Verwendung des freiwilligen EU-Standards bei Ausschreibungen, der Lieferantenaufnahme und der Kunden-Due-Diligence

Ausschreibungen und Aufnahmeportale verbinden unterschiedliche Informationszwecke. Ein Kunde kann Nachhaltigkeitsberichtsdaten für seinen eigenen verpflichtenden Bericht, Nachweise für eine Richtlinie, den Nachweis einer Zertifizierung, umweltbezogene Informationen auf Produktebene, Erklärungen zu Sanktionen oder moderner Sklaverei, eine Vorfallhistorie und kommerzielle Verpflichtungen anfordern. Der freiwillige EU-Standard kann einen großen Teil der Nachhaltigkeitsebene strukturieren, aber ein kontrollierter Antwortprozess muss unterscheiden, was im Bericht enthalten ist, was separate Nachweise erfordert und was nicht ohne weitere Genehmigung herausgegeben werden sollte.

Arbeitsablauf für die LRA-Ausschreibungsantwort: Anfrage klassifizieren, den genehmigten Kern wiederverwenden, abgegrenzte Nachweise hinzufügen, die Herausgabe genehmigen und die exakt übermittelte Version archivieren.

B1 verlangt eine kurze Beschreibung der vom Unternehmen erlangten nachhaltigkeitsbezogenen Zertifizierungen oder Kennzeichnungen, einschließlich des Ausstellers und, sofern relevant, des Datums und des Ratingwerts. Dadurch lassen sich Zertifizierungen leicht in einer Ausschreibung wiederverwenden, ihr Geltungsbereich muss jedoch sichtbar bleiben. Ein ISO 14001-Zertifikat für einen Standort bescheinigt weder den Nachhaltigkeitsbericht noch die gesamte Gruppe, einen Produktfußabdruck oder jede Umweltoffenlegung.

Wenn die Obergrenze für die Wertschöpfungskette gilt, können Informationen außerhalb von Anhang II für das Beschäftigtenband des geschützten Unternehmens für den Zweck der verpflichtenden Berichterstattung des Kunden abgelehnt werden. Die Obergrenze verbietet keine freiwillige Weitergabe. Ein KMU kann sich dafür entscheiden, ein Ziel über die Obergrenze hinaus, eine Schätzung der Scope 3-Emissionen, eine Produktinitiative oder eine Richtlinie bereitzustellen, weil dies eine Ausschreibung stärkt oder der gängigen Branchenpraxis entspricht. Die Entscheidung sollte ausdrücklich getroffen werden und eine freiwillige Antwort nicht in eine dauerhafte, uneingeschränkte Verpflichtung umwandeln.

1. Anfrage registrieren. Kunde, Portal, Frist, Zweck, Vertrags-/Ausschreibungsreferenz, vorgesehene Nutzer und erforderliche Erklärungen erfassen.

2. Fragebogen in einzelne Zeilen aufteilen. Einen gemischten Fragebogen nicht als einzigen rechtlichen Zweck klassifizieren.

3. Jede Zeile zuordnen. Mit der genehmigten EU-Angabe, dem Nachweisdatensatz, einer anderen Rechtsquelle oder „neue Informationen erforderlich“ verknüpfen.

4. Die Obergrenze der Wertschöpfungskette prüfen, soweit relevant. Endgültigen Anfragenden, Zweck der verpflichtenden Berichterstattung, Schutzstatus und die genaue Abdeckung durch Annex II bestätigen.

5. Nachweise und Datum überprüfen. Umfang für Unternehmen/Standort, Berichtszeitraum, Methode, Ablauf, Umfang der Prüfungssicherheit und ungeklärte Lücken prüfen.

6. Antwortart wählen. Querverweis auf den Bericht, knappe Antwort, Dokumenten-Upload, freiwillige Antwort oberhalb der Obergrenze, Bitte um Klarstellung oder Ablehnung.

7. Rechtliche, Datenschutz- und Vertraulichkeitsprüfung durchführen. Besondere Sorgfalt ist bei Vorfällen, personenbezogenen Daten, Geschäftsgeheimnissen, Verträgen und Produktaussagen erforderlich.

8. Freigabe genehmigen. Der Datenverantwortliche genehmigt die Fakten; der Berichtsverantwortliche genehmigt die Konsistenz; der kaufmännische/rechtliche Verantwortliche genehmigt die Darstellung; der endgültig Genehmigende autorisiert die Freigabe.

9. Die genaue Einreichung archivieren. Portalexporte, Anhänge, Screenshots, Bestätigungen und Änderungsprotokoll speichern — nicht nur die Arbeitsübersicht.

10. Auslöser überwachen. Den Kunden korrigieren oder aktualisieren, wenn ein wesentlicher Fehler, ein Vorfall oder eine Änderung des Zertifikats die Antwort betrifft.

Dasselbe Paket überall hochladen. Unterschiedliche Empfänger und Zwecke erfordern unterschiedliche Zugriffsrechte, Formulierungen und Nachweise.

Das Portal den Berichtsanspruch bestimmen lassen. Ein Kontrollkästchen wie „ESG-Bericht geprüft“ muss mit der tatsächlichen Grundlage und dem Umfang der Prüfung abgeglichen werden.

Startseitenverweise verwenden. Querverweise sollten direkt zur aktuellen Angabe oder Dokumentversion führen.

Geschäftliche Sensibilität als automatische Vertraulichkeit behandeln. Wenden Sie die Auslassungsbedingungen des Standards an und treffen Sie die Beurteilung zur Freigabe für Ausschreibungen separat.

Eine freiwillige Antwort in eine dauerhafte Garantie umwandeln. Prüfen Sie Ausschreibungserklärungen und die Einbeziehung in den Vertrag.

Keine Aufzeichnung dessen, was gesendet wurde. Portaleinträge können sich ändern; archivieren Sie die genaue Einreichung und Bestätigung.

Marketingänderungen nach der Genehmigung. Jede Änderung an einer quantitativen oder technischen Angabe sollte an die verantwortliche Person und die prüfende Person zurückgegeben werden.

Eine Prüfung mit begrenzter Sicherheit umfasst die in der Prüfungserklärung angegebenen Informationen, den Zeitraum und die Abgrenzung; andere Antworten auf die Ausschreibung bleiben außerhalb dieses Umfangs. Die Ausschreibungsunterlagen sollten die geprüften Kennzahlen separat ausweisen und sollten nicht die gesamte Einreichung als geprüft beschreiben.