Rol van de administratieve, management- en toezichthoudende organen

Voorbereiden

Wat te verzamelen vóór het opstellen

Vink elk veld af zodra het bewijs binnen is. Eigenaren zijn de teams die de bronbestanden doorgaans beheren.

• Aandeel onafhankelijke leden

  Secretariaat van de onderneming / governance

  Het aandeel van de raad van bestuur dat bestaat uit leden die niet onafhankelijk zijn, aan de hand van de eigen onafhankelijkheidstoets van de organisatie en de samenstelling van de raad van bestuur voor de verslagperiode.

  Bewijs Register van de raad van bestuur, onafhankelijkheidsbeoordelingen, overzicht van de samenstelling van commissies en de raad van bestuur, administratie van het secretariaat van de onderneming.

  Let op De onafhankelijkheidsstatus wordt geteld aan de hand van een andere definitie dan in het bestuursregister, waardoor het percentage niet aansluit op de goedgekeurde samenstellingslijst.

• Genderverdeling in het bestuur

  Secretariaat van de onderneming / HR

  De genderverdeling van bestuursleden voor de verslagperiode, waarbij gebruik wordt gemaakt van de door de organisatie gekozen gendercategorieën en dezelfde bestuurspopulatie als elders in de governanceverslaggeving.

  Bewijs Register met bestuursprofielen, verklaringen van bestuurders, registers van HR of het secretariaat van de onderneming, governanceverslaggevingspakket.

  Let op De gendercategorieën zijn afkomstig uit een andere bron of classificatie dan het bestuursregister, waardoor de verdeling niet aansluit op de gerapporteerde ledenlijst.

• Werknemersinspraak in het bestuur

  Secretariaat van de onderneming / werknemersrelaties

  Of werknemers vertegenwoordigd zijn in de samenstelling van het bestuur, en hoe die vertegenwoordiging voor de verslagperiode is geregeld.

  Bewijs Bestuursreglement, taak- en bevoegdheidsomschrijvingen, gegevens over door werknemers gekozen bestuurders, notulen van het secretariaat van de onderneming.

  Let op Werknemersvertegenwoordiging wordt gerapporteerd op basis van een informele adviesregeling in plaats van daadwerkelijk lidmaatschap van het bestuur, waardoor het datapunt niet overeenkomt met de governancestructuur.

• Andere diversiteitsfactoren

  Secretariaat van de onderneming / benoemingen

  Eventuele aanvullende diversiteitsfactoren waarmee de organisatie rekening houdt bij het vormgeven van de samenstelling van het bestuur, in duidelijke bewoordingen en beperkt tot wat daadwerkelijk wordt gebruikt.

  Bewijs Beleid voor benoemingen in het bestuur, diversiteitsbeleid, stukken van de benoemingscommissie, governance-informatie.

  Let op De lijst combineert formele selectiecriteria met algemene ambities, waardoor de gerapporteerde factoren niet overeenkomen met het benoemingsbeleid of de bestuurspraktijk.

• ESG-deskundigheid aanwezig

  Secretariaat van de onderneming / voorzitter van het bestuur

  Een ja/nee-weergave van de vraag of het bestuur gedurende de verslagperiode toegang heeft tot milieu-, sociale en governance-deskundigheid.

  Bewijs Vaardighedenmatrix van het bestuur, commissiereglementen, biografieën van bestuurders, opleidingsregistraties, benoemingen van adviseurs.

  Let op Het ja/nee-antwoord is gebaseerd op algemene belangstelling voor duurzaamheid in plaats van gedocumenteerde deskundigheid op bestuursniveau, waardoor de markering niet aansluit op de vaardighedenmatrix.

• Details over ESG-deskundigheid

  Secretariaat van de onderneming / voorzitter van het bestuursorgaan

  Een korte beschrijving van de relevante kennis op het gebied van milieu, maatschappij en governance die bij het bestuursorgaan beschikbaar is, met inbegrip van waar deze kennis is ondergebracht en hoe deze wordt ingebracht.

  Bewijs Matrix bestuursvaardigheden, cv's van bestuurders, stukken van commissies, opdrachtbrieven van adviseurs.

