الاحتفاظ بالبيانات لمدة خمس سنوات بموجب المادة 6: ما السجلات التي ينبغي للمنشآت الاحتفاظ بها؟

أُعدّت باللغة الإنكليزية البريطانية باعتبارها حزمة بطاقة معرفية للممارسين: إجابة، وشرح، وتطبيق، وأدلة، وروابط، وطبقة نشر.

لا يمكن التحقق من رقم مثل "42,600 tCO2e" بالاعتماد على الرقم وحده. يحتاج المراجع إلى معرفة المنشأة، وتدفقات المصادر، والغازات، والفترة، وسجلات النشاط، والعوامل، والوحدات، والصيغ، والتقديرات، والموافقات التي أنتجته. وإذا تغيرت قيمة بعد التقديم، يجب على المنشأة أن توضح أيضاً أي إصدار قُدِّم، وسبب تغيّره، وما إذا كان قد تم إخطار السلطة.

ولذلك يدعم الاحتفاظ بالسجلات أربع احتياجات متميزة:

•إعادة إنتاج الحساب؛

•إثبات اكتمال حدود إعداد التقارير؛

•الاستجابة لأسئلة التحقق أو التفتيش أو السلطة؛ و

•الحفاظ على الاستمرارية عند تغير الموظفين أو الأنظمة أو الموردين أو الأساليب.

الشكل 1. بنية الاحتفاظ لمدة خمس سنوات بموجب المادة 6. مادة تعليمية مرئية تحمل العلامة التجارية من إعداد أكاديمية لندن لإعداد التقارير.

إن الطريقة الأكثر أماناً لقراءة Article 6(1)(c) هي التمييز بين مستويين.

الحد الأدنى القانوني

يجب على المصدر الاحتفاظ بسجل لكميات الانبعاثات المقاسة لمدة خمس سنوات من تاريخ كل تحليل، وإتاحة السجلات للموظفين المخولين خلال تلك الفترة.

الأدلة الداعمة اللازمة لجعل السجل ذا معنى

ينبغي أن تكون الكمية المقاسة النهائية مدعومة بالسجلات التي تتيح إعادة إنتاجها وتقييمها. وقد تكون هذه المستندات الداعمة مطلوبة أيضاً بموجب نموذج صادر عن جهة، أو خطة رصد، أو مُتحقق، أو تصريح، أو تفتيش، أو سياسة رقابة داخلية.

لا تذكر أن Article 6 يسمّي صراحةً كل مستند داعم، ما لم تنص أداة تنفيذية حالية على ذلك. وبدلاً من ذلك، اذكر أن السجلات محتفظ بها لدعم السجل القانوني والتقرير الدوري ومسار التحقق.

الطبقة 1 - الأساس القانوني ونطاق التقرير وأساسه

يُحتفظ بما يلي:

• إشعار التعيين بموجب Article 6 أو القائمة المنطبقة؛

• تفاصيل الكيان القانوني والفرع والمشغّل والمنشأة؛

• حالة التصريح والمنطقة الحرة؛

• المراسلات مع السلطة المختصة؛

• مذكرة الحدود التنظيمية والتشغيلية؛

• سجل المصادر والمنشآت ومصادر الانبعاثات؛

• تأكيد فترة التقرير ومساره؛

• خطة الرصد أو المنهجية المعتمدة؛ و

• النماذج والتعليمات الحالية.

توضح هذه الطبقة سبب تقديم المنظمة للتقرير وما يغطيه الجرد.

الطبقة 2 - بيانات المصادر والسجلات التشغيلية

يُحتفظ بالنسخ الأصلية أو الخاضعة للرقابة من:

• فواتير الوقود وإشعارات التسليم وسجلات بطاقات الوقود؛

• فواتير المرافق وعمليات تصدير بيانات العدادات؛

• قياسات خزانات الوقود وحركة المخزون وسجلات موازنة الكتلة؛

• بيانات الإنتاج والإنتاجية وساعات التشغيل؛

• سجلات شراء المبردات وإعادة تعبئتها واستردادها والتخلص منها؛

• سجلات الصيانة والتسرب والمعدات؛

• التحليلات المختبرية وسجلات أخذ العينات؛

• شهادات المعايرة وصيانة العدادات؛

• سجلات النفايات أو مياه الصرف أو العمليات، حيثما كان ذلك مناسباً؛

• إقرارات الموردين وبيانات مالك العقار؛ و

• مقتطفات من أنظمة المصدر ومعلمات الاستعلام.

حافظ على سجل المصدر، وليس فقط ملخصاً أُعيدت كتابته يدوياً.

