Muss ein freiwilliger EU-Nachhaltigkeitsbericht öffentlich sein?

Projekte zur freiwilligen Berichterstattung beginnen häufig mit einer einfachen Annahme: Sobald ein Nachhaltigkeitsbericht existiert, sollte er auf die Website hochgeladen werden. Das mag aus geschäftlicher Sicht sinnvoll sein, ist aber nicht das einzige Modell, das der freiwillige EU-Standard vorsieht. Der Standard ist zunächst darauf ausgerichtet, ein Unternehmen bei der Kommunikation mit Geschäftspartnern zu unterstützen – einschließlich Kunden, Kreditgebern und anderen Marktteilnehmern – und erlaubt es dem Unternehmen anschließend, die öffentliche Zugänglichkeit zu wählen.

Die Wahl wirkt sich auf weit mehr als die Gestaltung der Website aus. Ein öffentlicher Bericht hat ein breites und teilweise unbekanntes Publikum. Ein Informationspaket für Kreditgeber kann bei der Kreditprüfung verwendet werden. Ein Informationspaket für Kunden kann von Beschaffungs- oder Due-Diligence-Teams geprüft werden. Nachweise können personenbezogene Daten, Geschäftsgeheimnisse, Vertragsbedingungen oder Systemauszüge enthalten, die niemals ohne einen festgelegten Grund und eine Zugangsentscheidung veröffentlicht werden sollten. All dies als dasselbe Dokument zu behandeln, schafft vermeidbare Risiken für Vertraulichkeit, Konsistenz und Governance.

Abbildung 1. Ein kontrollierter Informationskern kann mehrere Bereitstellungskanäle unterstützen, jeweils mit eigenem Publikum und eigenen Zugangsregeln. Lernvisualisierung der London Reporting Academy.

Die Regeln zum Ort der Berichterstattung sollten als Abfolge gelesen werden. Erstens wird der Nachhaltigkeitsbericht jährlich erstellt, wenn große Unternehmen oder Banken eine jährliche Aktualisierung benötigen. Wenn das Unternehmen einen Abschluss erstellt, wird der Berichtszeitraum der Nachhaltigkeitsberichterstattung an den für diesen Abschluss verwendeten Zeitraum angeglichen. Zweitens besteht die Hauptfunktion des Berichts darin, tatsächliche oder potenzielle Geschäftspartner zu informieren. Drittens entscheidet das Unternehmen, ob es den Bericht öffentlich zugänglich macht.

Wenn sich das Unternehmen für eine öffentliche Zugänglichkeit entscheidet, erlaubt der Standard zwei Darstellungswege. Es kann den Nachhaltigkeitsbericht in einem gesonderten Abschnitt des Lageberichts platzieren, sofern es über einen solchen verfügt, oder den Nachhaltigkeitsbericht als gesondertes Dokument vorlegen. Dies ist eine Darstellungsentscheidung. Dadurch ändern sich weder die im ausgewählten Modul enthaltenen Angaben noch die Berichtsgrundlage, der Zeitraum oder die Notwendigkeit, zulässige Auslassungen zu erläutern.

1. Öffentlicher eigenständiger Bericht

Ein eigenständiger Bericht ist in der Regel der klarste Weg, wenn das Unternehmen ein wiederverwendbares öffentliches Dokument für Kunden, Beschäftigte, Investoren, Gemeinschaften und potenzielle Kreditgeber bereitstellen möchte. Er kann auf der Grundlage der ausgewählten Option „Basic“ oder „Basic-plus-Comprehensive“ gestaltet werden und einen Abschnitt zur Aufstellungsgrundlage, erläuternde Anmerkungen, Links und ein sichtbares Versionsdatum enthalten.

Der öffentliche Weg schafft zugleich die größte Außenwirkung. Das Unternehmen sollte davon ausgehen, dass Aussagen mit Abschlüssen, Produktaussagen, Ausschreibungsantworten, Richtlinien und späteren Berichtszeiträumen verglichen werden können. Eine Vertraulichkeitsprüfung muss daher vor der Veröffentlichung erfolgen, nicht erst, nachdem ein sensibler Datenpunkt weitergegeben wurde.

2. Gesonderter Abschnitt des Lageberichts

Die Aufnahme des Nachhaltigkeitsberichts in den Lagebericht kann die Governance und die Angleichung der Berichtszeiträume stärken, weil die Nachhaltigkeitsinformationen neben finanziellen und strategischen Informationen dargestellt werden. Sie kann auch Doppelungen verringern, wenn das Unternehmen bereits einen Lagebericht veröffentlicht. Der Nachhaltigkeitsabschnitt sollte erkennbar bleiben, und alle Querverweise sollten zu Material führen, das gleichzeitig und aus demselben Dokumentensatz verfügbar ist.

Ein Abschnitt im Lagebericht ist nicht automatisch für jedes Unternehmen die beste Lösung. Einige kleinere Unternehmen erstellen oder veröffentlichen keinen solchen Bericht. Andere möchten möglicherweise ein kompaktes, auf Geschäftspartner ausgerichtetes Nachhaltigkeitsdokument anstelle eines längeren Unternehmensberichts. Der Standard trägt dem Rechnung, indem er ein gesondertes Dokument zulässt.

