GRI 102 Rapportage over Scope 3: categorieën, gegevenshiërarchie en schattingen van leveranciers

Technische status: op bronnen gebaseerde publicatieversie; definitieve technische beoordeling door een deskundige vereist vóór publicatie.

Disclosure 102-7 maakt van Scope 3 een brede totaalsom tot een rapportagediscipline per categorie. De organisatie rapporteert de bruto Scope 3-emissies in metrische tonnen CO2-equivalent, neemt de zeven broeikasgassen op die onder het Kyotoprotocol vallen, geeft een uitsplitsing voor elk van de 15 upstream- en downstreamcategorieën en licht haar consolidatiebenadering, methodologieën, aannames, berekeningstools en bronnen van emissiefactoren toe. De disclosure bevat ook informatie over het basisjaar en herberekeningen. (GRI 102, Disclosure 102-7.)

Het praktische gevolg is belangrijk: het rapportageteam heeft een beheerst register voor alle categorieën nodig, niet alleen één totaalsom in een werkmap. Screening blijft essentieel, maar het doel ervan is om per categorie de berekeningsdiepgang, prioriteit voor gegevensverwerving en het plan voor kwaliteitsverbetering vast te stellen. Het is geen vrijbrief om ongemakkelijke categorieën uit de disclosure te laten verdwijnen.

Een verdedigbaar Scope 3-project heeft vier onderling verbonden resultaten: een volledig categor register, een berekeningsbestand, een vastlegging van gegevenskwaliteit en beheersmaatregelen, en een rapportagepakket. Het register vormt de verbinding tussen GRI 102 en het GHG Protocol. Het laat zien wat de categorie voor deze organisatie omvat, wat wel of niet is opgenomen, welke methode is gebruikt, wie eigenaar is van de gegevens, hoe het resultaat is beoordeeld en wat volgend jaar zal worden verbeterd.

Bepaal de organisatorische grens en de grens van de waardeketen. Leg de voor Scope 1, Scope 2 en Scope 3 gekozen consolidatiebenadering vast — aandeel in het eigen vermogen, financiële zeggenschap of operationele zeggenschap — en pas deze consequent toe. Breng vervolgens de activiteiten in kaart die upstream en downstream van de rapporterende organisatie plaatsvinden.

Screen elke categorie. Gebruik ruwe schattingen en relevantiecriteria om de vermoedelijke omvang, invloed, blootstelling aan de transitie, belangstelling van belanghebbenden, uitbestede activiteiten en sectorspecifieke betekenis vast te stellen.

Kies de berekeningsroute. Selecteer leveranciersspecifieke, hybride, activiteitsgebaseerde gemiddelde, op uitgaven gebaseerde of andere verdedigbare methoden op basis van de categorie en de beschikbare gegevens.

Beoordeel gegevenskwaliteit en onzekerheid. Beoordeel de technologische, temporele en geografische representativiteit, volledigheid en betrouwbaarheid. Leg zwakke punten in grens en allocatie afzonderlijk vast van numerieke onzekerheid.

Bereken en stel kritisch ter discussie. Stem activiteitsgegevens af op inkoop-, logistieke, HR-, activa- en financiële systemen; controleer eenheden en jaren van emissiefactoren; onderzoek verschuivingen en uitschieters.

Rapporteer het categorieresultaat en de beperkingen. Licht methoden en bronnen van factoren toe, toon totalen op categorieniveau en gebruik alleen een reden voor weglating wanneer informatie niet volgens de vereisten kan worden gerapporteerd.

Keur een verbeterplan goed. Geef prioriteit aan categorieën die hoge emissies, lage gegevenskwaliteit en een sterk vermogen om de waardeketen te beïnvloeden combineren.

Figuur 1. Categorieënkaart voor Scope 3: screen alle 15 categorieën en stem vervolgens de berekeningsdiepgang en verbeteractiviteiten daarop af.

De onderstaande matrix is een hulpmiddel voor implementatie en geen vervanging voor de minimale grenzen en gedetailleerde berekeningsrichtlijnen in het GHG Protocol. “Typische gegevens” geeft praktische startpunten aan. De uiteindelijke methode moet de feiten van de organisatie, de grens van de categorie en het beoogde gebruik van de informatie weerspiegelen.

Het GHG Protocol beveelt aan Scope 3-activiteiten te screenen met behulp van ruwe schattingen en meer dan alleen de omvang in overweging te nemen. Relevante criteria zijn onder meer de verwachte omvang van de emissies, de invloed van de organisatie, klimaatgerelateerde risico’s en kansen, zorgen van belanghebbenden, activiteiten die eerder intern werden uitgevoerd maar nu zijn uitbesteed, sectorrichtsnoeren en andere organisatiespecifieke criteria. Een categorie kan strategisch belangrijk zijn, ook wanneer de eerste ruwe schatting niet de grootste is.

Houd voor GRI 102 drie beslissingen gescheiden. Ten eerste, is klimaatverandering een materieel onderwerp volgens het proces voor materiële onderwerpen van GRI? Ten tweede, wat valt binnen elke Scope 3-categorie en hoe wordt dit berekend? Ten derde, waar moet de organisatie investeren in betere gegevens en actie? Een score voor categoriescreening mag niet worden gepresenteerd alsof deze de GRI-materialiteitsbepaling van de organisatie is.

