Freiwilliger EU-Standard, Basismodul: Vollständiger Leitfaden zu den Angaben B1–B11

Aufbau des Basismoduls: B1–B11 bilden einen Berichtsweg mit Bedingungen und Erleichterungen auf Datenpunktebene.

Das Basismodul wird häufig als der „einfache“ Weg beschrieben. Diese Beschreibung ist nur dann hilfreich, wenn sie nicht mit einem Fragebogen verwechselt wird, bei dem man nach Belieben auswählen kann. Das Modul ist verhältnismäßig, erfordert aber weiterhin eine kontrollierte Berichtsgrundlage, Angaben zum Unternehmen, Umwelt- und Belegschaftsdaten sowie eine transparente Erläuterung der Anwendbarkeit. Ein schwacher Bericht im ersten Jahr scheitert meist nicht daran, dass dem Unternehmen jede einzelne Zahl fehlt, sondern daran, dass es einen wesentlichen Datenpunkt nicht von einem Datenpunkt „falls zutreffend“, einem freiwilligen Feld oder einer formalen Auslassung unterschieden hat.

Das Basismodul erfüllt außerdem drei Aufgaben gleichzeitig. Es stellt Geschäftspartnern einen Standarddatensatz bereit, unterstützt das Unternehmen bei der Steuerung von Nachhaltigkeitsfragen und bildet die Voraussetzung für jede Nutzung des umfassenden Moduls. Der daraus resultierende Bericht benötigt daher genügend Struktur, um eine formelle Berichtserklärung, eine Rückmeldung des Geschäftspartners und eine Nachweiskette zu unterstützen.

B1: Legen Sie die Berichtsgrundlage vor der Erhebung von Kennzahlen fest

B1 ist das Kontrollzentrum des Berichts. Es benennt Option A oder Option B, gibt an, ob der Bericht individuell oder konsolidiert ist, führt bei einem konsolidierten Bericht Tochterunternehmen auf, benennt Auslassungen gemäß Absatz 22 und enthält Angaben zum Unternehmen, etwa Rechtsform, NACE-Codes, Gesamtvermögen, Umsatz, Beschäftigtenzahl, Haupttätigkeitsland und bedeutende Standorte. Wenn Zertifizierungen oder Kennzeichnungen erlangt wurden, beschreibt das berichtspflichtige Unternehmen diese unter Absatz 28.

Ein zuverlässiger B1-Prozess beginnt mit einem kurzen Memorandum zur Berichtsgrundlage, das vor der Erstellung genehmigt wird. Es sollte den Abgrenzungsumfang, den Zeitraum, den Berichtsweg, die Beschäftigtenprüfung, die Standortgesamtheit, die Währung und Einheiten, etwaige Querverweise sowie die für jede Auslassungsentscheidung verantwortliche Person benennen. Dadurch wird verhindert, dass Index und erläuternder Text uneinheitliche Abgrenzungsumfänge verwenden.

B2: Legen Sie offen, was vorhanden ist, nicht das, was eine allgemeine ESG-Vorlage erwartet

B2 ist davon abhängig, dass das berichtspflichtige Unternehmen bestimmte Praktiken, Richtlinien oder künftige Initiativen eingeführt hat. Wenn diese vorhanden sind, gibt das berichtspflichtige Unternehmen an, ob es Praktiken, Nachhaltigkeitsrichtlinien, künftige Initiativen oder Pläne und Ziele zur Überwachung der Umsetzung hat. Die Formulierung sollte zwischen einer genehmigten Richtlinie, einer operativen Praxis, einer laufenden Maßnahme und einer künftigen Absicht unterscheiden. Ein Richtlinientitel ohne Umfang, Verantwortliche oder Nachweise für die Umsetzung ist für einen Geschäftspartner selten nützlich.

B3-B7: Umweltkennzahlen benötigen eine Abgrenzung und eine Methode

Umweltdaten stammen häufig aus operativen Systemen, die nicht für die externe Berichterstattung konzipiert wurden. Für jede Kennzahl sind Berichtszeitraum, organisatorische und standortbezogene Abgrenzung, Einheitenumrechnung, Schätzmethode, Quelldatensatz, Datenverantwortlicher, Prüfer und Behandlung von Änderungen beizubehalten. B3 folgt den inhaltlichen Vorgaben des GHG Protocol für Scope 1 und den standortbezogenen Scope 2. B4 wird durch gesetzliche oder EMS-Berichterstattung ausgelöst, nicht allein durch das Vorhandensein irgendeiner Emission. B5 erfordert eine standortbezogene Prüfung. B6 unterscheidet Entnahme von Verbrauch. B7 verbindet erläuternde Informationen zur Kreislaufwirtschaft mit Abfall- und, für relevante Sektoren, Materialflussdaten.