3. Geschäftspartnerpaket

Ein Geschäftspartnerpaket ist eine praktische, zweckbezogene Ausgabe für einen Kunden, Vertriebspartner, Auftraggeber einer Ausschreibung oder Partner in der Lieferkette. Es kann genehmigte Angaben, eine Datentabelle, Erläuterungen zur Methodik und Links zum vollständigen Bericht enthalten. Dieses Format kann Reibungsverluste verringern, weil der Empfänger die für seine Anfrage relevanten Informationen erhält und nicht eine umfangreiche Veröffentlichung ohne Navigationsmöglichkeiten.

Das Paket muss jedoch korrekt gekennzeichnet sein. Wenn es nur ausgewählte Informationen enthält, sollte es als Auszug, Antwortpaket oder Nachhaltigkeitsinformationspaket bezeichnet werden. Die vollständige Konformitätserklärung für Option A oder Option B darf nicht in einer Weise wiederholt werden, die den Eindruck erweckt, der Auszug selbst enthalte das gesamte ausgewählte Modul. Sofern der vollständige Bericht vorhanden ist, sind sein Ort und seine Version anzugeben.

4. Kreditgeber- oder Finanzierungspaket

Banken und andere Finanzierungsgeber benötigen möglicherweise Informationen zur Unterstützung von Kredit-, Risiko-, Covenant-, Sustainable-Finance- oder Portfolioprozessen. Ein Kreditgeberpaket kann dieselben genehmigten Kennzahlen und Erläuterungen wiederverwenden und zugleich klare Erklärungen zu Berichtsgrenze, Schätzungen, Methodik, Verknüpfungen zu Abschlüssen und Datenbeschränkungen ergänzen.

Nicht jede Anfrage eines Kreditgebers erfolgt für die Nachhaltigkeitsberichterstattung nach der Rechnungslegungsrichtlinie. Der Zweck sollte daher gesondert erfasst werden. Die Begrenzung der Wertschöpfungskette hat einen definierten Berichterstattungszweck und gilt nicht automatisch für jede Anfrage zu Kreditrisiken oder zur Sorgfaltsprüfung. Eine Zweckkennzeichnung verhindert, dass die Organisation entweder annimmt, jede Anfrage sei begrenzt, oder dass jede Anfrage beantwortet werden muss.

5. Eingeschränkter Zugang zu Nachweisen

Nachweise sind nicht einfach eine längere Version des Berichts. Dazu gehören Auszüge aus Quellsystemen, Berechnungen, Verträge, Rechnungen, Beschäftigtenunterlagen, Vorfallsakten, Genehmigungen, Schätzmodelle und Anmerkungen von Prüfern. Ein großer Teil dieses Materials kann vertraulich, personenbezogen oder wirtschaftlich sensibel sein. Das Unternehmen sollte ein kontrolliertes Nachweisregister führen, in dem Eigentümer, Ort, Zugriffsebene, Aufbewahrungsfrist, unterstützte Berichtsaussage und Prüfstatus angegeben werden.

Einem Kreditgeber oder Kunden können ausgewählte Nachweise im Rahmen eines sicheren Verfahrens bereitgestellt werden, die Entscheidung sollte jedoch zweckbezogen sein. Wenn eine Zusammenfassung, ein geschwärzter Auszug, eine unabhängige Bestätigung oder eine methodische Erläuterung den Informationsbedarf erfüllt, ist eine uneingeschränkte Übermittlung von Quelldatensätzen in der Regel nicht erforderlich.

Der angenommene Standard erlaubt das Weglassen bestimmter Informationen. Zu den Kategorien gehören Informationen, deren Offenlegung in Ausnahmefällen die wirtschaftliche Position des Unternehmens ernsthaft beeinträchtigen würde; qualifizierte Geschäftsgeheimnisse; Verschlusssachen; sowie andere Informationen, die durch Unionsrecht oder nationales Recht oder zum Schutz der Privatsphäre oder Sicherheit natürlicher oder juristischer Personen vor unbefugtem Zugang oder unbefugter Offenlegung geschützt sind.

Dies ist kein allgemeines Kontrollkästchen „vertraulich“. Das Unternehmen sollte den genauen Datenpunkt, die anwendbare Kategorie, den Grund für die Erfüllung der Bedingung, die Person, die die Schlussfolgerung genehmigt, und die alternative Formulierung bestimmen, die weiterhin offengelegt werden kann. Für jeden weggelassenen Datenpunkt legt das Unternehmen offen, dass es die Ausnahme angewandt hat, und bewertet zu jedem Berichtszeitpunkt neu, ob das Weglassen weiterhin gerechtfertigt ist.

Der Standard erlaubt Querverweise, um zu vermeiden, dass dieselben Informationen zweimal veröffentlicht werden; die referenzierte Offenlegung muss jedoch gleichzeitig mit dem Nachhaltigkeitsbericht und aus demselben Dokumentensatz zugänglich sein. Ein Link zu einem Dokument, das sich hinter einer nicht zugehörigen Anmeldung befindet, nach einem anderen Zeitplan aktualisiert wird oder wahrscheinlich verschwindet, führt in der Praxis zu einem Problem hinsichtlich der Vollständigkeit.