Een gegevenshiërarchie moet het oordeel sturen, niet vervangen. Zowel de concepten van IFRS S2 als die van het GHG Protocol wijzen in de richting van meer directe, activiteitspecifieke, tijdige en geografisch en technologisch representatieve gegevens waar dit praktisch haalbaar is. De richtsnoeren van GRI 102 bevelen aan het percentage emissies te rapporteren dat voor elke categorie met primaire gegevens is verkregen. Een getal van een leverancier is echter niet automatisch van hoge kwaliteit: het kan de verkeerde periode gebruiken, upstreamfasen weglaten, een inconsistente consolidatiebenadering toepassen, emissies willekeurig toewijzen of niet zijn beoordeeld.

Figuur 2. Een praktische Scope 3-gegevenshiërarchie en routekaart voor het eerste jaar.

Begin niet met een generiek verzoek om “ons je koolstofvoetafdruk te sturen”. Vraag om gegevens die overeenkomen met de categorie, het product en de rapportagegrens. Een nuttig verzoek aan een leverancier identificeert het ingekochte product of de ingekochte dienst, de rapportageperiode, de hoeveelheid of allocatiebasis, de organisatorische en productgrens, de gassen en GWP-waarden, de opgenomen Scope 1/2/3-componenten, de bronnen van emissiefactoren, de verificatiestatus en bekende uitsluitingen.

Secundaire gegevens zijn geen tekortkoming in de rapportage. Ze vormen een normaal onderdeel van Scope 3-meting, vooral in een eerste jaar. De kwaliteitsvraag is of de proxy passend en consistent toegepast is en transparant wordt toegelicht. Een fysieke proxy - tonnen staal, tonkilometers, kilowatturen, liters brandstof, massa afval of productgebruik - behoudt doorgaans meer operationele betekenis dan bestedingen. Op bestedingen gebaseerde factoren kunnen niettemin efficiënt zijn voor screening en voor dienstencategorieën waarvoor fysieke activiteit daadwerkelijk niet beschikbaar is.

Houd een register van emissiefactoren bij met de naam van de factor, de uitgever, de databankversie, de geografie, de technologie, de eenheid, de GWP-basis, de toepasselijke categorie, de download­d­atum en de eigenaar. Zet de factorset vast voor de rapportagecyclus. Wijzigingen na de berekening moeten worden beheerst en gedocumenteerd en, waar materieel, aanleiding geven tot een beoordeling van herberekening of herziening.

GRI 1 staat de reden voor weglating “informatie niet beschikbaar/onvolledig” toe voor toelichtingen en vereisten waarvoor redenen voor weglating zijn toegestaan. De organisatie moet specificeren welke informatie ontbreekt, uitleggen waarom deze niet beschikbaar of onvolledig is en de stappen die worden genomen en de verwachte termijn voor het verkrijgen ervan beschrijven. Volgens de richtsnoeren van GRI 102 is deze route beschikbaar wanneer een Scope 3-categorie niet zoals vereist kan worden gerapporteerd. Dit zou een gecontroleerde uitzondering moeten zijn, niet de standaardberekeningsmethode.

Test voordat je een weglating gebruikt of een redelijke schatting mogelijk is. Als een categorie kan worden geschat met behulp van activiteitsgegevens, een representatieve factor, steekproeven of een sectorspecifieke proxy, zal een transparante schatting vaak nuttigere informatie opleveren dan een lege cel. Het besluit moet worden gedocumenteerd en goedgekeurd, vooral wanneer de ontbrekende categorie significant zou kunnen zijn.

De onderneming wacht niet op voetafdrukken van leveranciers. Zij gebruikt op massa gebaseerde productfactoren voor staal, aluminium en verpakkingen; een op uitgaven gebaseerd model voor resterende ingekochte diensten; gegevens over afstand en vervoerswijze voor de bekende logistieke populatie plus een geteste extrapolatie voor het resterende deel; en een engineeringmodel voor gebruik gedurende de levensduur van verkochte apparatuur, uitgesplitst naar producttype en verkoopregio. Zij registreert het percentage van elke categorie dat op primaire activiteitsgegevens is gebaseerd, documenteert de factoren en aannames en start verzoeken aan leveranciers voor de tien materiaalgroepen met de hoogste emissies.

Het resultaat is niet “perfect”, maar wel volledig genoeg om zichtbaar te maken waar actie en gegevensverbetering van belang zijn. Het plan van de onderneming voor Jaar 2 is om schattingen op basis van uitgaven voor prioritaire materialen te vervangen, de logistieke dekking te verbeteren van 60% naar 90%, geverifieerde aannames over de gebruiksfase van productengineering te verzamelen en geautomatiseerde aansluitingen aan inkoop- en verkoopsystemen toe te voegen.

Behandel de eerste inventaris als het begin van een rapportagesysteem. Leg het categor register vast, wijs gegevenseigenaren aan, verbind verbeteracties met leveranciersbetrokkenheid en productbeslissingen, en plan een beoordeling na publicatie terwijl het bewijsmateriaal nog vers is. Het sterkste verbeterplan voor jaar 2 is gebaseerd op waargenomen zwakke punten in de gegevenskwaliteit, niet op een algemene belofte om “meer primaire gegevens te verzamelen”.