Arbeitspapiere; Prüfvermerke; Entwurfsgenehmigungen. | Autorisierten Erstellern, Prüfern und Prüfungsdienstleistern zugänglich. Vor Bearbeitung nach der endgültigen Freigabe schützen und genügend Kontext aufbewahren, um das Ergebnis reproduzieren zu können. |
| Beschränkt | Daten zu persönlichen Beschwerden oder Hinweisgebermeldungen; Rechtsberatung; geschützte Mitarbeiterinformationen; kommerziell sensible Lieferantenunterlagen; Sicherheitsdaten; Untersuchungsakten. | Zugriff nach dem Prinzip der geringsten Berechtigung sowie Datenschutz- und Rechtskontrollen anwenden. Über eine beschränkte Nachweis-ID oder eine kontrollierte Zusammenfassung verlinken, anstatt sensible Einzelheiten in allgemein zugängliche Berichtsordner zu kopieren. |
In der Praxis
Empfohlene kontrollierte Ordnerstruktur
| Ordner | Inhalte und Zweck der Kontrolle |
|---|---|
| 00_Verwaltung_und_Quellenregister | Projektauftrag, Berichtszeitplan, Standards und Ausgaben, Quellenverzeichnis, Rollen, Zugriffsmatrix, Nachweisregister, Genehmigungsmatrix und Aktualisierungsprotokoll. |
| 01_Abgrenzung_und_Perimeter | Berichtende Organisation, Liste der Rechtsträger, finanzielle Abstimmung, Standortliste, Wertschöpfungskettenkarte, Metrikgrenzen, Akquisitionen/Veräußerungen und Genehmigungen der Abgrenzung. |
| 02_Wesentlichkeit_und_Auswirkungen | Kontextanalyse, Inventar der Auswirkungen, Prüfung des Branchenstandards, Wesentlichkeitsbewertung, Schwellenwert, Themengruppierung, Prüfung, Genehmigung wesentlicher Themen und Unterstützung für Disclosure 3-1/3-2. |
| 03_Einbindung_von_Stakeholdern | Stakeholder-Karte, Bewertung bestehender Kommunikationskanäle, Briefings zur Einbindung, Einwilligung und Schutzmaßnahmen, Notizen, Umfragemethodik, Zusammenfassungen von Beschwerdeverfahren, Expertennachweise und Einschränkungen. |
| 04_Methoden_und_Metriken | Datenwörterbuch, Definitionen der Metriken, Berechnungsmethoden, Emissionsfaktoren, Schätzungen, Annahmen, Neudarstellungen, Einheiten, Transformationen und Versionen von Code oder Arbeitsmappen. |
| 05_Erstellung_und_Zuordnung_der_Angaben | GRI 2-Matrix, 3-3-Dateien, Zuordnung zu Themenstandards, Branchenreferenzen, Begründungen für Auslassungen, Formulierungsentwurf, kommentierte Prüfung und Arbeitsdatei für den Inhaltsindex. |
| 06_Prüfung_und_Genehmigungen | Bestätigungen der Datenverantwortlichen, technische Prüfung, rechtliche/Datenschutzprüfung, soweit relevant, interne Revision, Anfragen zur Prüfung, Protokolle der Governance-Sitzungen, Maßnahmenprotokoll und finale Freigabe. |
| 07_Veröffentlichung_und_Benachrichtigung | Finaler Bericht, finaler Inhaltsindex, Links zu öffentlichen Quellen, Sprachversionen, Webaufzeichnungen, Veröffentlichungscheckliste, Dateihashes, Benachrichtigung/Registrierung und Bestätigung. |
| 08_Archiv_und_Änderungsprotokoll | Unveränderlicher finaler Nachweissatz, ersetzte Versionen, Korrekturaufzeichnungen, Neudarstellungen, Aufbewahrungsentscheidungen, rechtliche Aufbewahrungspflichten und Übergabe für das Folgejahr. |
In der Praxis
Quellenregister: die Steuerzentrale des Pakets
| Feld | Zweck |
|---|---|
| Nachweis-ID | Stabile Kennung, die in Berechnungen, Prüfungsnotizen, Angaben und Verweisen mit beschränktem Zugriff verwendet wird. |
| Verknüpfung zu Angabe/Behauptung | GRI-Angabe, wesentliches Thema, Zeile des Inhaltsindex oder öffentliche Aussage, die durch den Nachweis gestützt wird. |
| Quellenbeschreibung und Verantwortlicher | Was die Quelle ist, woher sie stammt, zuständige Funktion und Kontakt. |
| Zeitraum und Abgrenzung | Berichtszeitraum, Stichtag, Rechtsträger, Standorte, Arbeitskräfte, Produkte, Segment der Wertschöpfungskette und Ausschlüsse. |
| Version und Abrufdatum | Exakte Datei-/Systemversion, Zeitstempel der Extraktion und Angabe, ob die Quelle reproduziert werden kann. |
| Methode/Transformation | Nach der Extraktion angewandte Berechnung, Zuordnung, Schätzung, Umrechnung, Aggregation oder Beurteilung. |
