Beleid (getroffen gemeenschappen)

Voorbereiden

Wat te verzamelen vóór het opstellen

Vink elk veld af zodra het bewijs binnen is. Eigenaren zijn de teams die de bronbestanden doorgaans beheren.

• Beleidstitel

  Eigenaar van het duurzaamheidsbeleid / Juridische zaken / Governance

  Leg de formele naam vast die voor het beleid of de verklaring wordt gebruikt en die dit onderwerp omvat, zoals intern goedgekeurd en in de rapportage gebruikt.

  Bewijs Goedgekeurd beleidsregister, goedkeuringspakket van de raad van bestuur of de directie, beleidsbibliotheek op het intranet, koptekst voor documentbeheer.

  Let op De beleidsnaam komt niet overeen met de goedgekeurde documenttitel in het beleidsregister.

• Dekking van gemeenschappen

  Duurzaamheid / Relaties met gemeenschappen / Beleidseigenaar

  Leg vast op welke gemeenschappen het beleid of de verklaring is gericht, met inbegrip van eventuele beperkingen naar plaats of groep.

  Bewijs Beleidstekst, reikwijdtesectie, uitvoeringsrichtsnoeren, programmastatuut, mapping van belanghebbenden.

  Let op De vermelde dekking combineert geografische definities met definities van gemeenschapsgroepen, waardoor de reikwijdte niet hetzelfde is als die van het onderliggende beleid.

• Betrokken gemeenschapsgroepen

  Duurzaamheid / Gemeenschapsbetrokkenheid / Rapportage

  Geef de soorten gemeenschappen op die onder het beleid vallen, met gebruikmaking van de eigen categorieën van de organisatie en door deze consistent te houden in de rapportage.

  Bewijs Beleidsformulering, gemeenschapstaxonomie, programmadefinities, notities over stakeholdersegmentatie.

  Let op De categorieën zijn niet afgestemd op de eigen gemeenschapsclassificatie van de organisatie, waardoor geen vergelijkbare groepen worden gerapporteerd.

• Beleidsdoelstellingen

  Beleidsverantwoordelijke / Duurzaamheidsstrategie

  Vat de beoogde resultaten of doeleinden samen die het beleid moet bereiken voor de gemeenschappen die binnen de reikwijdte vallen.

  Bewijs Sectie over beleidsdoelstellingen, strategiedocument, programmatisch logisch model, goedgekeurde briefingnota.

  Let op De doelstellingen zijn ontleend aan een gerelateerd programmplan in plaats van aan het goedgekeurde beleid, waardoor de vermelde doelstelling buiten de reikwijdte valt.

• Indicator voor dekking van gemeenschappen

  Rapportage / Juridische zaken / Beleidsverantwoordelijke

  Bevestig of het beleid of de verklaring expliciet bepaalde gemeenschappen als vallend binnen de reikwijdte identificeert, en leg dienovereenkomstig ja of nee vast.

  Bewijs Beleidstekst, reikwijdteverklaring, notitie over juridische beoordeling, checklist voor informatieverschaffing.

  Let op Het antwoord ja/nee is gebaseerd op impliciete dekking in plaats van op een expliciete beleidsverklaring.

• Categorieën van gemeenschappen

  Relaties met gemeenschappen / duurzaamheidsrapportage

  Leg de genoemde categorieën van gemeenschappen vast waarnaar het beleid verwijst, met gebruikmaking van dezelfde interne indeling als in het brondocument.

  Bewijs Beleidsbijlage, lijst van gemeenschappen, tabel met programmaclassificatie, register van belanghebbenden.

  Let op De categoriebenamingen zijn overgenomen uit een andere taxonomie, waardoor de gerapporteerde groepen niet overeenkomen met het bronbeleid.

• Geografische dekking

  Beleidseigenaar / Operations / Rapportage

  Geef de locaties of gebieden aan waarop het beleid van toepassing is, zoals beschreven in het brondocument.

  Bewijs Bepaling over de reikwijdte van het beleid, landenlijst, regionaal operationeel model, overzicht van juridische entiteiten.

  Let op De geografie wordt ontleend aan de operationele voetafdruk in plaats van aan de reikwijdte van het beleid, waardoor de geografische dekking onjuist is.

• Markering voor beleid inzake inheemse volkeren

  Mensenrechten / Duurzaamheid / Juridische zaken

  Bevestig of er een beleid of verklaring is die specifiek betrekking heeft op inheemse volkeren, en leg ja of nee vast.

  Bewijs Beleidsbibliotheek, beleidsset voor mensenrechten, verklaring over de betrokkenheid van inheemse volkeren, juridische beoordeling.

  Let op De markering wordt ingesteld op basis van een algemeen gemeenschapsbeleid en niet van een document dat specifiek betrekking heeft op inheemse volkeren.

• Bepalingen inzake inheemse volkeren

  Mensenrechten / Relaties met gemeenschappen / Beleidsverantwoordelijke

  Beschrijf de specifieke toezeggingen of regels die het beleid inzake inheemse volkeren vastlegt, waarbij de formulering uit de bron alleen als leidraad wordt gebruikt en de inhoud in duidelijke bedrijfstaal wordt gehouden.

