Hoe GRI Topic Standards en relevante disclosures te selecteren

Veel rapportageteams gaan te snel van een label voor een materieel onderwerp naar een volledige Topic Standard. Het resultaat is vaak een rapport met maatstaven die technisch gezien aan het onderwerp verwant zijn, maar de significante impacts van de organisatie niet beschrijven. Het tegenovergestelde probleem doet zich ook voor: een team selecteert één bekende disclosure en ziet een andere Topic Standard over het hoofd die een andere dimensie van dezelfde impact beter uitlegt.

De selectiebeslissing heeft gevolgen voor gegevensverzoeken, rapportagegrenzen, de GRI Content Index, de geloofwaardigheid van het materialiteitsproces en de beoordelingslast. Een traceerbare methode maakt het rapport korter waar informatie niet relevant is en vollediger waar één onderwerp meerdere disclosures of aanvullende, door de organisatie ontwikkelde informatie vereist.

Identificeer voor elk materieel onderwerp de disclosure of disclosures in de onderwerpnorm die de relevante impacts toelichten.

Wanneer een toepasselijke sectorstandaard betrekking heeft op dat materiële onderwerp, gebruik dan de rapportagesectie daarvan als gestructureerd uitgangspunt voor het identificeren van verwachte disclosures in de onderwerpnorm.

Als een in de sectorstandaard opgenomen disclosure niet relevant is voor de impacts van de organisatie, vermeld deze dan in de GRI-inhoudsindex als “niet van toepassing” en licht kort toe waarom.

Als de onderwerpnormen onvoldoende informatie bieden, overweeg dan aanvullende disclosures met een vergelijkbare grondigheid, met inbegrip van aanvullende sectordisclosures, informatie uit gezaghebbende bronnen of door de organisatie ontwikkelde disclosures.

Blijf rapporteren over de manier waarop het materiële onderwerp wordt beheerd via GRI 3-3; metingen in onderwerpnormen vervangen de disclosure over het beheer van het onderwerp niet.

Leg de conclusie over het materiële onderwerp vast. Bevestig het materiële onderwerp, de belangrijke impacts die het vertegenwoordigt, de rapportagegrens en het bewijsmateriaal dat de conclusie ondersteunt. Begin niet met een titel van een onderwerpnorm.

Beschrijf elke belangrijke impact nauwkeurig. Leg vast wat er is gebeurd of zou kunnen gebeuren, of de impact positief of negatief is, wie of wat wordt geraakt, waar deze zich voordoet, welke activiteiten of zakelijke relaties erbij betrokken zijn en wat de tijdshorizon is.

Doorzoek de onderwerpnormen op impact, niet op aanduiding. Identificeer alle normen die de impact zouden kunnen toelichten. Een materieel onderwerp kan aansluiten op meerdere onderwerpnormen, terwijl één norm slechts één relevante disclosure kan bevatten.

Toets elke mogelijke disclosure. Vergelijk de vereiste informatie van de disclosure met de impactbeschrijving, de grens, de positie in de waardeketen en de informatiebehoefte. Leg vast waarom de disclosure relevant of niet relevant is.

Pas de sectorstandaard-overlay toe. Controleer of een toepasselijke sectorstandaard de disclosure voor het materiële onderwerp vermeldt. Als dat zo is, vereist de disclosure een expliciete behandeling in de inhoudsindex, zelfs wanneer deze niet relevant is.

Beoordeel de toereikendheid. Ga na of de geselecteerde disclosures, samen met GRI 3-3, een evenwichtig en voldoende volledig beeld van de impact geven. Voeg andere grondige informatie toe wanneer er een materiële informatielacune blijft bestaan.

Keur de beslissing goed en bewaar het besluitvormingsspoor. Laat de eigenaar van het onderwerp, de eigenaar van de gegevens en de technische beoordelaar de mapping goedkeuren. Bewaar de matrix van impacts naar disclosures, uitsluitingen, gegevensverzoeken en instructies voor de inhoudsindex.

Relevantietoets op disclosureniveau

Dezelfde informatieverschaffing kan verschillend worden gepubliceerd, afhankelijk van de vraag of deze is opgenomen onder een materieel onderwerp in een toepasselijke Sectorstandaard. Zonder die koppeling aan een Sectorstandaard blijft een niet-relevante informatieverschaffing normaal gesproken buiten de geselecteerde set informatieverschaffingen. Met die koppeling vereist GRI 1 Requirement 5-b dat de organisatie de informatieverschaffing rapporteert of in de GRI Inhoudsindex vermeldt: “niet van toepassing”, en uitlegt waarom deze niet relevant is voor de impacts van de organisatie's.

Het team kan ook andere informatieverschaffingen nodig hebben. GRI 3-3 is bijvoorbeeld vereist om het beheer van het materiële onderwerp toe te lichten; informatie over gezondheid en veiligheid op het werk of over getroffen gemeenschappen kan relevant zijn als de impact zich uitstrekt tot werknemers of omwonenden; en een door de organisatie ontwikkelde indicator voor incidenten of herstel kan nodig zijn als geen enkele informatieverschaffing uit een Onderwerpstandaard de doeltreffendheid van de respons volledig toelicht. Elke toevoeging moet voortvloeien uit de impact, en niet uit de wens om de index volledig te laten lijken.

Te bewaren bewijs voor het voorbeeld

Het goedgekeurde materialiteitsdocument en de impactbeschrijving voor de uitstoot en terugkerende emissies.

Milieumonitoringgegevens, methodologie, eenheden, afbakening van de locatie en kwaliteitscontroles.

Klachten van de gemeenschap, correspondentie met toezichthouders, onderzoeks- en herstelregistraties met betrekking tot incidenten.

De matrix voor de relevantie van informatieverschaffingen, waarin wordt weergegeven waarom GRI 305-7 is geselecteerd en waarom andere informatieverschaffingen wel of niet zijn geselecteerd.

De controle op de toepasselijke Sectorstandaard, met inbegrip van eventuele toelichtingen “niet van toepassing” in de Inhoudsindex.

Een overgangscontrole voor standaarden die vanaf de publicatiedatum van het verslag van kracht zijn.