Kern van de disclosure
Deze toelichting vraagt een organisatie uit te leggen hoe zij de dialoog aangaat met de mensen in haar eigen personeelsbestand en hoe deze mensen zorgen of klachten kenbaar kunnen maken. In de praktijk moet het verslag laten zien of werknemers over toegankelijke manieren beschikken om zich uit te spreken, of die kanalen beschikbaar zijn op de plaatsen en in de onderdelen van de onderneming waar mensen daadwerkelijk werken, en hoe de organisatie reageert wanneer kwesties aan de orde worden gesteld.
De praktische focus ligt op dekking en effectiviteit, niet alleen op het bestaan van een beleid. Een organisatie moet beschrijven of haar aanpak alle relevante werknemers in activiteiten, locaties en arbeidsregelingen bereikt, of alleen geselecteerde locaties, en hoe zij het proces bruikbaar maakt in het dagelijkse werk. De nadruk ligt op de vraag of werknemers het mechanisme veilig kunnen gebruiken en of de organisatie leert van wat zij ontvangt.
Dit educatieve materiaal van LRA ondersteunt het opstellen van de disclosure. Raadpleeg voor de exacte vereisten altijd de officiële European Commission-bron.
Voordat u begint
Voordat u begint
Een korte checklist voordat u deze disclosure opstelt — vink elk punt af zodra het geregeld is.
Voorbereiding
Belangrijkste voor te bereiden informatie
| Voorbereidingsveld | Wat vast te leggen | Aanwijzing voor bewijs | Eigenaar |
|---|---|---|---|
| Betrokkenheidskanalen | Vermeld de manieren waarop mensen kwesties aan de orde kunnen stellen of hun zienswijzen kunnen delen, zoals bijeenkomsten, meldpunten, digitale formulieren, locatiebezoeken of fora van vertegenwoordigers. | Plan voor stakeholderbetrokkenheid, kanalenregister, vergaderkalender, communicatiemateriaal. | Duurzaamheid / stakeholderbetrokkenheid |
| Getroffen groepen | Geef aan welke groepen voor betrokkenheid zijn geïdentificeerd, waaronder waar relevant vrouwen, migranten en mensen met een beperking, en vermeld de gebruikte grondslag voor hun identificatie. | Stakeholdermapping, inclusiebeoordeling, consultatienotities, gemeenschapsprofiel. | Duurzaamheid / mensenrechten |
| Aanpak voor betrokkenheid | Beschrijf de methoden die zijn gebruikt om mensen te betrekken, zoals interviews, workshops, enquêtes, focusgroepen of gesprekken met vertegenwoordigers, en hoe deze zijn toegepast. | Notitie over de methodologie van de betrokkenheid, workshopmateriaal, enquête-instrumenten, aanwezigheidsregistraties. | Duurzaamheid / betrokkenheid van belanghebbenden |
| FPIC-status | Leg vast of vrije, voorafgaande en geïnformeerde toestemming is toegepast voor de relevante activiteit, met een duidelijk ja of nee op basis van het gedocumenteerde proces. | Toestemmingsregistraties, projectgoedkeuringen, consultatiedossier, register van juridische of gemeenschapsgoedkeuring. | Juridisch / mensenrechten |
| Consultatieproces | Leg uit hoe de consultatie is uitgevoerd, met inbegrip van wie is geraadpleegd, wanneer dit gebeurde en welke stappen van begin tot eind zijn gevolgd. | Consultatieplan, agenda’s, notulen, aanwezigheidslijsten, correspondentieoverzicht. | Duurzaamheid / relaties met de gemeenschap |
| Participatie in het ontwerp | Beschrijf hoe mensen die gevolgen ondervinden deelnamen aan het vormgeven van het ontwerp van de betrokkenheid, met inbegrip van de input die zij gaven en hoe deze de uiteindelijke opzet beïnvloedde. | Aantekeningen van workshops voor gezamenlijk ontwerp, feedback van deelnemers, herzien participatieplan, beslislogboek. | Duurzaamheid / betrokkenheid van belanghebbenden |
