Short answer
The answer, before the reasoning
Eine nützliche Vorlage für die freiwillige EU-Nachhaltigkeitsberichterstattung sollte kein einzelner leerer Bericht sein. Sie sollte ein kleines, kontrolliertes Paket sein: ein Word-Berichtsgerüst für das Basis- und das umfassende Modul, eine Excel-Anwendbarkeitsmatrix, ein Nachweisregister, ein Datenwörterbuch und ein Anfrage-Antwort-Protokoll.
Die Word-Datei unterstützt die Vorbereitung des Berichts; die Excel-Datei steuert, ob jeder Datenpunkt anwendbar ist, woher die Daten stammen, wer sie geprüft hat und was veröffentlicht wurde. Dieses Paket umfasst beides: ein Berichtsgerüst und eine Arbeitsmappe zur Umsetzung für die erste Berichtsperiode.
Direkte Antwort
Abbildung 1. Markengestützte Umsetzungsvisualisierung für die kostenlose EU-Vorlage für die freiwillige Nachhaltigkeitsberichterstattung: Basis- und umfassendes Modul.
Warum eine Vorlage nicht ausreicht
Eine einzelne Word-Berichtsvorlage kann Teams dabei helfen, mit dem Schreiben zu beginnen, aber sie kann Daten, Nachweise, Versionen oder Veröffentlichungsentscheidungen nicht allein steuern. Umgekehrt kann eine Tabellenkalkulation Daten organisieren, lehrt das Team aber in der Regel nicht, wie ein kohärenter Bericht verfasst wird. Die praktische Lösung ist ein zusammengehöriges Vorlagenpaket.
Das Berichtsgerüst gibt Struktur. Die Arbeitsmappe sorgt für Kontrolle. Zusammen verringern sie drei häufige Probleme in der ersten Berichtsperiode: Angst vor der leeren Seite, unkontrollierte Antworten auf Fragebögen und schwache Nachweise hinter veröffentlichten Aussagen.
In der Praxis
Was im herunterladbaren Paket enthalten ist
| Datei | Zweck | Hauptnutzer |
|---|---|---|
| Word-Berichtsgerüst | Eine strukturierte Vorlage für Fließtext mit Abschnitten zur Grundlage für die Erstellung, zum Basismodul und zum umfassenden Modul. | Verfasser und Prüfer des Berichts. |
| Excel-Arbeitsmappe zur Umsetzung | Anwendbarkeitsmatrix, Nachweisregister, Datenwörterbuch, Anfrage-Antwort-Protokoll, Checkliste und Angabeverzeichnis. | Projektverantwortlicher und Datenverantwortliche. |
| Checklistenblatt | 60 Fragen zur Bereitschaft für den ersten Zyklus aus dieser Artikelserie. | Projektmanager und prüfende Leitungskraft. |
| Blatt für den Offenlegungsindex | Verfolgt, was enthalten ist, wo es erscheint und ob es vollständig ist. | Technische Prüfer und Veröffentlichungsverantwortliche. |
| Blatt für das Antwortprotokoll | Erfasst Kunden-, Bank- und Ausschreibungsantworten sowie die Veröffentlichungshistorie. | Verantwortliche aus Vertrieb, Finanzen und Berichterstattung. |
Verwendung des Word-Berichtsskeletts
Beginnen Sie mit der Word-Datei erst, nachdem Umfang und Option festgelegt wurden. Löschen Sie Abschnittsüberschriften nicht einfach, weil die Daten noch nicht bereit sind. Verwenden Sie stattdessen die Arbeitsmappe, um den Status einzuordnen und zu entscheiden, ob der Abschnitt anwendbar, nicht verfügbar, freiwillig oder auf einer zulässigen Grundlage ausgelassen ist.
Vervollständigen Sie zuerst B1: ausgewählte Option, Berichtsgrundlage, Zeitraum und Angaben zum berichtspflichtigen Unternehmen.
Verwenden Sie B2, um tatsächliche Praktiken, genehmigte Richtlinien und künftige Initiativen voneinander zu trennen.
Vervollständigen Sie B3-B11 unter Verwendung der Arbeitsmappe als Quelle für Definitionen, Einheiten, Zeiträume und Nachweis-IDs.
Vervollständigen Sie C1-C9 nur, wenn Option B ausgewählt ist oder wenn ausgewählte umfassende Informationen freiwillig mit einem eindeutigen Status bereitgestellt werden.
Verwenden Sie vor der Veröffentlichung die Fußzeile für Quelle/Status, um Prüfdatum, Version und Einschränkungen zu erfassen.
In der Praxis
Verwendung der Excel-Arbeitsmappe
| Blatt | Verwendung |
|---|---|
| Hier beginnen | Berichtspflichtiges Unternehmen, Zeitraum, ausgewählte Option, Wege zur öffentlichen/privaten Veröffentlichung und Prüfverantwortung erfassen. |
| Anwendbarkeitsmatrix | Jede Offenlegung bewerten, Verantwortlichen zuweisen, Status festlegen und Nachweis verknüpfen. Vor der Erstellung des Entwurfs verwenden. |
| Nachweisregister | Den Prüfpfad speichern: Quelle, Verantwortlicher, Zeitraum, Methode, Überprüfung, Vertraulichkeit und Freigabestatus. |
| Datenwörterbuch | Jede Kennzahl einmal definieren, damit dasselbe Feld im Bericht, im Kreditgeberpaket und im Kundenpaket wiederverwendet wird. |
| Anfrage-Antwort-Protokoll | Jede externe Anfrage B/C/Annex II zuordnen und festhalten, welche Version gesendet wurde. |
| 60Q-Checkliste | Die Bereitschaftsprüfung mit sechs Prüftoren durchführen und vor der Freigabe Maßnahmen zuweisen. |
| Angabeverzeichnis | Nachverfolgen, wo jede Angabe erscheint und ob sie vollständig oder begrenzt ist. |
Basismodul: Reihenfolge der Erstellung
Für das Basismodul ist die empfohlene Reihenfolge nicht dieselbe wie die Reihenfolge, in der Teams häufig Daten erhalten. Mit B1 beginnen, anschließend einen Entwurf von B2 auf Grundlage bestehender Praktiken und Richtlinien erstellen und danach Kennzahlen aus den Bereichen Betrieb und Personalwesen erheben. Die Erstellung von Kennzahlen, bevor die Berichtsgrundlage festgelegt ist, führt zu Nacharbeiten.
