Fehlende Daten und Schätzungen nach dem freiwilligen EU-Standard: Was ist zulässig?

Ein praxisorientierter Leitfaden zu Schätzungen, nicht verfügbaren Informationen, Bedingungen für die Nichtanwendbarkeit, freiwilliger Nichtauswahl, zulässigen Auslassungen, Verbesserungsplänen und interner Prüfung.

Ein KMU beginnt selten mit perfekten Nachhaltigkeitsdaten. Versorgungsrechnungen können sich eher an Kalendermonaten als am Geschäftsjahr orientieren, ein Vermieter stellt möglicherweise keine Aufschlüsselung der erneuerbaren Energien bereit, eine Tochtergesellschaft erfasst Schulungsstunden möglicherweise nicht einheitlich, und für Emissionen sind häufig Umrechnungsfaktoren statt einer direkten Messung erforderlich. Die technische Frage ist nicht einfach, ob eine Zelle leer ist. Es geht darum, was der ausgewählte Standard für genau diesen Absatz oder Unterpunkt verlangt, ob die Informationen zuverlässig geschätzt werden können und was der daraus resultierende Status für die B1-Compliance-Erklärung bedeutet.

Der Standard enthält mehrere verschiedene Datenpunktkategorien: wesentliche Datenpunkte, Informationen, die nur unter bestimmten Umständen erforderlich sind, freiwillige Datenpunkte, sektorspezifische Erwägungen und Angaben, die für Unternehmen mit 10 oder weniger Beschäftigten freiwillig sind. Er gestattet außerdem die Auslassung eng definierter geschützter Informationen gemäß Absatz 22. Diese Kategorien schaffen legitime Gründe dafür, dass Informationen möglicherweise nicht berichtet werden. Die allgemeine operative Nichtverfügbarkeit ist selbst keine dieser Kategorien.

Abbildung 1. Der einem schwierigen Datenpunkt zugewiesene Status verändert die Angabe, die Nachweise und die Compliance-Folge.

Treibhausgasemissionen werden ausdrücklich geschätzt

In Absatz 33 von B3 wird von der berichtspflichtigen Einheit verlangt, ihre geschätzten absoluten Bruttoemissionen der Scope 1- und der standortbasierten Scope 2-Treibhausgasemissionen offenzulegen, es sei denn, der Datenpunkt ist freiwillig, weil sie 10 oder weniger Beschäftigte hat. Diese Formulierung erkennt an, dass Emissionen üblicherweise anhand von Aktivitätsdaten, Emissionsfaktoren und Annahmen berechnet werden und nicht direkt am Ort der Freisetzung gemessen werden. Die Schätzung muss weiterhin die qualitativen Merkmale in Absatz 11 erfüllen: relevant, getreu, vergleichbar, verständlich und verifizierbar.

Einige Aufschlüsselungen sind nur erforderlich, wenn die notwendigen Informationen beschafft werden können

Absatz 32 von B3 unterscheidet zwischen dem Gesamtenergieverbrauch und seiner detaillierten Aufschlüsselung. Für berichtspflichtige Einheiten mit mehr als 10 Beschäftigten ist der Gesamtenergieverbrauch in MWh ein wesentlicher Datenpunkt. Die Aufschlüsselung in erneuerbare/nicht erneuerbare Energien und Elektrizität/Brennstoffe ist nur erforderlich, wenn die berichtspflichtige Einheit die notwendigen Informationen beschaffen kann. Wenn Informationen von Lieferanten oder Vermietern tatsächlich nicht beschafft werden können, kann die bedingte Aufschlüsselung nicht berichtet werden, während der Gesamtwert weiterhin berichtet wird. Das Nachweisregister sollte die Informationsanfrage, das Ergebnis und die Schlussfolgerung auf Absatzebene ausweisen; der Gesamtwert darf nicht allein deshalb leer bleiben, weil die Aufschlüsselung schwierig ist.