Erstellen Sie vor der Veröffentlichung ein Veröffentlichungsmanifest. Es sollte den Bericht, referenzierte Richtlinien, Finanzberichte, Anhänge und Methodikhinweise aufführen; die Version und den Zugangsweg für jedes Element festhalten; und bestätigen, dass alle öffentlichen Links am vorgesehenen Veröffentlichungsdatum funktionieren. Wenn ein referenziertes Dokument später ersetzt wird, sollte das Manifest ausweisen, ob der Bericht weiterhin verständlich bleibt und ob eine archivierte Version benötigt wird.

Das leistungsfähigste Betriebsmodell ist nicht eine identische Datei für jeden Nutzer. Es ist ein kontrollierter Informationskern, aus dem mehrere genehmigte Ausgaben erstellt werden. Der Kern enthält das ausgewählte Modul, die Berichtsgrundlage, den Berichtszeitraum, Definitionen der Datenpunkte, aktuelle Werte, narrative Antworten, Auslassungen, Nachweisverweise, Verantwortliche und den Genehmigungsstatus.

1. Zielgruppe und Zweck festlegen. Entscheiden Sie, ob es sich bei der Ausgabe um einen vollständigen Bericht, einen Abschnitt des öffentlichen Lageberichts, einen Kundenauszug, Kreditgeber-Unterlagen oder eine Nachweisanfrage handelt.

2. Berichtsidentität festschreiben. Bestätigen Sie das Unternehmen, die Einzel- oder konsolidierte Berichtsgrundlage, das ausgewählte Modul, den Berichtszeitraum und das Abschlussdatum.

3. Aus dem genehmigten Informationskern erstellen. Erstellen Sie keine parallele Tabellenkalkulation, nur weil ein Empfänger eine andere Vorlage hat.

4. Prüfung von Vertraulichkeit und Datenschutz durchführen. Bewerten Sie jeden sensiblen Datenpunkt und bestimmen Sie, ob Schwärzung, Aggregation, Weglassung oder ein beschränkter Nachweiszugang angemessen ist.

5. Vollständigkeit und Kennzeichnung prüfen. Machen Sie deutlich, ob die Ausgabe das vollständige ausgewählte Modul oder einen zweckbezogenen Auszug darstellt.

6. Genehmigen und verteilen. Erfassen Sie Empfänger, Kanal, Zugangsbedingungen, Ausgabedatum, genehmigende Person und Nachweissnapshot.

7. Überwachen und korrigieren. Bewahren Sie die ausgegebene Datei auf, protokollieren Sie spätere Korrekturen und stellen Sie sicher, dass öffentliche Verweise zugänglich bleiben.

Kontext. Northbridge Components hat 240 Beschäftigte und erstellt Informationen nach Option B für das am 31. Dezember endende Geschäftsjahr. Der größte Kunde bittet um Umwelt- und Belegschaftsdaten, die Bank bittet um Unterlagen für eine Kreditprüfung, und das Management erwägt die Veröffentlichung eines Nachhaltigkeitsberichts.

Entscheidung. Northbridge genehmigt einen einzigen Berichterstattungskern nach Option B. Das Unternehmen veröffentlicht einen eigenständigen Bericht mit dem vollständigen ausgewählten Modul sowie einem kurzen Vertraulichkeitshinweis zu zwei zulässigen Auslassungen. Dem Kunden übermittelt es einen zugeordneten Auszug, der auf den vollständigen Bericht und seine Version verweist. Der Bank übermittelt es dieselben genehmigten Kennzahlen sowie Erläuterungen zur Methodik und ein geschwärztes Muster einer Energierechnung über einen Datenraum mit beschränktem Zugang.

Kontrollergebnis. Jede Ausgabe weist denselben Berichtszeitraum, dieselbe Abgrenzung und dieselben Kennzahlenwerte aus. Die Dateien für den Kunden und die Bank sind als Auszüge und nicht als separate konforme Berichte gekennzeichnet. Das Nachweisregister erfasst, wer auf das Muster der Energierechnung zugegriffen hat und warum. Wird ein Emissionsfaktor korrigiert, aktualisiert Northbridge den Kern, übermittelt beiden Empfängern eine Korrektur und aktualisiert den Änderungshinweis im öffentlichen Bericht.

Nächster Schritt: Wie Kunden- und Bankfragebögen zu ESG mithilfe des freiwilligen EU-Standards beantwortet werden.

Vertriebsperspektive: Wie auf eine Nachhaltigkeitsdatenanforderung oberhalb der Obergrenze reagiert werden kann, ohne die Kundenbeziehung zu beeinträchtigen.

Perspektive des Anfordernden: Wie große Unternehmen ESG-Fragebögen für Lieferanten entlang der Obergrenze der Wertschöpfungskette neu gestalten sollten.

Nachweise und Status: Geschützte Selbsterklärung des Unternehmens: Was Lieferanten und Anfordernde dokumentieren sollten.