Primer ciclo de presentación de información conforme a las ESRS: plan de proyecto de 15 meses para empresas y grupos

Preparado en inglés británico como un Paquete de fichas de conocimiento para profesionales: respuesta, explicación, aplicación, evidencias, conexiones y capa de publicación.

Un cierre financiero maduro se basa en políticas, sistemas, responsables, conciliaciones y una gobernanza que ya operan durante todo el año. La presentación de información sobre sostenibilidad por primera vez suele carecer de esta infraestructura. Los datos pueden encontrarse en plataformas de RR. HH., hojas de cálculo, sistemas de centros, herramientas de compras, registros de riesgos, canales de reclamaciones y proveedores externos. Las informaciones narrativas pueden depender de documentos del consejo, decisiones estratégicas, la participación de las partes interesadas y evidencias de la cadena de valor.

Un plan de 15 meses crea tiempo para probar el proceso antes del cierre legal. También permite a la organización corregir problemas de definición, límites y controles mientras aún hay tiempo para recopilar mejores datos. El plan puede comprimirse para una entidad sencilla o ampliarse para un grupo complejo, pero la secuencia debería mantenerse controlada.

El patrocinador del proyecto debería aprobar un breve documento de movilización que abarque:

• las entidades jurídicas y la estructura del grupo;

• el alcance previsto de la CSRD por jurisdicción y periodo de información;

• si se está considerando una exención para la dominante u otra exención;

• la edición de las ESRS que se espera que sea aplicable y la contingencia de transición;

• la fecha de publicación del informe de gestión y las fechas de presentación locales;

• el proveedor de servicios de seguridad, el marco nacional de seguridad y las restricciones de independencia;

• el calendario del cierre de los estados financieros;

• los idiomas, los requisitos de etiquetado digital y la estrategia de incorporación por referencia;

• los informes de sostenibilidad anteriores, los conjuntos de datos de GRI u otros disponibles para su reutilización;

• las adquisiciones, enajenaciones, reorganizaciones o cambios de sistemas conocidos.

A partir de los ejercicios financieros que comiencen el 1 January 2027 o después, el alcance modificado de la UE se aplica generalmente a las entidades que superen tanto una cifra de negocios neta de EUR450 millones como una media de 1,000 empleados, incluido a nivel consolidado cuando corresponda. La aplicación transitoria para 2025-2026 puede depender del uso por los Estados miembros de la excepción permitida. Por tanto, el proyecto debería utilizar un memorando sobre el alcance jurídico, y no una hipótesis informal de «probablemente estamos dentro del alcance».

Las etiquetas de los meses son relativas. Un grupo con una fecha límite temprana para el informe anual puede tener que comenzar antes del año objeto de información. Un grupo descentralizado también puede necesitar un ciclo piloto adicional para las presentaciones de información de centros y filiales.

Esta línea de trabajo es responsabilidad conjunta de las áreas jurídica, financiera y de información sobre sostenibilidad. Debería responder a lo siguiente:

• ¿Qué entidad obligada prepara la declaración de sostenibilidad individual o consolidada?

• ¿Qué filiales se incluyen a través del perímetro de consolidación financiera?

• ¿Cómo se tratan las asociadas, los acuerdos conjuntos, los activos arrendados y otras relaciones para cada métrica?

• ¿Qué información de la cadena de valor ascendente y descendente es relevante?

• ¿Qué normas nacionales de implementación, exenciones y requisitos de aseguramiento son aplicables?

• ¿Qué edición de las ESRS está legalmente vigente para el periodo?

• ¿Cómo responderá el proyecto si las ESRS revisadas entran en vigor durante la implementación?

El resultado clave es un mapa de límites, no solo un memorando jurídico. Debería conectar cada entidad jurídica y categoría de la cadena de valor con los responsables de los datos, los sistemas, las obligaciones de reporte y las exclusiones.

Control crítico

Cualquier cambio en la estructura del grupo, el periodo de reporte o la edición de la norma activa una evaluación documentada de sus efectos sobre la materialidad, los puntos de datos, los métodos, las cifras comparativas, el aseguramiento y la redacción del informe.