| Qualität und Einschränkungen | Vollständigkeit, Genauigkeit, Unsicherheit, fehlender Umfang, manuelle Eingriffe und bekannte Kontrollschwächen. |
| Zugriffsklasse | Öffentlich, intern oder eingeschränkt, einschließlich autorisierter Rollen und Speicherort. |
| Überprüfung und Genehmigung | Ersteller, Prüfer, Bestätigung durch den Datenverantwortlichen, Genehmiger, Datum und offene Punkte. |
| Aufbewahrung und Sperrvermerk | Aufbewahrungsregel, Archivierungsdatum, Entsorgungsdatum, rechtliche Aufbewahrungssperre, Datenschutzbeschränkung und Prüfungsanlass. |
Praktische Konvention für die Dateibenennung
Beispiel für einen Dateinamen: 2026_EVD-ENE-014_GRI-302-1_Group_Energy-Calculation_v03_APPROVED.xlsx. Die genaue Konvention ist optional, sollte jedoch den Zeitraum, die Nachweisverknüpfung, das Thema, den Umfang, die Version und den Status sichtbar machen, ohne die Datei zu öffnen. Vermeiden Sie Namen wie „final-final-new.xlsx“ oder das Überschreiben der geprüften Version mit einem späteren Entwurf.
Rule
BENENNUNGSMUSTER
[Berichtsjahr]_[Nachweis-ID]_[Angabe oder Thema]_[Unternehmen oder Umfang]_[Dokumenttyp]_[Version]_[Status].ext
In der Praxis
Nachweiskategorien nach Berichtsaktivität
| Aktivität | Aufzubewahrende Nachweise | Wesentliche Kontrolle |
|---|---|---|
| Quellenstandards und Auslegung | Offizielle Standards, Änderungen, FAQs, Gültigkeitsdaten, interne technische Memos und genehmigte Terminologie. | Quellenversion und genaue Fundstelle für jede normativ geltende Aussage. |
| Berichtsgrenze | Unternehmensregister, Standortliste, finanzielle Abstimmung, Wertschöpfungskettenkarte, Entscheidungen zur Abgrenzung und Änderungen. | Jede Kennzahl und jede narrative Angabe mit dem genehmigten Abgrenzungsumfang abstimmen. |
| Wesentlichkeit | Auswirkungsinventar, Nachweise von Stakeholdern und Fachleuten, Signifikanzbewertung, Schwellenwert, Überprüfung des Branchenstandards, Tests und Genehmigung. | Jedes wesentliche Thema auf Nachweise, Kriterien und Genehmigung zurückverfolgen; Begründung für ausgeschlossene Themen aufbewahren. |
| Narrative Angaben | Richtlinien, Verfahren, Verantwortlichkeiten, Protokolle, Implementierungsaufzeichnungen, Ergebnisse, Vorfälle, Einschränkungen und Prüfungskommentare. | Eine Aussage zur Wirksamkeit nicht ausschließlich mit dem Vorhandensein einer Richtlinie oder Aktivität belegen. |
| Quantitative Kennzahlen | Originalextrakt, Datenwörterbuch, Berechnung, Faktor, Einheitenumrechnung, Schätzung, Abstimmung, Freigabe durch den Datenverantwortlichen und Abweichungsprüfung. | Ein Prüfer kann die Zahl reproduzieren und Abgrenzung, Zeitraum und Annahmen feststellen. |
| Ziele und Verpflichtungen | Genehmigtes Ziel, Basisjahr, Abgrenzung, Methodik, Genehmigung durch die Governance, Berechnung des Fortschritts und Änderungsprotokoll. | Der öffentliche Wortlaut entspricht der genehmigten Verpflichtung und stellt Sicherheit oder Umfang nicht übertrieben dar. |
| Gründe für die Auslassung | Offenlegungsspezifische Analyse, zulässiger Grund, rechtliche/Vertraulichkeitsgrundlage, Dokumentation des fehlenden Umfangs, Erläuterung und Abhilfeplan. | Die öffentliche Erläuterung entspricht den Nachweisen, und die Auslassung ist zulässig. |
| Inhaltsindex und Erklärung | Abschließende Zuordnung der Offenlegungen, Linkprüfung, Standardtitel, Verweise auf Sektoren, Freigabe der Erklärung und veröffentlichte Fassung. | Der Index verweist auf inhaltlich substantielle aktuelle Offenlegungen, und die Aussage entspricht der ausgefüllten Checkliste. |
| Prüfung und Durchsicht | Anforderungsliste, Stichproben, Feststellungen, Antworten, Korrekturen, ungelöste Punkte, Schlussfolgerung und Managementbestätigungen. | Prüfungsnachweise sind von der eigenen Genehmigung der Organisation zu trennen, und der Umfang der Prüfung darf nicht übertrieben dargestellt werden. |
Bestätigung durch die für die Daten verantwortliche Person: Was sie abdecken sollte
Das Quellsystem oder der Quelldatensatz sowie das Extraktionsdatum sind angegeben.
