¿Debe ser público un informe voluntario de sostenibilidad de la UE?

Los proyectos de información voluntaria suelen comenzar con una suposición sencilla: una vez que existe un informe de sostenibilidad, debería subirse al sitio web. Esto puede ser comercialmente sensato, pero no es el único modelo contemplado por la norma voluntaria de la UE. La norma está diseñada, en primer lugar, para ayudar a una empresa informante a comunicarse con contrapartes comerciales —incluidos clientes, prestamistas y otros usuarios del mercado— y, posteriormente, permite que la empresa informante elija la disponibilidad pública.

La elección afecta a mucho más que al diseño del sitio web. Un informe público tiene una audiencia amplia y parcialmente desconocida. Un paquete para prestamistas puede utilizarse en el análisis crediticio. Un paquete para clientes puede ser revisado por equipos de compras o de diligencia debida. Las evidencias de respaldo pueden contener datos personales, secretos comerciales, condiciones contractuales o extractos de sistemas que nunca deberían divulgarse sin un motivo definido y una decisión sobre el acceso. Tratar todos estos elementos como si fueran el mismo documento crea riesgos evitables de confidencialidad, coherencia y gobernanza.

Figura 1. Un único núcleo de información controlado puede respaldar varios canales de entrega, cada uno con su propia audiencia y sus propias reglas de acceso. Recurso visual formativo de London Reporting Academy.

Las reglas sobre la ubicación de la información deben leerse como una secuencia. Primero, cuando las entidades grandes o los bancos necesiten una actualización anual, el informe de sostenibilidad se prepara anualmente. Cuando la entidad prepara estados financieros, el periodo de información de sostenibilidad se alinea con el periodo utilizado para esos estados. Segundo, la función principal del informe es informar a las contrapartes comerciales reales o potenciales. Tercero, la entidad decide si hará público el informe.

Si la entidad opta por la disponibilidad pública, la norma permite dos vías de presentación. Puede ubicar el informe de sostenibilidad en una sección separada del informe de gestión, si dispone de uno, o presentar el informe de sostenibilidad como un documento separado. Esta es una elección de presentación. Por sí sola, no cambia la información divulgada incluida en el módulo seleccionado, la base de preparación, el periodo ni la necesidad de explicar las omisiones permitidas.

1. Informe público independiente

Un informe independiente suele ser la vía más clara cuando la entidad quiere un documento público reutilizable para clientes, empleados, inversores, comunidades y posibles prestamistas. Puede diseñarse en torno a la opción Basic o Basic-plus-Comprehensive seleccionada e incluir una sección sobre la base de preparación, notas explicativas, enlaces y una fecha de versión visible.

La vía pública también crea la mayor exposición. Por tanto, la entidad debe asumir que las declaraciones pueden compararse con los estados financieros, las afirmaciones sobre productos, las respuestas a licitaciones, las políticas y periodos de información posteriores. Por ello, la revisión de confidencialidad debe realizarse antes de la publicación, no después de que se haya distribuido un dato sensible.

2. Sección separada del informe de gestión

Incluir el informe de sostenibilidad en el informe de gestión puede reforzar la gobernanza y la alineación de los periodos, porque la información de sostenibilidad se presenta junto a la información financiera y estratégica. También puede reducir la duplicación cuando la entidad ya publica un informe de gestión. La sección de sostenibilidad debe seguir siendo identificable, y toda referencia cruzada debe conducir a material que esté disponible al mismo tiempo y desde el mismo conjunto de documentos.

Una sección del informe de gestión no es automáticamente la mejor solución para todas las entidades. Algunas entidades más pequeñas no preparan ni publican dicho informe. Otras pueden querer un documento de sostenibilidad conciso y dirigido a las contrapartes, en lugar de un informe corporativo más extenso. La norma reconoce esto al permitir un documento separado.

3. Paquete para la contraparte

Un paquete para la contraparte es un resultado práctico y específico para un cliente, distribuidor, autoridad licitante o socio de la cadena de suministro. Puede contener información divulgada aprobada, una tabla de datos, notas metodológicas y enlaces al informe completo. Este formato puede reducir las dificultades porque el destinatario recibe la información pertinente para su solicitud, en lugar de una publicación extensa sin navegación.

Sin embargo, el paquete debe estar etiquetado con precisión. Si contiene solo información seleccionada, denomínelo extracto, paquete de respuesta o paquete de información de sostenibilidad. No repita la declaración completa de cumplimiento de la Opción A o la Opción B de una manera que implique que el propio extracto contiene el módulo seleccionado completo. Cuando exista el informe completo, identifique su ubicación y versión.

4. Paquete para prestamistas o de financiación

Los bancos y otros proveedores de financiación pueden necesitar información para respaldar procesos de crédito, riesgos, cláusulas financieras, financiación sostenible o carteras. Un paquete para prestamistas puede reutilizar las mismas métricas y narrativas aprobadas, añadiendo explicaciones claras de los límites de información, las estimaciones, la metodología, las conexiones con los estados financieros y las limitaciones de los datos.

No todas las solicitudes de los prestamistas se realizan para la información de sostenibilidad de la Directiva contable. Por tanto, la finalidad debe registrarse por separado. El límite de la cadena de valor tiene una finalidad de información definida y no rige automáticamente toda solicitud de riesgo crediticio o de diligencia debida. Una etiqueta de finalidad evita que la organización suponga, bien que toda solicitud está limitada, bien que toda solicitud debe ser respondida.

