Wie große Unternehmen ihre ESG-Lieferantenfragebögen rund um die Obergrenze für die Wertschöpfungskette neu gestalten sollten

Viele große Organisationen betreiben gleichzeitig mehrere Systeme für Lieferantendaten: eine Arbeitsmappe für die Nachhaltigkeitsberichterstattung, ein Beschaffungsportal, einen Fragebogen zu Menschenrechten, eine Klimabefragung, ein Formular zur Produktkonformität sowie eine Vorlage einer Bank oder eines Ratinganbieters. Jedes System kann dieselben Informationen zu Beschäftigten, Emissionen oder Richtlinien mit unterschiedlichen Formulierungen abfragen. Lieferanten tragen die kombinierte Belastung, während das berichtspflichtige Unternehmen häufig nicht erklären kann, welche Antwort welche Angabe unterstützt.

Die Obergrenze für die Wertschöpfungskette erfordert eine andere Design-Disziplin. Die rechtliche Frage lautet nicht, ob ein Fragebogen allgemein „verhältnismäßig“ erscheint. Entscheidend ist, ob eine konkrete Anfrage für Berichtszwecke eines geschützten Unternehmens die Datenpunkte in Annex II für die betreffende Mitarbeitergruppe überschreitet. Die kaufmännische und Governance-Frage geht weiter: Ist jeder angeforderte Punkt tatsächlich notwendig, oder kann das berichtspflichtige Unternehmen vorhandene Informationen, einen weniger detaillierten Datenpunkt oder eine Schätzung verwenden?

Abbildung 1. Sieben Design-Prüfpunkte führen zu einem kürzeren, zweckbezogen gekennzeichneten Fragebogen mit weniger Duplikaten und einer belastbaren Aufzeichnung der Anfrage. Lernvisualisierung der London Reporting Academy.

Jede Frage benötigt ein Zweckfeld. Für die Obergrenzenanalyse ist die entscheidende Kennzeichnung, ob die Information für eine nach der Rechnungslegungsrichtlinie erforderliche Nachhaltigkeitsberichterstattung angefordert wird. Andere Zweckkennzeichnungen können Sorgfaltspflicht, Risikomanagement, Qualifizierung für die Beschaffung, Produktregulierung, nachhaltige Finanzierung, Kundenverpflichtungen oder die freiwillige Entwicklung von Lieferanten umfassen.

Der Zweck sollte die tatsächlich beabsichtigte Nutzung beschreiben und nicht als Formulierungshilfe dienen. Wenn dieselbe Antwort zwei Zwecken dient, erfassen Sie beide und wenden Sie die einschlägigen Kontrollen getrennt an. Ein gemischtes Portal kann operativ praktisch bleiben und zugleich den Zweck auf Feld- oder Abschnittsebene anzeigen.

Die anfordernde Stelle sollte nur die Informationen erheben, die zur Bestimmung des anwendbaren Pfads erforderlich sind. Eine Eigenerklärung eines geschützten Unternehmens kann die juristische Person des Lieferanten, die Beziehung zur Wertschöpfungskette, die durchschnittliche Beschäftigtenzahl während des vorangegangenen Geschäftsjahres, Grundlage und Zeitraum, den zeichnungsberechtigten Unterzeichner sowie das Ablaufdatum angeben. Die Richtlinie gestattet, sich darauf zu stützen, ohne eine routinemäßige Überprüfung vorzunehmen, sofern die anfordernde Stelle nicht weiß oder vernünftigerweise wissen müsste, dass die Erklärung offensichtlich falsch ist.

Innerhalb geschützter Unternehmen unterscheidet Anhang II zwischen Unternehmen mit 10 Beschäftigten oder weniger und solchen mit mehr als 10 Beschäftigten. Die Fragebogen-Logik sollte daher verzweigen, bevor Fragen zu Umwelt und zum umfassenden Modul angezeigt werden.

Eine Themenzuordnung reicht nicht aus. Speichern Sie die Offenlegungsreferenz, den Absatz, den Unterpunkt, die Einbeziehung nach Beschäftigtenkategorie, die angeforderte Einheit, den Zeitraum, die Abgrenzung und die Erwartung an Nachweise. Wenn eine Frage mehrere Elemente umfasst, teilen Sie sie auf. Beispielsweise verbindet „Stellen Sie Emissionen und Ihren detaillierten Dekarbonisierungsplan bereit“ einen potenziellen B3-Datenpunkt mit Informationen, die nicht unbedingt in Anhang II enthalten sind.