  Let op De beschrijving overschat de individuele ervaring en stemt niet overeen met de gedocumenteerde matrix van vaardigheden of de reikwijdte van de opdracht van de adviseur.

• Aanpak voor ESG-training

  Secretariaat van de onderneming / leren en ontwikkeling

  Hoe het bestuursorgaan zijn kennis op het gebied van milieu, maatschappij en governance opbouwt en actualiseert, met inbegrip van eventuele introductieprogramma's, opfrissessies of gebruikte externe ondersteuning.

  Bewijs Plan voor bestuursopleiding, aanwezigheidsregistraties, introductiemateriaal, notulen van commissies, leerregistraties.

  Let op Training wordt beschreven als een eenmalige gebeurtenis, terwijl het werkelijke proces doorlopend is, waardoor de beschrijving niet overeenkomt met de trainingsregistraties.

• Verantwoordelijke voor toezicht

  Secretariaat van de onderneming / governance

  Het genoemde bestuurslid, de genoemde commissie of andere genoemde persoon die verantwoordelijk is voor het toezicht op de relevante duurzaamheidskwesties.

  Bewijs Bestuursreglement, reglementen van orde van commissies, governance-overzicht, overzicht van gedelegeerde bevoegdheden.

  Let op De genoemde verantwoordelijke is ontleend aan een verouderd overzicht van gedelegeerde bevoegdheden, waardoor de verantwoordelijkheid niet aansluit op het actuele governance-overzicht.

• Toezichtsmandaat

  Secretariaat van de onderneming / governance

  Het onderdeel van de duurzaamheidsagenda waarop het genoemde bestuurslid, de genoemde commissie of de genoemde persoon toezicht houdt en waarvoor deze verantwoordelijk is.

  Bewijs Mandaat van de commissie, charter van de raad van bestuur, governancekader, verantwoordelijkheidsmatrix.

  Let op Het mandaat wordt te breed beschreven en omvat onderwerpen die in het mandaat feitelijk niet zijn toegewezen, waardoor de reikwijdte en governance-documenten niet met elkaar overeenkomen.

• Onderwerpen waarop de raad van bestuur toezicht houdt

  Secretariaat van de onderneming / bestuursbureau

  De specifieke duurzaamheidskwesties die de raad van bestuur zelf rechtstreeks beoordeelt of waarover deze beslist, in plaats van kwesties die uitsluitend door het management worden behandeld.

  Bewijs Agenda's van de raad van bestuur, notulen, lijst van voorbehouden aangelegenheden, rapportagepakketten van commissies.

  Let op Onderwerpen op managementniveau worden vermeld als bestuurskwesties, waardoor de toelichting niet aansluit op bestuursnotulen of voorbehouden bevoegdheden.

• Proces voor de beoordeling van doelstellingen

  Strategie / secretariaat van de onderneming

  Hoe doelstellingen ter beoordeling, kritische toetsing, goedkeuring of formele bekrachtiging aan het bestuur of diens gedelegeerden worden voorgelegd.

  Bewijs Procedure voor het vaststellen van doelstellingen, bestuursstukken, goedkeuringsworkflow, notulen van commissies.

  Let op Het proces wordt uitsluitend beschreven als goedkeuring door het management, waardoor het niet overeenkomt met de feitelijke beoordelingsroute via het bestuur of een commissie.

• Proces voor het volgen van doelstellingen

  Strategie / prestatierapportage

  Hoe de voortgang ten opzichte van doelstellingen in de loop van de tijd wordt gemonitord, met inbegrip van de frequentie, de rapportageroute en wie updates ontvangt.

  Bewijs Prestatiedashboards, bestuursstukken, KPI-rapporten, commissienotulen, tracker voor doelstellingen.

  Let op De monitoringcyclus wordt als driemaandelijks gerapporteerd terwijl het dashboard maandelijks wordt bijgewerkt, waardoor de periode en de rapportagefrequentie niet op elkaar aansluiten.

• Koppeling met de strategie

  Strategie / bestuursbureau

  Een ja/nee-weergave van de vraag of duurzaamheidskwesties tijdens de verslagperiode zijn ingebouwd in het proces voor het vaststellen van de strategie van de organisatie.