Die Grundgesamtheit, das Unternehmen, der Standort, die Belegschaft, das Produkt oder die Abgrenzung der Wertschöpfungskette sind vollständig, oder Einschränkungen sind angegeben.
Definitionen, Einheiten, Berichtszeitraum und Abgrenzungsregeln sind verstanden und angewendet.
Manuelle Anpassungen, Schätzungen und Ausschlüsse sind aufgelistet und belegt.
Die für die Daten verantwortliche Person hat ungewöhnliche Bewegungen, negative Ergebnisse und bekannte Vorfälle geprüft, nicht nur die Endsumme.
Die bereitgestellte Datei ist die geprüfte Version und wurde nach der Bestätigung nicht verändert.
Die für die Daten verantwortliche Person versteht die vorgeschlagene öffentliche Aussage und hat alle Formulierungen gekennzeichnet, die über die Nachweise hinausgehen.
Offene Punkte, Abhilfefristen und verantwortliche Personen sind dokumentiert.
In der Praxis
Aufbewahrungslogik: keine allgemeingültige Zahl, aber eine kontrollierte Entscheidung
| Aufbewahrungsfaktor | Frage für die Richtlinie |
|---|---|
| Gesetzliche und regulatorische Anforderungen | Schreiben Gesellschaftsrecht, Steuerrecht, Arbeitsrecht, Umweltrecht, Datenschutz, Aufbewahrungs- oder Branchenvorschriften eine bestimmte Aufbewahrungs- oder Löschfrist vor? |
| Prüfungs- und Auditzyklus | Wie lange müssen Quelldaten und -nachweise für die aktuelle und künftige Prüfung, die interne Revision, die Überprüfung durch Aufsichtsbehörden oder Kreditgeber verfügbar bleiben? |
| Vergleichszahlen und Neudarstellungen | Wie viele Berichtszeiträume werden benötigt, um Trends zu reproduzieren, Änderungen der Methodik zu erläutern und Neudarstellungen zu unterstützen? |
| Ansprüche und Verjährungsfristen | Könnte die Offenlegung für einen Rechtsstreit, eine Untersuchung, eine Beschwerde, einen Vertrag oder die Anfechtung einer öffentlichen Aussage relevant sein? Ist eine rechtliche Aufbewahrungssperre erforderlich? |
| Datenschutz und Datenminimierung | Ist die Aufbewahrung personenbezogener oder sensibler Daten weiterhin erforderlich und rechtmäßig? Können die Nachweise anonymisiert, aggregiert oder durch eine kontrollierte Darstellung ersetzt werden? |
| Vertragliche und Kundenverpflichtungen | Legen Verträge mit Lieferanten oder Kunden sowie Förder-, Finanzierungs-, Prüfungs- oder Beratungsverträge Aufbewahrungs-, Vertraulichkeits- oder Rückgabe-/Vernichtungsanforderungen fest? |
| Geschäftskontinuität und Wissenstransfer | Welche Mindestnachweise werden für die Berichterstattung im nächsten Jahr, den Personalwechsel, die Kontinuität der Methodik und die Korrektur von Fehlern benötigt? |
| Kontrolle der Speicherung und Löschung | Wer genehmigt die Archivierung oder Löschung, wie wird die Löschung nachgewiesen, und wie werden Sicherungskopien, Exporte und eingeschränkte Kopien berücksichtigt? |
Rule
AUFBEWAHRUNGSPRINZIP
Legen Sie die Aufbewahrung nach Nachweiskategorie und Risiko fest, nicht anhand eines einzigen willkürlichen Zeitraums für jede Datei. Ein eingeschränkt zugänglicher Beschwerdedatensatz kann eine kürzere, durch Datenschutz bestimmte Aufbewahrungsfrist oder eine rechtliche Aufbewahrungsanordnung erfordern, während eine genehmigte Methodik, Baseline und abschließende Berechnung möglicherweise länger aufbewahrt werden müssen, um Vergleiche und Neudarstellungen zu unterstützen.