Die praktischen Leitlinien von EFRAG enthalten Beispiele für Schätzungen – verwenden Sie jedoch die richtige Ausgabe

Artikel 2(2) des delegierten Rechtsakts erlaubt es berichtspflichtigen Einheiten, die den Freiwilligen Standard anwenden, von EFRAG bereitgestellte praktische Leitlinien zu verwenden. Die zum Stichtag der Quellen verfügbaren praktischen Leitlinien wurden für die 2025 VSME Recommendation erstellt und enthalten Beispiele wie die Schätzung der Wasserentnahme anhand von Gebäuderechnungen, Belegungs- und Ausstattungsdaten sowie die Schätzung der geleisteten Arbeitsstunden bei der Berechnung einer Unfallrate. Diese Beispiele belegen, dass eine verhältnismäßige Schätzung eine anerkannte Umsetzungstechnik sein kann. Die Leitlinien liegen jedoch zeitlich vor dem endgültigen Text 2026 und müssen auf ihre Vereinbarkeit mit dem aktuellen Absatz, der aktuellen Definition und der ausgewählten Option geprüft werden, bevor sie für einen Bericht 2026 als maßgeblich behandelt werden.

Rechtsgrundlage und Zweck. Bestimmen Sie die Angabe, weshalb eine Schätzung angemessen ist und welche offizielle Methodik oder praktische Leitlinie verwendet wurde.

Abgrenzung. Definieren Sie die durch die Schätzung repräsentierten Unternehmen, Standorte, Tätigkeiten, Beschäftigtengruppe und Berichtsperiode.

Eingaben. Erfassen Sie die verwendeten primären und sekundären Daten einschließlich Extraktionsdaten, Einheiten und Datenqualität der Quelle.

Methode. Bewahren Sie die Formel, das Modell, den Zuordnungsschlüssel, den Emissionsfaktor oder den Ersatzindikator sowie dessen Version auf.

Annahmen und Unsicherheit. Erläutern Sie wesentliche Annahmen, fehlende Grundgesamtheiten, Sensitivität und bekannte Verzerrungen.

Überprüfung. Berechnen Sie neu, vergleichen Sie mit früheren Perioden oder Finanzaufzeichnungen, hinterfragen Sie Ausreißer und genehmigen Sie die verbleibende Unsicherheit.

Angabe und Verbesserung. Beschreiben Sie die Methode und die Einschränkungen angemessen und legen Sie einen Plan zur Verbesserung der Daten fest, wenn dies für die Nutzer von Bedeutung wäre.

Das Wort unavailable ist in einem internen Lückenregister nützlich, aber kein allgemeiner Grund dafür, einen wesentlichen und anwendbaren Datenpunkt in einem Bericht wegzulassen, der die Einhaltung eines ausgewählten Moduls geltend macht. B1 verlangt vom Unternehmen, Option A oder Option B auszuwählen und eine ausdrückliche Konformitätserklärung abzugeben. Ein Modul muss vollständig eingehalten werden, vorbehaltlich des Grundsatzes der Anwendbarkeit und der sonstigen ausdrücklich genannten Kategorien des Standards.

Vor der Veröffentlichung muss das Unternehmen daher entscheiden, ob es die Lücke schließen, eine stützbare Schätzung verwenden, eine echte Nichtanwendbarkeit dokumentieren, sich auf eine ausdrücklich freiwillige Kategorie stützen, Absatz 22 anwenden oder die Berichtsoption und die geltend gemachte Konformität ändern kann. Beispielsweise sollte ein Unternehmen, das das Comprehensive Module nicht vollständig erfüllen kann, nicht die Einhaltung von Option B geltend machen. Es darf Option A auswählen, sobald das Basic Module vollständig ist, und gemäß Absatz 25 ausgewählte Angaben des Comprehensive Module ergänzen, ohne den Bericht als vollständigen Bericht nach Option B zu bezeichnen. Für einen ungelösten wesentlichen Datenpunkt des Basic Module steht dieselbe Lösung nicht zur Verfügung.

Geltungsbereich bestätigen. Ist der Absatz oder Unterpunkt Teil von Option A, Option B, einer ausgewählten zusätzlichen Angabe oder einer separaten Kundenanfrage?

Kategorie bestimmen. Ist er wesentlich, bedingt, ausdrücklich freiwillig, sektorspezifisch oder freiwillig für ein Unternehmen mit 10 oder weniger Beschäftigten?

Anwendbarkeit prüfen. Trifft die genaue Bedingung in der Angabe auf die Sachverhalte des Unternehmens zu?

Schätzung prüfen. Kann eine Methode Informationen liefern, die sachgerecht und verifizierbar sind, und steht die Methode im Einklang mit der Angabe und der aktuellen Leitlinie?

Absatz 22 prüfen. Erfüllt die Information einen der Gründe für geschützte Informationen, und können die erforderliche Identifizierung nach B1 und die jährliche Neubewertung vorgenommen werden?

