Datos faltantes y estimaciones conforme a la Norma voluntaria de la UE: ¿qué está permitido?

Una guía práctica sobre estimaciones, información no disponible, condiciones de no aplicabilidad, no selección voluntaria, omisiones permitidas, planes de mejora y revisión interna.

Una PYME rara vez comienza con datos de sostenibilidad perfectos. Las facturas de servicios públicos pueden corresponder a meses naturales en lugar del ejercicio financiero, un arrendador puede no proporcionar un desglose de la energía renovable, una filial puede no registrar las horas de formación de manera uniforme y las emisiones a menudo requieren factores de conversión en lugar de una medición directa. La cuestión técnica no es simplemente si una celda está vacía. Es qué exige la Norma para ese párrafo o subpunto exacto, si la información puede estimarse fielmente y qué significa el estado resultante para la declaración de cumplimiento B1.

La Norma contiene varias categorías diferentes de datos: datos esenciales, información requerida únicamente en circunstancias especificadas, datos voluntarios, consideraciones específicas del sector y elementos que son voluntarios para las entidades con 10 empleados o menos. También permite omitir información protegida definida de manera restringida en el párrafo 22. Estas categorías crean razones legítimas por las que la información puede no reportarse. La indisponibilidad operativa general no es por sí misma una de esas categorías.

Figura 1. El estado asignado a un dato difícil cambia la información a revelar, la evidencia y la consecuencia en materia de cumplimiento.

Las emisiones de gases de efecto invernadero se estiman expresamente

El párrafo 33 de B3 exige que la entidad declarante —salvo que el dato sea voluntario porque tiene 10 empleados o menos— divulgue sus emisiones brutas absolutas estimadas de gases de efecto invernadero de Alcance 1 y de Alcance 2 basado en la ubicación. Esta redacción reconoce que las emisiones normalmente se calculan a partir de datos de actividad, factores de emisión y supuestos, en lugar de medirse directamente en el punto de liberación. La estimación debe seguir cumpliendo las características cualitativas del párrafo 11: pertinente, representada fielmente, comparable, comprensible y verificable.

Algunos desgloses solo son obligatorios cuando puede obtenerse la información necesaria

El párrafo 32 de B3 distingue entre el consumo total de energía y su desglose detallado. Para las entidades declarantes con más de 10 empleados, el consumo total de energía en MWh es un dato esencial. El desglose entre renovable/no renovable y electricidad/combustibles solo es obligatorio si la entidad declarante puede obtener la información necesaria. Si realmente no puede obtenerse la información del proveedor o del arrendador, el desglose condicional puede quedar sin informar, mientras que el total sigue informándose. El registro de evidencias debería mostrar la solicitud de información, el resultado y la conclusión a nivel de párrafo; el total no puede dejarse en blanco simplemente porque el desglose sea difícil.

La orientación práctica de EFRAG contiene ejemplos de estimación, pero debe utilizarse la edición correcta

El artículo 2(2) del acto delegado permite a las entidades declarantes que aplican la Norma Voluntaria utilizar la orientación práctica proporcionada por EFRAG. La orientación práctica disponible actualmente en la fecha de corte de la fuente se preparó para la Recomendación VSME de 2025 e incluye ejemplos como estimar la extracción de agua a partir de las facturas del edificio, los datos de ocupación y los datos de las instalaciones, y estimar las horas trabajadas al calcular una tasa de accidentes. Estos ejemplos son evidencia útil de que una estimación proporcionada puede ser una técnica de implementación aceptada. Sin embargo, la orientación es anterior al texto final de 2026 y debe comprobarse su compatibilidad con el párrafo, la definición y la opción seleccionada vigentes antes de tratarla como fuente autorizada para un informe de 2026.

Autoridad y propósito. Identifique la información a revelar, por qué es adecuada la estimación y cualquier metodología oficial o guía práctica utilizada.

Límite. Defina las entidades, los centros, las actividades, la población de trabajadores y el periodo de información representados por la estimación.

Datos de entrada. Registre los datos primarios y secundarios utilizados, incluidas las fechas de extracción, las unidades y la calidad de la fuente.

Método. Conserve la fórmula, el modelo, la clave de asignación, el factor de emisión o la variable sustitutiva, así como su versión.

Supuestos e incertidumbre. Explique los supuestos significativos, las poblaciones que faltan, la sensibilidad y el sesgo conocido.

Revisión. Vuelva a calcular, compare con periodos anteriores o registros financieros, cuestione los valores atípicos y apruebe la incertidumbre residual.

Información a revelar y mejora. Describa el método y las limitaciones de forma proporcional y establezca un plan para mejorar los datos cuando esto sea relevante para los usuarios.

