Prüfcheckliste für den GRI-Inhaltsindex: 25 Prüfungen vor der Veröffentlichung

Technischer Status: quellenbasierter Veröffentlichungsentwurf; vor der Veröffentlichung ist eine abschließende fachliche Prüfung durch eine Person erforderlich.

Der GRI-Inhaltsindex ist die Navigationskarte der berichteten Informationen. Gemäß GRI 1 Anforderung 7 muss er die Berichtsaussage, die Ausgabe von GRI 1, die anwendbaren Sektorenstandards, die wesentlichen Themen, die berichteten Angaben, Quellen, Fundstellen und Gründe für Auslassungen sowie spezifische Informationen aus den Sektorenstandards benennen. Anforderung 8 legt die Erklärung zur Anwendung fest. Dies sind keine Formatierungspräferenzen: Sie sind Teil der Bedingungen für eine Berichterstattung in Übereinstimmung.

Eine abschließende Prüfung hat daher zwei Aufgaben. Sie prüft den Index als Berichtsartefakt und den Pfad von jeder Zeile zur veröffentlichten Angabe. Bei der zweiten Aufgabe scheitern viele Prüfungen. Eine Seitenzahl kann korrekt sein und dennoch zu einer Überschrift, einer allgemeinen Grundsatzerklärung oder einer unvollständigen Antwort führen. Die prüfende Person muss die Angabe auf Anforderungsstufe prüfen.

Frieren Sie den vorgesehenen Veröffentlichungssatz ein. Identifizieren Sie die genaue zu prüfende Berichts-PDF, die Inhaltsindex-Datei, den Geschäftsbericht, den Prüfbericht und die Webseiten. Entwurfslinks sind keine zulässigen Nachweise.

Weisen Sie eine unabhängige Prüfung der Zeilen zu. Die Person, die den Index erstellt hat, sollte nicht die einzige Person sein, die die Verweise öffnet und die Vollständigkeit beurteilt.

Prüfen Sie zuerst Aussagen und Struktur. Klären Sie die Erklärung zur Anwendung, den Zeitraum, die anwendbaren Sektorenstandards und die wesentlichen Themen, bevor Sie Hunderte von Zeilenfundstellen prüfen.

Prüfen Sie nach Anforderung, nicht nur nach Angabe. Zerlegen Sie komplexe Angaben in ihre mit Buchstaben und Zahlen gekennzeichneten Anforderungen und dokumentieren Sie teilweise Lücken.

Dokumentieren Sie Nachweise für die Erfüllung. Eine Prüfung ist erst abgeschlossen, wenn die prüfende Person dokumentiert, was geöffnet wurde, was übereinstimmte und welche Version geprüft wurde.

Sperren und archivieren Sie. Nach der Genehmigung lösen Änderungen am Berichtstext, an Webseiten, Zahlen oder Links vor der Veröffentlichung eine gezielte erneute Prüfung aus.

Abbildung 1. Die 25 Prüfungen sind in fünf Veröffentlichungsstufen gruppiert.

Verwenden Sie die Spalte „Nachweis für die Erfüllung“ als Mindestdokumentation in der Prüfdatei. Eine bestandene Prüfung sollte durch eine andere prüfende Person reproduzierbar sein. Die Fehlerbeispiele sind diagnostisch und nicht abschließend.

Die ersten fünf Prüfungen schützen die übergeordnete Behauptung. Für die Berichterstattung in Übereinstimmung mit den GRI-Standards gibt GRI 1 das Formulierungsmuster vor: „[Name] hat für den Zeitraum [Start- und Enddaten] in Übereinstimmung mit den GRI-Standards berichtet.“ Die Organisation sollte keine stärkere Behauptung wie „GRI-zertifiziert“, „vollständig konform“ oder „von GRI genehmigt“ eigenständig formulieren. Die Erklärung muss dieselbe berichtende Organisation und denselben Zeitraum wie der Bericht und die Angaben nach GRI 2 beschreiben.

Die Anwendbarkeit eines Branchenstandards muss vor der Finalisierung des Index festgestellt werden. Wenn ein Branchenstandard gilt, gehört sein Titel in den Index, und seine voraussichtlich wesentlichen Themen müssen in der Bewertung der wesentlichen Themen berücksichtigt werden. Eine diversifizierte Gruppe benötigt möglicherweise mehr als einen Branchenstandard.

Der Index ist nicht der Ort, um eine nicht genehmigte Liste wesentlicher Themen zu korrigieren. Angabe 3-2 und der Index sollten dieselbe endgültige Liste enthalten. Wenn sich die Bezeichnungen aus Gründen der Lesbarkeit unterscheiden, ist ein kontrollierter Querverweis zu pflegen, damit Leser und Prüfer erkennen können, dass die Konzepte identisch sind.

GRI 1 verlangt von einer Organisation, die Themen in den anwendbaren Branchenstandards zu überprüfen. Als nicht wesentlich bewertete Themen müssen im Index mit einer Erklärung aufgeführt werden. Bei wesentlichen Themen, die von einem Branchenstandard abgedeckt werden, berichtet die Organisation entweder die aufgeführten Angaben des Themenspezifischen Standards oder gibt den Grund für die Auslassung „nicht anwendbar“ und die erforderliche Erklärung an, sofern Anforderung 5-b gilt. Separat legt GRI 1 Anforderung 5-a fest, dass nur Angaben des Themenspezifischen Standards berichtet werden müssen, die für die Auswirkungen der Organisation relevant sind. Bei der Überprüfung müssen diese beiden Situationen unterschieden werden.