Gestaltungsübersicht für Anhang II

Anhang II ist eine Obergrenze, kein Standardfragebogen. Der angenommene Text betont, dass berichtspflichtige Unternehmen Informationen nur insoweit anfordern sollten, wie sie benötigt werden, und weniger als den Standardsatz anfordern sollten, wenn sie nicht alle Informationen daraus benötigen. Eine Erforderlichkeitsprüfung überführt diesen Grundsatz in eine überprüfbare Entscheidung.

Eine Frage, für die kein bestimmter Verwendungszweck für die Berichterstattung, keine verantwortliche Person und keine Konsequenz bei Nichtbeantwortung ermittelt wurde, ist ein starker Kandidat für die Streichung. Die Analyse sollte die Antwortquote und die tatsächliche nachgelagerte Nutzung nachverfolgen; Fragen mit geringer Nutzung sollten nicht allein deshalb beibehalten werden, weil sie schon immer gestellt wurden.

Fragebögen mit gemischtem Zweck sind nicht verboten, müssen jedoch transparent sein. Verwenden Sie sichtbare Abschnittsbezeichnungen oder Metadaten auf Feldebene, aus denen hervorgeht, welche Fragen der Berichterstattung, der Sorgfaltspflicht, dem Risikomanagement, der Beschaffung oder einem anderen Zweck dienen. Erläutern Sie jede gesonderte Verpflichtung oder gewerbliche Konsequenz für Fragen, die nicht der Berichterstattung dienen.

Wenn ein berichtspflichtiges Unternehmen für den Berichterstattungszweck Informationen anfordert, die über die freiwilligen Standards hinausgehen, muss es sicherstellen, dass geschützte Unternehmen darüber informiert werden, welche Informationen den Standard überschreiten und dass sie ein gesetzliches Recht haben, diese abzulehnen. Der Hinweis sollte daher vor der Übermittlung spezifisch und sichtbar sein und nicht auf einer allgemeinen Seite mit Geschäftsbedingungen verborgen werden.

Die Benutzeroberfläche sollte es dem Lieferanten ermöglichen, die identifizierten zusätzlichen Angaben abzulehnen, ohne Validierungsfehler auszulösen, die die gesamte Übermittlung blockieren. Wenn eine Antwort freiwillig ist, sollte die Benutzeroberfläche dies angeben. Wenn eine andere rechtliche oder vertragliche Grundlage gilt, ist diese korrekt zu benennen, statt jede Frage als verpflichtend zu bezeichnen.

Ein Datenpunkt der Offenlegung und die zugehörigen Nachweise sind nicht dieselbe Anforderung. Die Abfrage einer Unfallzahl rechtfertigt nicht automatisch die Anforderung jeder Vorfallsakte; die Abfrage eines Emissionswerts rechtfertigt nicht automatisch die Anforderung jeder Rechnung. Legen Sie eine abgestufte Nachweispolitik fest: keine Nachweise für routinemäßige Felder mit geringem Risiko, Methodik oder öffentlicher Link für Felder mit mittlerem Risiko, Stichproben oder geschwärzte Nachweise für ausgewählte Felder und nur dann ein gesicherter Zugriff, wenn er tatsächlich erforderlich ist.

Die Richtlinie erkennt an, dass Informationen aus der Wertschöpfungskette gegebenenfalls durch direkte Informationen von Lieferanten oder durch Schätzungen bereitgestellt werden können. Ein Anfordernder sollte daher dokumentieren, wann eine Schätzung, ein Proxy, ein Branchendurchschnitt oder ein Modell akzeptabel ist, und vermeiden, sämtliche Unsicherheiten und Berechnungskosten auf den Lieferanten zu verlagern. Der Abschlussbericht sollte die Methode und die Einschränkungen erläutern, soweit dies erforderlich ist.

Die anfordernde Stelle sollte eine zentrale Fragenbibliothek und einen Speicher für Lieferantenantworten betreiben. Geschäftsbereiche dürfen dieselbe genehmigte Antwort für verschiedene Zwecke verwenden, aber das System muss Zweck, Zugriff und Version bewahren. Lieferanten sollten nicht aufgefordert werden, denselben Namen der juristischen Person, dasselbe Mitarbeiterzahlband, denselben Link zu einer Richtlinie oder dieselbe Jahreskennzahl in mehreren Portalen erneut einzugeben.

