EUVS KH 29 Angaben zu Arbeitskräften

Ein Leitfaden zu kontrollierter Population, Berechnung und Datenschutz für B8-B10

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B8-B10 werden häufig von verschiedenen Verantwortlichen erstellt: Die Personalabteilung verwaltet Vertrags- und Geschlechtsdaten, die Lohnbuchhaltung prüft die Vergütung, der Arbeits- und Gesundheitsschutz erfasst Vorfälle, die für Lernen zuständigen Teams verwalten die Schulungsstunden, und die für Arbeitsbeziehungen zuständigen Teams kennen die Tarifbindungsquote. Wenn jedes Team seine eigene Population, seinen eigenen Stichtag und seinen eigenen Nenner wählt, können die endgültigen Zahlen jeweils für sich plausibel, aber untereinander dennoch inkonsistent sein.

Das Berichtsteam sollte daher zunächst eine kontrollierte Beschäftigtenpopulation und einen Berichtskalender festlegen und anschließend jedes Quellsystem damit abgleichen. Die Datenschutzprüfung erfolgt, nachdem die Kennzahl technisch korrekt ist, aber vor der Veröffentlichung, da kleine Gruppen, Gesundheitsinformationen und Daten zur Tarifbindung Identifizierungs- oder rechtliche Risiken verursachen können, selbst wenn der Bericht nur aggregierte Zahlen enthält.

Anhang A definiert einen Beschäftigten als eine Person in einem Beschäftigungsverhältnis mit dem Unternehmen. Dies ist enger gefasst als „eigene Belegschaft“, die bestimmte Nichtbeschäftigte umfassen kann. B8-B10 beziehen sich ausdrücklich auf Beschäftigte. Auftragnehmer, Selbstständige und Leiharbeitnehmer sollten nicht allein deshalb in den Nenner der Beschäftigten aufgenommen werden, weil sie vor Ort arbeiten; sie können für andere Angaben oder ergänzende Informationen relevant sein.

B8 verlangt die Anzahl der Beschäftigten als Kopfzahl oder FTE, aufgeschlüsselt nach befristetem/unbefristetem Vertrag, Geschlecht und Land des Beschäftigungsvertrags, wenn das Unternehmen in mehr als einem Land tätig ist. Dies sind drei Ansichten derselben zugrunde liegenden Population, daher sollte jede Summe mit der freigegebenen Gesamtzahl der Beschäftigten übereinstimmen, vorbehaltlich dokumentierter Kategorien wie „nicht angegeben“ oder lokaler rechtlicher Einschränkungen.

B9 verlangt sowohl die Anzahl als auch die Rate meldepflichtiger arbeitsbedingter Unfälle. Anhang A definiert einen meldepflichtigen Unfall als ein einzelnes arbeitsbedingtes Ereignis, das körperliche oder psychische Schäden verursacht und zum Tod oder zu einer Abwesenheit von mehr als drei Tagen führt. Eine meldepflichtige arbeitsbedingte Erkrankung ist eine Erkrankung, die durch Arbeitsplatzfaktoren verursacht oder verschlimmert wird und zum Tod oder zu einer Abwesenheit von der Arbeit führt.

Der Anhang 2026 enthält in Absatz 41 keine Formel zur Berechnung der Rate. In früheren EFRAG-VSME-Leitlinien wurde folgende Formel verwendet: Anzahl der meldepflichtigen arbeitsbedingten Unfälle ÷ insgesamt geleistete Arbeitsstunden der Beschäftigten × 200,000. Der Multiplikator entspricht den jährlichen Arbeitsstunden von 100 Vollzeitbeschäftigten. Dies bleibt eine nützliche Umsetzungshilfe, aber das Unternehmen sollte seine Formel genehmigen, sie erforderlichenfalls offenlegen und sie einheitlich verwenden, anstatt die historische Formel als Wortlaut der Anforderung von 2026 darzustellen.

Die vollständige Ereignispopulation und die meldepflichtige Teilmenge sind getrennt zu halten.

Die Behandlung von Telearbeit, Geschäftsreisen und Pendelwegen ist nach dem geltenden Recht und der gewählten Methode zu dokumentieren.

Eine arbeitsbedingte psychische Erkrankung darf nicht ohne geeignete Nachweise und rechtliche bzw. medizinische Kontrollen angenommen werden.