  Bewijs Beleidstekst, implementatienorm, protocol voor betrokkenheid, goedkeuringsmemo.

  Let op De bepalingen zijn samengevat uit een procedure voor betrokkenheid en niet uit de beleidsverplichtingen zelf.

• Vlag voor FPIC-dekking

  Mensenrechten / Juridische zaken / Duurzaamheidsrapportage

  Bevestig of het beleid inzake inheemse volken vrije, voorafgaande en geïnformeerde toestemming omvat, en leg op basis van de inhoud van het beleid ja of nee vast.

  Bewijs Beleidstekst, juridische beoordeling, dossier voor mensenrechten-due-diligence, openbaarmakingschecklist.

  Let op Het antwoord ja/nee is gebaseerd op een gerelateerde consultatiepraktijk, niet op een expliciete FPIC-toezegging in het beleid.

Hoe u dit voorbereidt

De gegevens opvragen

Vraag de beleidsdetails over gemeenschappen op bij de beleidseigenaar

Vertaal de disclosure naar een interne bedrijfsvraag — en pas die daarna aan op het taalgebruik van uw organisatie.

Welke beleidsmaatregelen met betrekking tot gemeenschappen zijn van toepassing, waar zijn ze van toepassing, op welke gemeenschappen hebben ze betrekking, wat moeten ze bereiken en bevatten ze bijzondere bepalingen voor inheemse gemeenschappen of vrije, voorafgaande en geïnformeerde toestemming?

Gebruik eerst de eigen beleidsnamen en interne labels van uw organisatie en koppel deze vervolgens aan de rapportagevelden. Vermijd formuleringen uit het raamwerk in het verzoek, tenzij uw team die al intern gebruikt. Controleer de brondocumenten vóór de goedkeuring.

Onderwerp: Verzoek om beleidsgegevens over gemeenschappen voor [rapportageperiode]

Beste [naam / team],

We stellen het duurzaamheidsrapportagepakket samen en hebben de actuele gegevens nodig over het beleid dat richting geeft aan ons werk met lokale gemeenschappen.

Stuur voor [rapportageperiode] de volgende gegevens voor [groep / organisatorische afbakening]:
- naam/namen van het beleid
- waar elk beleid van toepassing is
- welke gemeenschapsgroepen door elk beleid worden gedekt
- de belangrijkste doelstellingen van elk beleid
- of een beleid specifieke formuleringen of bepalingen voor inheemse gemeenschappen bevat
- of een beleid vrije, voorafgaande en geïnformeerde toestemming of vergelijkbare formuleringen over toestemming vermeldt

Voeg voor elk item ook het brondocument, de versie, de goedkeuringsdatum en de eigenaar toe.

Hieronder is ter referentie uitsluitend een mogelijke LRA-trainingssjabloon bijgevoegd. Pas dit aan aan de eigen terminologie van uw organisatie en controleer de brondocumenten voordat u het definitief goedkeurt.

Met vriendelijke groet,
[naam opsteller]
[team]
[contactgegevens]

Hallo [naam] — zou je de actuele beleidsgegevens over gemeenschappen voor [rapportageperiode] binnen [afbakening] kunnen delen? We hebben de beleidsnaam nodig, waar het beleid van toepassing is, welke gemeenschapsgroepen het dekt, de belangrijkste doelstellingen ervan en of het specifieke formuleringen voor inheemse gemeenschappen bevat of vrije, voorafgaande en geïnformeerde toestemming vermeldt. Voeg de bron, versie, goedkeuringsdatum en eigenaar toe. Gebruik eerst de eigen terminologie van je team; daarna brengen wij die in kaart voor de rapportage. Bedankt.

Sectorvoorbeelden

Stel uw disclosure op

Notities die gegevens tot een disclosure maken

LRA-trainingssjablonen — pas ze aan op uw organisatie en controleer de officiële bron vóór goedkeuring.

Downloadcentrum

Controleren

Controleer bij elke bewering het bewijs

• We kunnen aantonen dat het dekkingscijfer is opgebouwd op basis van de gemeenschappen en locaties die we voor deze verslaggevingsperiode daadwerkelijk in kaart hebben gebracht, en dat eventuele uitsluitingen bewust zijn aangebracht en gedocumenteerd.

  Risico Een assuranceverlener zal toetsen of de afbakening consistent is vastgesteld, of uitgesloten groepen of locaties zonder duidelijke reden zijn weggelaten en of het cijfer door selectieve dekking te hoog kan zijn weergegeven.

  Te controleren bewijs Memo over de afbakening of methodologienotitie; lijst van opgenomen en uitgesloten gemeenschappen/locaties; onderbouwing van uitsluitingen; bronregister van de populatie of kaart; goedkeuring door de verantwoordelijke voor het rapport.