Kanonische Fragen-ID: ein Konzept unabhängig von der Formulierung im Portal.

Datenverantwortlicher: die zuständige interne Funktion für die Frage und ihre nachgelagerte Verwendung.

Wiederverwendung des Lieferantenprofils: Angaben zu Einheit, Zeitraum und Schutzstatus werden einmalig erhoben.

Regel für doppelte Fragen: verhindert neue Fragen, die einem bestehenden Konzept zugeordnet werden können, sofern kein tatsächlicher Unterschied dokumentiert ist.

Verfallslogik: fordert eine Aktualisierung nur an, wenn die Antwort oder der Berichtszeitraum abgelaufen ist.

Empfängeransicht: Der Lieferant kann frühere Antworten und die vorgenommenen Änderungen sehen.

Ein Lieferantenfragebogen sollte wie eine Berichtskontrolle und nicht wie eine Marketingumfrage genehmigt werden. Die für Governance zuständige Stelle sollte die Nachhaltigkeitsberichterstattung, die Beschaffung, die Rechtsabteilung, die Daten-Governance sowie, sofern relevant, die Funktionen für Sorgfaltsprüfung und Risiko einbeziehen. Interne Revision oder Assurance-Teams sollten in der Lage sein, eine Stichprobe von Fragen von der Lieferantenschnittstelle über die Berichtsanforderung, die Entscheidung über die Notwendigkeit, die Antwort und die Transformation bis zur veröffentlichten Angabe nachzuverfolgen.

Kontext. Die Orion Industrial Group verwendet vier Fragebögen: für die jährliche Nachhaltigkeitsberichterstattung, die Aufnahme von Lieferanten in die Beschaffung, die menschenrechtliche Sorgfaltsprüfung und die Bewertung von Klimarisiken. Ihre 3,000 Lieferanten erhalten von verschiedenen Teams sich überschneidende Anfragen, und das Berichtsteam kann nicht zeigen, welche Antworten tatsächlich verwendet werden.

Neugestaltung. Orion erstellt ein gemeinsames Lieferantenprofil und akzeptiert eine geschützte Selbsterklärung des berichtenden Unternehmens. Das Unternehmen ordnet die Berichterstattungsfelder den exakten Datenpunkten in Anhang II zu und unterteilt den Fragebogen in Gruppen für 10 oder weniger und mehr als 10 Beschäftigte. Es entfernt Berichterstattungsfragen, für die kein identifizierter Verwendungszweck für die Offenlegung besteht, führt Schätzungen für ausbleibende Antworten mit geringem Risiko ein und trennt fallbezogene Fragen zur Sorgfaltsprüfung in ein risikogesteuertes Modul.

Rechte und Duplikate. Berichterstattungsfelder oberhalb der Obergrenze sind deutlich gekennzeichnet und enthalten den Hinweis auf das Recht, die Beantwortung abzulehnen. Das System erkennt doppelte Fragen zu Beschäftigten, Emissionen und Richtlinien in den Beschaffungs- und Nachhaltigkeitsmodulen. Die Antworten der Lieferanten werden intern mit Metadaten zu Zweck und Zugriff erneut verwendet.

Ergebnis. Der durchschnittliche geschützte Lieferant sieht 34 Fragen statt 117. Orion bewahrt einen Prüfpfad auf Fragenebene und kann seinem Prüfer erläutern, welche Datenpunkte der Lieferanten, Schätzungen und Einschränkungen den endgültigen Bericht stützen. Die Beschaffung erhält weiterhin die benötigten Informationen, stellt ihr gesamtes Programm jedoch nicht länger als verpflichtende Berichterstattungsanfrage dar.

Lieferantenstatus: Geschützte Selbsterklärung des berichtspflichtigen Unternehmens: Was Lieferanten und Anfragende dokumentieren sollten.

Antwort des Lieferanten: Wie auf eine Nachhaltigkeitsdatenanfrage oberhalb der Obergrenze geantwortet werden kann, ohne die Kundenbeziehung zu beeinträchtigen.

Antwortprozesse: Wie Kunden- und ESG-Fragebögen von Banken mithilfe des freiwilligen EU-Standards beantwortet werden können.

Veröffentlichungskanäle: Muss ein freiwilliger EU-Nachhaltigkeitsbericht öffentlich sein?