Hypothetisches Beispiel: eine geprüfte Energiemetrik
Bei der Überprüfung des Nachweispakets wird jeder standortbezogenen Quelle eine Nachweis-ID zugewiesen, die ursprünglichen Auszüge werden aufbewahrt, der Stichtag der Datenerfassung und die Schätzmethode werden dokumentiert, eine Methodik für Berechnung und Einheitenumrechnung wird ergänzt und Bestätigungen der Datenverantwortlichen werden eingeholt. Eine prüfende Person berechnet die Gesamtsumme erneut, stimmt sie mit den Standortaufzeichnungen ab und hinterfragt die Darstellung der Reduktion. In der abschließenden Angabe werden die Abgrenzung und der wesentliche operative Faktor erläutert, anstatt die gesamte Reduktion Effizienzmaßnahmen zuzuschreiben. Die genehmigte Arbeitsmappe und der öffentliche Wortlaut werden im abschließenden Veröffentlichungssatz gemeinsam gesperrt.
Hypothetical scenario
HYPOTHETISCHES SZENARIO
Eine Gruppe berichtet den Gesamtenergieverbrauch und eine Reduktion gegenüber dem Vorjahr. Die Berechnungsarbeitsmappe enthält kopierte Werte von zwölf Standorten, aber die ursprünglichen Zählerdateien sind nicht verknüpft, ein Standort verwendet geschätzte Daten, eine erworbene Einrichtung ist nur für sechs Monate einbezogen und die Aussage zur Reduktion erläutert einen Produktionsstillstand nicht. Die Tabelle trägt den Namen „Energy final v7“.
Illustrative only. It shows how the decision is made, not wording that can be copied or relied on.
In der Praxis
Schwache gegenüber stärkerer Nachweisarchitektur
| Kriterium | Schwaches Paket | Stärkeres Paket |
|---|---|---|
| Rückverfolgbarkeit | Dateien sind nach Abteilung gruppiert, aber nicht mit Aussagen verknüpft. | Jede Aussage und jede Zeile des Inhaltsindex ist mit Nachweis-IDs und dem Prüfstatus verknüpft. |
| Ursprüngliche Quellen | Es sind nur kopierte Werte oder Screenshots vorhanden. | Ursprüngliche Auszüge werden mit Abrufdatum, verantwortlicher Person und Informationen zur Reproduzierbarkeit aufbewahrt. |
| Methodik | Die erstellende Person versteht die Berechnung, aber es ist keine Methodik dokumentiert. | Definitionen, Abgrenzung, Transformationen, Schätzungen, Faktoren und Änderungen werden aufgezeichnet. |
| Versionskontrolle | Dateien werden überschrieben, und „final“ hat mehrere Bedeutungen. | Entwurfs-, geprüfte, genehmigte und veröffentlichte Versionen sind voneinander getrennt; der Veröffentlichungssatz ist unveränderlich. |
| Genehmigungen | Die Genehmigung wird aus einem E-Mail-Verlauf abgeleitet. | Genehmigungen durch Datenverantwortliche, technische Prüfende und die Governance-Funktion sind ausdrücklich erteilt und an eine Version gebunden. |
| Eingeschränkt zugängliche Daten | Sensible Aufzeichnungen werden in weit zugängliche Ordner kopiert. | Eingeschränkt zugängliche Nachweise werden getrennt aufbewahrt, der Zugriff wird kontrolliert und die Verknüpfung erfolgt über nicht sensible IDs oder Zusammenfassungen. |
| Aufbewahrung | Alles wird für immer aufbewahrt oder ad hoc gelöscht. | Die Aufbewahrung nach Kategorien, die Datenschutzprüfung, rechtliche Aufbewahrungsanordnungen, die Archivierung und die Entsorgung werden kontrolliert. |
In der Praxis
Häufige Fehler und Korrekturen
| Fehler | Warum dies scheitert | Korrektur |
|---|---|---|
