Benötigen KMU Software für die Nachhaltigkeitsberichterstattung, oder reicht Excel aus?

Abbildung 1. Visuelle Darstellung der gebrandeten Umsetzung für Benötigen KMU Software für die Nachhaltigkeitsberichterstattung, oder reicht Excel aus?.

Viele KMU beginnen mit der freiwilligen Nachhaltigkeitsberichterstattung, weil ein Kunde, eine Bank oder ein Investor Informationen anfordert, und nicht, weil sie eine vollständige Berichtsabteilung aufbauen möchten. Der naheliegende Ansatz ist daher sinnvoll: die bereits verfügbaren Instrumente verwenden, üblicherweise Excel, gemeinsame Ordner und Word.

Dieser Ansatz kann funktionieren. Der EU Voluntary Standard ist verhältnismäßig und modular. Er ist kein Standard für die Implementierung von Software. Die Informationen müssen jedoch weiterhin relevant, getreu, vergleichbar, verständlich und überprüfbar sein. Eine Tabellenkalkulation, die nicht zeigen kann, woher eine Zahl stammt, wer sie genehmigt hat, welche Version veröffentlicht wurde oder warum ein Datenpunkt als nicht anwendbar gekennzeichnet wurde, kann Nacharbeit und Reputationsrisiken verursachen.

Bei der Entscheidung geht es daher nicht um 'Excel oder Software'. Es geht darum, ob die Organisation über ein kontrolliertes Berichtssystem verfügt, das ihrer Größe, ihren Nutzern und ihrem Risiko angemessen ist.

Ein nützliches Berichtssystem hat drei Ebenen. Erstens speichert die Berechnungsebene Datenfelder, Formeln, Annahmen und Statusangaben. Im ersten Jahr kann dies Excel sein. Zweitens speichert die Nachweisebene Versorgungsrechnungen, HR-Auszüge, Richtlinien, Genehmigungen, Methodiknotizen sowie Erläuterungen zu Schätzungen oder Auslassungen. Drittens steuert die Freigabeebene, was öffentlich geteilt wird, was an eine Bank gesendet wird, was an einen Kunden gesendet wird und was eingeschränkt bleibt.

Probleme entstehen, wenn diese Ebenen in einer einzigen Tabellenkalkulation zusammengeführt werden. Die Arbeitsmappe kann in benachbarten Zellen eine Zahl, eine Entwurfsantwort, eine vertrauliche Notiz und eine nicht genehmigte Kundenantwort enthalten. Das lässt sich leicht erstellen, ist aber schwer zu steuern.

Ein spezialisiertes System wird erwägenswert, wenn die folgenden Auslöser auftreten:

Mehr als drei fachlich zuständige Personen bearbeiten den Datensatz regelmäßig.

Dieselben Antworten werden für Banken, Investoren, Kunden und Ausschreibungen wiederverwendet.

Für verschiedene Unternehmen, Standorte oder Tochtergesellschaften sind separate Abgrenzungen und Aggregationen erforderlich.

Nachweise werden wiederholt angefordert und müssen nach Adressat eingeschränkt werden.

Die Organisation benötigt eine Antwortchronik, aus der hervorgeht, was wann und an wen gesendet wurde.

Die Versionskontrolle versagt: Alte Dateien werden weiterhin extern weitergegeben.

Das Management wünscht sich Dashboards, vierteljährliche Aktualisierungen oder Vorjahresvergleiche.

Dieselben Daten müssen den EU-Standard auf freiwilliger Basis, ESRS-Anfragen, GRI, CDP oder Rating-Fragebögen unterstützen, ohne die Fakten zu ändern.

Der eindeutigste Auslöser für eine Anschaffung ist nicht der Anspruch an die Berichterstattung, sondern ein Kontrollversagen. Wenn die Beteiligten nicht mehr darauf vertrauen, welche Zahl aktuell ist, welche Aussage genehmigt wurde oder welcher Kunde welche Version erhalten hat, muss sich das System weiterentwickeln.

Unabhängig davon, ob die Organisation Excel oder Software verwendet, sollte das Mindestsystem Folgendes umfassen:

Ein stabiles Datenwörterbuch mit Definitionen, Einheiten, Abgrenzungen und Methodik.

Ein Offenlegungsregister mit B1-B11 und, sofern verwendet, C1-C9.

Ein Statusfeld für jeden Datenpunkt: anwendbar, nicht anwendbar, nicht verfügbar, geschätzt, freiwillig oder auf einer genehmigten Grundlage ausgelassen.

Eine benannte zuständige Person und eine prüfende Person für jeden Datenpunkt.

Nachweis-IDs, die jede Kennzahl und jede Aussage im Fließtext mit Quelldatensätzen verknüpfen.

Ein separater Freigabestatus: nur intern, für Kreditgeber genehmigt, für Kunden genehmigt, für den öffentlichen Bericht genehmigt.

Ein Versionsregister für Berichte, Fragebogenexporte und Nachweispakete.

Zugriffskontrollen für personenbezogene Daten, vertrauliche Geschäftsinformationen und Geschäftsgeheimnisse.

Ein Änderungsprotokoll für Neudarstellungen, Änderungen der Methodik und nachträgliche Korrekturen.

Eine pragmatische Arbeitsmappe für das erste Jahr sollte nicht versuchen, Unternehmenssoftware nachzuahmen. Sie sollte einfach genug sein, damit Nichtfachleute sie pflegen können, und strikt genug, um unkontrollierte Antworten zu verhindern.

Ein Hersteller mit 60 Beschäftigten erhält von einem strategischen Kunden jährlich einen ESG-Fragebogen sowie eine separate Anfrage von seiner Bank. Im ersten Jahr verwendet er das Basismodul, erfasst Versorgungsrechnungen, HR-Daten und Richtlinien in einem kontrollierten Ordner und führt eine Excel-Arbeitsmappe mit Nachweis-IDs und Genehmigungsstatus. Dies ist angemessen.

Im zweiten Jahr bitten drei Kunden um leicht unterschiedliche Versionen, die Bank fordert aktualisierte Informationen zu Klimarisiken an, und das Vertriebsteam beginnt, die Antworten des Vorjahres in Ausschreibungen wiederzuverwenden. Die Organisation hat nun ein Versions- und Freigaberisiko. Sie benötigt nicht unbedingt eine große Plattform, aber zumindest ein kontrolliertes Antwortprotokoll, einen rollenbasierten Zugriff auf Nachweise und einen formellen Freigabeworkflow.