الطبقة 3 - المنهجية والحسابات

يُحتفظ بما يلي:

• سجل عوامل الانبعاث والمنشورات المصدر المؤرشفة؛

• مجموعة GWP وربط الغازات؛

• القيم الحرارية والكثافة وتحويلات الوحدات؛

• دفاتر عمل الحسابات وإصدارات الصيغ المحمية؛

• النصوص البرمجية والتعليمات البرمجية ونماذج البيانات وسجلات التحويل؛

• سجل التقديرات وفجوات البيانات؛

• تحليل عدم اليقين والحساسية؛

• منطق التخصيص والتوحيد؛

• اختبارات التكرار والاكتمال؛

• سياسة إعادة الحساب وسنة الأساس، حيثما استُخدمت؛ و

• سجل تغييرات المنهجية.

ينبغي أن يتيح الأرشيف تنفيذ الحسابات أو إعادة إنتاجها حتى إذا غادر المُعد الأصلي.

الطبقة 4 - الضوابط والموافقات والتحقق

يُحتفظ بما يلي:

• توقيعات المُعد والمراجع؛

• المطابقات مع الشؤون المالية والعمليات والتصاريح؛

• تحليلات الفروقات؛

• سجلات الوصول والتغييرات؛

• نتائج التدقيق الداخلي أو تقييم الجاهزية؛

• إقرارات الإدارة؛

• عرض المتحقق ونطاقه وفحوصات استقلاليته؛

• طلبات الأدلة والردود عليها؛

• سجلات الزيارات الميدانية؛

• النتائج والتصحيحات وأدلة الإغلاق؛ و

• بيان التحقق النهائي أو تقريره.

الطبقة 5 - التقديم والمراسلات

يُحتفظ بما يلي:

• النماذج والمرفقات المقدمة بالضبط؛

• الحزمة النهائية للقراءة فقط؛

• أسماء الملفات وقيم التجزئة؛

• معرّف التقديم إلى البوابة والطابع الزمني؛

• الإيصال والإقرار والحالة؛

• أسئلة السلطة وردود الكيان؛

• حزم التصحيح وإعادة التقديم؛

• سجل القبول أو الإغلاق؛ و

• سجل تقديم مستندات التفتيش.

تشير Article 6 إلى خمس سنوات من تاريخ كل تحليل. وينشئ ذلك سجلاً متجدداً بدلاً من تاريخ حذف سنوي واحد وبسيط.

لكل سجل تحليل، سجّل ما يلي:

• معرّف التحليل؛

• تاريخ التحليل؛

• فترة التقرير؛

• المصدر والمنشأة ذوا الصلة؛

• تاريخ الحد الأدنى للاحتفاظ؛

• أساس الاحتفاظ لمدة أطول، إن وجد؛

• حالة الحجز القانوني؛ و

• الموافقة على التخلص.

مثال توضيحي. يخضع تحليل مختبري مؤرخ في 18 February 2026 إلى تاريخ احتفاظ أدنى بموجب Article 6 هو 18 February 2031، مع مراعاة أي متطلب أطول. أما عملية حساب نهاية السنة المعتمدة في 20 March 2027 فلها تاريخها الخاص. ولا ينبغي أن يمحو التحليل المصحح التحليل الأصلي أو يعيد تشغيل المدة بصورة غير ظاهرة؛ بل يُحتفظ بكليهما وتُوثق العلاقة بينهما.

ينبغي أن يوافق على الجدول كل من الشؤون القانونية وإدارة السجلات وأمن تكنولوجيا المعلومات والمسؤول عن التقارير المناخية.

لا تستبدل أبداً مصنفاً أو تقريراً تم تقديمه. استخدم هيكلاً للإصدارات مثل:

• إصدارات العمل الأولية؛

• إصدار تجميد الجرد؛

• إصدار معدّل بعد التحقق؛

• الإصدار المقدّم؛

• الإصدار المصحح / المعاد تقديمه؛ و

• الإصدار المقارن المعاد عرضه.

ينبغي أن يسجل كل إصدار المؤلف والمراجع والتاريخ والسبب والخلايا أو البيانات التي تم تغييرها والأثر على الانبعاثات وإخطار الجهة المختصة والموافقة. استخدم معرّفات مصدر ثابتة ومعرّفات عوامل ثابتة بحيث يمكن تتبع الفروقات.

ينبغي أن يميّز سجل التغييرات بين:

• تصحيح الخطأ؛

• بيانات فعلية متأخرة تحل محل تقدير؛

• تحديث العامل أو GWP؛

• تغيير في الحدود أو الهيكل؛

• تحسين المنهجية؛ و

• خفض الانبعاثات التشغيلية.

ويمنع ذلك تمثيل تغيير منهجي على أنه أداء.

