هل يجب أن يكون تقرير الاستدامة الطوعي في الاتحاد الأوروبي متاحًا للعامة؟

غالبًا ما تبدأ مشاريع إعداد التقارير الطوعية بافتراض بسيط: بمجرد وجود تقرير للاستدامة، ينبغي تحميله على الموقع الإلكتروني. قد يكون ذلك منطقيًا من الناحية التجارية، لكنه ليس النموذج الوحيد الذي يتصوره المعيار الطوعي في الاتحاد الأوروبي. فقد صُمم المعيار أولًا لمساعدة المنشأة على التواصل مع الأطراف المتعاقدة التجارية - بما في ذلك العملاء والمقرضين وغيرهم من مستخدمي السوق - ثم يجيز للمنشأة اختيار الإتاحة للعامة.

ويؤثر هذا الاختيار في أكثر بكثير من تصميم الموقع الإلكتروني. فللتقرير العام جمهور واسع وغير معروف جزئيًا. وقد تُستخدم حزمة المقرضين في تحليل الائتمان. وقد تراجع فرق المشتريات أو فرق العناية الواجبة لدى العملاء حزمة العملاء. وقد تتضمن الأدلة الداعمة بيانات شخصية أو أسرارًا تجارية أو شروطًا تعاقدية أو مقتطفات من الأنظمة، ولا ينبغي إطلاقًا الإفراج عنها من دون سبب محدد وقرار بشأن الوصول. إن التعامل مع كل هذه المواد باعتبارها الوثيقة نفسها ينشئ مخاطر يمكن تجنبها تتعلق بالسرية والاتساق والحوكمة.

الشكل 1. يمكن لنواة معلومات واحدة خاضعة للضبط أن تدعم عدة قنوات للتسليم، لكل منها جمهورها وقواعد الوصول الخاصة بها. مادة مرئية تعليمية من أكاديمية لندن لإعداد التقارير.

ينبغي قراءة قواعد مكان إعداد التقرير كتسلسل مترابط. أولاً، عندما تحتاج المنشآت الكبيرة أو المصارف إلى تحديث سنوي، يُعد تقرير الاستدامة سنوياً. وعندما تُعد المنشأة قوائم مالية، تُواءم فترة إعداد تقرير الاستدامة مع الفترة المستخدمة لتلك القوائم. ثانياً، تتمثل الوظيفة الأساسية للتقرير في إبلاغ الأطراف المقابلة الفعلية أو المحتملة في مجال الأعمال. ثالثاً، تقرر المنشأة ما إذا كانت ستجعل التقرير متاحاً للعامة.

إذا اختارت المنشأة إتاحة التقرير للعامة، يجيز المعيار مسارين للعرض. ويجوز لها أن تضع تقرير الاستدامة في قسم منفصل من تقرير الإدارة، إذا كان لديها تقرير من هذا القبيل، أو أن تعرض تقرير الاستدامة في وثيقة منفصلة. وهذا خيار يتعلق بالعرض. ولا يغير ذلك، في حد ذاته، الإفصاحات الواردة في الوحدة المختارة، أو أساس إعداد التقرير، أو الفترة، أو الحاجة إلى شرح حالات الحذف المسموح بها.

1. تقرير عام مستقل

يكون التقرير المستقل عادةً المسار الأوضح عندما تريد المنشأة إعداد وثيقة عامة قابلة لإعادة الاستخدام للعملاء والموظفين والمستثمرين والمجتمعات والمقرضين المحتملين. ويمكن تصميمه حول خيار Basic أو Basic-plus-Comprehensive المختار، كما يمكن أن يتضمن قسماً لأساس الإعداد، وملاحظات توضيحية، وروابط، وتاريخ إصدار واضحاً.

وينشئ المسار العام أيضاً أوسع نطاق للتعرض. وينبغي للمنشأة أن تفترض أن البيانات قد تُقارن بالقوائم المالية، وادعاءات المنتجات، والردود على المناقصات، والسياسات، وفترات إعداد التقارير اللاحقة. ولذلك يجب إجراء مراجعة السرية قبل النشر، وليس بعد تداول نقطة بيانات حساسة.

2. قسم منفصل من تقرير الإدارة

يمكن أن يؤدي إدراج تقرير الاستدامة في تقرير الإدارة إلى تعزيز الحوكمة ومواءمة الفترات، لأن معلومات الاستدامة تُعرض إلى جانب المعلومات المالية والاستراتيجية. ويمكنه أيضاً تقليل التكرار عندما تنشر المنشأة تقرير إدارة بالفعل. وينبغي أن يظل قسم الاستدامة محدداً بوضوح، وأن تؤدي أي إحالات مرجعية إلى مواد متاحة في الوقت نفسه ومن مجموعة الوثائق نفسها.