El proyecto necesita una separación clara entre preparación, revisión y aprobación. Un modelo práctico incluye:

• órgano de administración o de supervisión: supervisión y aprobación últimas del informe de gestión;

• comité de auditoría, aseguramiento o sostenibilidad: cuestionamiento detallado del proceso, los controles, la materialidad y los hallazgos;

• comité directivo ejecutivo: alcance, recursos, decisiones interfuncionales y escalamiento de asuntos;

• director del programa: calendario integrado, dependencias y evidencia de finalización;

• responsable técnico de información: interpretación de las ESRS, matriz de divulgaciones y redacción;

• responsable de datos y controles: diccionario de datos, cálculos, controles y evidencias;

• responsables temáticos: políticas, acciones, métricas, metas y evidencias narrativas;

• equipo jurídico/de privacidad: alcance jurídico, afirmaciones, confidencialidad y datos personales;

• finanzas y riesgos: conectividad, efectos financieros, consolidación y controles;

• auditoría interna: revisión independiente de preparación cuando proceda;

• proveedor de aseguramiento: encargo independiente, no diseñador de los controles de la dirección.

El comité directivo debería aprobar un registro de decisiones que identifique el asunto, las opciones, la base de las fuentes, el responsable, el aprobador, la fecha y el efecto sobre las divulgaciones.

La DMA se encuentra en la ruta crítica porque determina los temas materiales, los IRO y gran parte de la arquitectura de divulgaciones. Un primer ciclo no debería posponer la conclusión de materialidad hasta que se redacte el informe.

Un expediente de DMA defendible incluye:

1. análisis del modelo de negocio, la estrategia, la geografía, el sector y la cadena de valor;

2. un universo completo de IRO y una taxonomía controlada;

3. fuentes de evidencia y aportaciones de las partes interesadas;

4. criterios de materialidad de impacto y materialidad financiera;

5. evaluaciones de gravedad, probabilidad y horizonte temporal;

6. umbrales o reglas cualitativas de decisión y análisis de sensibilidad;

7. cuestionamiento por la dirección y aprobación por los órganos de gobierno;

8. cambios respecto de evaluaciones anteriores;

9. vínculos con los temas sujetos a reporte y la información específica de la entidad;

10. limitaciones no resueltas y acciones de mejora.

Riesgo de la ruta crítica

Si la DMA se retrasa, los responsables de los datos no pueden saber qué métricas temáticas, políticas y divulgaciones sobre acciones serán necesarias. El proyecto recopila entonces un exceso de datos ESG generales o descubre deficiencias materiales después del cierre del ejercicio.

La matriz de divulgaciones conecta:

• los IRO y temas materiales;

• los DR, puntos de datos y AR;

• el responsable y el revisor;

• el sistema fuente o la evidencia narrativa;

• la metodología, la unidad, el periodo y el límite;

• el archivo de cálculo y consolidación;

• la exención, estimación u omisión aplicable;

• la ubicación en el informe y la referencia cruzada;

• la evidencia de control y aseguramiento;

• el estado, el asunto y la aprobación formal.

El diccionario de datos especifica después cada punto de datos cuantitativo y narrativo. Debería estar sujeto a control de versiones y ser utilizado por el software, las hojas de cálculo, las instrucciones y las listas de solicitudes de aseguramiento. Un registro de evidencias separado registra los archivos efectivos, las aprobaciones y el estado de conservación.

Elementos de alto riesgo que deben someterse primero a un ensayo

Priorice los puntos de datos que presenten una o más de estas características:

• datos de la cadena de valor o proveedores externos;

• múltiples sistemas fuente y transformaciones manuales;

• estimaciones, aproximaciones o modelos;

• efectos financieros y vínculos con los estados financieros;

• inventario de gases de efecto invernadero y Scope 3;

• poblaciones de trabajadores sujetas a restricciones de privacidad;

• información sobre incidentes, reclamaciones o derechos humanos;

• nuevas líneas base, metas o reexpresiones;

• métricas específicas de la entidad;

• juicios significativos de la dirección.

Un primer ciclo de reporte se beneficia de dos ensayos antes del cierre final.

Ensayo 1 - prueba de diseño

Utilice datos parciales del ejercicio o del ejercicio anterior para probar las definiciones, los límites, las fórmulas, las evidencias y la consolidación. El objetivo no es publicar una cifra perfecta, sino poner de manifiesto los fallos de diseño.

Ensayo 2 - prueba operativa

Utilice datos acumulados del ejercicio hasta la fecha y exija a los responsables que ejecuten los controles previstos. Las evidencias muestreadas deberían almacenarse tal como se hará para el aseguramiento. El equipo debería hacer seguimiento del tiempo de preparación y de los cuellos de botella.

