GRI Due diligence en zakelijke relaties: veroorzaken, bijdragen en rechtstreeks verbonden

Rapportage volgens GRI gaat over de impacts van de onderneming in haar activiteiten en zakelijke relaties. Voor dezelfde nadelige uitkomst kunnen verschillende managementreacties nodig zijn, afhankelijk van de manier waarop de onderneming betrokken is geraakt. Een incident bij een leverancier kan bijvoorbeeld rechtstreeks verbonden zijn met het product van een afnemer, of de afnemer kan bijdragen door onrealistische levertijden, prijzen of inkooppraktijken.

Het onderscheid verandert daarom de due-diligence-maatregelen, het gebruik van invloed, de verwachtingen ten aanzien van herstel en de beschrijving volgens GRI 3-3. Het mag niet worden gebruikt als een etiketteringsoefening die bedoeld is om de onderneming van de schade te distantiëren.

Het materialiteitsproces identificeert daadwerkelijke en potentiële negatieve impacts die de organisatie veroorzaakt, waaraan zij bijdraagt of waarmee zij via zakelijke relaties direct verbonden is.

Directe verbondenheid is niet beperkt tot directe contractuele relaties of inkoop bij leveranciers van het eerste niveau.

De manier waarop de organisatie betrokken is, bepaalt hoe zij de impact moet aanpakken en of zij verantwoordelijk is voor het bieden van of meewerken aan genoegdoening.

Voor potentiële negatieve impacts moet de organisatie voorkomen of beperken; voor daadwerkelijke impacts die zij heeft veroorzaakt of waaraan zij heeft bijgedragen, moet zij via legitieme processen herstel bieden.

Voor direct verbonden impacts moet zij proberen deze te voorkomen of te beperken, ook wanneer zij er niet aan heeft bijgedragen, doorgaans door invloed te gebruiken of te vergroten.

Disclosure 3-3 vraagt de organisatie te beschrijven of impacts voortkomen uit activiteiten of zakelijke relaties en welke acties zijn ondernomen om deze te voorkomen, te beperken en te herstellen.

Veroorzaken is niet beperkt tot opzettelijk wangedrag; ook nalatigheid kan veroorzaken of bijdragen.

Bijdragen wordt niet uitsluitend vastgesteld omdat de organisatie commercieel verbonden is met de entiteit. Het eigen gedrag van de organisatie moet worden onderzocht.

Directe verbondenheid betekent geen wettelijke aansprakelijkheid, eigendom of zeggenschap.

Directe verbondenheid is niet beperkt tot leveranciers van het eerste niveau of directe klanten.

De categorieën zijn niet permanent. Nieuwe feiten, waarschuwingen, stimulansen of beslissingen kunnen de analyse van directe verbondenheid in de richting van bijdragen verschuiven.

De terminologie is van toepassing op negatieve impacts. Positieve impacts worden beoordeeld aan de hand van bijdragen aan duurzame ontwikkeling, niet aan de hand van deze driedelige classificatie van betrokkenheid.

1. Definieer de negatieve impact nauwkeurig: getroffen mensen of milieu-ontvanger, locatie, activiteit, tijdstip en daadwerkelijke of potentiële status.

2. Identificeer de eigen beslissingen, acties en nalatigheden van de organisatie voordat de andere entiteit wordt onderzocht.

3. Toets veroorzaken: zouden die acties op zichzelf tot de impact leiden?

4. Toets bijdragen: hebben zij de andere entiteit op betekenisvolle wijze gefaciliteerd, gestimuleerd of zich daarmee gecombineerd?

5. Als geen van beide wordt ondersteund, toets dan directe verbondenheid via een activiteit, product of dienst en de relevante zakelijke relatie.

6. Documenteer onzekerheid en concurrerende interpretaties; forceer geen definitief label wanneer de feiten onvolledig zijn.

7. Stem het responsplan af op de classificatie, ernst, waarschijnlijkheid, invloed en verwachtingen ten aanzien van herstel.

8. Verwerk het bewijs in de impactinventaris, significantiebeoordeling, beslissing over materiële onderwerpen en GRI 3-3-disclosure.

Een hypothetische retailer ontdekt buitensporig overwerk bij een leverancier. In de eerste interne notitie wordt de impact aangemerkt als 'direct verbonden'. Vervolgens blijkt uit inkoopdocumenten dat de retailer de doorlooptijden herhaaldelijk heeft verkort nadat de leverancier had gewaarschuwd dat de capaciteit ontoereikend was. Het team beoordeelt de feiten opnieuw en concludeert dat de retailer mogelijk heeft bijgedragen door de impact op de werktijden te stimuleren. De reactie omvat daarom het wijzigen van prognose- en inkooppraktijken, het inzetten van hefboomwerking bij de leverancier, het waar passend ondersteunen van herstel voor werknemers, en het beschrijven van de impact en acties onder het relevante materiële onderwerp. De classificatie blijft onderworpen aan juridische en technische beoordeling, omdat de bijdrage afhankelijk is van de volledige feiten.

Elke impact bij een leverancier of klant classificeren als direct verbonden zonder de eigen prikkels en omissies van de organisatie te onderzoeken.

Het ontbreken van eigendom of contractuele zeggenschap gebruiken om een impact uit te sluiten.

Directe verbondenheid behandelen als uitsluitend een relatie op het eerste niveau.

Aannemen dat een gedragscode preventie of mitigatie bewijst.

Hefboomwerking bespreken zonder te laten zien hoe deze wordt ingezet of vergroot.

Herstel uitsluitend rapporteren als een klachtenkanaal, in plaats van als feitelijke resultaten voor getroffen belanghebbenden.

De classificatie wijzigen in juridische, duurzaamheids- en inkoopdocumenten zonder een gedeeld bewijsoverzicht.

De classificatie gebruiken om verantwoordingsplicht te minimaliseren in plaats van de juiste reactie vorm te geven.

Financiering en joint ventures zijn zakelijke relaties. Daarom moet de organisatie haar eigen financieringsvoorwaarden, governance-rechten, besluiten en omissies beoordelen voordat zij een impact classificeert. Sturing, goedkeuring of materiële facilitering kan wijzen op veroorzaken of bijdragen; een kredietverlenings-, investerings- of minderheidsbelangrelatie zonder dergelijk handelen kan directe verbondenheid zijn, waarvoor preventie of mitigatie door middel van invloed vereist is.