| Nur den finalen Bericht aufbewahren | Die veröffentlichte Ausgabe zeigt nicht die dahinterstehende Quelle, Methode, Beurteilung oder Genehmigung. | Die vollständige Nachweiskette von der Aussage bis zur Quelle sowie den finalen Freigabenachweis archivieren. |
| E-Mail-Postfächer als Nachweisarchiv verwenden | Zugriff, Aufbewahrung, Versionierung und Übergabe sind nicht kontrolliert. | Genehmigte Nachweise und Bestätigungen mit stabilen IDs in das kontrollierte Nachweispaket überführen. |
| Jeden Entwurf ohne Status aufbewahren | Prüfer können die genehmigte Version nicht identifizieren und stützen sich möglicherweise auf überholte Informationen. | Klare Statusangaben und Änderungsprotokolle verwenden und einen unveränderlichen finalen Datensatz erstellen; überholte Versionen separat archivieren. |
| Davon ausgehen, dass das Vorhandensein einer Richtlinie ihre Wirksamkeit belegt | Eine Richtlinie unterstützt die Beschreibung eines Prozesses, aber keine Aussage über Ergebnisse oder die Verringerung von Auswirkungen. | Nachweise zur Umsetzung und zu den Ergebnissen aufbewahren und kausale Formulierungen kritisch hinterfragen. |
| Keine Nachweise für negative Ergebnisse oder Einschränkungen | Das Nachweispaket stützt nur positive Aussagen und untergräbt dadurch die Ausgewogenheit und Glaubwürdigkeit. | Nachweise zu Vorfällen, Lücken, Unsicherheiten und Korrekturmaßnahmen aufbewahren und in der öffentlichen Formulierung berücksichtigen. |
| Daten zu persönlichen Beschwerden in den Berichtsordner kopieren | Dies schafft Risiken für den Datenschutz, Vergeltungsmaßnahmen und den Zugriff. | Falldaten nur eingeschränkt zugänglich aufbewahren; anonymisierte Zusammenfassungen, Nachweis-IDs und eine autorisierte Prüfung verwenden. |
| Für alle Dateien denselben Aufbewahrungszeitraum verwenden | Dies kann mit der Löschung aus Datenschutzgründen, rechtlichen Aufbewahrungsanordnungen, Anforderungen an die Prüfung oder vertraglichen Verpflichtungen kollidieren. | Eine kategorien- und risikobasierte Aufbewahrung mit dokumentierter Genehmigung einführen. |
| Keine Verbindung zwischen nachträglichen Korrekturen und Genehmigungen | Der Bericht kann sich nach der Freigabe ändern, ohne erneut geprüft zu werden. | Eine Änderungskontrolle verwenden, die betroffene Aussagen, Nachweise, Genehmigende und Veröffentlichungsdateien identifiziert. |
Rule
MYTHOS VERSUS REALITÄT
Mythos: „Ein Nachweispaket ist einfach ein Ordner voller Quelldokumente.“ Realität: Umfang ist keine Rückverfolgbarkeit. Ein belastbares Nachweispaket verknüpft jede öffentliche Aussage mit der relevanten Quelle, Methode, verantwortlichen Person, Überprüfung, Einschränkung und Genehmigung und kontrolliert zugleich den Zugriff und bewahrt den exakten Nachweissatz hinter der veröffentlichten Version auf.
Bereitschaft
Checkliste zur Bereitschaft für die interne Überprüfung oder Prüfung
- Ein kontrolliertes Quellenregister deckt jede wesentliche Angabe, Kennzahl, Auslassung und Anwendungserklärung ab.
- Jedes Nachweiselement verfügt über eine stabile ID, eine verantwortliche Person, einen Zeitraum, eine Abgrenzung, eine Version, eine Zugriffsklasse und einen Überprüfungsstatus.
- Originale Quelldaten können identifiziert und, falls erforderlich, aus dem Quellsystem reproduziert werden.
- Methoden, Definitionen, Einheiten, Transformationen, Schätzungen und Annahmen sind dokumentiert und aktuell.
