هل تحتاج الشركات الصغيرة والمتوسطة إلى برمجيات لإعداد تقارير الاستدامة، أم أن Excel كافٍ؟

الشكل 1. رسم توضيحي ذي علامة تجارية للتنفيذ بعنوان هل تحتاج الشركات الصغيرة والمتوسطة إلى برمجيات لإعداد تقارير الاستدامة، أم أن Excel كافٍ؟.

تبدأ العديد من الشركات الصغيرة والمتوسطة إعداد تقارير الاستدامة الطوعية لأن عميلاً أو بنكًا أو مستثمرًا يطلب معلومات، وليس لأنها تريد إنشاء قسم كامل لإعداد التقارير. لذلك، فإن التوجه الطبيعي معقول: استخدام الأدوات المتاحة بالفعل، وعادةً ما تكون Excel والمجلدات المشتركة وWord.

يمكن أن ينجح هذا النهج. فالمعيار الأوروبي الطوعي متناسب وذو طابع معياري. وهو ليس معيارًا لتنفيذ البرمجيات. ومع ذلك، لا تزال المعلومات بحاجة إلى أن تكون ذات صلة، وممثلة بأمانة، وقابلة للمقارنة، ومفهومة، وقابلة للتحقق. وقد يؤدي جدول بيانات لا يستطيع إظهار مصدر الرقم، ومن وافق عليه، وأي إصدار تم نشره، أو سبب وسم نقطة البيانات بأنها غير منطبقة، إلى إعادة العمل ومخاطر على السمعة.

لذلك، لا يتمثل القرار في 'Excel مقابل البرمجيات'. بل يتمثل في ما إذا كانت المنشأة لديها نظام مضبوط لإعداد التقارير وملائم لحجمها ومستخدميها ومخاطرها.

يتألف نظام التقارير المفيد من ثلاث طبقات. أولاً، تخزّن طبقة الحساب حقول البيانات والصيغ والافتراضات والحالة. وقد تكون هذه الطبقة عبارة عن Excel في السنة الأولى. ثانياً، تخزّن طبقة الأدلة فواتير المرافق، ومستخرجات الموارد البشرية، والسياسات، والموافقات، وملاحظات المنهجية، والتفسيرات المتعلقة بالتقديرات أو حالات الإغفال. ثالثاً، تتحكم طبقة الإصدار فيما يُشارك علناً، وما يُرسل إلى بنك، وما يُرسل إلى عميل، وما يظل مقيّداً.

تحدث المشكلات عندما تُدمج هذه الطبقات في جدول بيانات واحد. فقد يحتوي المصنف على رقم، وإجابة مسودة، وملاحظة سرية، ورد غير معتمد إلى عميل في خلايا متجاورة. ومن السهل إنشاء ذلك، لكن من الصعب حوكمته.

يصبح من المفيد النظر في نظام متخصص عندما تبدأ المُحفزات التالية في الظهور:

يقوم أكثر من ثلاثة مالكين وظيفيين بتحرير مجموعة البيانات بانتظام.

تُعاد الاستعانة بالإجابات نفسها عبر البنوك والمستثمرين والعملاء والمناقصات.

تتطلب الكيانات أو المواقع أو الشركات التابعة المختلفة حدوداً وعمليات تجميع منفصلة.

يُطلب تقديم الأدلة بشكل متكرر، ويجب تقييدها بحسب الجمهور.

تحتاج المؤسسة إلى سجل للاستجابات يوضح ما أُرسل ومتى وإلى من.

يفشل التحكم في الإصدارات: إذ تستمر الملفات القديمة في التداول خارجياً.

تريد الإدارة لوحات معلومات أو تحديثات ربع سنوية أو مقارنات سنوية.

يجب أن تدعم البيانات نفسها المعيار الطوعي للاتحاد الأوروبي وطلبات ESRS وGRI وCDP أو استبيانات التصنيف، من دون تغيير الحقائق.

إن أوضح مُحفز للشراء ليس طموح إعداد التقارير؛ بل فشل الرقابة. فعندما لا يعود الناس يثقون في الرقم الحالي، أو في الادعاء الذي تمت الموافقة عليه، أو في العميل الذي تلقى إصداراً معيناً، يحتاج النظام إلى أن ينضج.

سواء استخدمت المؤسسة Excel أو برنامجاً، يجب أن يتضمن النظام الأدنى ما يلي:

قاموس بيانات مستقر يضم التعريفات والوحدات والحدود والمنهجية.

سجل إفصاحات يغطي B1-B11، وحيثما استُخدمت، C1-C9.

حقل حالة لكل نقطة بيانات: منطبقة، أو غير منطبقة، أو غير متاحة، أو مقدّرة، أو طوعية، أو محذوفة على أساس معتمد.

مالك ومراجع مُسمّيان لكل نقطة بيانات.

معرّفات أدلة تربط كل مقياس وكل ادعاء سردي بسجلات المصدر.

حالة إصدار منفصلة: للاستخدام الداخلي فقط، معتمدة للمُقرض، معتمدة للعميل، معتمدة للتقرير العام.

سجل إصدارات للتقارير وعمليات تصدير الاستبيانات وحزم الأدلة.

ضوابط وصول للبيانات الشخصية والمعلومات التجارية السرية والأسرار التجارية.

سجل تغييرات لإعادة عرض البيانات وتغييرات المنهجية والتصحيحات المتأخرة.

ينبغي ألا يحاول مصنف عملي للسنة الأولى تقليد برامج المؤسسات. بل ينبغي أن يكون بسيطاً بما يكفي ليتمكن غير المتخصصين من صيانته، وصارماً بما يكفي لمنع الإجابات غير الخاضعة للرقابة.

تتلقى جهة تصنيع تضم 60 موظفًا استبيانًا سنويًا واحدًا بشأن ESG من عميل استراتيجي، وطلبًا منفصلًا من بنكها. في السنة الأولى، تستخدم الوحدة الأساسية، وتسجل فواتير المرافق وبيانات الموارد البشرية والسياسات في مجلد خاضع للضبط، وتحافظ على مصنف Excel واحد يتضمن معرّفات الأدلة وحالة الاعتماد. وهذا متناسب.

في السنة الثانية، يطلب ثلاثة عملاء نسخًا مختلفة قليلًا، ويطلب البنك معلومات محدّثة عن مخاطر المناخ، ويبدأ فريق المبيعات في إعادة استخدام إجابات العام الماضي في المناقصات. ولدى الجهة الآن مخاطر تتعلق بالإصدارات والنشر. ولا تحتاج بالضرورة إلى منصة كبيرة، لكنها تحتاج على الأقل إلى سجل استجابات خاضع للضبط، ووصول قائم على الأدوار إلى الأدلة، وسير عمل رسمي للنشر.