¿Necesitan las pymes software para la elaboración de informes de sostenibilidad o basta con Excel?

Figura 1. Elemento visual de implementación con marca para ¿Necesitan las pymes software para la elaboración de informes de sostenibilidad o basta con Excel?.

Muchas pymes comienzan a elaborar informes voluntarios de sostenibilidad porque un cliente, banco o inversor les solicita información, no porque quieran crear un departamento completo de elaboración de informes. Por tanto, el instinto es sensato: utilizar las herramientas de las que ya disponen, normalmente Excel, carpetas compartidas y Word.

Este enfoque puede funcionar. El Estándar Voluntario de la UE es proporcional y modular. No es un estándar de implementación de software. Sin embargo, la información aún debe ser pertinente, representar fielmente la realidad, comparable, comprensible y verificable. Una hoja de cálculo que no pueda mostrar de dónde procede una cifra, quién la aprobó, qué versión se publicó o por qué un dato se marcó como no aplicable puede generar retrabajo y riesgo reputacional.

Por tanto, la decisión no es 'Excel frente a software'. Se trata de determinar si la organización cuenta con un sistema controlado de elaboración de informes adecuado a su escala, usuarios y riesgo.

Un sistema de reporting útil tiene tres capas. En primer lugar, la capa de cálculo almacena campos de datos, fórmulas, supuestos y estados. Esto puede ser Excel durante el primer año. En segundo lugar, la capa de evidencia almacena facturas de servicios públicos, extractos de RR. HH., políticas, aprobaciones, notas metodológicas y explicaciones para las estimaciones u omisiones. En tercer lugar, la capa de publicación controla qué se comparte públicamente, qué se envía a un banco, qué se envía a un cliente y qué permanece restringido.

Los problemas surgen cuando estas capas se combinan en una sola hoja de cálculo. El libro de trabajo puede contener un número, una respuesta preliminar, una nota confidencial y una respuesta a un cliente no aprobada en celdas adyacentes. Es fácil de crear y difícil de gobernar.

Un sistema especializado empieza a ser digno de consideración cuando comienzan a aparecer los siguientes factores:

Más de tres responsables funcionales editan habitualmente el conjunto de datos.

Las mismas respuestas se reutilizan para bancos, inversores, clientes y licitaciones.

Diferentes entidades, centros o filiales requieren límites y agregaciones independientes.

La evidencia se solicita repetidamente y debe restringirse según la audiencia.

La organización necesita un historial de respuestas que muestre qué se envió, cuándo y a quién.

El control de versiones está fallando: los archivos antiguos siguen circulando externamente.

La dirección quiere cuadros de mando, actualizaciones trimestrales o comparaciones interanuales.

Los mismos datos deben respaldar el Estándar Voluntario de la UE, las solicitudes de ESRS, GRI, CDP o los cuestionarios de calificación sin cambiar los hechos.

El factor más claro que desencadena la compra no es la ambición en materia de informes; es el fallo de control. Cuando las personas ya no confían en cuál es la cifra vigente, qué afirmación ha sido aprobada o qué cliente recibió qué versión, el sistema necesita madurar.

Tanto si la organización utiliza Excel como software, el sistema mínimo debe incluir:

Un diccionario de datos estable con definiciones, unidades, límites y metodología.

Un registro de divulgaciones que abarque B1-B11 y, cuando se utilice, C1-C9.

Un campo de estado para cada punto de datos: aplicable, no aplicable, no disponible, estimado, voluntario u omitido conforme a una base aprobada.

Un responsable y un revisor designados para cada punto de datos.

Identificadores de evidencia que vinculen cada métrica y afirmación narrativa con los registros fuente.

Un estado de publicación independiente: solo interno, aprobado para el prestamista, aprobado para el cliente, aprobado para el informe público.

Un registro de versiones para informes, exportaciones de cuestionarios y paquetes de evidencia.

Controles de acceso para datos personales, información comercial confidencial y secretos comerciales.

Un registro de cambios para reformulaciones, cambios metodológicos y correcciones tardías.

Un libro de trabajo pragmático para el primer año no debería intentar imitar un software empresarial. Debería ser lo bastante sencillo para que los no especialistas puedan mantenerlo y lo bastante estricto para evitar respuestas no controladas.

Un fabricante con 60 empleados recibe un cuestionario anual de ESG de un cliente estratégico y una solicitud independiente de su banco. En el primer año, utiliza el Módulo Básico, registra las facturas de servicios públicos, los datos de recursos humanos y las políticas en una carpeta controlada, y mantiene un único libro de Excel con los ID de evidencia y el estado de aprobación. Esto es proporcionado.

En el segundo año, tres clientes solicitan versiones ligeramente diferentes, el banco pide información actualizada sobre riesgos climáticos y el equipo de ventas comienza a reutilizar las respuestas del año pasado en licitaciones. La organización ahora enfrenta un riesgo relacionado con las versiones y la publicación. No necesariamente necesita una plataforma grande, pero necesita al menos un registro controlado de respuestas, acceso basado en roles a la evidencia y un flujo de trabajo formal de publicación.