Cierre final

El cierre de sostenibilidad debería contar con:

• una fecha límite y una política de ajustes tardíos;

• plantillas de entrada bloqueadas o un flujo de trabajo del sistema;

• certificación de la entidad y del centro;

• control de versiones de los cálculos;

• conciliaciones y análisis de variaciones;

• revisión y aprobación de las estimaciones;

• evaluación de hechos posteriores;

• proceso de manifestaciones de la dirección;

• cierre de asuntos y aprobación formal final.

El calendario de cierre debería integrarse con el cierre financiero porque los efectos financieros, el número de empleados, los denominadores de ingresos, los cambios en la consolidación y la aprobación del informe dependen de los datos financieros.

La redacción debería comenzar con evidencias aprobadas, no con prosa genérica. Para cada tema material, el equipo debería conectar:

• los IRO materiales;

• la gobernanza y la estrategia;

• las políticas;

• las acciones y los recursos;

• las métricas y las metas;

• los efectos financieros actuales y previstos cuando sea necesario;

• las limitaciones y las estimaciones;

• los vínculos con los estados financieros y otro contenido del informe de gestión.

El editor técnico debería mantener un registro de afirmaciones. Cada afirmación significativa se clasifica como requisito, afirmación fáctica, estimación, juicio de la dirección, plan futuro o interpretación, y se vincula con la evidencia.

Desafío de la redacción del grupo

Una declaración consolidada no debería leerse como una lista de iniciativas de las filiales. Debería explicar la visión a nivel de grupo, desglosando cuando la agregación ocultaría variaciones significativas. Las contribuciones de las filiales necesitan una terminología común y un proceso de aprobación.

El proveedor de aseguramiento no sustituye a los controles de la dirección. Antes del trabajo de campo, la dirección debería poder mostrar:

• cómo se aprobaron el alcance y la materialidad;

• quién es responsable de cada divulgación;

• cómo se garantiza que los datos son completos y exactos;

• cómo se gobiernan las estimaciones y los modelos;

• cómo se sustentan las afirmaciones narrativas con evidencias;

• cómo se controlan los cambios y las reexpresiones;

• cómo se escalan los hallazgos;

• cómo funciona la supervisión del consejo;

• cómo se concilia la declaración publicada con el borrador controlado.

Las ESRS de 2023 divulgan la gestión de riesgos y los controles internos en GOV-5; las ESRS revisadas de 2026 trasladan esto a GOV-4 y simplifican la divulgación principal al alcance, las características principales y los componentes de los procesos y sistemas. El AR adoptado destaca específicamente la integridad y completitud de los datos y la exactitud de las estimaciones como riesgos relevantes de reporte.

Figura 2. Ruta crítica y puertas de decisión para el primer ciclo de las ESRS. Recurso visual educativo de marca de London Reporting Academy.

Los siguientes rangos son supuestos de implementación para un grupo de complejidad moderada, no requisitos de ESRS.

Un grupo con sistemas de origen deficientes, muchas jurisdicciones o métricas extensas de la cadena de valor puede requerir considerablemente más capacidad. Una entidad más sencilla con una infraestructura madura de GRI y de controles financieros puede requerir menos.

Prueba de dotación de recursos

Pregunte si el plan financia el trabajo que se realiza fuera del equipo central de sostenibilidad: preparación de datos de los centros, extracciones de RR. HH. y compras, revisión jurídica, conciliación financiera, administración de evidencias, traducción, etiquetado digital y materiales para el consejo. Los proyectos con recursos insuficientes suelen parecer adecuadamente dotados de personal hasta el Mes 10, cuando convergen todos los flujos de trabajo.

Perfil. Un grupo tiene 32 entidades jurídicas, 18 centros de producción, operaciones en nueve países y un informe GRI anterior. Espera seis temas ESRS materiales y prevé publicar cuatro meses después del cierre del ejercicio.

Situación inicial. Existen datos sobre el clima y la plantilla, pero los límites de los centros difieren. El Alcance 3 utiliza un modelo de consultoría con una titularidad interna limitada. Los datos sociales de los proveedores se basan en cuestionarios. Las políticas narrativas están almacenadas en múltiples versiones. No existe un registro integrado de evidencias.