  Bewijs Strategiedocumenten, strategische bestuursvergaderingen, jaarplan, geïntegreerde planningsdocumenten.

  Let op Het antwoord is gebaseerd op een zelfstandig duurzaamheidsplan in plaats van op het hoofdproces voor de strategie, waardoor de markering niet aansluit op planningsdocumenten.

• Voorbeelden van strategische besluiten

  Strategie / financiën / bestuurssecretariaat

  Voorbeelden van belangrijke besluiten waarbij duurzaamheidsoverwegingen de uitkomst hebben beïnvloed, uitsluitend gebruikmakend van besluiten die daadwerkelijk in de verslagperiode zijn genomen.

  Bewijs Notulen van het bestuur, investeringsdocumenten, goedkeuringspakketten voor kapitaaluitgaven, documenten van de strategiecommissie.

  Let op De voorbeelden zijn ontleend aan voorstellen in plaats van goedgekeurde besluiten, waardoor het narratief niet aansluit op door het bestuur goedgekeurde documenten.

• Koppeling met het risicoproces

  Risicobeheer

  Hoe duurzaamheidsgerelateerde risico’s worden geïntegreerd in het risicobeheerproces van de organisatie, met inbegrip van identificatie, beoordeling en escalatie.

  Bewijs Risicoregister, ERM-raamwerk, risicorapportages aan het bestuur, notulen van commissievergaderingen.

  Let op De beschrijving verwijst naar een afzonderlijk duurzaamheidsregister dat niet is gekoppeld aan de rapportage over ondernemingsrisico’s, waardoor het proces niet aansluit op het risicokader.

• Omgaan met afwegingen

  Strategie / risico / bestuursbureau

  Hoe de organisatie duurzaamheidsaspecten afweegt tegen andere bedrijfsprioriteiten wanneer beslissingen betrekking hebben op concurrerende doelstellingen.

  Bewijs Bestuursstukken, beslismemo's, investeringsonderbouwingen, notulen van commissievergaderingen, beleidsverklaringen.

  Let op Het voorbeeld beschrijft een beleidsbeginsel, maar geen daadwerkelijke afweging bij een besluit, en sluit daarom niet aan op het besluitvormingsdossier.

Hoe u dit voorbereidt

De gegevens opvragen

Verzoek om bewijs van bestuur en details over toezicht

Vertaal de disclosure naar een interne bedrijfsvraag — en pas die daarna aan op het taalgebruik van uw organisatie.

Hoe houden het bestuur en zijn comités toezicht op duurzaamheidskwesties, en welk bewijs ondersteunt de gerapporteerde toelichting over governance?

Gebruik eerst de eigen namen van uw organisatie voor het bestuur, de comités, functies, beleidsmaatregelen en rapportagepakketten; breng deze vervolgens in kaart aan de hand van de rapportagevelden hieronder. Houd het verzoek in interne bedrijfstaal in plaats van in de bewoordingen van het raamwerk, en controleer het bronmateriaal vóór goedkeuring.

Onderwerp: Verzoek om bewijsmateriaal over governance van het bestuur voor duurzaamheidsrapportage

Beste [Naam],

Wij stellen het pakket voor de duurzaamheidsrapportage op en hebben uw hulp nodig om het bewijsmateriaal van het bestuur en de commissies voor [rapportageperiode] bijeen te brengen. Wilt u de materialen en een korte samenvatting delen met daarin:
- de huidige samenstelling van het bestuur/de commissies en relevante informatie over diversiteit;
- of het bestuur leden heeft met deskundigheid op het gebied van duurzaamheid, en hoe die deskundigheid wordt opgebouwd of geactualiseerd;
- welke persoon of groep verantwoordelijk is voor het toezicht, wat binnen die verantwoordelijkheid valt en welke zaken rechtstreeks door het bestuur worden behandeld;
- hoe doelstellingen worden beoordeeld en hoe de voortgang wordt gevolgd;
- hoe duurzaamheid wordt geïntegreerd in strategie, risicobesprekingen, belangrijke besluiten en eventuele besprekingen over afwegingen.

