Cómo deberían rediseñar las grandes empresas los cuestionarios ESG para proveedores en torno al límite de la cadena de valor

Muchas grandes organizaciones operan simultáneamente varios sistemas de datos de proveedores: un libro de trabajo de información sobre sostenibilidad, un portal de compras, un cuestionario sobre derechos humanos, una encuesta climática, un formulario de cumplimiento de productos y una plantilla bancaria o de calificación. Cada sistema puede solicitar la misma información sobre empleados, emisiones o políticas con palabras diferentes. Los proveedores experimentan la carga combinada, mientras que la empresa informante a menudo no puede explicar qué respuesta respalda cada información.

El límite de la cadena de valor exige una disciplina de diseño diferente. La cuestión jurídica no es si un cuestionario parece «proporcionado» en general. Es si una solicitud específica con fines de información procedente de una empresa protegida supera los puntos de datos del Annex II correspondientes al tramo de empleados pertinente. La cuestión comercial y de gobernanza va más allá: ¿es realmente necesario cada elemento solicitado o puede la empresa informante utilizar información existente, un punto de datos menos detallado o una estimación?

Figura 1. Siete filtros de diseño producen un cuestionario más breve y con la finalidad indicada, con menos duplicidades y un registro defendible de la solicitud. Recurso visual didáctico de London Reporting Academy.

Cada pregunta necesita un campo relativo al fin. Para el análisis del límite máximo, la etiqueta crítica es si la información se solicita para la información sobre sostenibilidad exigida por la Directiva de contabilidad. Otras etiquetas de finalidad pueden incluir la diligencia debida, la gestión de riesgos, la cualificación para la contratación, la regulación de productos, las finanzas sostenibles, los compromisos con clientes o el desarrollo voluntario de proveedores.

El fin debe describir el uso previsto real y no servir como una conveniencia de redacción. Si la misma respuesta sirve para dos fines, registre ambos y aplique los controles pertinentes por separado. Un portal mixto puede seguir siendo conveniente desde el punto de vista operativo y, al mismo tiempo, mostrar el fin a nivel de campo o de sección.

El solicitante debe recopilar únicamente la información necesaria para determinar la vía aplicable. Una autodeclaración de empresa protegida puede indicar la entidad jurídica del proveedor, la relación en la cadena de valor, el número medio de empleados durante el ejercicio financiero anterior, la base y el periodo, el firmante autorizado y la fecha de expiración. La Directiva permite basarse en ella sin una verificación rutinaria, salvo que el solicitante sepa, o pueda esperarse razonablemente que sepa, que la declaración es manifiestamente incorrecta.

Dentro de las empresas protegidas, el Anexo II distingue entre aquellas con 10 empleados o menos y aquellas con más de 10 empleados. Por tanto, el motor del cuestionario debe ramificarse antes de presentar las preguntas medioambientales y del Módulo Integral.

Un mapa temático no es suficiente. Registre la referencia de la información a revelar, el párrafo, el subpunto, la inclusión por tramo de empleados, la unidad solicitada, el periodo, el límite y la expectativa de evidencia. Si una pregunta combina varios elementos, divídala. Por ejemplo, «Proporcione las emisiones y su plan detallado de descarbonización» combina un posible punto de datos B3 con información que no está necesariamente incluida en el Anexo II.

Mapa de diseño del Anexo II

El Anexo II es un techo, no un cuestionario predeterminado. El texto adoptado hace hincapié en que las entidades informantes deben solicitar información únicamente en la medida en que sea necesaria y deben solicitar menos que el conjunto estándar cuando no necesiten todo su contenido. Una prueba de necesidad convierte ese principio en una decisión revisable.

Una pregunta que no tiene un uso identificado para la información, ningún responsable ni ninguna consecuencia si no se responde es una firme candidata a eliminarse. Los análisis deben hacer un seguimiento de la tasa de respuesta y del uso real aguas abajo; las preguntas de bajo uso no deben mantenerse simplemente porque siempre se hayan formulado.

Los cuestionarios con finalidades mixtas no están prohibidos, pero deben ser transparentes. Utilice etiquetas de sección visibles o metadatos a nivel de campo que indiquen qué preguntas respaldan la información, la diligencia debida, la gestión de riesgos, las adquisiciones u otra finalidad. Explique cualquier obligación independiente o consecuencia comercial aplicable a las preguntas que no estén relacionadas con la información.

Cuando una entidad informante solicite información que supere las normas voluntarias para la finalidad informativa, debe asegurarse de que las entidades protegidas sean informadas de qué información supera la norma y de su derecho legal a rechazarla. Por tanto, el aviso debería ser específico y visible antes del envío, y no estar oculto en una página general de términos.