Wesentliche Schätzungen der geleisteten Arbeitsstunden sind zu erläutern, und die Datenquelle ist im Laufe der Zeit zu verbessern.

B10 fragt, ob Beschäftigte ein Entgelt erhalten, das dem für das berichtete Land geltenden Mindestlohn entspricht oder darüber liegt, der nach nationalem Mindestlohngesetz oder einem Tarifvertrag bestimmt wird. Ein gruppenweites „Ja“ sollte daher durch Prüfungen auf Länderebene gestützt werden und nicht durch den Vergleich des Durchschnittsentgelts mit einem einzigen unternehmensweiten Schwellenwert.

Die Angabe zum geschlechtsspezifischen Lohngefälle ist nach B10 nicht allgemein erforderlich. Sie ist erforderlich, wenn das Unternehmen bereits nach EU-Recht oder nationalen Vorschriften verpflichtet ist, den prozentualen Abstand zu melden. Das Berichtsteam sollte daher den Test der rechtlichen Anwendbarkeit dokumentieren, bevor es die Kennzahl berechnet oder weglässt.

Wenn die Kennzahl anwendbar ist, muss die Methodik dem einschlägigen Recht folgen. Frühere VSME-Leitlinien veranschaulichten ein Gefälle auf Grundlage des durchschnittlichen Bruttostundenlohns männlicher und weiblicher Beschäftigter; die anwendbare rechtliche Methode, die Grundgesamtheit, die Vergütungskomponenten, die Ausschlüsse und der Referenzzeitraum haben jedoch Vorrang. Es sollte kein gesondertes „VSME-Lohngefälle“ erstellt werden, das der gesetzlichen Berechnung widerspricht.

Die Abdeckung durch Tarifverhandlungen ist der Prozentsatz der Beschäftigten, auf die das Unternehmen verpflichtet ist, einen oder mehrere Tarifverträge anzuwenden. Sie kann Beschäftigte ohne Gewerkschaftsmitgliedschaft einschließen und sich erheblich von der Gewerkschaftsmitgliedschaft oder der Vertretung durch den Betriebsrat unterscheiden. Jeder abgedeckte Beschäftigte ist einmal zu zählen, auch wenn mehr als ein Tarifvertrag Anwendung findet.

Eine einfache Arbeitsformel lautet: abgedeckte Beschäftigte ÷ Gesamtzahl der Beschäftigten × 100, unter Verwendung derselben kontrollierten Grundgesamtheit und desselben Berichtsdatums oder -zeitraums. Das Tarifvertragsregister sollte Land, Unternehmen, Beschäftigtengruppen, Gültigkeitsdaten und die Logik der Abdeckung ausweisen.

Die Weiterbildungsstunden sollten aus einer definierten Lernpopulation und einer Aktivitätstaxonomie stammen. Der Zähler umfasst normalerweise abgeschlossene Weiterbildungsstunden, die Beschäftigten zuzurechnen sind; der Nenner sollte die genehmigte Beschäftigtenpopulation oder einen mit der Methode konsistenten Durchschnitt bilden. Im Bericht sollte angegeben werden, wie E-Learning, verpflichtende Einführungsschulungen, Schulungen am Arbeitsplatz, teilweise Teilnahme und mehrjährige Lehrgänge behandelt werden, sofern diese Entscheidungen die Vergleichbarkeit beeinflussen könnten.

Abbildung 1. Arbeitskräftedaten aus mehreren Systemen müssen vor der Datenschutzprüfung mit einer einzigen Beschäftigtenpopulation abgestimmt werden.

Die Berichterstattung über die Belegschaft kann personenbezogene Daten und Daten besonderer Kategorien umfassen. DSGVO-Grundsätze wie Datenminimierung sind während der gesamten Vorbereitung relevant, während gesundheitsbezogene und gewerkschaftsbezogene Informationen einem verstärkten Schutz unterliegen. Das Team für die Nachhaltigkeitsberichterstattung sollte nur den Detaillierungsgrad erhalten, der zur Berechnung und Prüfung der aggregierten Kennzahl erforderlich ist; identifizierbare Quelldatensätze sollten unter angemessenen Zugriffskontrollen aufbewahrt werden.