5. Acceso restringido a la evidencia

La evidencia no es simplemente una versión más extensa del informe. Incluye extractos de sistemas de origen, cálculos, contratos, facturas, registros de empleados, expedientes de incidentes, aprobaciones, modelos de estimación y comentarios de los revisores. Gran parte de este material puede ser confidencial, personal o comercialmente sensible. La entidad debe mantener un registro controlado de evidencias que identifique al responsable, la ubicación, el nivel de acceso, el periodo de conservación, la afirmación del informe respaldada y el estado de revisión.

Puede proporcionarse evidencia seleccionada a un prestamista o cliente mediante un proceso seguro, pero la decisión debe ser específica para la finalidad. Cuando un resumen, un extracto con supresiones, una confirmación independiente o una nota metodológica satisfaga la necesidad de información, la transferencia sin restricciones de los registros de origen suele ser innecesaria.

La norma adoptada permite omitir determinada información. Las categorías incluyen información cuya divulgación, en casos excepcionales, perjudicaría gravemente la posición comercial de la entidad; secretos comerciales que cumplan los requisitos; información clasificada; y otra información protegida frente al acceso o la divulgación no autorizados por el Derecho de la Unión o nacional, o para proteger la privacidad o la seguridad de personas físicas o jurídicas.

Esto no es una casilla general de «confidencial». La entidad debe identificar el dato exacto, la categoría aplicable, el motivo por el que se cumple la condición, la persona que aprueba la conclusión y la redacción alternativa que aún puede divulgarse. Para cada dato omitido, la entidad divulga que utilizó la exención y reevalúa en cada fecha de información si la omisión sigue estando justificada.

La norma permite utilizar referencias cruzadas para evitar publicar dos veces la misma información, pero la divulgación referenciada debe ser accesible al mismo tiempo y desde el mismo conjunto de documentos que el informe de sostenibilidad. Un enlace a un documento que requiere un inicio de sesión no relacionado, que se actualiza con un calendario diferente o que probablemente desaparezca crea un problema práctico de integridad.

Elabore un manifiesto de publicación antes de la publicación. Debe enumerar el informe, las políticas referenciadas, los estados financieros, los apéndices y las notas metodológicas; registrar la versión y la vía de acceso de cada elemento; y confirmar que todos los enlaces públicos funcionan en la fecha de publicación prevista. Si posteriormente se sustituye un documento referenciado, el manifiesto debe mostrar si el informe sigue siendo comprensible y si se necesita una versión archivada.

El modelo operativo más sólido no consiste en utilizar un archivo idéntico para cada usuario. Consiste en un único núcleo de información controlado a partir del cual se generan varios productos finales aprobados. El núcleo contiene el módulo seleccionado, la base de presentación de información, el periodo de presentación de información, las definiciones de los puntos de datos, los valores actuales, las respuestas narrativas, las omisiones, las referencias a evidencias, los responsables y el estado de aprobación.

1. Defina la audiencia y el propósito. Determine si el resultado es un informe completo, una sección pública del informe de gestión, un extracto para un cliente, un paquete para un prestamista o una respuesta con evidencias.

2. Fije la identidad de la información. Confirme la entidad declarante, la base individual o consolidada, el módulo seleccionado, el periodo de información y la fecha de corte.

3. Construya a partir del núcleo de información aprobado. No cree una hoja de cálculo paralela simplemente porque un destinatario tenga una plantilla diferente.

4. Aplique la revisión de confidencialidad y protección de datos. Evalúe cada dato sensible y determine si son adecuadas la supresión, la agregación, la omisión o las evidencias de acceso restringido.

5. Compruebe la integridad y el etiquetado. Deje claro si el resultado es el módulo seleccionado completo o un extracto específico para un propósito.

6. Apruebe y distribuya. Registre el destinatario, el canal, las condiciones de acceso, la fecha de emisión, el aprobador y la instantánea de evidencias.

7. Supervise y corrija. Conserve el archivo emitido, registre las correcciones posteriores y asegúrese de que las referencias públicas sigan siendo accesibles.

Contexto. Northbridge Components tiene 240 empleados y prepara información de la Opción B para el año terminado el 31 de diciembre. Su cliente más importante solicita datos medioambientales y sobre la plantilla; su banco solicita un paquete para la revisión crediticia, y la dirección está considerando publicar un informe de sostenibilidad.

Decisión. Northbridge aprueba un único núcleo de información de la Opción B. Publica un informe independiente que contiene el módulo seleccionado completo, con una breve nota de confidencialidad para dos omisiones permitidas. Envía al cliente un extracto mapeado que identifica el informe completo y su versión. Envía al banco las mismas métricas aprobadas, junto con notas metodológicas y una muestra redactada de una factura de energía, a través de una sala de datos restringida.

Resultado del control. Todos los resultados muestran el mismo periodo de información, perímetro y valores de las métricas. Los archivos del cliente y del banco están etiquetados como extractos, no como informes conformes independientes. El registro de evidencias documenta quién accedió a la muestra de la factura y por qué. Cuando se corrige un factor de emisiones, Northbridge actualiza el núcleo, emite una corrección para ambos destinatarios y actualiza la nota de cambios del informe público.

Siguiente paso: Cómo responder a los cuestionarios ESG de clientes y bancos utilizando el Estándar Voluntario de la UE.

Respuesta comercial: Cómo responder a una solicitud de datos de sostenibilidad por encima del límite sin perjudicar la relación con el cliente.

Perspectiva del solicitante: Cómo deberían rediseñar las grandes empresas los cuestionarios ESG de proveedores en torno al límite de la cadena de valor.

Evidencia y estado: Autodeclaración protegida de la entidad declarante: qué deberían documentar los proveedores y los solicitantes.