B8-B10: Beschäftigtenkennzahlen erfordern Definitionen, die mit den HR-Systemen übereinstimmen

Die Angaben zu den Beschäftigten verwenden Beschäftigteninformationen; Auftragnehmer und andere Nichtbeschäftigte sollten daher nicht stillschweigend in den Nenner einfließen. Entscheiden Sie, ob die Beschäftigtenzahl oder Vollzeitäquivalente verwendet werden, definieren Sie befristete und unbefristete Verträge, stimmen Sie geografische und geschlechtsspezifische Summen ab und dokumentieren Sie den Nenner für Unfallquoten und Durchschnittswerte der Schulungen. Der B10-Datenpunkt zur Lohnlücke ist an eine Bedingung geknüpft: Er wird berichtet, wenn das berichtspflichtige Unternehmen bereits nach EU-Recht oder nationalem Recht verpflichtet ist, ihn offenzulegen. Er sollte nicht allein deshalb als allgemein verpflichtend behandelt werden, weil B10 Bestandteil des Moduls ist.

B11: Eine Governance-Kennzahl, die nur bei Anwendbarkeit gilt

B11 gilt, wenn während des Berichtszeitraums Verurteilungen und Geldbußen aufgetreten sind. Eine Angabe „null“ kann nützlich sein, wenn sie durch eine formelle rechtliche oder Compliance-Bestätigung gestützt wurde; die Architektur des Standards für Angaben bei Anwendbarkeit bedeutet jedoch, dass ein Bericht nicht den falschen Eindruck erwecken sollte, jede Abwesenheit sei unabhängig geprüft. Das Nachweisregister sollte ausweisen, wer die relevanten Rechtsträger und den Zeitraum überprüft hat.

1. Berichtsgrundlage festlegen: Anspruchsberechtigung, Berichtsweg, Abgrenzung, Zeitraum, Beschäftigtentest, Einheiten und Autorisierungsprozess.

2. Ein Datenpunktinventar erstellen, in dem die jedem B-Angabepunkt zugeordnete Klassifizierung erfasst wird.

3. Jeden Auslöser für die Anwendbarkeit, sofern zutreffend, anhand von Nachweisen statt Annahmen prüfen.

4. Datenverantwortliche und Prüfer benennen und anschließend präzise Nachweisanfragen mit Definitionen und Zeitraum stellen.

5. Methodiknotizen für Energie, THG, Wasser, Abfall, Belegschaft und alle berechneten Kennzahlen erstellen.

6. Angabe und Index gemeinsam erstellen, damit Ort, Status und Formulierung zu Auslassungen aufeinander abgestimmt bleiben.

7. Eine berichtsübergreifende Konsistenzprüfung anhand von Jahresabschlüssen, regulatorischen Meldungen und öffentlichen Aussagen durchführen.

8. B1 und die abschließende Erklärung zu Option A oder Option B erst freigeben, wenn alle blockierenden Punkte erledigt sind.

Bereitschaftsmatrix für das Basismodul: Ein Datenpunkt ist erst dann bereit, wenn Anwendbarkeit, Nachweise, Zuständigkeit und Prüfung nachvollziehbar sind.

Das Berichtsteam berechnet den Energieverbrauch sowie Scope 1- und standortbasierte Scope 2-Emissionen, erfasst die gesamte Wasserentnahme und den Wasserverbrauch für den Produktionsprozess, berichtet Daten zur Abfallmenge und zur Belegschaft und holt eine schriftliche rechtliche Bestätigung für B11 ein. Da das Unternehmen mehr als 10 Beschäftigte hat, gelten die gezielten Erleichterungen für Unternehmen mit ≤10 Beschäftigten nicht. Der Bericht legt seine tatsächlichen Datenlücken offen – beispielsweise eine Schätzung für den in einem geleasten Fahrzeug verwendeten Kraftstoff – zusammen mit der Methode und der Verbesserungsmaßnahme.

Beispielhafte Formulierung für B1

Warum dies funktioniert: Die Formulierung benennt den Berichtsweg, die Abgrenzung, den Zeitraum und den Status der Auslassung und trennt dabei Schlussfolgerungen zur Nichtanwendbarkeit von formalen Auslassungen. Sie erhebt keinen Anspruch auf eine Prüfungssicherheit und erweckt nicht den Eindruck, dass eine beispielhafte Formulierung allein die Einhaltung nachweist.