Cómo responder a una solicitud de datos de sostenibilidad por encima del límite sin perjudicar la relación con el cliente

El límite de la cadena de valor está diseñado para proteger a las entidades más pequeñas de la cadena de valor frente a solicitudes desproporcionadas de información sobre sostenibilidad. Esa protección es significativa: una entidad protegida tiene el derecho legal de rechazar información que supere los límites de la norma voluntaria cuando la solicitud se formule para la elaboración de informes de sostenibilidad conforme a la Directiva contable. Sin embargo, en la práctica, una solicitud rara vez llega como una lista perfectamente identificada de datos del Anexo II.

El libro de trabajo de un cliente puede combinar datos para informes, criterios de compras, preguntas de diligencia debida, información sobre productos y temas voluntarios de desarrollo de proveedores. Algunas preguntas pueden ser duplicadas, algunas pueden estar dentro del límite y otras pueden quedar fuera de la finalidad de este. Por tanto, una negativa general puede ser jurídicamente imprecisa y comercialmente perjudicial. La respuesta más sólida identifica el problema exacto y ofrece el siguiente paso proporcionado.

Figura 1. Cinco vías de respuesta pueden preservar tanto la protección legal como la relación comercial cuando se verifican primero la finalidad y el alcance. Material visual educativo de London Reporting Academy.

La prueba jurídica no consiste simplemente en ser una «empresa pequeña» o una «PYME». La empresa debe formar parte de la cadena de valor de una empresa informante y no debe superar, en su fecha de cierre del balance, un número medio de 1,000 empleados durante el ejercicio financiero anterior. La entidad pertinente y la base del grupo deben confirmarse antes de que la respuesta se base en la protección.

Conserve una autodeclaración actualizada o una nota interna sobre la condición, con el nombre de la entidad jurídica, la empresa informante o la relación, la medida de empleados, el periodo, la base, la persona que aprueba y la fecha de expiración. Si la solicitud se refiere a una matriz, una filial o un grupo diferente de la entidad que emite la declaración, resuelva primero ese límite.

El derecho a declinar está vinculado a una solicitud realizada para la información sobre sostenibilidad exigida por la Directiva de contabilidad. Pida al cliente que indique si cada elemento controvertido es necesario para ese propósito. Si el libro de trabajo también sirve para la diligencia debida, la gestión de riesgos, las adquisiciones, el cumplimiento de los requisitos aplicables a los productos u otro propósito, los campos deben separarse o etiquetarse según el propósito.

Esto no significa que una solicitud para un propósito diferente sea automáticamente obligatoria. Significa que la conclusión sobre el límite de la cadena de valor no pone fin al análisis. El proveedor debe evaluar entonces la legislación pertinente, el contrato, la necesidad comercial, la confidencialidad, la viabilidad y la proporcionalidad en sus propios términos.

El reglamento delegado establece que el límite comprende únicamente los puntos de datos enumerados en el Anexo II. Una pregunta puede aparecer en la norma voluntaria y aun así quedar fuera del límite. También puede combinar un punto de datos sujeto al límite con varios campos adicionales. Trace un mapa de la solicitud hasta el punto de datos B o C exacto, el tramo de empleados, el periodo, el límite y el nivel de detalle solicitado.

Opción 1: Aclarar la solicitud

La aclaración es adecuada cuando no están claras la finalidad, la entidad, el período, la unidad, la necesidad de evidencias o la duplicación. A menudo es la forma más rápida de eliminar un aparente problema de exceso del límite. Pida al cliente que identifique la finalidad de la información, distinga las preguntas obligatorias de las opcionales, confirme si es aceptable una respuesta consolidada y explique por qué se necesita el detalle adicional.

Opción 2: Rechazar el exceso identificado

El rechazo debe ser preciso. Identifique las preguntas o elementos de datos exactos, indique que superan el límite aplicable de la norma voluntaria para la finalidad de información indicada, haga referencia al derecho de la entidad protegida y responda normalmente a las preguntas dentro del límite. Evite acusar al cliente de conducta indebida salvo que el asesoramiento jurídico respalde esa conclusión.