Angabe beurteilen. Was bedeutet es für das ausgewählte Modul und etwaige Formulierungen zur Einhaltung, wenn der Posten weiterhin nicht verfügbar ist?

Abhilfe schaffen. Verantwortliche Person, Maßnahme, Ressourcen, Zieldatum, Zwischenkontrolle und Genehmigungsentscheidung dokumentieren.

Abbildung 2. Geltungsbereich, Bedingungen, Schätzung und Absatz 22 prüfen, bevor ein fehlender Datenpunkt als etwas anderes als eine Lücke behandelt wird.

Kontext. Northbridge Components ist ein hypothetischer Hersteller mit 68 Beschäftigten und drei Standorten. Das Unternehmen beabsichtigt, einen Bericht nach Option A zu veröffentlichen. Strom- und Brennstoffaufzeichnungen sind verfügbar, aber die Stromrechnung für Dezember für einen Standort ist verspätet, der Vermieter kann keine Aufschlüsselung der erneuerbaren Energien bereitstellen, und eine Tochtergesellschaft verfügt über unvollständige Schulungsaufzeichnungen.

Entscheidung. Das Berichtsteam schätzt den verspätet erfassten Stromverbrauch anhand des Vormonats, angepasst um die Produktionsstunden, und ersetzt ihn bei der Überprüfung nach dem Abschluss durch die Rechnung. Es verwendet den geschätzten Energieeinsatz in der B3-Treibhausgasberechnung und legt die Methode und das Ausmaß der Schätzung offen. Es berichtet die Gesamtenergie, nicht jedoch die bedingte Aufteilung in erneuerbare/nicht erneuerbare Energien, und bewahrt Nachweise darüber auf, dass die erforderlichen Informationen beim Vermieter angefordert, aber nicht erhalten wurden.

Lücke bei den Schulungsstunden. B10(d) ist ein wesentlicher Basisdatenpunkt für dieses Unternehmen. Das Team kann die fehlenden Aufzeichnungen der Tochtergesellschaft nicht als nicht anwendbar einstufen. Die Geschäftsleitung verschiebt die abschließende Konformitätserklärung, rekonstruiert die Aufzeichnungen anhand von Gehaltsabrechnungen, Kursrechnungen und Anwesenheitslisten und führt ein zentrales Lernregister ein. Wenn es weiterhin nicht in der Lage gewesen wäre, eine getreue und überprüfbare Zahl vorzulegen, hätte es den Bericht ohne eine Konformitätserklärung nach Option A veröffentlichen oder die Veröffentlichung verschieben müssen, anstatt die Lücke falsch zu klassifizieren.

Aufbewahrte Nachweise. Quelldateien der Versorgungsunternehmen, Arbeitspapier zur Schätzung, Faktortabelle, Anfrage an den Vermieter, Abstimmung der Abgrenzung, Rekonstruktion der Schulungsdaten, Kommentare der prüfenden Person, Genehmigung durch die Geschäftsleitung und die finale Version des Datensatzes.

Ein glaubwürdiger Verbesserungsplan ist mehr als ein Versprechen, „im nächsten Jahr bessere Daten zu erheben“. Er sollte die Grundursache ansprechen und eine überprüfbare Kontrolle schaffen. Der Plan ist ein internes Governance-Dokument, und wenn die Lücke für die Nutzer wesentlich ist, können seine Hauptelemente auch im Bericht erläutert werden.

Der Freiwillige Standard ist verhältnismäßig, aber Verhältnismäßigkeit bedeutet nicht, dass jeder fehlende Wert einfach beiseitegewischt werden kann. Ein belastbarer Berichterstattungsprozess macht den Status jedes Datenpunkts ausdrücklich kenntlich. Schätzungen sind kontrollierte berichtete Informationen; Schlussfolgerungen zur Nichtanwendbarkeit ergeben sich aus dargelegten Bedingungen; der freiwillige Verzicht auf eine Auswahl ergibt sich aus der Struktur des Standards; Auslassungen nach Absatz 22 schützen definierte Informationen; und eine tatsächliche Nichtverfügbarkeit bleibt eine Lücke. Die Organisation schützt ihre Glaubwürdigkeit, indem sie den Unterschied dokumentiert, wesentliche Einschränkungen offenlegt und die B1-Aussage an dem ausrichtet, was tatsächlich abgeschlossen wurde.