Wie Sie auf eine Nachhaltigkeitsdatenanfrage oberhalb der Obergrenze reagieren, ohne die Kundenbeziehung zu beschädigen

Die Obergrenze für die Wertschöpfungskette soll kleinere Unternehmen in der Wertschöpfungskette vor unverhältnismäßigen Nachhaltigkeitsberichterstattungsanfragen schützen. Dieser Schutz ist substanziell: Ein geschütztes Unternehmen hat das gesetzliche Recht, Informationen abzulehnen, die über die Grenzen des freiwilligen Standards hinausgehen, wenn die Anfrage für die Nachhaltigkeitsberichterstattung nach der Rechnungslegungsrichtlinie gestellt wird. Eine praktische Anfrage kommt jedoch selten als vollkommen eindeutig gekennzeichnete Liste von Datenpunkten nach Annex II an.

Eine Arbeitsmappe eines Kunden kann Berichterstattungsdaten, Beschaffungskriterien, Fragen zur Sorgfaltsprüfung, Produktinformationen und freiwillige Themen zur Lieferantenentwicklung kombinieren. Einige Fragen können Duplikate sein, einige innerhalb der Obergrenze liegen und einige außerhalb des Zwecks der Obergrenze liegen. Eine pauschale Ablehnung kann daher rechtlich unpräzise und kommerziell schädlich sein. Die stärkere Antwort identifiziert das genaue Problem und bietet einen verhältnismäßigen nächsten Schritt an.

Abbildung 1. Fünf Antwortwege können sowohl den gesetzlichen Schutz als auch die Geschäftsbeziehung bewahren, wenn Zweck und Umfang zuerst überprüft werden. Lernvisualisierung der London Reporting Academy.

Der rechtliche Test lautet nicht einfach „kleines Unternehmen“ oder „KMU“. Das Unternehmen muss Teil der Wertschöpfungskette eines berichtspflichtigen Unternehmens sein und darf an seinem Bilanzstichtag im vorangegangenen Geschäftsjahr eine durchschnittliche Beschäftigtenzahl von 1,000 nicht überschreiten. Das relevante Unternehmen und die maßgebliche Gruppenebene sollten bestätigt werden, bevor die Antwort auf den Schutz gestützt wird.

Eine aktuelle Eigenerklärung oder ein internes Statusmemo mit dem Namen der juristischen Person, dem berichtspflichtigen Unternehmen oder der Beziehung, der Beschäftigtenkennzahl, dem Zeitraum, der Grundlage, der genehmigenden Person und dem Ablaufdatum aufbewahren. Betrifft die Anfrage ein Mutterunternehmen, ein Tochterunternehmen oder eine Gruppe, die sich von dem Unternehmen unterscheidet, das die Erklärung abgibt, ist diese Abgrenzung zuerst zu klären.

Das Recht, eine Anfrage abzulehnen, ist mit einer Anfrage verknüpft, die sich auf eine nach der Rechnungslegungsrichtlinie erforderliche Nachhaltigkeitsberichterstattung bezieht. Den Kunden bitten anzugeben, ob jeder strittige Punkt für diesen Zweck benötigt wird. Wenn die Arbeitsmappe außerdem der Sorgfaltsprüfung, dem Risikomanagement, der Beschaffung, der Produktkonformität oder einem anderen Zweck dient, sollten die Felder getrennt oder mit einem Zweck versehen werden.

Dies bedeutet nicht, dass eine Anfrage zu einem anderen Zweck automatisch verpflichtend ist. Es bedeutet, dass die Schlussfolgerung zur Obergrenze in der Wertschöpfungskette nicht das Ende der Analyse ist. Der Lieferant sollte anschließend das einschlägige Recht, den Vertrag, den geschäftlichen Bedarf, die Vertraulichkeit, die Machbarkeit und die Verhältnismäßigkeit jeweils für sich prüfen.

Die delegierte Verordnung legt fest, dass die Obergrenze nur die in Annex II aufgeführten Datenpunkte umfasst. Eine Frage kann im freiwilligen Standard erscheinen und dennoch außerhalb der Obergrenze liegen. Sie kann auch einen begrenzten Datenpunkt mit mehreren zusätzlichen Feldern kombinieren. Die Anfrage dem genauen Datenpunkt B oder C, dem Beschäftigtenband, dem Zeitraum, der Abgrenzung und der angeforderten Detailtiefe zuordnen.

Option 1: Anfrage klären

Eine Klärung ist angemessen, wenn Zweck, Unternehmen, Zeitraum, Einheit, Bedarf an Nachweisen oder eine mögliche Doppelung unklar sind. In der Praxis ist dies häufig der schnellste Weg, um ein scheinbares Problem oberhalb der Obergrenze zu beseitigen. Bitten Sie den Kunden, den Berichterstattungszweck zu benennen, erforderliche und optionale Fragen zu unterscheiden, zu bestätigen, ob eine konsolidierte Antwort akzeptabel ist, und zu erläutern, warum die zusätzlichen Einzelheiten benötigt werden.

Option 2: Festgestellte Überschreitung ablehnen

Eine Ablehnung sollte präzise sein. Benennen Sie die genauen Fragen oder Datenelemente, erklären Sie, dass diese die geltende Obergrenze des freiwilligen Standards für den angegebenen Berichterstattungszweck überschreiten, verweisen Sie auf das Recht des geschützten Unternehmens und beantworten Sie die Fragen innerhalb der Obergrenze wie üblich. Vermeiden Sie es, dem Kunden Fehlverhalten vorzuwerfen, sofern eine solche Schlussfolgerung nicht durch Rechtsberatung gestützt wird.