| Klachtenroutes | Beschrijf de manieren waarop klachten of zorgen kunnen worden ingediend, met inbegrip van formele en informele routes die beschikbaar zijn voor relevante partijen. | Klachtenprocedure, hotlinegegevens, schermafbeeldingen van webformulieren, mededelingenborden op locaties, werknemershandboek. | Juridisch / compliance |
| Klachtensysteem | Bevestig of er voor de relevante personen een formeel systeem voor klachtenafhandeling bestaat, met een duidelijk ja of nee op basis van het actuele proces. | Klachtenbeleid, casemanagementsysteem, escalatieworkflow, opleidingsgegevens. | Juridisch / compliance |
| Toegangsvoorwaarden | Beschrijf hoe mensen de klachtenprocedure in de praktijk kunnen gebruiken, met inbegrip van taalondersteuning, mogelijkheden voor anonimiteit, toegang voor mensen met een beperking, locatie en alle andere weggenomen belemmeringen. | Toegankelijkheidsbeoordeling, vertaalde materialen, gegevens over alternatieve formaten, controles van de toegang tot locaties, gebruikersbegeleiding. | Juridisch / compliance |
| Klachtenindicatoren | Geef de belangrijkste maatstaven die voor het klachtenproces worden bijgehouden, zoals aantallen, categorieën, open en gesloten zaken en andere intern gebruikte prestatiemaatstaven. | Zaakdashboard, maandelijks KPI-pakket, managementrapport, uittreksel uit het klachtenregister. | Juridisch / compliance |
| Percentage afgesloten zaken | Rapporteer het aandeel zaken dat binnen de gekozen periode is opgelost of afgesloten, waarbij de teller en noemer op dezelfde manier zijn gedefinieerd als in het zakenregister. | Klachtenregister, afsluitingsrapport, KPI-berekeningsblad, extract van de zaakstatus. | Juridische zaken / compliance |
| Doorlooptijd van klachten | Geef aan hoe lang het duurt om op klachten te reageren, met inbegrip van de gebruikte grondslag voor de timing, de bestreken periode en of de maatstaf het gemiddelde, de mediaan of een andere grondslag betreft. | Tijdstempels van zaken, rapport over serviceniveaus, dashboardberekening, audittrail van de workflow. | Juridische zaken / compliance |
| Aanpak voor herstel | Beschrijf de manier waarop schade wordt aangepakt, met inbegrip van de stappen die worden gebruikt om de kwestie te corrigeren, te compenseren, te herstellen of er anderszins op te reageren. | Beleid inzake herstel, zaaksdossiers, registratiesysteem voor corrigerende maatregelen, vastleggingen van schikkingen of reparaties. | Juridische zaken / mensenrechten |
| Herstelde zaken | Vermeld de zaken of incidenten die gedurende de verslagperiode via het herstelproces zijn aangepakt, met voldoende details om elk afzonderlijk geval te identificeren. | Zaakregister, tracker voor herstelmaatregelen, afsluitnotities, incidentenlogboek. | Juridische zaken / mensenrechten |
Hoe u dit voorbereidt
De gegevens opvragen
Vraag om bewijs van locatiebetrokkenheid en behandeling van kwesties
Vertaal de disclosure naar een interne bedrijfsvraag — en pas die daarna aan op het taalgebruik van uw organisatie.
Hoe laten we zien dat getroffen lokale mensen en andere relevante groepen zijn betrokken, en dat zorgen via toegankelijke kanalen zijn behandeld, met opvolging en herstel waar nodig?
Gebruik eerst de eigen termen van uw organisatie en koppel die daarna aan de rapportagelabels. Als u deze bijvoorbeeld ‘contacten met de gemeenschap’, ‘routes voor feedback op locatie’, ‘gevallen via de hotline’ of ‘kwestielogboeken’ noemt, houd die bewoording dan aan in het verzoek en in het retourpakket; vertaal pas aan het einde naar de rapportageformulering. Controleer het bronmateriaal vóór goedkeuring.
