كيفية الاستجابة لطلب بيانات استدامة يتجاوز الحد الأقصى دون الإضرار بعلاقة العملاء

وُضع الحد الأقصى لسلسلة القيمة لحماية منشآت سلسلة القيمة الأصغر حجماً من طلبات تقارير الاستدامة غير المتناسبة. وهذه الحماية ذات مغزى: إذ تتمتع المنشأة المحمية بحق قانوني في رفض المعلومات التي تتجاوز حدود المعيار الطوعي عندما يُقدَّم الطلب لأغراض تقارير الاستدامة بموجب توجيه المحاسبة. لكن الطلب العملي نادراً ما يصل في صورة قائمة معنونة تماماً بنقاط بيانات الملحق II.

قد يجمع مصنف العميل بين بيانات التقارير، ومعايير المشتريات، وأسئلة العناية الواجبة، ومعلومات المنتجات، وموضوعات التطوير الطوعي للموردين. وقد تكون بعض الأسئلة مكررة، وبعضها ضمن الحد الأقصى، وبعضها خارج الغرض من الحد الأقصى. لذلك قد يكون الرفض الشامل غير دقيق قانونياً وضاراً تجارياً. وتحدد الاستجابة الأقوى المسألة الدقيقة وتعرض خطوة تالية متناسبة.

الشكل 1. يمكن لمسارات الاستجابة الخمسة أن تحافظ على كلٍّ من الحماية القانونية والعلاقة التجارية عند التحقق أولاً من الغرض والنطاق. مادة تعليمية مرئية من London Reporting Academy.

لا يقتصر الاختبار القانوني ببساطة على كون المنشأة «شركة صغيرة» أو «منشأة صغيرة ومتوسطة». يجب أن تكون المنشأة ضمن سلسلة قيمة منشأة مُبلِّغة، وألا يتجاوز متوسط عدد موظفيها، في تاريخ ميزانيتها العمومية، 1,000 موظف خلال السنة المالية السابقة. وينبغي تأكيد أساس الكيان المعني والمجموعة قبل أن يستند الرد إلى الحماية.

احتفظ بإقرار ذاتي حالي أو مذكرة داخلية عن الصفة، تتضمن اسم الكيان القانوني، والمنشأة المُبلِّغة أو العلاقة، ومقياس الموظفين، والفترة، والأساس، والمُعتمِد، وتاريخ الانتهاء. وإذا كان الطلب يتعلق بشركة أم أو شركة تابعة أو مجموعة تختلف عن الكيان الذي يصدر الإقرار، فاحسم هذا النطاق أولًا.

يرتبط الحق في الرفض بطلب مقدّم لأغراض تقارير الاستدامة المطلوبة بموجب توجيه المحاسبة. اطلب من العميل أن يبيّن ما إذا كان كل بند متنازع عليه مطلوبًا لهذا الغرض. وإذا كان المصنف يُستخدم أيضًا للعناية الواجبة أو إدارة المخاطر أو المشتريات أو الامتثال للمنتجات أو لغرض آخر، فينبغي فصل الحقول أو وسمها بحسب الغرض.

ولا يعني ذلك أن الطلب لغرض مختلف يكون إلزاميًا تلقائيًا. بل يعني أن استنتاج انطباق سقف سلسلة القيمة ليس نهاية التحليل. وينبغي للمورّد عندئذٍ أن يقيّم القانون ذي الصلة، والعقد، والحاجة التجارية، والسرية، والجدوى، والتناسب، كلًّا على حدة.

تنص اللائحة المفوضة على أن السقف لا يتضمن إلا نقاط البيانات المدرجة في الملحق الثاني. وقد يظهر سؤال في المعيار الطوعي، ومع ذلك يكون خارج السقف. وقد يجمع أيضًا بين نقطة بيانات واحدة مشمولة بالسقف وعدة حقول إضافية. طابِق الطلب مع نقطة البيانات B أو C المحددة، وشريحة الموظفين، والفترة، والنطاق، ومستوى التفصيل المطلوب.

الخيار 1: توضيح الطلب

يكون طلب التوضيح مناسبًا عندما يكون الغرض أو المنشأة أو الفترة أو الوحدة أو الحاجة إلى الأدلة أو التكرار غير واضح. وغالبًا ما تكون هذه أسرع طريقة لإزالة مسألة تبدو متجاوزة للسقف. اطلب من العميل تحديد غرض إعداد التقارير، والتمييز بين الأسئلة المطلوبة والاختيارية، وتأكيد ما إذا كانت الإجابة الموحدة مقبولة، وشرح سبب الحاجة إلى التفاصيل الإضافية.

الخيار 2: رفض الزيادة المحددة

ينبغي أن يكون الرفض دقيقًا. حدّد الأسئلة أو عناصر البيانات المعنية بدقة، واذكر أنها تتجاوز سقف المعيار الطوعي المنطبق للغرض المعلن من إعداد التقارير، وأشر إلى حق المنشأة المحمية، وأجب عن الأسئلة الواقعة ضمن السقف بالطريقة المعتادة. تجنّب اتهام العميل بسوء السلوك ما لم يدعم المشورة القانونية ذلك الاستنتاج.

الخيار 3: تقديم معلومات مختارة طوعًا

لا يحظر التوجيه المشاركة الطوعية. يجوز للمورد أن يقرر أن إجابة إضافية معينة منخفضة التكلفة، أو متاحة للعامة بالفعل، أو متداولة عادةً في القطاع، أو ذات قيمة للعلاقة. وينبغي أن يكون القرار صريحًا لا عرضيًا. سجّل ما تم تقديمه، وسببه، والجهة التي قُدّم إليها، والفترة والغرض المعنيين، وشروط السرية المطبقة، وما إذا كان سيُعاد تقييم تقديمه مستقبلًا.

