Retención de datos durante cinco años conforme al Artículo 6: ¿Qué registros deben conservar las empresas?

Preparado en inglés británico como un Paquete de Tarjetas de Conocimiento para profesionales: respuesta, explicación, aplicación, evidencia, conexiones y capa de publicación.

Una cifra como "42,600 tCO2e" no puede verificarse basándose únicamente en la cifra. Un revisor necesita saber qué instalación, corrientes fuente, gases, periodo, registros de actividad, factores, unidades, fórmulas, estimaciones y aprobaciones la produjeron. Si un valor cambia después de la presentación, la empresa también debe mostrar qué versión se presentó, por qué cambió y si se notificó a la autoridad.

Por tanto, la conservación de registros responde a cuatro necesidades distintas:

• reproducir el cálculo;

• demostrar que la delimitación de la información presentada estaba completa;

• responder a preguntas de verificación, inspección o de las autoridades; y

• preservar la continuidad cuando cambian el personal, los sistemas, los proveedores o los métodos.

Figura 1. Arquitectura de retención durante cinco años conforme al Artículo 6. Material visual educativo de marca de London Reporting Academy.

La forma más segura de interpretar el Artículo 6(1)(c) es distinguir dos niveles.

Mínimo legal

La Fuente debe conservar un registro de las cantidades de emisiones medidas durante cinco años a partir de la fecha de cada análisis y hacer que los registros sean accesibles a los funcionarios autorizados durante ese período.

Evidencias de respaldo necesarias para que el registro sea significativo

La cantidad medida final debería estar respaldada por los registros que permitan reproducirla y evaluarla. Estos documentos de respaldo también pueden ser exigidos por un formulario de la autoridad, un plan de seguimiento, un verificador, un permiso, una inspección o una política de control interno.

No escriba que el Artículo 6 menciona expresamente cada documento de respaldo, salvo que un instrumento de aplicación vigente así lo haga. En su lugar, indique que los registros se conservan para respaldar el registro legal, el informe periódico y el rastro de verificación.

Nivel 1 - base legal, alcance y de información

Conservar:

• notificación de designación conforme al Artículo 6 o lista aplicable;

• datos de la entidad jurídica, sucursal, operador e instalación;

• estado del permiso y de la zona franca;

• correspondencia con la autoridad competente;

• memorando sobre los límites organizativos y operativos;

• registro de fuentes, instalaciones y fuentes de emisión;

• confirmación del período y la vía de presentación;

• plan de seguimiento o metodología aprobados; y

• formularios e instrucciones vigentes.

Este nivel explica por qué la organización informó y qué abarca el inventario.

Nivel 2 - datos de las fuentes y registros operativos

Conservar copias originales o controladas de:

• facturas de combustible, notas de entrega y registros de tarjetas de combustible;

• facturas de servicios públicos y exportaciones de medidores;

• registros de mediciones de tanques, movimientos de existencias y balances de masa;

• datos de producción, rendimiento y horas de operación;

• registros de compra, recarga, recuperación y eliminación de refrigerantes;

• registros de mantenimiento, fugas y equipos;

• análisis de laboratorio y registros de muestreo;

• certificados de calibración y mantenimiento de medidores;

• registros de residuos, aguas residuales o procesos, cuando sea pertinente;

• declaraciones de proveedores y datos del arrendador; y

• extracciones de los sistemas de origen y parámetros de consulta.

Preserve el registro de origen, no solo un resumen transcrito manualmente.

Nivel 3 - metodología y cálculos

Conservar:

• registro de factores y publicaciones de origen archivadas;

• conjunto de GWP y asignación de gases;

• valores caloríficos, densidad y conversiones de unidades;

• libros de trabajo de cálculo y versiones protegidas de las fórmulas;

• scripts, código, modelos de datos y registros de transformación;

• registro de estimaciones y lagunas de datos;

• análisis de incertidumbre y sensibilidad;

• lógica de asignación y consolidación;

• pruebas de duplicación y exhaustividad;

• política de recálculo y año base, cuando se utilice; y

• registro de cambios metodológicos.

El archivo debería permitir ejecutar o reproducir los cálculos incluso si el preparador original deja la organización.

Nivel 4 - controles, aprobaciones y verificación

Conservar:

• aprobaciones del preparador y del revisor;

• conciliaciones con las finanzas, las operaciones y los permisos;

• análisis de variaciones;

• registros de acceso y cambios;

• conclusiones de auditoría interna o de preparación;

• declaraciones de la dirección;

• propuesta, alcance y comprobaciones de independencia del verificador;

• solicitudes de evidencias y respuestas;

• registros de visitas al sitio;

• conclusiones, correcciones y evidencias de cierre; y

• declaración o informe final de verificación.

Nivel 5 - presentación y correspondencia

Conservar:

• formularios y anexos exactos presentados;

• paquete final de solo lectura;

• nombres de archivos y hashes;

• ID de presentación en el portal y marca de tiempo;

• recibo, acuse de recibo y estado;

• preguntas de la autoridad y respuestas de la empresa;

• paquetes de corrección y nueva presentación;

• registro de aceptación o cierre; y

• registro de provisión de documentos para inspecciones.

El Artículo 6 se refiere a cinco años a partir de la fecha de cada análisis. Esto crea un registro continuo, en lugar de una única fecha anual simple de eliminación.