Zwak verzoek
Verstrek de informatieverschaffingen over betrokkenheid en klachtenmechanismen uit ESRS S3-2 voor het jaar, met inbegrip van betrokkenheid van belanghebbenden, FPIC, toegankelijkheid, KPI's, herstel en behandelde gevallen.
Waarom dit misgaat: Dit gebruikt kadertaal die veel operationele teams niet dagelijks gebruiken, waardoor de verantwoordelijke mogelijk niet weet welke gegevens moeten worden verzameld. Ook worden te veel concepten gebundeld zonder aan te geven welke interne systemen, locatiegrenzen of lokale termen moeten worden gebruikt, waardoor het antwoord moeilijker te verifiëren en te koppelen is.
Beter verzoek
Stuur de contactmogelijkheden voor locaties en gemeenschappen, de groepen die u hebt geïdentificeerd voor op maat gemaakte betrokkenheid, de manieren waarop u hen hebt betrokken, eventuele gebruikte toestemmingsprocessen, de manier waarop mensen hebben bijgedragen aan de vormgeving van het betrokkenheidsplan, de kanalen voor het melden van zorgen, toegankelijkheidsvoorzieningen, de maatstaven voor casusbehandeling die u bijhoudt, de aanpak voor herstel en voorbeelden van gevallen voor [period] en [sites in scope]. Gebruik eerst de taal van uw eigen team en voeg daarna een korte koppelingsnotitie toe en voeg de bronbestanden bij.
Sjabloon voor een formele e-mail
Onderwerp: Verzoek om bewijs van betrokkenheid van locaties en afhandeling van kwesties voor [reporting period] Hallo [name/team], Ik stel het pakket voor duurzaamheidsrapportage samen en heb jullie hulp nodig bij het bewijs voor [sites / operations in scope]. Stuur alstublieft de informatie waarover jullie beschikken over de manier waarop we contact onderhouden met getroffen lokale groepen en over de manier waarop zorgen worden ontvangen, gevolgd, opgelost en opgevolgd. Gebruik in de aangeleverde informatie jullie eigen operationele terminologie en voeg vervolgens een korte mappingnotitie toe, zodat we deze voor de rapportage kunnen vertalen. Als jullie meer dan één bron hebben, voeg dan de belangrijkste bron toe en vermeld eventuele ondersteunende bestanden. Zouden jullie het volgende kunnen aanleveren: - de kanalen of routes die mensen kunnen gebruiken om contact met ons op te nemen - de groepen waarvan jullie hebben vastgesteld dat zij een op maat gemaakte betrokkenheid nodig hebben - de methoden die worden gebruikt om hen te betrekken - of een proces voor vrije, voorafgaande en geïnformeerde toestemming is gebruikt, en hoe dit indien van toepassing is uitgevoerd - hoe mensen betrokken waren bij het ontwerpen van de aanpak voor betrokkenheid - de beschikbare kanalen voor het kenbaar maken van zorgen - of er een formeel afhandelingsmechanisme bestaat en hoe toegankelijk dit is - de maatregelen die jullie volgen voor de afhandeling van zaken - hoe kwesties worden verholpen - voorbeelden van de soorten zaken die tijdens [period] zijn afgehandeld Stuur dit uiterlijk [date] terug in het onderstaande tabelindeling, met eventueel ondersteunend bewijs als bijlage. Als iets onduidelijk is, bespreek ik het graag. Controleer het bronmateriaal vóór goedkeuring. Bedankt, [Your name]
Korte versie voor Teams / Slack
Hallo [name] — zouden jullie het bewijs van de betrokkenheid van de locatie/gemeenschap en het zakenlogboek voor [period] voor [sites in scope] kunnen toesturen? Gebruik jullie eigen teamtermen en breng deze vervolgens voor de rapportage in kaart. Ik heb de kanalen, geïdentificeerde groepen, methoden voor betrokkenheid, eventueel gebruikte toestemmingsproces, de manier waarop de aanpak is ontworpen, de routes voor klachten/zorgen, toegankelijkheid, KPI's, de aanpak voor herstel en voorbeelden van zaken nodig. Deel dit uiterlijk [date] met eventuele ondersteunende bestanden. Bedankt.