Absatz 22(d) gestattet die Auslassung von Informationen, die nach EU- oder nationalem Recht vor unbefugtem Zugriff oder unbefugter Offenlegung geschützt sind, oder die zum Schutz der Privatsphäre oder Sicherheit einer natürlichen oder juristischen Person geschützt werden. Wird hiervon Gebrauch gemacht, benennt das Unternehmen die ausgelassene Angabe in B1 und bewertet die Ausnahme zu jedem Berichtszeitpunkt neu. Dies ist keine allgemeine Erlaubnis, beliebige kleine oder sensible Zahlen auszulassen.

Abbildung 2. Datenschutz und Kontrollen bei kleinen Zahlen werden angewendet, nachdem die Kennzahl und der rechtliche Auslöser verstanden wurden.

Die Gruppe erstellt eine Länderzuordnung von rechtlichen Vertragstypen zu befristeten/unbefristeten Verträgen und bewahrt die Zuordnung auf. Sie nimmt Auftragnehmer aus dem B10-Zähler für Schulungen heraus, berechnet die durchschnittlichen Schulungsstunden anhand eines genehmigten Nenners der durchschnittlichen Beschäftigtenzahl und meldet die vier erfassbaren Unfälle sowie die genehmigte Methode zur Berechnung der Quote. Informationen zu Todesfällen werden im Rahmen der rechtlichen Einschränkung und des Datenschutzverfahrens bewertet; die Gruppe meldet nur die zulässige aggregierte Angabe und dokumentiert jede Auslassung nach Absatz 22 in B1.

Die geschlechtsspezifische Lohnlücke wird nur für den Unternehmens- oder Gruppenbereich offengelegt, für den eine gesetzliche Berichtspflicht gilt, und zwar unter Anwendung der gesetzlichen Methode. Der Bericht erweckt nicht den Eindruck, dass das Fehlen einer gruppenweiten B10(b)-Angabe bedeutet, dass keine Lohnanalyse durchgeführt wurde.

Benötigte Nachweise: Extrakt zur HR-Grundgesamtheit, Zuordnung der Vertragsländer, Methode für HC/FTE, Klassifizierung von Vorfällen, Berechnung der geleisteten Arbeitsstunden, Tests zu gesetzlichen Löhnen, Vermerk und Berechnung zur Anwendbarkeit des geschlechtsspezifischen Lohngefälles, Register der Tarifvereinbarungen, Lernextrakt, Datenschutzbewertung und Genehmigungen.

1. Verwendung der Zahlungsempfänger der Lohn- und Gehaltsabrechnung als Belegschaftsgrundgesamtheit. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung kann Auftragnehmer, Mitglieder der Geschäftsleitung oder inaktive Personen umfassen. Stimmen Sie sie mit der Definition des Beschäftigungsverhältnisses ab.

2. Vermischung des Personalbestands zum Jahresende mit dem durchschnittlichen FTE-Wert ohne Erläuterung. Wählen Sie für jede Kennzahl die Grundlage aus, dokumentieren Sie sie und stimmen Sie sie mit B1 ab.

3. Behandlung aller Vorfälle als meldepflichtige Unfälle. Wenden Sie den definierten Test für die Meldepflicht an und bewahren Sie die vollständige Überleitung zu den meldepflichtigen Fällen auf.

4. Darstellung der historischen Formel 200,000 als verbindliche Formulierung für 2026. Kennzeichnen Sie sie als genehmigte Methodik oder historische Leitlinie, nicht als Formel in Absatz 41.

5. Berichterstattung über das geschlechtsspezifische Lohngefälle, weil Daten verfügbar sind, und anschließende Bezeichnung als von B10 gefordert. Prüfen Sie zunächst den gesetzlichen Auslöser und wenden Sie die einschlägige gesetzliche Methode an.

6. Verwendung der Gewerkschaftsmitgliedschaft für die Tarifabdeckung. Verwenden Sie die Beschäftigten, auf die die Vereinbarung angewendet werden muss.

7. Zählung von Schulungsanmeldungen statt absolvierter Stunden. Definieren Sie Regeln für Abschluss und Dauer.

8. Veröffentlichung sehr kleiner Zellen ohne Prüfung auf Re-Identifizierung. Wenden Sie vor der Veröffentlichung Datenschutz- und rechtliche Kontrollen an.