Die Leitlinien zu GRI 1 erwarten konkrete Seitenzahlen oder Links. Wenn Informationen über mehrere Fundstellen verteilt sind, sollten alle erforderlichen Fundstellen aufgenommen werden. Der Prüfer sollte jeden Verweis in der finalen Umgebung anklicken oder öffnen, nicht in einem Erstellungssystem. Ein Link zu einer Richtlinie kann eine Angabe unterstützen, aber eine Richtlinie liefert für sich genommen nur selten Ergebnisse des Berichtszeitraums, Wirksamkeit, Einschränkungen oder Informationen zu Stakeholdern.

Abbildung 2. Eine gültige Inhaltsindexzeile bildet eine geprüfte Kette von der Anforderung zum veröffentlichten Nachweis.

Erstellen Sie vorübergehend eine Prüferübersicht mit einer Zeile für jede Anforderung innerhalb der Angabe. Kennzeichnen Sie jedes Element als berichtet, nicht anwendbar, mit einem zulässigen Grund ausgelassen oder ungeklärt. Vergleichen Sie diese Übersicht anschließend mit dem öffentlichen Inhaltsindex. Dadurch wird die häufige Situation erkannt, in der eine Zeile eine vollständige Angabe behauptet, während der Bericht nur einen Teil beantwortet.

GRI 1 erlaubt vier Gründe für eine Auslassung: nicht anwendbar, rechtliche Verbote, Vertraulichkeitsbeschränkungen und Informationen nicht verfügbar/unvollständig. Für jeden ist eine erforderliche Erläuterung erforderlich. „Nicht wesentlich“, „Daten ausstehend“, „kommerzielle Sensibilität“ und „in diesem Jahr nicht offengelegt“ sind keine Ersatzbezeichnungen. Bei nicht verfügbaren/unvollständigen Informationen muss die Erläuterung die fehlenden Informationen benennen, erklären, warum sie fehlen, und die Schritte sowie den erwarteten Zeitrahmen für ihre Beschaffung beschreiben.

Begründungen für Auslassungen sind für Disclosure 2-1 bis 2-5, 3-1 oder 3-2 nicht zulässig. Dadurch wird die Prüfung insbesondere für Berichtsgrenze, Berichtszeitraum, Neubewertungen, externe Prüfung und den Prozess für wesentliche Themen wichtig. Wenn der erforderliche Punkt nicht existiert – beispielsweise eine Richtlinie oder ein Ausschuss –, kann die Organisation die Anforderungen häufig erfüllen, indem sie angibt, dass dieser nicht existiert, statt das Fehlen als Auslassung zu behandeln.

Wenn die Organisation auf eine externe Prüfung verweist, muss die Formulierung mit dem Bericht des Prüfers übereinstimmen: Prüfungsgegenstand, Kriterien, Berichtszeitraum, Prüfungsniveau, Ausschlüsse und Einschränkungen. Eine Prüfung mit begrenzter Sicherheit ausgewählter Kennzahlen stützt nicht die uneingeschränkte Aussage „der Nachhaltigkeitsbericht wurde geprüft“. Ebenso prüfen die GRI Content Index Services die Darstellung, Zugänglichkeit und stichprobenartige Umsetzung der Anforderungen an den Content Index innerhalb des angegebenen Leistungsumfangs; sie stellen keine Schlussfolgerung aus einer externen Prüfung aller berichteten Nachhaltigkeitsinformationen dar.

Ein technisch korrekter Index kann in den letzten 24 Stunden der Erstellung fehlerhaft werden. Eine Neuanordnung von Seiten verändert Verweise, ein Webredakteur aktualisiert eine Richtlinie, die Finanzabteilung ersetzt eine Zahl, die Prüfungserklärung ändert ihren Umfang oder eine PDF-Version des Berichts wird umbenannt und erneut hochgeladen. Der abschließende Prüfschritt testet die gesamte Veröffentlichungssammlung als kontrollierte Version.

Mindestens abzugleichen sind Organisationsname, Zeitraum, Unternehmen, Grenze, wesentliche Themen, Richtlinien, Ziele, quantitative Werte, Einheiten, Basisjahre und Neubewertungen im Bericht, im Jahresbericht, im Index, im Prüfungsbericht und auf den Webseiten. Links sollten ohne Zugangsdaten zugänglich und für die erwartete Lebensdauer des Berichts stabil genug sein. Wenn eine Webseite dauerhaft online bleiben und sich im Laufe der Zeit ändern soll, ist eine archivierte Veröffentlichungsversion oder ein Datums-/Versionsverweis aufzubewahren.

Der Prüfer sollte eines von drei Ergebnissen ausstellen: genehmigen, mit dokumentierten nicht kritischen Maßnahmen genehmigen oder zur Überarbeitung ablehnen. Eine falsche Behauptung zur Berichterstattung, ein unzulässiges Weglassen, eine fehlende Anforderung des Sektorstandards, eine wesentliche Lücke auf Anforderungsebene, eine nicht inhaltliche Fundstelle oder eine schwerwiegende Inkonsistenz zwischen Dokumenten ist ein Ablehnungsgrund. Stufen Sie ein kritisches technisches Problem nicht herab, weil die Frist für die Veröffentlichung erreicht ist.