Sectorvoorbeelden
Mijnbouw / winningsindustrie
Context. Een afgelegen locatie met nabijgelegen dorpen, seizoensarbeiders en inheemse gemeenschappen
Aangepast verzoek. Verstrek de logboeken van contacten met de gemeenschap, notulen van dorpsbijeenkomsten, het klachtenregister en eventuele toestemmingsdocumenten voor [period] met betrekking tot [site]. Vermeld de contactmogelijkheden, de groepen die zijn geïdentificeerd voor op maat gemaakte betrokkenheid, de gebruikte methoden voor betrokkenheid, hoe het proces met lokale participatie is vormgegeven, de kanalen voor klachten, toegankelijkheidsregelingen, maatstaven voor reactie en afsluiting, herstelmaatregelen en voorbeelden van gevallen.
Voorbeeldantwoord. Het aangeleverde pakket bevat een gemeenschapslogboek, presentielijsten van bijeenkomsten, een dashboard voor de hotline, een notitie waarin een toestemmingsproces voor één activiteit op het gebied van landgebruik wordt bevestigd, toegankelijkheidsregelingen in twee lokale talen, de gemiddelde eerste reactietijd, het afsluitingspercentage en drie geanonimiseerde samenvattingen van gevallen met herstelmaatregelen.
Voedingsmiddelenproductie
Context. Een fabriek met arbeidsmigranten, werknemers met een handicap en omwonenden die gevolgen ondervinden van verkeer en geluid
Aangepast verzoek. Stuur de kanalen voor feedback over de locatie, notulen van bijeenkomsten met werknemersvertegenwoordigers, het contactenlogboek van omwonenden en de casustracker voor [period] bij [plant]. Vermeld de groepen die u hebt geïdentificeerd, de methoden voor betrokkenheid, eventuele gebruikte toestemmingsprocessen voor relevante getroffen groepen, waar van toepassing, de manier waarop het betrokkenheidsplan is vormgegeven, de beschikbare kanalen voor zorgen, toegankelijkheidsvoorzieningen, de KPI's die u bijhoudt, de aanpak voor herstel en voorbeelden van behandelde gevallen.
Voorbeeldantwoord. Het aangeleverde pakket bevat een gedeelde mailbox, een meertalige telefoonlijn, maandelijkse bijeenkomsten met werknemersvertegenwoordigers, een contactenlogboek van omwonenden, toegankelijkheidsnotities voor vertaalde materialen en telefoongesprekken buiten kantooruren, een dashboard met openstaande en afgesloten gevallen en voorbeelden van klachten over geluid en vervoer met corrigerende maatregelen.
Stel uw disclosure op
Notities die gegevens tot een disclosure maken
LRA-trainingssjablonen — pas ze aan op uw organisatie en controleer de officiële bron vóór goedkeuring.
Methodenotitie
Licht de grondslag toe die is gebruikt om de getroffen groepen, de meegetelde betrokkenheidskanalen en -methoden, de wijze waarop toestemming en raadpleging zijn beoordeeld, wat als een beschikbare toegangsroute is aangemerkt en de wijze waarop prestatiemaatstaven en de behandeling van zaken zijn samengesteld, te definiëren.
Contextnotitie
Uiteen wat de cijfers laten zien over de manier waarop de organisatie met getroffen mensen in contact trad, hoe gemakkelijk het was om kwesties aan de orde te stellen, hoe snel zaken werden behandeld en hoeveel zaken tot een oplossing of ander herstel werden gebracht.