ولا يكون قسم تقرير الإدارة تلقائياً الحل الأفضل لكل منشأة. فبعض المنشآت الأصغر لا تعد مثل هذا التقرير أو تنشره. وقد يرغب بعضها الآخر في وثيقة استدامة موجزة موجهة إلى الأطراف المقابلة بدلاً من تقرير مؤسسي أطول. ويقر المعيار بذلك من خلال السماح بوثيقة منفصلة.

3. حزمة موجهة إلى الطرف المقابل

حزمة الطرف المقابل هي مخرج عملي محدد الغرض لعميل أو موزع أو جهة مكلفة بالمناقصة أو شريك في سلسلة التوريد. وقد تتضمن إفصاحات معتمدة، وجدولاً لنقاط البيانات، وملاحظات عن المنهجية، وروابط إلى التقرير الكامل. ويمكن لهذا التنسيق تقليل الاحتكاك، لأن المتلقي يتلقى المعلومات ذات الصلة بطلبه بدلاً من منشور كبير لا يوفر وسائل للتنقل.

ومع ذلك، يجب وسم الحزمة بدقة. فإذا كانت تحتوي على معلومات مختارة فقط، فسمِّها مقتطفاً أو حزمة رد أو حزمة معلومات استدامة. ولا تكرر بيان الامتثال الكامل للخيار A أو الخيار B بطريقة توحي بأن المقتطف نفسه يحتوي على الوحدة المختارة بأكملها. وعندما يكون التقرير الكامل موجوداً، حدد مكانه وإصداره.

4. حزمة للمقرض أو للتمويل

قد تحتاج المصارف وغيرها من مقدمي التمويل إلى معلومات لدعم عمليات الائتمان أو المخاطر أو التعهدات أو التمويل المستدام أو المحافظ. ويمكن لحزمة المقرض إعادة استخدام المقاييس والسرديات المعتمدة نفسها، مع إضافة شروحات واضحة لحدود إعداد التقرير، والتقديرات، والمنهجية، والروابط بالقوائم المالية، وقيود البيانات.

ولا يُقدَّم كل طلب من مقرض لأغراض إعداد تقارير الاستدامة بموجب توجيه المحاسبة. ولذلك ينبغي تسجيل الغرض بشكل منفصل. فسقف سلسلة القيمة له غرض محدد لإعداد التقارير، ولا يحكم تلقائياً كل طلب يتعلق بمخاطر الائتمان أو العناية الواجبة. ويمنع وسم الغرض المنشأة من افتراض أن كل طلب يخضع لسقف أو أن كل طلب يجب الرد عليه.

5. وصول مقيّد إلى الأدلة

الأدلة ليست ببساطة نسخة أطول من التقرير. فهي تشمل مقتطفات من الأنظمة المصدرية، والحسابات، والعقود، والفواتير، وسجلات الموظفين، وملفات الحوادث، والموافقات، ونماذج التقدير، وتعليقات المراجعين. وقد تكون مواد كثيرة من ذلك سرية أو شخصية أو حساسة تجارياً. وينبغي للمنشأة أن تحتفظ بسجل مضبوط للأدلة يحدد المالك، والمكان، ومستوى الوصول، وفترة الاحتفاظ، وادعاء التقرير الذي تدعمه، وحالة المراجعة.

وقد يُمنح المقرض أو العميل أدلة مختارة بموجب عملية آمنة، لكن ينبغي أن يكون القرار محدد الغرض. وعندما يلبي ملخص أو مقتطف منقح أو تأكيد مستقل أو مذكرة منهجية الحاجة إلى المعلومات، يكون النقل غير المقيّد للسجلات المصدرية غير ضروري عادةً.

يسمح المعيار المعتمد بحذف معلومات محددة. وتشمل الفئات المعلومات التي من شأن الإفصاح عنها، في حالات استثنائية، أن يلحق ضرراً جسيماً بالمركز التجاري للمنشأة؛ والأسرار التجارية المستوفية للشروط؛ والمعلومات المصنفة؛ وغيرها من المعلومات المحمية من الوصول أو الإفصاح غير المصرح به بموجب قانون الاتحاد أو القانون الوطني، أو حمايةً لخصوصية الأشخاص الطبيعيين أو الاعتباريين أو أمنهم.

وهذا ليس مربع اختيار عاماً بعنوان «سري». وينبغي للمنشأة تحديد نقطة البيانات الدقيقة، والفئة المنطبقة، وسبب استيفاء الشرط، والشخص الذي وافق على الاستنتاج، والصياغة البديلة التي لا يزال من الممكن الإفصاح عنها. وبالنسبة إلى كل نقطة بيانات محذوفة، تفصح المنشأة عن أنها استخدمت الاستثناء، وتعيد التقييم في كل تاريخ لإعداد التقرير لتحديد ما إذا كان الحذف لا يزال مبرراً.

يسمح المعيار بالإحالات المتبادلة لتجنب نشر المعلومات نفسها مرتين، ولكن يجب أن يكون الإفصاح المُحال إليه متاحاً في الوقت نفسه ومن مجموعة الوثائق نفسها التي ينتمي إليها تقرير الاستدامة. ويؤدي الرابط المؤدي إلى وثيقة محمية بتسجيل دخول غير ذي صلة، أو محدّثة وفق جدول زمني مختلف، أو يُرجّح اختفاؤها، إلى مشكلة عملية تتعلق بالاكتمال.