La palabra no disponible es útil en un registro interno de deficiencias, pero no constituye una razón general para omitir de un informe que afirma el cumplimiento de un módulo seleccionado un dato esencial y aplicable. B1 exige que la entidad seleccione la Opción A o la Opción B y formule una declaración explícita de cumplimiento. Debe cumplirse un módulo en su totalidad, sujeto al principio de aplicabilidad y a las demás categorías expresamente indicadas en la Norma.

Por tanto, antes de la publicación, la entidad debe decidir si puede resolver la deficiencia, utilizar una estimación sustentable, documentar una condición genuinamente no aplicable, basarse en una categoría voluntaria explícita, aplicar el párrafo 22 o cambiar la opción de información y la declaración. Por ejemplo, una entidad que no pueda completar el Módulo Integral no debería declarar la Opción B. Puede seleccionar la Opción A una vez que el Módulo Básico esté completo y, en virtud del párrafo 25, añadir determinada información a revelar del Módulo Integral sin describir el informe como un informe completo de la Opción B. La misma solución no está disponible para un dato esencial no resuelto del Módulo Básico.

Confirmar el alcance. ¿El párrafo o subpunto forma parte de la Opción A, la Opción B, una divulgación adicional seleccionada o una solicitud separada de un cliente?

Identificar la categoría. ¿Es esencial, condicional, explícitamente voluntario, específico del sector o voluntario para una entidad declarante con 10 empleados o menos?

Comprobar la aplicabilidad. ¿Se aplica la condición exacta de la divulgación a las circunstancias de la entidad declarante?

Comprobar la estimación. ¿Puede un método producir información fiel y verificable, y es el método coherente con la divulgación y las orientaciones vigentes?

Comprobar el párrafo 22. ¿La información cumple uno de los fundamentos para la información protegida y pueden realizarse la identificación B1 requerida y la reevaluación anual?

Evaluar la afirmación. Si el elemento sigue sin estar disponible, ¿qué implica esto para el módulo seleccionado y cualquier redacción sobre el cumplimiento?

Remediar. Registrar el responsable, la acción, los recursos, la fecha objetivo, el control provisional y la decisión de aprobación.

Figura 2. Comprobar el alcance, las condiciones, la estimación y el párrafo 22 antes de tratar un dato faltante como algo distinto de una deficiencia.

Contexto. Northbridge Components es un fabricante hipotético con 68 empleados y tres centros. Tiene la intención de publicar un informe de la Opción A. Se dispone de registros de electricidad y combustible, pero la factura de electricidad de diciembre de un centro se ha retrasado, el arrendador no puede proporcionar un desglose de energía renovable y una filial tiene registros de formación incompletos.

Decisión. El equipo de reporte estima el consumo de electricidad retrasado utilizando el mes anterior, ajustado por las horas de producción, y lo sustituye por la factura en la revisión posterior al cierre. Utiliza el insumo de energía estimado en el cálculo de GEI de B3 y divulga el método y la magnitud de la estimación. Reporta la energía total, pero no el desglose condicional entre renovable y no renovable, y conserva evidencia de que se solicitó la información necesaria al arrendador y no se obtuvo.

Brecha en las horas de formación. B10(d) es un dato Básico esencial para esta entidad declarante. El equipo no puede clasificar los registros faltantes de la filial como no aplicables. La dirección retrasa la declaración final de cumplimiento, reconstruye los registros a partir de las nóminas, las facturas de los cursos y las hojas de asistencia, e introduce un registro central de aprendizaje. Si hubiera seguido sin poder producir una cifra fiel y verificable, habría tenido que publicar sin una declaración de cumplimiento de la Opción A o aplazar la publicación, en lugar de clasificar erróneamente la brecha.

Evidencia conservada. Archivos fuente de servicios públicos, documento de trabajo de la estimación, tabla de factores, solicitud al arrendador, conciliación de límites, reconstrucción de la formación, comentarios del revisor, aprobación de la dirección y versión final del conjunto de datos.

Un plan de mejora creíble es más que una promesa de «recopilar mejores datos el próximo año». Debe abordar la causa raíz y crear un control comprobable. El plan es un registro interno de gobernanza y, cuando la brecha sea material para los usuarios, sus elementos principales también pueden explicarse en el resultado.

La Norma Voluntaria es proporcional, pero proporcional no significa que pueda descartarse cualquier valor faltante. Un proceso de elaboración de informes defendible hace explícito el estado de cada dato. Las estimaciones son información comunicada controlada; las conclusiones de no aplicabilidad se derivan de condiciones declaradas; la no selección voluntaria se deriva de la arquitectura de la Norma; las omisiones del párrafo 22 protegen información definida; y la indisponibilidad genuina sigue siendo una brecha. La organización protege su credibilidad documentando la diferencia, comunicando las limitaciones materiales y alineando la afirmación sobre B1 con lo que realmente se completó.