Toelichting op schommelingen
Als cijfers materieel veranderden, leg de verandering dan in verband met verschuivingen in outreach, toegang, deelname aan het ontwerp, het aantal zaken of de snelheid en het succes van de behandeling, en vermeld eventuele operationele of proceswijzigingen die het resultaat kunnen hebben beïnvloed.
Vermelding in de inhoudsindex
S3-2 Betrokkenheid & klachtenmechanismen — [location / page] / [notes]Downloadcentrum
Hulpmiddelen en formulieren voor de voorbereiding
Professionele voorbereidingstools voor S3-2 — gratis met geverifieerde toegang via e-mail. Voer de code die we u sturen één keer in en gebruik downloads, rapportlinks en de LRA AI Assistant 24 uur lang.
Assurance-gereedheid
Controleer bij elke bewering het bewijs
| Bewering | Risico | Te controleren bewijs |
|---|---|---|
| We hebben het dekkingscijfer gebaseerd op de gemeenschappen en locaties die we dit jaar daadwerkelijk hebben beoordeeld en gebieden uitgesloten waarvoor we niet over voldoende betrouwbare informatie beschikten om het cijfer te onderbouwen. | Een assuranceverlener kan toetsen of de dekkingsgrens consistent is vastgesteld, of eventuele uitsluitingen gerechtvaardigd waren en of het cijfer te hoog kan zijn doordat moeilijker bereikbare locaties of groepen zijn weggelaten. | Toelichting op de dekkingsmethodologie; lijst van opgenomen en uitgesloten gemeenschappen/locaties; werkdocumenten waaruit blijkt hoe het cijfer is berekend; goedkeuring door het management van beslissingen over de grens; uitleg voor eventuele lacunes of schattingen. |
| We hebben directe inbreng gebruikt van mensen die door de gerapporteerde activiteiten worden geraakt, aangevuld met erkende lokale vertegenwoordigers of vertrouwde tussenpersonen wanneer direct contact niet praktisch was, en we hebben die inbreng gebruikt bij het bepalen van onze acties gedurende het jaar. | Een assuranceverlener kan nagaan of de betrokkenheid daadwerkelijk heeft plaatsgevonden, of de geraadpleegde mensen relevant en geloofwaardig waren en of hun opvattingen in besluiten zijn verwerkt in plaats van alleen pro forma te zijn vastgelegd. | Plan voor betrokkenheid en aanwezigheidsregistraties; notulen van bijeenkomsten of samenvattingen van interviews; gegevens over gebruikte vertegenwoordigers/tussenpersonen en de reden daarvoor; voorbeelden waaruit blijkt hoe feedback besluiten, acties of prioriteiten heeft beïnvloed; interne goedkeuringen waarin naar de inbreng wordt verwezen. |
| Voor groepen die met grotere belemmeringen of schade te maken kunnen krijgen, hebben we aanvullende context verzameld via gerichte gesprekken en lokale bronnen, zodat de toelichting hun situatie weerspiegelt in plaats van een generieke samenvatting. | Een assuranceverlener kan controleren of het aanvullende inzicht daadwerkelijk van de getroffen groepen is verkregen, of de aanpak geschikt was voor meer kwetsbare mensen en of de toelichting de diepgang van het inzicht overschat. | Registraties van gerichte betrokkenheid; notities van lokale organisaties of contacten binnen de gemeenschap; bewijs van aangepaste methoden voor moeilijker bereikbare groepen; interne beoordeling of de informatie toereikend en evenwichtig was; intern bekendgemaakte eventuele beperkingen. |