Option 3: Ausgewählte Informationen freiwillig bereitstellen

Die Richtlinie verbietet keine freiwillige Weitergabe. Ein Lieferant kann entscheiden, dass eine bestimmte zusätzliche Antwort kostengünstig ist, bereits öffentlich zugänglich ist, im Sektor üblicherweise weitergegeben wird oder für die Geschäftsbeziehung wertvoll ist. Die Entscheidung sollte ausdrücklich und nicht zufällig getroffen werden. Dokumentieren Sie, was bereitgestellt wird, warum, an wen, für welchen Zeitraum und Zweck, unter welchen Vertraulichkeitsbedingungen und ob eine künftige Bereitstellung erneut bewertet wird.

Option 4: Engeren Umfang oder Alternative aushandeln

Der Kunde benötigt möglicherweise nicht genau die angeforderte Form. Eine Schätzung auf Gruppenebene, eine prozentuale Bandbreite, eine Stichprobe von Standorten, eine geschwärzte Richtlinie, eine Bestätigung zur Prüfung, ein Nachweisverzeichnis oder eine Beschreibung der Methodik kann den zugrunde liegenden Bedarf erfüllen. Der Lieferant sollte fragen, welche Entscheidung die Information unterstützt, und die verlässlichste Alternative mit dem geringsten Aufwand anbieten.

Option 5: Daten schrittweise bereitstellen

Eine schrittweise Antwort ist angemessen, wenn die Information wirtschaftlich nützlich ist, die Organisation sie heute aber nicht zuverlässig erstellen kann. Vereinbaren Sie, was jetzt bereitgestellt werden kann, welche Methode entwickelt wird, wer für die Arbeit verantwortlich ist, den Zielzeitraum, Abhängigkeiten und ob die Verpflichtung nach besten Kräften oder vertraglich erfüllt werden soll. Versprechen Sie keine Genauigkeit oder keinen Termin, die bzw. den der Datenverantwortliche nicht genehmigt hat.

Die gesetzliche Analyse sollte nicht dem Account Manager überlassen werden, und über die Geschäftsbeziehung sollte nicht allein von den Rechts- oder Berichtsteams entschieden werden. Richten Sie ein kleines Genehmigungsmodell ein, das die für die Anfrage, die Berichterstattung, die Daten und die Geschäftsbeziehung verantwortlichen Personen sowie gegebenenfalls die Unterstützung durch Recht und Datenschutz miteinander verbindet.

Ein Register für freiwillige Bereitstellungen schützt beide Seiten. Es weist nach, dass der Lieferant eine bewusste, genehmigte Entscheidung getroffen hat, und hilft dem Kunden, die Grenzen der Antwort zu verstehen. Außerdem verhindert es, dass eine einmalige Antwort stillschweigend zu einer unkontrollierten jährlichen Erwartung wird.

Kontext. Solent Fasteners hat 170 Beschäftigte und beliefert einen großen börsennotierten Hersteller. Der Kunde verlangt den Emissionsdatenpunkt aus Annex II sowie Produkt-CO2-Fußabdrücke für 600 SKUs, standortbezogene Klimaszenarien und sämtliche Verträge über erneuerbare Energien. Als Zweck werden der Nachhaltigkeitsbericht des Kunden gemäß der Rechnungslegungsrichtlinie und das Lieferantenprogramm genannt.

Bewertung. Solent bestätigt den geschützten Status und trennt die Zwecke. Der geschätzte Bruttoemissionsdatenpunkt auf Unternehmensebene liegt innerhalb der Obergrenze für seine Beschäftigtengruppe. Die SKU-Fußabdrücke, Szenarien und Verträge sind keine Datenpunkte aus Annex II in der angeforderten Form. Der Kunde bestätigt außerdem, dass das Lieferantenprogramm einige der Informationen für die Beschaffung verwendet, also für einen anderen Zweck.

Antwort. Solent stellt den Emissionsdatenpunkt und die Methodik bereit. Das Unternehmen lehnt eine uneingeschränkte Offenlegung der Verträge ab, bietet eine redigierte Zusammenfassung der Verträge über erneuerbare Energien an und schlägt im Rahmen einer NDA einen freiwilligen Pilot-Fußabdruck für zehn wesentliche SKUs vor. Die standortbezogenen Szenarien für das laufende Jahr lehnt das Unternehmen ab, bietet jedoch eine stufenweise Bewertung von Klimarisiken an. In der E-Mail wird das Recht für den Berichterstattungszweck klar von der freiwillig ausgehandelten Unterstützung bei der Beschaffung getrennt.

Ergebnis. Der Kunde akzeptiert die zugeordnete Antwort, weil er verlässliche Informationen und einen klaren Verbesserungsplan erhält. Solent dokumentiert den freiwilligen Pilot, den Kostenverantwortlichen, die Vertraulichkeitsbedingungen und die künftige Neubewertung, statt zuzulassen, dass die Anfrage zu einem undokumentierten Präzedenzfall wird.

Eine einmalige freiwillige Antwort begründet für sich genommen keine dauerhafte Pflicht. Sie sollte für den angegebenen Empfänger, Zweck und Zeitraum dokumentiert und in jedem späteren Zyklus erneut bewertet werden, statt zu einer unkontrollierten jährlichen Erwartung zu werden.

Bei einer strittigen Anfrage sollte der Anfragende den Zweck jedes Punktes angeben und die Berichterstattung nach der Rechnungslegungsrichtlinie von Due Diligence, Beschaffung oder anderen Verwendungszwecken trennen. Wenn für diesen Berichterstattungszweck Informationen oberhalb der Obergrenze des Anhangs II angefordert werden, sollte die Überschreitung identifiziert und das geschützte Unternehmen über sein Recht, abzulehnen, informiert werden.

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