Opción 3: Proporcionar voluntariamente información seleccionada

La Directiva no prohíbe el intercambio voluntario. Un proveedor puede decidir que una respuesta adicional concreta tiene un coste bajo, ya es pública, se comparte habitualmente en el sector o es valiosa para la relación. La decisión debe ser explícita y no accidental. Registre qué se proporciona, por qué, a quién, para qué período y finalidad, con arreglo a qué condiciones de confidencialidad y si la provisión futura se volverá a evaluar.

Opción 4: Negociar un alcance más limitado o una alternativa

Es posible que el cliente no necesite la forma exacta solicitada. Una estimación a nivel de grupo, un intervalo porcentual, una muestra de instalaciones, una política con información suprimida, una declaración de aseguramiento, un índice de evidencias o una descripción de la metodología pueden satisfacer la necesidad subyacente. El proveedor debería preguntar qué decisión respalda la información y ofrecer la alternativa fiable menos gravosa.

Opción 5: Implantar los datos por fases

Una respuesta por fases es adecuada cuando la información es comercialmente útil, pero la organización no puede producirla de forma fiable actualmente. Acuerde qué puede suministrarse ahora, qué método se desarrollará, quién es responsable del trabajo, el período objetivo, las dependencias y si el compromiso se basa en esfuerzos razonables o es contractual. No prometa una precisión o una fecha que el responsable de los datos no haya aprobado.

El análisis legal no debe quedar en manos del gestor de cuentas, y la relación comercial no debe ser decidida únicamente por los equipos jurídicos o de información. Establezca un modelo de aprobación reducido que combine al responsable de la solicitud, al responsable de la información, al responsable de los datos, al responsable comercial y al apoyo jurídico/de privacidad cuando sea pertinente.

Un registro de la información proporcionada voluntariamente protege a ambas partes. Demuestra que el proveedor tomó una decisión deliberada y aprobada, y ayuda al cliente a comprender los límites de la respuesta. También evita que una respuesta puntual se convierta silenciosamente en una expectativa anual no controlada.

Contexto. Solent Fasteners tiene 170 empleados y suministra a un gran fabricante cotizado. El cliente solicita el dato de emisiones del Anexo II, además de las huellas de carbono de los productos correspondientes a 600 SKU, escenarios climáticos a nivel de sitio y todos los contratos de energía renovable. El propósito declarado es el informe de sostenibilidad del cliente conforme a la Directiva de contabilidad y su programa de proveedores.

Evaluación. Solent confirma la condición protegida y separa los propósitos. El dato estimado de emisiones brutas a nivel de la entidad está dentro del límite correspondiente a su tramo de empleados. Las huellas de los SKU, los escenarios y los contratos no son datos del Anexo II según lo solicitado. El cliente también confirma que el programa de proveedores utiliza parte de la información para la contratación, un propósito diferente.

Respuesta. Solent proporciona el dato de emisiones y el método. Rechaza la divulgación irrestricta de los contratos, ofrece un resumen redactado de la energía renovable y propone un proyecto piloto voluntario de huella para diez SKU materiales en virtud de un NDA. Rechaza los escenarios de los sitios para el año en curso, pero ofrece una evaluación gradual de los riesgos climáticos. El correo electrónico separa claramente el derecho para el propósito de información de sostenibilidad de la asistencia para la contratación negociada voluntariamente.

Resultado. El cliente acepta la respuesta estructurada porque recibe información fiable y un plan de mejora claro. Solent registra el proyecto piloto voluntario, el responsable del coste, las condiciones de confidencialidad y la reevaluación futura, en lugar de permitir que la solicitud se convierta en un precedente no documentado.

Una respuesta voluntaria puntual no crea por sí sola una obligación permanente. Debe registrarse para el destinatario, el propósito y el período especificados, y reevaluarse en cada ciclo posterior, en lugar de convertirse en una expectativa anual no controlada.

En el caso de una solicitud controvertida, el solicitante debe indicar el propósito de cada elemento y separar la presentación de información conforme a la Directiva de contabilidad de la diligencia debida, la contratación u otros usos. Cuando solicite información por encima del límite del Anexo II para ese propósito de presentación de información, debe identificar el exceso e informar a la entidad protegida de su derecho a rechazarla.

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