Decisión sobre el plan. El grupo comienza 11 meses antes del cierre del ejercicio y utiliza los primeros cuatro meses para el alcance, la gobernanza y el DMA. Da prioridad a las pruebas en seco de las divulgaciones sobre emisiones de GEI, poblaciones de trabajadores, agua, residuos y trabajadores de la cadena de valor. El registro de evidencias y el diccionario de datos se implementan antes de la primera solicitud de datos.

Hallazgo crítico. La primera prueba en seco muestra que tres centros informan de los contratistas como empleados y que los certificados de electricidad renovable no están vinculados a los periodos de consumo. Como el problema se detecta en el Mes 8, el grupo corrige las definiciones y las evidencias antes del cierre final.

Resultado. El trabajo de campo de aseguramiento sigue identificando hallazgos, pero estos se refieren principalmente a la calidad de la documentación y no a errores fundamentales de límites. El grupo publica y convierte los hallazgos en un programa de remediación de 90 días.

1. Empezar después del cierre del ejercicio. Comience con suficiente antelación para influir en la recopilación de datos y la gobernanza durante el período de información.

2. Tratar la DMA como una presentación de consultoría. Conserve las evidencias, la metodología, las decisiones, las objeciones y la aprobación en un archivo controlado.

3. Asignar puntos de datos antes de definir los límites. Fije las especificaciones de las métricas antes de solicitar los datos.

4. Recopilar únicamente datos cuantitativos. Las políticas narrativas, las actuaciones, la gobernanza y las limitaciones requieren evidencias y controles.

5. Esperar al aseguramiento para identificar deficiencias de control. Realice primero simulaciones de la dirección y revisiones internas.

6. Dejar los efectos financieros en manos del equipo de sostenibilidad. Integre desde el principio a los responsables de finanzas, riesgos, estrategia y contabilidad.

7. Suponer que los datos anteriores de GRI pueden copiarse directamente. Concilie la materialidad, el límite, las definiciones, el período y los requisitos de divulgación.

8. Subestimar el plazo previo necesario para el consejo y la publicación. Reserve desde la puesta en marcha los espacios para los comités, el consejo, la traducción, el etiquetado y la integración en el informe de gestión.

9. Cerrar las cuestiones por correo electrónico. Utilice un registro de cuestiones con responsable, gravedad, evidencia, revisor y resolución aprobada.

10. Publicar antes de cerrar el archivo de evidencias. Congele conjuntamente la versión final del informe, los cálculos, las aprobaciones y los archivos fuente.

• Directiva contable modificada por la Directiva (EU) 2026/470: alcance legal y requisito de información.

• ESRS 1: empresa informante, cadena de valor, doble materialidad, materialidad de la información, preparación, presentación y exenciones.

• ESRS 2: gobernanza, estrategia, proceso de IRO, políticas, actuaciones, métricas, objetivos y controles de información.

• EFRAG IG 1, IG 2 y IG 3: apoyo no autoritativo para la implementación de los ESRS de 2023.

• Directrices de aseguramiento limitado del CEAOB y normas nacionales aplicables: planificación del aseguramiento durante el período transitorio de la UE.

• ISSA 5000: norma global de aseguramiento de la sostenibilidad que puede orientar la metodología cuando se adopte o resulte aplicable de otro modo.

¿Puede completarse el plan en menos de 15 meses?

Sí, en el caso de una entidad más sencilla o de un sistema de información maduro, pero el proyecto debería preservar la secuencia y los controles mediante simulaciones. La compresión aumenta la necesidad de una gobernanza decidida y de una gestión estricta del alcance.

¿Debería completarse la DMA antes del ejercicio de información?

Idealmente, la metodología y gran parte de la evaluación deberían realizarse con suficiente antelación para configurar la recopilación de datos y los procesos de gestión. La evaluación también debe actualizarse para reflejar los cambios significativos y los hechos finales.

¿Cuándo debería participar el proveedor de aseguramiento?

La contratación y la planificación de la independencia deberían comenzar durante la puesta en marcha. La dirección puede debatir con antelación el calendario, las expectativas sobre las evidencias y la logística del encargo, manteniendo al mismo tiempo la responsabilidad sobre la metodología, los controles y el informe.

¿Necesitamos software nuevo en el primer ciclo?

No necesariamente. Las hojas de cálculo y los repositorios controlados pueden funcionar para un alcance limitado, pero la organización sigue necesitando definiciones, control de acceso, control de versiones, enlaces a evidencias y revisión. El software no sustituye estos controles.