La interfaz debería permitir al proveedor rechazar el exceso identificado sin activar errores de validación que bloqueen todo el envío. Cuando una respuesta sea voluntaria, la interfaz debería indicarlo. Cuando se aplique otro fundamento jurídico o contractual, debe identificarse con precisión en lugar de describir todas las preguntas como obligatorias.

Un dato de divulgación y la evidencia que lo respalda no constituyen la misma solicitud. Solicitar un número de accidentes no justifica automáticamente cada expediente de incidente; solicitar un valor de emisiones no justifica automáticamente cada factura. Defina una política de evidencia escalonada: ninguna evidencia para los campos rutinarios de bajo riesgo, metodología o enlace público para los campos de riesgo moderado, evidencia de muestra o con datos suprimidos para determinados campos, y acceso seguro solo cuando sea realmente necesario.

La Directiva reconoce que la información de la cadena de valor puede proporcionarse mediante información directa del proveedor o estimaciones, según proceda. Por tanto, el solicitante debería documentar cuándo resulta aceptable una estimación, un indicador indirecto, una media sectorial o un modelo, y evitar trasladar toda la incertidumbre y el coste de cálculo al proveedor. El informe final debería explicar el método y las limitaciones cuando así se requiera.

El solicitante debería gestionar una biblioteca central de preguntas y un repositorio de respuestas de proveedores. Las funciones empresariales pueden utilizar la misma respuesta aprobada para distintos fines, pero el sistema debe preservar la finalidad, el acceso y la versión. No se debería pedir a los proveedores que vuelvan a introducir el mismo nombre de la entidad jurídica, tramo de empleados, enlace a la política o métrica anual en varios portales.

ID canónico de la pregunta: un concepto independiente de la redacción del portal.

Propietario de los datos: función interna responsable de la pregunta y de su uso posterior.

Reutilización del perfil del proveedor: información sobre la entidad, el periodo y el estado protegido recopilada una sola vez.

Regla de duplicados: bloquea las preguntas nuevas que se correspondan con un concepto existente, a menos que se documente una diferencia real.

Lógica de caducidad: solicita una actualización solo cuando la respuesta o el periodo de información hayan caducado.

Vista del destinatario: el proveedor puede ver las respuestas anteriores y qué ha cambiado.

Un cuestionario para proveedores debería aprobarse como un control de información, no como una encuesta de marketing. El responsable de gobernanza debería incluir las funciones de información sobre sostenibilidad, adquisiciones, jurídica, gobernanza de datos y, cuando proceda, las funciones de diligencia debida y riesgos. La auditoría interna o los equipos de aseguramiento deberían poder rastrear una pregunta de muestra desde la interfaz del proveedor hasta el requisito de información, la decisión sobre su necesidad, la respuesta, la transformación y la información publicada.

Contexto. Orion Industrial Group utiliza cuatro cuestionarios: elaboración anual de informes de sostenibilidad, incorporación de proveedores, diligencia debida en materia de derechos humanos y evaluación de riesgos climáticos. Sus 3,000 proveedores reciben solicitudes superpuestas de distintos equipos, y el equipo de elaboración de informes no puede demostrar qué respuestas se utilizan realmente.

Rediseño. Orion crea un perfil común del proveedor y acepta una autodeclaración de la entidad protegida. Mapea los campos de elaboración de informes con los puntos de datos exactos del Annex II y divide el cuestionario para los grupos de 10 o menos y de más de 10 empleados. Elimina las preguntas de elaboración de informes sin un uso de divulgación identificado, introduce estimaciones para las no respuestas de bajo riesgo y separa las preguntas de casos de diligencia debida en un módulo activado por riesgos.

Derechos y duplicados. Los campos con propósito de elaboración de informes que superan el límite están marcados visiblemente e incluyen el aviso sobre el derecho a rechazar. El sistema detecta preguntas duplicadas sobre empleados, emisiones y políticas en los módulos de adquisiciones y sostenibilidad. Las respuestas de los proveedores se reutilizan internamente con metadatos sobre el propósito y el acceso.

Resultado. El proveedor protegido promedio ve 34 preguntas en lugar de 117. Orion conserva un registro de auditoría a nivel de pregunta y puede explicar a su proveedor de aseguramiento qué puntos de datos de proveedores, estimaciones y limitaciones respaldan el informe final. Adquisiciones sigue recibiendo la información necesaria, pero ya no presenta todo su programa como una solicitud obligatoria de elaboración de informes.

Situación del proveedor: Autodeclaración de entidad protegida: qué deben documentar los proveedores y los solicitantes.

Respuesta del proveedor: Cómo responder a una solicitud de datos de sostenibilidad por encima del límite sin dañar la relación con el cliente.

Operaciones de respuesta: Cómo responder a cuestionarios ESG de clientes y bancos utilizando la Norma Voluntaria de la UE.

Canales de publicación: ¿Debe ser público un informe de sostenibilidad voluntario de la UE?