قالب تقرير الاستدامة الطوعي للاتحاد الأوروبي: الهيكل، وفهرس الإفصاحات، وحزمة الأدلة

مجموعة بيانات واحدة، وثلاثة مخرجات مضبوطة: تقرير عام، وحزمة استجابة للطرف المقابل، وغرفة أدلة.

صُمم المعيار الطوعي أساسًا لإبلاغ الأطراف المقابلة التجارية الفعلية أو المحتملة. وهو يسمح بالإتاحة العامة، لكنه لا يقتضيها. وهذا يعني أن على فريق إعداد التقرير أن يقرر في البداية ما إذا كان يحتاج إلى تقرير استدامة عام، أو حزمة استجابة مضبوطة لأطراف مقابلة محددة، أو كليهما. ويمكن للبيانات المعتمدة نفسها أن تدعم كل مخرج، لكن للوثائق احتياجات مختلفة فيما يتعلق بالوصول، والسرية، والتحكم في الإصدارات.

المخرج الثالث - غرفة الأدلة - ليس منشورًا. فهي تحتوي على سجلات المصدر، وملفات الحسابات، والسياسات، والموافقات، والتأكيدات القانونية، والافتراضات، وأدلة المراجعة. وقد يؤدي نشر هذه الملفات افتراضيًا إلى الكشف عن معلومات سرية وإضعاف الضوابط. وينبغي أن يشير التقرير وحزمة الاستجابة إلى معرّفات الأدلة المعتمدة، مع بقاء الوصول إلى الملفات الأساسية مضبوطًا.

ينبغي إعداد الفهرس في الوقت نفسه مع التقرير. ولا يكتمل الصف لمجرد إدخال رقم صفحة. وينبغي أن يبيّن الفهرس ماهية نقطة البيانات، وكيفية تصنيفها، وما إذا كانت منطبقة، وحالتها، وموقع المعلومات، وسبب عدم الإبلاغ عن أي معلومات. وقد يتضمن الفهرس الداخلي الخاضع للرقابة تفاصيل أكثر من الفهرس العام، مثل معرّفات الأدلة، والمالك، والمراجع.

التعريف ووحدة القياس.

فترة التقرير وما إذا كان قد تم تقديم رقم مقارن.

حدود المنشأة أو الموقع أو القوى العاملة أو سلسلة القيمة.

أنظمة المصدر والسجلات.

صيغة الحساب وتحويلات الوحدات.

التقديرات والافتراضات وعوامل الانبعاث.

الاستبعادات وفجوات البيانات.

التغييرات في المنهجية أو الحدود أو المصدر مقارنة بالسنة السابقة.

مالك البيانات، والمُعدّ، والمراجع، وتاريخ الاعتماد.

ينطبق الانضباط نفسه على الإفصاحات السردية. وينبغي أن يحدد وصف السياسة الوثيقة المعتمدة ونطاقها ومالكها والموضوعات التي تغطيها. وينبغي أن يحدد بيان مخاطر المناخ الخطر/الحدث، وتقييم التعرض أو الحساسية، والأفق الزمني، وإجراء التكيف. وينبغي أن يحدد إفصاح حادثة تتعلق بحقوق الإنسان الحوادث المؤكدة، والسكان، والفترة، وضوابط الخصوصية.

قابلية التتبع من الإفصاح إلى الأدلة: يشكل الفهرس، والصياغة، والحساب، والمصدر، ومراجعة المالك، والاعتماد الفني سلسلة واحدة.

لا ترفع المنشأة فواتير المصادر أو ملفات الموظفين إلى الموقع الإلكتروني العام. ولا تغيّر نطاق الهدف في حزمة المُقرض دون تحديث السجل المرجعي للتقرير. وعندما يطلب أحد العملاء عرضًا مختلفًا، يسجل سجل الاستجابات الطلب ويربطه بالبيانات المعتمدة بدلًا من إنشاء إجابة جديدة غير خاضعة للضبط.