الخيار 4: التفاوض على نطاق أضيق أو بديل

قد لا يحتاج العميل إلى الشكل المحدد المطلوب. فقد يفي بالتاجة الأساسية تقدير على مستوى المجموعة، أو نطاق نسبي، أو عينة من المواقع، أو سياسة منقحة، أو بيان تأكيد، أو فهرس للأدلة، أو وصف للمنهجية. وينبغي للمورد أن يسأل عن القرار الذي تدعمه المعلومات وأن يعرض البديل الموثوق الأقل عبئًا.

الخيار 5: تقسيم البيانات على مراحل

يكون الرد المرحلي مناسبًا عندما تكون المعلومات مفيدة تجاريًا، لكن المنظمة لا تستطيع إنتاجها بصورة موثوقة اليوم. اتفق على ما يمكن توريده الآن، والمنهجية التي سيجري تطويرها، ومن يتولى العمل، والفترة المستهدفة، والاعتماديات، وما إذا كان الالتزام قائمًا على بذل أفضل الجهود أو تعاقديًا. لا تعد بدقة أو تاريخ لم يعتمدْهما مالك البيانات.

ينبغي ألا يُترك التحليل النظامي لمدير الحساب، كما لا ينبغي أن تقرر الفرق القانونية أو فرق إعداد التقارير العلاقة التجارية بمفردها. أنشئ نموذج موافقة صغيرًا يجمع بين مالك الطلب، ومالك إعداد التقارير، ومالك البيانات، والمالك التجاري، ودعم الشؤون القانونية/الخصوصية حيثما كان ذلك ذا صلة.

يحمي سجل تقديم المعلومات طوعًا كلا الطرفين. فهو يثبت أن المورّد اتخذ قرارًا مدروسًا ومعتمدًا، ويساعد العميل على فهم حدود الإجابة. كما يمنع تحوّل رد لمرة واحدة بهدوء إلى توقع سنوي غير خاضع للرقابة.

السياق. لدى منشأة Solent Fasteners عدد موظفين يبلغ 170، وهي تورد منتجات إلى مُصنِّع كبير مُدرج. يطلب العميل نقطة بيانات الانبعاثات الواردة في الملحق II، بالإضافة إلى بصمات الكربون للمنتجات لـ 600 وحدة حفظ مخزون، وسيناريوهات مناخية على مستوى المواقع، وجميع عقود الطاقة المتجددة. والغرض المعلن هو تقرير الاستدامة الخاص بالعميل بموجب توجيه المحاسبة وبرنامج الموردين لديه.

التقييم. تؤكد منشأة Solent انطباق الحماية وتفصل بين الأغراض. وتقع نقطة بيانات الانبعاثات الإجمالية المقدَّرة على مستوى المنشأة ضمن السقف المحدد لفئة موظفيها. أما بصمات الوحدات، والسيناريوهات، والعقود، فليست نقاط بيانات واردة في الملحق II كما طُلبت. ويؤكد العميل أيضًا أن برنامج الموردين يستخدم بعض المعلومات لأغراض المشتريات، وهو غرض مختلف.

الاستجابة. تقدم منشأة Solent نقطة بيانات الانبعاثات والمنهجية. وترفض الإفصاح غير المقيّد عن العقود، وتعرض ملخصًا منقحًا للطاقة المتجددة، وتقترح مشروعًا تجريبيًا طوعيًا لإعداد بصمة لعشر وحدات حفظ مخزون جوهرية بموجب اتفاقية عدم إفشاء. وترفض سيناريوهات المواقع للسنة الحالية، لكنها تعرض تقييمًا مرحليًا للمخاطر المناخية. وتفصل الرسالة الإلكترونية بوضوح بين الحق المتعلق بغرض إعداد التقارير والدعم المتعلق بالمشتريات المتفاوض عليه طوعًا.

النتيجة. يقبل العميل الاستجابة المحددة لأنّه يتلقى معلومات موثوقة وخطة تحسين واضحة. وتسجل منشأة Solent المشروع التجريبي الطوعي، والجهة المسؤولة عن التكلفة، وشروط السرية، وإعادة التقييم مستقبلًا، بدلًا من السماح بتحول الطلب إلى سابقة غير موثقة.

لا تنشئ إجابة طوعية لمرة واحدة في حد ذاتها واجباً دائماً. وينبغي تسجيلها للمستلم والغرض والفترة المحددة، وإعادة تقييمها في كل دورة لاحقة، بدلاً من أن تتحول إلى توقع سنوي غير خاضع للسيطرة.

بالنسبة إلى طلب محل نزاع، ينبغي لمقدم الطلب أن يحدد غرض كل بند وأن يفصل بين إعداد التقارير بموجب توجيه المحاسبة وبين بذل العناية الواجبة أو المشتريات أو الاستخدامات الأخرى. وعندما يطلب معلومات تتجاوز الحد الأقصى الوارد في الملحق II لذلك الغرض من إعداد التقارير، ينبغي له تحديد الزيادة وإبلاغ المنشأة المحمية بحقها في الرفض.

عمليات الاستبيانات: كيفية الإجابة عن استبيانات ESG للعملاء والبنوك باستخدام المعيار الطوعي للاتحاد الأوروبي.

إعادة تصميم طلبات المعلومات: كيف ينبغي للشركات الكبيرة إعادة تصميم استبيانات ESG للمورّدين حول سقف سلسلة القيمة.

أدلة الحالة: إقرار المنشأة المحمية الذاتي: ما الذي ينبغي للمورّدين ومقدمي الطلبات توثيقه.

قنوات النشر: هل يجب أن يكون تقرير الاستدامة الطوعي للاتحاد الأوروبي متاحاً للجمهور؟