| We hebben de beschikbare klachtenkanalen voor gemeenschappen beschreven, met inbegrip van de vraag of er een formeel klachtenkanaal bestaat, op basis van de kanalen die op de rapportagedatum operationeel waren. | Een assuranceverlener kan toetsen of de kanalen daadwerkelijk beschikbaar waren, of de beschrijving overeenkomt met de actuele praktijk en of de verklaring over een formeel kanaal juist en volledig is. | Actuele procesoverzichten of beleidsdocumenten; schermafbeeldingen, hotlinegegevens of openbare kennisgevingen; operationele logboeken waaruit blijkt dat de kanalen actief waren; juridische of compliancebeoordeling van de formulering; bewijs van eventuele wijzigingen die vóór publicatie zijn aangebracht. |
| We hebben beoordeeld hoe goed de klachtenkanalen werken door na te gaan of mensen ervan op de hoogte zijn, ze zonder onredelijke moeilijkheden kunnen gebruiken, tijdige reacties ontvangen en op het proces kunnen vertrouwen. | Een assurant kan onderzoeken of bij de beoordeling zinvolle criteria zijn gebruikt, of de controles in de praktijk zijn uitgevoerd en of de conclusie wordt ondersteund door bewijs in plaats van door beweringen. | Evaluatie van de doeltreffendheid of KPI-pakket; controles van de bekendheid bij gebruikers of de toegankelijkheid; gegevens over reactietijden en afsluiting; steekproeven van dossierbestanden; resultaten van enquêtes of feedback; conclusies van het management en vervolgacties. |
| Waar onze activiteiten in aanraking kwamen met inheemse volken, hebben we vastgelegd of en hoe zij zijn geraadpleegd over de manier waarop de betrokkenheid werd georganiseerd en over de praktische voorwaarden die voor die betrokkenheid werden gehanteerd. | Een assurant kan nagaan of er daadwerkelijk overleg heeft plaatsgevonden over het ontwerp van de betrokkenheid, of de beschrijving specifiek is voor de relevante groepen en of het verslag voor de rapportageperiode volledig is. | Verslagen van raadplegingen; correspondentie over het ontwerp en de logistiek van de betrokkenheid; notulen van vergaderingen; bewijs van wie wanneer is geraadpleegd; interne beoordeling ter bevestiging dat de beschrijving overeenkomt met de onderliggende verslagen. |
Voor te bereiden bewijsdossier
Veelvoorkomende hiaten in de rapportage
Veelvoorkomende hiaten
Fouten om te vermijden bij het verzamelen van gegevens
Waar vaak een professionele afweging nodig is
Voorbeelden
Illustratieve voorbeelden
Synthetisch, geschreven door LRA — niet afkomstig uit een bedrijfsrapport en geen tekst uit een standaard.
We onderhouden regelmatig tweerichtingscontact met getroffen mensen via bijeenkomsten op locatie, vertegenwoordigers van werknemers, een meertalige hotline en inloopbijeenkomsten voor de gemeenschap; in deze periode richtten we ons op vrouwen, arbeidsmigranten en mensen met een handicap, en gebruikten we interviews, groepsgesprekken in kleine groepen en anonieme feedbackformulieren om het proces vorm te geven. Voor grondgerelateerde kwesties gebruikten we waar relevant een op toestemming gebaseerde aanpak, voerden we vooraf gesprekken met de betrokken mensen en betrokken we hen bij het ontwerpen van de wijze waarop de betrokkenheid zou plaatsvinden; ons klachtenmechanisme was telefonisch, online en persoonlijk toegankelijk, waarbij 96% van de 25 zaken werd gesloten, 92% daarvan toegankelijk was via de kanalen die wij aanbieden en het gemiddelde eerste antwoord binnen 3 werkdagen werd gegeven. Waar schade werd vastgesteld, gebruikten we rechtstreeks herstel, herstel van de dienstverlening of compensatie, en gedurende de periode behandelden we in totaal 25 zaken.
Synthetische illustratie uitsluitend voor beoordeling door vakbeoefenaars; de cijfers zijn intern consistent en niet gebaseerd op een echte rapporteur.