• We hebben de beleidstekst bewaard en kunnen verwijzen naar de delen die uitleggen wat het beleid moet bereiken, op welke impacts of risico’s het betrekking heeft en hoe het verband houdt met de relevante kwesties rond gemeenschappen.

  Risico Een assuranceverlener zal onderzoeken of het beleid daadwerkelijk bestaat, actueel en voldoende specifiek is, of dat de beschrijving te algemeen is om de bewering te onderbouwen.

  Te controleren bewijs Goedgekeurd beleidsdocument; versiegeschiedenis; kruisverwijzing naar de beoordeling van de materiële kwestie; interne samenvatting met het doel van het beleid en de daaraan gekoppelde impacts/risico’s/kansen; registratie van de goedkeuring.

• We kunnen onderbouwen op welke groepen gemeenschappen en welke geografische gebieden het beleid beoogd was betrekking te hebben, en we hebben vermeld welke delen van de onderneming of footprint buiten die reikwijdte vallen.

  Risico Een assuranceverlener zal controleren of de vermelde reikwijdte overeenkomt met de daadwerkelijke activiteiten en of uitsluitingen zijn weggelaten of te vaag zijn beschreven.

  Te controleren bewijs Reikwijdteverklaring in het beleid of de ondersteunende notitie; locatielijst of kaart van de operationele footprint; lijst van gedekte stakeholdergroepen; gedocumenteerde uitsluitingen en redenen; bewijs van beoordeling door het management.

• We kunnen aantonen hoe het beleid is gedeeld met de mensen die het moeten gebruiken en de mensen die ervan op de hoogte moeten zijn, via de kanalen die we zeggen te hebben gebruikt.

  Risico Een assuranceverlener zal zoeken naar bewijs dat de communicatie in de praktijk heeft plaatsgevonden, niet alleen dat er een beleid bestaat, en zal toetsen of de kanalen geschikt waren voor het beoogde publiek.

  Te controleren bewijs Communicatieplan; e-mails, intranetberichten, opleidingsregistraties of briefingpresentaties; aanwezigheidsregistraties; distributielijsten; schermafbeeldingen of publicatieregistraties; bewijs van verspreiding in de lokale taal of op locatieniveau waar relevant.

• We kunnen aantonen dat het beleid gedurende het jaar is beoordeeld en dat eventuele wijzigingen zijn goedgekeurd, gedateerd en terug te voeren op de eerdere versie.

  Risico Een assuranceverlener zal toetsen of de gerapporteerde wijzigingen volledig zijn, of de timing juist is en of de huidige formulering overeenkomt met de goedgekeurde versiegeschiedenis.

  Te controleren bewijs Versiebeheerde beleidsdocumenten; wijzigingslogboek; notulen van de goedkeuring of goedkeuring; versie met wijzigingen gemarkeerd; ingangsdata; interne notitie waarin de reden voor de update wordt toegelicht.

• We kunnen vaststellen of het beleid van toepassing is op alle groepen gemeenschappen die we bestrijken of alleen op geselecteerde groepen, en we beschikken over ondersteunende notities die dit onderscheid aantonen.

  Risico Een assuranceverlener zal controleren of het verslag het bereik van het beleid overdrijft of het verschil tussen een universeel beleid en een gericht beleid vervaagt.

  Te controleren bewijs Notitie over de reikwijdte van het beleid; mapping van gedekte groepen; interne classificatie van universeel versus gericht beleid; bewijs van beoordeling door het management; consistentiecontrole aan de hand van andere toelichtingen.

Waar concepten misgaan

Fouten om te vermijden en waar een oordeel nodig is

De linkerkolom toont wat opstellers fout doen bij het verzamelen; de rechter waar u een oordeel moet vellen en toelichten.

Voorbeelden

Hoe het op de pagina leest

Synthetisch, geschreven door LRA — niet afkomstig uit een bedrijfsrapport en geen tekst uit een standaard.

Kwaliteitsladder

• Basis

  We hebben een beleid inzake gemeenschappen.

• Beter

  We hebben een beleid inzake gemeenschappen dat nabijgelegen groepen en groepen waarop projecten gevolgen hebben in onze operationele gebieden omvat, met aandacht voor overleg en het beheersen van gevolgen.

• Best

  We hebben een beleid inzake gemeenschappen voor mensen nabij onze locaties en projectgebieden in alle operationele regio's, dat lokale bewoners, landgebruikers en andere getroffen groepen omvat en gericht is op het voorkomen van schade, het verbeteren van de betrokkenheid en het ondersteunen van eerlijke uitkomsten; dit jaar hebben we dezelfde reikwijdte gehandhaafd en was de enige wijziging een duidelijkere formulering naar aanleiding van feedback van lokale teams.

Toets uw begrip

Scenario’s om door te werken

Verwijzingen naar het raamwerk

Relevante ESRS-vereisten en verwante disclosures

Guides that settle this question

Gerelateerd & verkennen

Meer in ESRS S3 →Volledige catalogus bekijken →Zoeken in alle disclosures →

FAQ

Vragen die deze pagina beantwoordt

Meer vragen waarbij deze pagina helpt