In der Praxis
| Angabe | Schwerpunkt der Vorlage | Nachweisschwerpunkt |
|---|---|---|
| B1 | Grundlage der Erstellung, Option und Angaben zur berichtenden Einheit. | Angaben zur Einheit, Zeitraum, Grundlage und Genehmigung. |
| B2 | Praktiken, Richtlinien und künftige Initiativen. | Genehmigte Dokumente, Bestätigung des Verantwortlichen und Genehmigung künftiger Initiativen. |
| B3-B7 | Umweltkennzahlen und Erläuterungen. | Rechnungen, Berechnungen, Standortdaten und Methoden. |
| B8-B10 | Belegschaft, Sicherheit, Vergütung und Schulungen. | HR-Auszüge, Unfallprotokolle, Kontrollen der Lohn- und Gehaltsabrechnung und Definitionen. |
| B11 | Verurteilungen und Geldbußen wegen Korruption und Bestechung. | Bestätigung der Rechts-/Compliance-Funktion und Prüfungsvermerke. |
Umfassendes Modul: wann es ergänzt werden sollte
Das Umfassende Modul ist hilfreich, wenn Banken, Investoren oder Unternehmenskunden mehr entscheidungsnützliche Informationen benötigen, als das Basismodul bereitstellt. Es sollte nicht ohne Weiteres ergänzt werden. Die Anwendung des Basismoduls ist eine Voraussetzung für das Umfassende Modul, und die Angabe zur Option B sollte nur verwendet werden, wenn das relevante Modul vorbehaltlich der Bedingungen des Standards vollständig abgeschlossen ist.
Ausgewählte zusätzliche Datenpunkte dürfen weiterhin freiwillig außerhalb einer Konformitätserklärung nach Option B bereitgestellt werden, aber ihr Status muss klar sein.
Hypothetisches Beispiel: Nutzung des Pakets für eine Anfrage einer Bank
Eine Bank bittet ein KMU um Angaben zum Energieverbrauch, zu Treibhausgasemissionen, zur Mitarbeiterzahl, zur Unfallquote, zum Beschwerdemechanismus, zu Klimarisiken und zur Sektorexponierung. Der Projektverantwortliche erfasst die Anfrage, ordnet den Zweck als Due-Diligence-Prüfung für einen Kreditgeber ein, ordnet die Datenpunkte B3, B8, B9, C4, C6 und C8 zu und ermittelt, welche Datenpunkte bereits in der ausgewählten Option enthalten und welche zusätzliche freiwillige Informationen für den Kreditgeber sind.
Der Word-Bericht bleibt ein Bericht nach Option A, Basismodul. Das Unterlagenpaket für den Kreditgeber enthält zusätzliche freiwillige Informationen, die jeweils mit Nachweis-IDs verknüpft und ausschließlich für die Weitergabe an den Kreditgeber genehmigt sind. Das Antwortprotokoll vermerkt die an die Bank gesendete Version.
In der Praxis
Häufige Fehler bei Vorlagen
| Fehler | Risiko | Abhilfe |
|---|---|---|
| Direkt in den Bericht schreiben, bevor die Anwendbarkeit geprüft wurde. | Narrative Darstellung verbirgt Lücken und einen falschen Status. | Mit der Anwendbarkeitsmatrix beginnen. |
| Abschnitte löschen, die schwierig erscheinen. | Die prüfende Person kann nicht erkennen, ob das Thema nicht anwendbar ist oder fehlt. | Abschnittsstatus beibehalten und die Einschränkung erläutern. |
| Vorlagenformulierungen als Compliance-Klausel verwenden. | Die Fakten stützen die Formulierung möglicherweise nicht. | Die Formulierung an Nachweise und Prüfung anpassen. |
| Das Nachweisregister extern weitergeben. | Vertrauliche Daten können offengelegt werden. | Zugriff auf Nachweise beschränken und Antwortpakete verwenden. |
| Keine Antwortchronik. | Künftige Antworten weichen voneinander ab. | Jede Veröffentlichung mit Datum, anfragender Person und Version protokollieren. |
Mindestanpassungen vor der externen Verwendung
Alle Platzhalter durch unternehmensspezifische Fakten ersetzen.
Die ausgewählte Option und Berichtsgrundlage bestätigen.
Die Anwendbarkeitsmatrix vor der abschließenden Erstellung des Entwurfs ausfüllen.
Allen Kennzahlen und wesentlichen narrativen Aussagen Nachweis-IDs zuordnen.
Vertraulichkeit, Geschäftsgeheimnisse und personenbezogene Daten prüfen.
Die Freigabeversion freigeben und dokumentieren, wer sie erhalten hat.
Vor der Veröffentlichung prüfen, ob sich der Rechtsstatus oder der Quelltext geändert hat.
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