We hielden de dialoog open via projectbriefings, lokale overlegbijeenkomsten, een werknemersforum en een speciale e-maillijn; de groepen waaraan we bijzondere aandacht besteedden waren vrouwen, arbeidskrachten van migranten en mensen met een handicap, en we gebruikten een-op-eengesprekken, begeleide workshops en schriftelijke bijdragen om standpunten te verzamelen. Voor een project dat gevolgen had voor land waarop gewoonterechtelijke rechten gelden, pasten we waar nodig een op toestemming gebaseerd proces toe, raadpleegden we mensen voorafgaand aan belangrijke beslissingen en nodigden we leden van de gemeenschap uit om mee te werken aan het ontwerp van het betrokkenheidsplan; onze route voor de behandeling van zorgen bood e-mail, telefoon en een onlineformulier, was beschikbaar in eenvoudige taal en toegankelijke formaten, en sloot in de periode 18 van de 20 zaken af, waarvan 90% werd opgelost, met een gemiddelde antwoordtijd van 2 werkdagen. Wanneer zich kwesties voordeden, gebruikten we waar passend een verontschuldiging, corrigerende maatregelen, herstel in de oorspronkelijke toestand of betaling, en behandelden we in totaal 20 zaken.
Synthetische illustratie uitsluitend voor beoordeling door vakbeoefenaars; de cijfers zijn intern consistent en niet gebaseerd op een echte rapporteur.
Vraag de Study Studio AI-assistent naar deze disclosure
Krijg praktische antwoorden voor uw rapportagecontext. Uw eerste twee antwoorden zijn gratis — bevestig uw e-mailadres om 24 uur lang onbeperkt door te gaan.
Toets uw begrip
Scenario’s om door te werken
Een opsteller stelt de sectie op over de manier waarop de organisatie met getroffen mensen communiceert. Er is één algemene hotline voor medewerkers en daarnaast een afzonderlijke route die migrerende werknemers via een lokale steungroep gebruiken, en de opsteller weet niet zeker of beide moeten worden vermeld.
Een uitbreiding van een locatie kan gevolgen hebben voor een inheemse gemeenschap, en het projectteam heeft bijeenkomsten gehouden, vertaald materiaal gedeeld en de gemeenschap tijd gegeven om het plan intern te bespreken voordat zij reageerde. De opsteller weet niet zeker of dit moet worden beschreven als een eenvoudige notitie over overleg of als een specifieker toestemmingsgerelateerd proces.
De organisatie heeft een klachtenroute via een telefoonlijn, een webformulier en een balie voor persoonlijke bezoeken op één locatie, maar werknemers op een andere locatie zeggen dat het webformulier moeilijk te gebruiken is vanwege slechte connectiviteit en beperkte leesvaardigheid. De opsteller bepaalt of de sectie eenvoudigweg de kanalen kan opsommen of meer details nodig heeft.
Het klachtenregister toont 40 zaken die in de periode zijn geopend, 28 die zijn afgesloten en 12 die aan het einde van de periode nog openstaan. Van de 28 afgesloten zaken zijn 20 opgelost door corrigerende maatregelen en 8 afgesloten omdat de kwestie buiten de reikwijdte viel; de gemiddelde tijd tot de eerste reactie bedroeg 5 dagen. De opsteller weet niet zeker hoeveel hiervan in de informatieverschaffing thuishoort.
Verwijzingen naar het raamwerk
Relevante ESRS-vereisten en verwante disclosures
Beschikbare verwijzingen naar het raamwerk en aanpalende disclosures die relevant zijn voor deze vereiste.
ESRS
S3-2
binnen ESRS S3: Affected Communities
Gerelateerd & verkennen
Meer in ESRS S3 → Volledige catalogus bekijken → Home van de Disclosure-bibliotheek → Zoeken in alle disclosures →
FAQ
Vragen die deze pagina beantwoordt
Gebruik de uitleg in eenvoudige taal op de pagina en doorloop vervolgens het gedeelte over de stapsgewijze voorbereiding om de datapunten, reikwijdte en benodigde onderbouwing vast te stellen. De pagina is bedoeld om u te helpen van ruwe informatie naar een concepttoelichting te gaan, niet om uw eigen oordeel of beoordeling te vervangen.