- Wesentlichkeitsbeurteilungen, Beiträge von Stakeholdern, Schwellenwert und Genehmigungen sind zu Disclosure 3-1 und 3-2 zurückverfolgbar.
- Für jedes wesentliche Thema liegen Nachweise vor, die die entsprechende Disclosure 3-3 und die relevanten Angaben nach dem Topic Standard unterstützen.
- Bestätigungen der Datenverantwortlichen decken Vollständigkeit, Genauigkeit, Abgrenzung, Schätzungen und bekannte Einschränkungen ab.
- Prüfungen durch die Überprüfenden, Abstimmungen, Ausnahmen und Korrekturen sind dokumentiert und behoben oder transparent offen.
- Öffentliche, interne und zugangsbeschränkte Nachweise sind getrennt und zugriffskontrolliert.
- Rechtliche, datenschutzbezogene, vertraulichkeitsbezogene und prüfungsbezogene Einschränkungen werden berücksichtigt, ohne berichtspflichtige Einschränkungen zu verschleiern.
- Der endgültige Inhaltsindex, die Anwendungserklärung, der Bericht und die Weblinks sind an den genehmigten Nachweissatz gebunden.
- Veröffentlichung, GRI-Benachrichtigung oder -Registrierung, Korrekturen, Neudarstellungen und Aufbewahrungsentscheidungen haben klar zugewiesene Verantwortliche und Aufzeichnungen.
Eine Bestätigung der datenverantwortlichen Person sollte die Quelle und das Extraktionsdatum angeben und die Grundgesamtheit, Abgrenzung, Definitionen, Einheiten, den Berichtszeitraum und den Stichtag bestätigen sowie Anpassungen, Schätzungen, Ausschlüsse und Einschränkungen aufführen. Sie sollte außerdem die Überprüfung ungewöhnlicher Bewegungen, negativer Ergebnisse und bekannter Vorfälle, die bestätigte Dateiversion, jegliche Formulierung, die über die Nachweise hinausgeht, sowie offene Fragen mit Verantwortlichen und Daten festhalten.
Bewahren Sie Nachweise zu persönlichen Beschwerden als zugangsbeschränkte Informationen unter Zugriff nach dem Prinzip der geringsten Privilegien sowie unter Datenschutz- und rechtlichen Kontrollen auf, nicht im gewöhnlichen Berichtsordner. Verknüpfen Sie sie über eine zugangsbeschränkte Nachweis-ID oder eine anonymisierte kontrollierte Zusammenfassung und legen Sie Aufbewahrungsfristen oder rechtliche Sperrvermerke entsprechend der Nachweiskategorie und dem Risiko fest, wobei die autorisierte Überprüfung aufgezeichnet wird.
Selbstprüfung
- Was ist der Unterschied zwischen dem Besitz von Nachweisen und einer rückverfolgbaren Nachweisarchitektur?
- Warum sollten zugangsbeschränkte personenbezogene Daten nicht in den gewöhnlichen Berichtsordner kopiert werden?
- Welche sechs Verknüpfungen sollte eine überprüfende Person von einer veröffentlichten Kennzahl aus verfolgen können?
- Warum ist eine einheitliche Aufbewahrungsfrist für jede Nachweiskategorie ungeeignet?
Fragen
Häufig gestellte Fragen
Welche Dokumente sollten für einen GRI-Bericht aufbewahrt werden?
Nach dem Verifiability-Prinzip müssen Informationen so erhoben, aufgezeichnet, zusammengestellt und analysiert werden, dass sie zur Feststellung ihrer Qualität untersucht werden können. Die GRI-Leitlinien erwarten, dass die Dokumentation für die Überprüfung durch andere Personen als die Erstellenden organisiert wird, wesentliche Berichtsentscheidungen dokumentiert werden, Originalquellen identifizierbar sind und verlässliche Nachweise Annahmen und Berechnungen unterstützen.
Schreibt GRI eine Struktur für Nachweisordner vor?
Ein GRI-Nachweispaket sollte es einer sachkundigen überprüfenden Person ermöglichen, jede wesentliche öffentliche Aussage vom veröffentlichten Wortlaut oder der veröffentlichten Kennzahl bis zu ihrer Originalquelle, Methode, Berechnung, Bestätigung der datenverantwortlichen Person, Überprüfungskontrolle und Genehmigung zurückzuverfolgen. GRI schreibt keine einzelne Softwareplattform, Ordnerstruktur oder einheitliche Aufbewahrungsfrist vor.