الشكل 2. دورة حياة الاحتفاظ الآمن. مادة تعليمية مرئية تحمل العلامة التجارية لأكاديمية لندن للتقارير.

قد يُحتفظ بسجل لمدة خمس سنوات، ومع ذلك يفشل إذا تم تغييره أو تعذر الوصول إليه أو جُرّد من سياقه. طبّق دورة الحياة التالية.

الالتقاط

اجمع البيانات من النظام الموثوق أو المصدر الموقّع. وسجّل المالك والتاريخ والنظام والاستعلام ومعلمات الاستخراج. تجنّب لقطات الشاشة عندما يتوفر تصدير منظم.

التحقق

تحقق من الاكتمال والتنسيق والبرمجيات الخبيثة والملفات المكررة وقابلية القراءة. وتأكد من أن عمليات المسح مقروءة وأن جداول البيانات تُفتح دون روابط معطلة.

التجميد

أنشئ الإصدار المعتمد. طبّق تجزئة أو معرّفاً غير قابلاً للتغيير أو تقييداً للكتابة. خزّن لقطة البيانات المستخدمة في الحساب.

التحكم في الوصول

استخدم وصولاً قائماً على الأدوار، وأدنى قدر من الامتيازات، ومصادقة متعددة العوامل، وافصل بين حقوق الكتابة وحقوق الموافقة. قيّد الأدلة الحساسة تجارياً أو الشخصية أو المشمولة بالامتياز القانوني.

النسخ الاحتياطي والاختبار

احتفظ بنسخ احتياطية وفقاً لسياسة مرونة المنظمة. اختبر الاستعادة بدلاً من افتراض أن النسخة الاحتياطية تعمل. تجنّب استخدام حساب سحابي واحد أو حاسوب محمول فردي باعتباره النسخة الوحيدة.

التعليق أو التخلص

في نهاية فترة الاحتفاظ، تحقق من أوامر الحفظ القانوني وعمليات التفتيش والنزاعات ومسائل المراجعين والعقود والقوانين الأخرى. ينبغي أن يكون التخلص مصرحاً به وموثقاً وآمناً. لا تحذف بشكل منفصل سجلات المصدر والحساب والتقديم ذات الصلة إذا كان ذلك يؤدي إلى إتلاف سلسلة الأدلة.

صنّف السجلات على الأقل على النحو التالي:

• عامة أو منشورة؛

• داخلية؛

• تجارية سرية؛

• بيانات شخصية؛

• مشمولة بالامتياز القانوني؛ و

• مقيّدة للجهة التنظيمية / المراجع.

ينبغي لفريق الإيداع أن يعرف ما يجب تقديمه، وما يتم الاحتفاظ به للتفتيش، وما يتطلب مراجعة قانونية قبل الإفصاح. ولا يبرر وصول الموظفين المصرح لهم بموجب Article 6 وصولاً داخلياً غير مقيّد أو نقلاً عفوياً إلى أطراف ثالثة.

أعد فهرساً يتيح تحديد موقع السجلات المصرح بها بسرعة دون تسليم معلومات غير ذات صلة. وينبغي أن يوضح الفهرس:

• معرّف السجل ووصفه؛

• المصدر / المرفق والفترة؛

• مسار الملف أو مرجع نظام السجلات؛

• المالك والموافق على الوصول؛

• فئة السرية؛

• تاريخ الاحتفاظ؛

• الحساب أو الإيداع المرتبط؛ و

• ما إذا كان السجل قد قُدّم إلى جهة مختصة.

احتفظ بسجل لتقديم الوثائق أثناء التفتيش: الطلب والجهة المختصة والتاريخ والسجل والإصدار ومقدّم الوثيقة وأي قيد أو متابعة.

سيناريو توضيحي - ليس بيانات شركة. تُبلغ شركة عن انبعاثات غازات التبريد استناداً إلى سجل صيانة يوضح إعادة تعبئة 120 kg. وبعد التقديم، يؤكد مقدم الخدمة أن 20 kg تتعلق بمرفق مختلف.

لا تعدّل الشركة المصنف المقدّم. بل تحتفظ بما يلي:

• سجل الخدمة الأصلي والحساب المقدّم؛

• تصحيح مقدم الخدمة؛

• تقييم الحدود والأهمية النسبية؛

• الحساب المصحح والمراجعة؛

• إخطار الجهة المختصة أو سجل إعادة التقديم؛ و

• حالة الإغلاق النهائية.

يُحدَّد تاريخا احتفاظ لكل من التحليل الأصلي والمصحح. كما يُربط الحادث بإجراء معالجة يتطلب إدراج معرّفات المرافق في سجلات الصيانة المستقبلية.