De pagina vermeldt de datapunten die moeten worden voorbereid, waaronder betrokkenheidsroutes, groepen die gevolgen ondervinden, aanpak van betrokkenheid, FPIC-status, raadplegingsproces, deelname aan het ontwerp, routes en systeem voor klachten, toegangsvoorwaarden, klachtenstatistieken, percentage afgesloten zaken, doorlooptijd van klachten, aanpak van herstel en herstelde zaken. Gebruik die lijst als checklist voor het verzamelen voordat je begint met opstellen.
De pagina helpt je de reikwijdte en methodologie vast te stellen aan de hand van de voorbereidingsstappen en de lijst met datapunten, zodat je kunt bepalen welke groepen die gevolgen ondervinden, betrokkenheidsroutes en klachtenprocessen binnen de reikwijdte vallen. Houd de reikwijdte consistent met het bewijs dat je daadwerkelijk kunt onderbouwen in het werkboek en het bewijspakket.
De pagina is gericht op managers voor duurzaamheid/ESG, HR- of gegevenseigenaren en beoordelaars voor assurance, dus de verantwoordelijkheid moet liggen bij de mensen die de datapunten en het bewijs kunnen aanleveren. Gebruik het werkboek om taken toe te wijzen en zorg ervoor dat het definitieve concept door de juiste interne verantwoordelijken wordt beoordeeld.
De pagina bevat een bewijspakket met vijf items ter ondersteuning van gereedheid voor assurance. Gebruik dit om de documenten en registraties te verzamelen die de datapunten, beweringen en toelichting onderbouwen voordat je de rapportage definitief maakt.
De pagina vermeldt dat er zes assurancebeweringen zijn die moeten worden geverifieerd, elk met een bewering, risico en aanwijzing voor bewijs. Gebruik die aanwijzingen om te toetsen of je concept wordt ondersteund en of de onderliggende registraties volledig en consistent zijn.
De pagina vermeldt veelvoorkomende lacunes en fouten in de rapportage om je te helpen zwakke of onvolledige toelichtingen te voorkomen. Gebruik dat gedeelte als controle vóór indiening, vooral als je concept bewijs mist, onduidelijk is over de reikwijdte of niet aansluit op de datapunten die op de pagina worden vermeld.
Het Downloadcentrum bevat een Prep & Assurance-werkmap in .xlsx-formaat om u te helpen het werk voor de informatieverschaffing te organiseren. Gebruik deze om datapunten, verantwoordelijkheden, bewijsmateriaal en conceptuitwerkingen op één plaats bij te houden voordat u het definitieve verhaal opstelt.
De pagina bevat een sectie voor conceptuitwerkingen met ideeën voor visualisaties, aanzetten voor tekst en een regel voor de inhoudsindex. Gebruik deze hulpmiddelen om uw verzamelde gegevens en bewijsmateriaal om te zetten in een gestructureerd concept dat gemakkelijker kan worden beoordeeld en verfijnd.
Ja. De pagina bevat synthetische, illustratieve voorbeelden van informatieverschaffing, waaronder een kwantitatieve tabel, zodat u kunt zien hoe de informatie in de praktijk kan worden gepresenteerd. Beschouw deze uitsluitend als voorbeelden en zorg ervoor dat uw eigen cijfers intern consistent zijn.
Meer vragen waarbij deze pagina helpt
Ga dieper · S3-2
Leer deze disclosure van begin tot eind op te stellen
This guide covers one Disclosure Requirement. The ESRS / CSRD Reporting course walks the full European workflow — double materiality, datapoints, evidence and assurance — with exercises on your own data.
Available as Guided Flex, Live Cohort, 1:1 Expert Mentorship or Corporate Programme.
Explore the ESRS / CSRD course →