Para cada registro de análisis, capture:

• ID del análisis;

• fecha del análisis;

• período de información;

• fuente e instalación pertinentes;

• fecha mínima de conservación;

• fundamento de la conservación más prolongada, si lo hubiera;

• estado de retención legal; y

• aprobación de la eliminación.

Ejemplo ilustrativo. Un análisis de laboratorio fechado el 18 de febrero de 2026 tiene una fecha mínima de conservación conforme al Artículo 6 del 18 de febrero de 2031, sujeta a cualquier requisito más prolongado. Un cálculo de cierre del ejercicio aprobado el 20 de marzo de 2027 tiene su propia fecha. Un análisis corregido no debería borrar el original ni reiniciar el plazo de forma invisible; conserve ambos y documente la relación.

El calendario debería ser aprobado por las funciones jurídica, de gestión de registros, de seguridad informática y por el responsable de la información climática.

No sobrescriba nunca un libro de trabajo o informe presentado. Utilice una estructura de versiones como la siguiente:

• Versiones de trabajo preliminares;

• Versión de congelación del inventario;

• Versión ajustada tras la verificación;

• Versión presentada;

• Versión corregida / presentada nuevamente; y

• Versión comparativa reexpresada.

Cada versión debería registrar el autor, el revisor, la fecha, el motivo, las celdas o datos modificados, el efecto sobre las emisiones, la notificación a la autoridad y la aprobación. Utilice identificadores de fuente e identificadores de factores estables para que las diferencias puedan rastrearse.

Un registro de cambios debería distinguir entre:

• corrección de errores;

• datos reales tardíos que sustituyen una estimación;

• actualización del factor o del GWP;

• cambio de límites o estructural;

• mejora del método; y

• reducción de las emisiones operativas.

Esto evita que un cambio metodológico se presente erróneamente como desempeño.

Figura 2. Ciclo de vida de conservación segura. Recurso visual educativo de marca de London Reporting Academy.

Un registro puede conservarse durante cinco años y aun así ser inadecuado si se modifica, no se puede acceder a él o se le priva de contexto. Aplique el siguiente ciclo de vida.

Captura

Recopile la información del sistema autorizado o de la fuente firmada. Registre el propietario, la fecha, el sistema, la consulta y los parámetros de extracción. Evite las capturas de pantalla cuando esté disponible una exportación estructurada.

Validación

Compruebe la integridad, el formato, el malware, los archivos duplicados y la legibilidad. Confirme que los escaneos sean legibles y que las hojas de cálculo se abran sin enlaces rotos.

Congelación

Cree la versión aprobada. Aplique un hash, un identificador inmutable o una restricción de escritura. Almacene la instantánea de datos utilizada para el cálculo.

Control de acceso

Utilice acceso basado en roles, privilegio mínimo, autenticación multifactor y derechos de escritura / aprobación separados. Restrinja las pruebas con sensibilidad comercial, personales o amparadas por privilegio legal.

Realización de copias de seguridad y pruebas

Mantenga copias de seguridad de acuerdo con la política de resiliencia de la organización. Pruebe la restauración en lugar de suponer que la copia de seguridad funciona. Evite que una única cuenta en la nube o un ordenador portátil individual sea la única copia.

Conservación o eliminación

Al final del período de conservación, compruebe las retenciones legales, las inspecciones, las controversias, los asuntos del verificador, los contratos y otras leyes. La eliminación debería estar autorizada, registrada y ser segura. No elimine por separado los registros de fuentes, cálculos y presentaciones relacionados si al hacerlo destruye la cadena de evidencia.

Clasifique los registros, como mínimo, de la siguiente manera:

• públicos o publicados;

• internos;

• comerciales confidenciales;

• datos personales;

• amparados por privilegio legal; y

• restringidos para el regulador / verificador.

El equipo de presentación debería saber qué debe presentarse, qué se conserva para inspección y qué requiere revisión legal antes de su divulgación. El acceso conforme al Article 6 por parte de funcionarios autorizados no justifica un acceso interno sin restricciones ni la transferencia informal a terceros.

Prepare un índice que permita localizar rápidamente los registros autorizados sin entregar información no relacionada. El índice debería mostrar:

• el ID y la descripción del registro;

• la fuente / instalación y el período;

• la ruta del archivo o la referencia del sistema de registros;

• el propietario y el aprobador del acceso;

• la clase de confidencialidad;

• la fecha de conservación;

• el cálculo o la presentación vinculados; y

• si el registro se ha proporcionado a una autoridad.

Mantenga un registro de entrega de documentos durante la inspección: solicitud, autoridad, fecha, registro, versión, proveedor y cualquier limitación o seguimiento.

Escenario ilustrativo: no son datos de una empresa. Una empresa informa sobre las emisiones de refrigerantes basándose en un registro de mantenimiento que muestra una recarga de 120 kg. Después de la presentación, el proveedor de servicios confirma que 20 kg correspondían a una instalación diferente.

La empresa no edita el libro de trabajo presentado. Conserva:

• el registro de servicio original y el cálculo presentado;

• la corrección del proveedor;

• la evaluación de los límites y de la materialidad;

• el cálculo corregido y su revisión;

• la notificación a la autoridad o el registro de la nueva presentación; y

• el estado final de cierre.

Tanto los análisis original y corregido reciben fechas de conservación. El incidente también se vincula a una medida de subsanación que exige identificadores de las instalaciones en los futuros registros de mantenimiento.