Uso de la Norma Voluntaria de la UE en licitaciones, incorporación de proveedores y diligencia debida del cliente

Las licitaciones y los portales de incorporación combinan distintas finalidades de información. Un cliente puede solicitar datos de información sobre sostenibilidad para su propio informe obligatorio, evidencia de una política, prueba de una certificación, información ambiental a nivel de producto, declaraciones sobre sanciones o esclavitud moderna, historial de incidentes y compromisos comerciales. La Norma Voluntaria de la UE puede organizar gran parte del componente de sostenibilidad, pero un proceso de respuesta controlado debe clasificar qué se incluye en el informe, qué requiere evidencia separada y qué no debe divulgarse sin una aprobación adicional.

Flujo de trabajo de respuesta a licitaciones de LRA: clasificar la solicitud, reutilizar el núcleo aprobado, añadir evidencia delimitada, aprobar la divulgación y archivar la versión exacta enviada.

B1 exige una breve descripción de las certificaciones o etiquetas relacionadas con la sostenibilidad obtenidas por la entidad informante, incluido el emisor y, cuando proceda, la fecha y la puntuación de calificación. Esto facilita la reutilización de las certificaciones en una licitación, pero su alcance debe seguir siendo visible. Un certificado ISO 14001 para una planta no certifica el informe de sostenibilidad, el grupo completo, la huella del producto ni todas las informaciones medioambientales.

Cuando se aplica el límite de la cadena de valor, puede rechazarse, para la finalidad de información obligatoria del cliente, la información que quede fuera del Anexo II correspondiente al tramo de empleados de la empresa obligada protegida. El límite no prohíbe compartir información voluntariamente. Una pyme puede optar por proporcionar un objetivo por encima del límite, una estimación de Alcance 3, una iniciativa de producto o una política porque ello refuerza una licitación o refleja una práctica habitual del sector. La decisión debería ser explícita y no debería convertir una respuesta voluntaria en un compromiso permanente y sin restricciones.

1. Registrar la solicitud. Registrar el cliente, el portal, la fecha límite, la finalidad, la referencia del contrato/licitación, los usuarios previstos y las declaraciones requeridas.

2. Dividir el cuestionario en líneas. No clasificar un cuestionario mixto como una única finalidad jurídica.

3. Mapear cada línea. Vincularla a la divulgación aprobada de la UE, al registro de evidencias, a otra fuente jurídica o a «se requiere nueva información».

4. Comprobar el límite de la cadena de valor cuando sea pertinente. Confirmar el solicitante último, la finalidad de reporte obligatorio, el estado protegido y la cobertura exacta del Anexo II.

5. Verificar la evidencia y la fecha. Comprobar el alcance de la entidad/emplazamiento, el periodo de reporte, el método, la caducidad, el alcance del aseguramiento y las deficiencias no resueltas.

6. Elegir el tipo de respuesta. Referencia cruzada al reporte, respuesta concisa, carga de documentos, respuesta voluntaria por encima del límite, solicitud de aclaración o rechazo.

7. Aplicar la revisión jurídica, de privacidad y de confidencialidad. Se requiere especial cuidado con los incidentes, los datos personales, los secretos comerciales, los contratos y las afirmaciones sobre productos.

8. Aprobar la publicación. El propietario de los datos aprueba los hechos; el responsable del reporte aprueba la coherencia; el responsable comercial/jurídico aprueba la representación; el aprobador final autoriza la publicación.

9. Archivar la entrega exacta. Guardar las exportaciones del portal, los anexos, las capturas de pantalla, las confirmaciones y el registro de cambios —no solo la hoja de cálculo de trabajo.

10. Supervisar los activadores. Corregir o actualizar la información al cliente si un error material, un incidente o un cambio en el certificado afecta a la respuesta.

Subir el mismo paquete a todas partes. Los distintos destinatarios y propósitos requieren diferentes accesos, redacción y evidencias.

Dejar que el portal defina la afirmación objeto del informe. Una casilla como “ESG report audited” debe conciliarse con la base real y el alcance del aseguramiento.

Usar enlaces a la página de inicio. Las referencias cruzadas deberían conducir directamente a la divulgación o versión actual del documento.

Tratar la sensibilidad comercial como confidencialidad automática. Apliquen las condiciones de omisión del Estándar y separen el criterio sobre la divulgación en licitaciones.

Convertir una respuesta voluntaria en una garantía permanente. Revisen las declaraciones de la licitación y la incorporación al contrato.

No conservar un registro de lo enviado. Las entradas del portal pueden cambiar; archiven el envío exacto y la confirmación.

Ediciones de marketing después de la aprobación. Cualquier cambio en una afirmación cuantitativa o técnica debería volver al responsable y al revisor.

El aseguramiento limitado cubre la información, el período y el límite identificados en la declaración de aseguramiento; las demás respuestas a la licitación quedan fuera de ese alcance. El expediente de licitación debería identificar por separado las métricas objeto de aseguramiento y no debería describir toda la presentación como auditada.