أنشئ سجل نشر قبل الإصدار. وينبغي أن يسرد التقرير، والسياسات المُحال إليها، والقوائم المالية، والملاحق، وملاحظات المنهجية؛ وأن يسجل الإصدار ومسار الوصول لكل عنصر؛ وأن يؤكد أن جميع الروابط العامة تعمل في تاريخ النشر المقصود. وإذا استُبدلت وثيقة مُحال إليها لاحقاً، فينبغي أن يوضح السجل ما إذا كان التقرير لا يزال مفهوماً وما إذا كانت هناك حاجة إلى إصدار أرشيفي.

نموذج التشغيل الأقوى ليس ملفاً واحداً متطابقاً لكل مستخدم. بل هو نواة معلومات واحدة خاضعة للضبط تُولَّد منها مخرجات متعددة معتمدة. وتتضمن النواة الوحدة المختارة، وأساس إعداد التقارير، وفترة إعداد التقارير، وتعريفات نقاط البيانات، والقيم الحالية، والإجابات السردية، وحالات الحذف، ومراجع الأدلة، والمسؤولين، وحالة الموافقة.

1. تحديد الجمهور والغرض. قرر ما إذا كان الناتج تقريرًا كاملًا، أو قسمًا من تقرير الإدارة العام، أو مقتطفًا للعميل، أو حزمة للمُقرض، أو استجابة لطلب أدلة.

2. تثبيت هوية إعداد التقارير. أكد الجهة المُعدّة للتقارير، والأساس الفردي أو الموحد، والوحدة المختارة، وفترة إعداد التقارير، وتاريخ القطع.

3. البناء من جوهر المعلومات المعتمد. لا تُنشئ جدول بيانات موازيًا لمجرد أن لدى المستلم قالبًا مختلفًا.

4. تطبيق مراجعة السرية وحماية البيانات. قيّم كل نقطة بيانات حساسة وحدد ما إذا كان التنقيح أو التجميع أو الحذف أو تقييد الأدلة مناسبًا.

5. اختبار الاكتمال ووضع العلامات. أوضح ما إذا كان الناتج هو الوحدة المختارة كاملة أم مقتطفًا مخصصًا لغرض معين.

6. الموافقة والتوزيع. سجّل المستلم، والقناة، وشروط الوصول، وتاريخ الإصدار، والموافق، ولقطة الأدلة.

7. المراقبة والتصحيح. احتفظ بالملف المُصدر، وسجّل التصحيحات اللاحقة، وتأكد من استمرار إمكانية الوصول إلى المراجع العامة.

السياق. لدى نورثبريدج كومبوننتس 240 موظفًا، وتُعد معلومات الخيار B للسنة المنتهية في 31 ديسمبر. يطلب أكبر عملائها بيانات بيئية وبيانات عن القوى العاملة، ويطلب مصرفها حزمة لمراجعة الائتمان، وتنظر الإدارة في نشر تقرير للاستدامة.

القرار. تعتمد نورثبريدج جوهرًا واحدًا لإعداد تقارير الخيار B. وتنشر تقريرًا مستقلًا يتضمن الوحدة المختارة كاملة، مع ملاحظة قصيرة بشأن السرية لحالتي حذف مسموح بهما. وترسل إلى العميل مقتطفًا مُطابقًا يحدد التقرير الكامل وإصداره. وترسل إلى المصرف المقاييس المعتمدة نفسها، بالإضافة إلى ملاحظات المنهجية وعينة من فاتورة الطاقة بعد تنقيحها، عبر غرفة بيانات مقيّدة.

نتيجة الضبط. يُظهر كل ناتج فترة إعداد التقارير نفسها، والنطاق نفسه، وقيم المقاييس نفسها. وتُوسم ملفات العميل والمصرف بأنها مقتطفات وليست تقارير مستقلة متوافقة. ويسجل سجل الأدلة من وصل إلى عينة الفاتورة ولماذا. وعندما يُصحح عامل انبعاثات، تحدّث نورثبريدج الجوهر، وتصدر تصحيحًا إلى كلا المستلمين، وتحدّث مذكرة تغييرات التقرير العام.

الخطوة التالية: كيفية الإجابة عن استبيانات العملاء والبنوك بشأن ESG باستخدام المعيار الطوعي للاتحاد الأوروبي.

الاستجابة التجارية: كيفية الرد على طلب بيانات استدامة يتجاوز السقف دون الإضرار بعلاقة العميل.

منظور مقدم الطلب: كيف ينبغي للشركات الكبيرة إعادة تصميم استبيانات ESG للموردين حول سقف سلسلة القيمة.

الأدلة والحالة: إقرار المنشأة المحمي ذاتياً: ما ينبغي للموردين ومقدمي الطلبات توثيقه.