Was sollte eine Bestätigung der datenverantwortlichen Person abdecken?
Eine Bestätigung der datenverantwortlichen Person sollte die Quelle und das Extraktionsdatum angeben und die Grundgesamtheit, Abgrenzung, Definitionen, Einheiten, den Berichtszeitraum und den Stichtag bestätigen sowie Anpassungen, Schätzungen, Ausschlüsse und Einschränkungen aufführen. Sie sollte außerdem die Überprüfung ungewöhnlicher Bewegungen, negativer Ergebnisse und bekannter Vorfälle, die bestätigte Dateiversion, jegliche Formulierung, die über die Nachweise hinausgeht, sowie offene Fragen mit Verantwortlichen und Daten festhalten.
Wie lange sollten GRI-Nachweise aufbewahrt werden?
Ein GRI-Nachweispaket sollte es einer sachkundigen überprüfenden Person ermöglichen, jede wesentliche öffentliche Aussage vom veröffentlichten Wortlaut oder der veröffentlichten Kennzahl bis zu ihrer Originalquelle, Methode, Berechnung, Bestätigung der datenverantwortlichen Person, Überprüfungskontrolle und Genehmigung zurückzuverfolgen. GRI schreibt keine einzelne Softwareplattform, Ordnerstruktur oder einheitliche Aufbewahrungsfrist vor.
Wie sollten vertrauliche Nachweise zu Beschwerden aufbewahrt werden?
Bewahren Sie Nachweise zu persönlichen Beschwerden als zugangsbeschränkte Informationen unter Zugriff nach dem Prinzip der geringsten Privilegien sowie unter Datenschutz- und rechtlichen Kontrollen auf, nicht im gewöhnlichen Berichtsordner. Verknüpfen Sie sie über eine zugangsbeschränkte Nachweis-ID oder eine anonymisierte kontrollierte Zusammenfassung und legen Sie Aufbewahrungsfristen oder rechtliche Sperrvermerke entsprechend der Nachweiskategorie und dem Risiko fest, wobei die autorisierte Überprüfung aufgezeichnet wird.
In der Praxis
Verwandte Standards und praktische Zusammenhänge
| Beziehung | Referenz | Praktischer Zusammenhang |
|---|---|---|
| Primär | GRI 1, Prinzip der Nachprüfbarkeit | Organisation von Nachweisen, Nachprüfbarkeit, Originalquellen, Annahmen, Berechnungen und Unsicherheit. |
| Unterstützend | GRI 1, Genauigkeit, Ausgewogenheit und Vollständigkeit | Qualität der Nachweise, negative Informationen, Umfang und fehlende Abdeckung. |
| Umsetzung | GRI 2-Angaben | Einheit, Governance, Richtlinien, Belegschaft, Beschwerden, Prüfung und Nachweise zum Berichtszeitraum. |
| Umsetzung | GRI 3-Angaben | Wesentlichkeitsprozess, Nachweise von Stakeholdern/Fachleuten, wesentliche Themen und Nachweise des Managements. |
| Veröffentlichung | GRI 1 Requirements 6-9 | Aufzeichnungen zu Auslassungen, Inhaltsindex, Genehmigung der Erklärung und Nachweise der Mitteilung. |
| Prüfung | Organisationsspezifische Prüfungskriterien und Umfang des Auftrags | Zusätzliche Nachweis- und Aufbewahrungsanforderungen können gelten; gehen Sie nicht davon aus, dass GRI allein die Prüfungsunterlagen definiert. |
Sources
Primary sources
- GRI 1: Foundation 2021 — Prinzip der Nachprüfbarkeit und Abschnitt 5.2 zu Glaubwürdigkeit und internen Kontrollen
- GRI 2: General Disclosures 2021 — Abgrenzung der Einheit, Berichtszeitraum, Neudarstellungen, Prüfung, Governance, Richtlinien, Beschwerden und Angaben zu Stakeholdern
- GRI 3: Material Topics 2021 — Ermittlung von Auswirkungen, Quellen, Umfang, Einschränkungen, Bedeutung, Schwellenwert, Stakeholder, Fachleute und Genehmigung
- GRI Standards Glossary 2025 — Begriffe zu Auswirkungen, Stakeholdern, Geschäftsbeziehungen und Wertschöpfungskette
- GRI Standards Report Registration System FAQs — Zeitpunkt der Mitteilung und Nachweise der Berichtsregistrierung
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