Gebruik uw gebruikelijke interne termen en voeg de ondersteunende documenten of links naar de bronsystemen toe. Als een item niet centraal wordt bewaard, vermeld dan waar het kan worden gevonden en wie ervoor verantwoordelijk is.

Wilt u dit vóór [datum] retourneren? Dit is een conceptopleidingsverzoek voor intern gebruik; wij zullen het aanpassen aan onze organisatie en het bronmateriaal controleren vóór de definitieve goedkeuring.

Hartelijk dank,
[Uw naam]

Hoi [Naam] — zou je het bewijsmateriaal van het bestuur/de commissies voor [periode] kunnen sturen?

We hebben de actuele samenstellingsgegevens nodig, informatie over deskundigheid op het gebied van duurzaamheid en opleidingsnotities, wie verantwoordelijk is voor het toezicht, hoe doelstellingen worden gemonitord en voorbeelden van besprekingen over strategie, risico’s en belangrijke besluiten. Gebruik je gebruikelijke interne termen en deel de brondocumenten of links vóór [datum]. Bedankt.

Sectorvoorbeelden

Stel uw disclosure op

Notities die gegevens tot een disclosure maken

LRA-trainingssjablonen — pas ze aan op uw organisatie en controleer de officiële bron vóór goedkeuring.

Downloadcentrum

Controleren

Controleer bij elke bewering het bewijs

• Ik heb het bestuursregister gecontroleerd en het aandeel leden berekend dat op de verslagdatum onafhankelijk is.

  Risico De assuranceverlener kan toetsen of de grondslag voor het aantal personen, de peildatum en de beoordeling van onafhankelijkheid consistent zijn toegepast, en of uitsluitingen of herclassificaties het resultaat hebben gewijzigd.

  Te controleren bewijs Overzicht van de samenstelling van het bestuur; beoordelingen of verklaringen inzake onafhankelijkheid; rekenbestand met de teller, noemer en verslagdatum; notulen waarin het cijfer is goedgekeurd; aansluiting op de definitieve rapportagetabel.

• Ik heb de genderverdeling van het bestuur berekend op basis van de onderliggende ledenlijst en heb de overeengekomen methode voor het gemiddelde van de verhouding vrouwen ten opzichte van mannen gebruikt.

  Risico De assuranceverlener kan onderzoeken of de methode correct is toegepast, of overal dezelfde populatie is gebruikt en of de gerapporteerde percentages aansluiten op de brondocumenten.

  Te controleren bewijs Lijst van bestuursleden met gendercodering; methodenotitie voor de berekening van de verhouding; spreadsheetformules; beschikbare brondocumenten ter onderbouwing van de genderclassificatie; beoordelingsgoedkeuring en definitief gepubliceerd cijfer.

• Ik heb het aantal vertegenwoordigers van werknemers en andere werkenden samengesteld op basis van de governancegegevens en gecontroleerd wie op de verslagdatum in functie was.

  Risico De assuranceverlener kan ter discussie stellen of de populatie van vertegenwoordigers volledig was, of de categorieën werkenden consistent zijn toegepast en of benoemingen of vertrekkers tijdig zijn verwerkt.

  Te controleren bewijs Registratie van het lidmaatschap van commissies of het bestuur; benoemingsbrieven of verkiezingsuitslagen; HR- of gegevens over werknemersvertegenwoordiging; gedateerde lijst van functionarissen; aansluiting tussen de brondocumenten en de informatieverschaffing.

• Ik heb de bestuursleden gegroepeerd volgens de andere diversiteitsfactoren die we voor rapportage hebben gekozen en elke groep omgezet in een percentage op basis van dezelfde onderliggende populatie.

  Risico De assuranceverlener kan vragen of de gekozen diversiteitsfactoren consistent zijn toegepast, of voor de percentages dezelfde noemer is gebruikt en of de onderliggende classificaties kunnen worden onderbouwd.

  Te controleren bewijs Interne extractie van diversiteitsgegevens; definities die voor elke factor zijn gebruikt; berekeningsblad voor elk percentage; beschikbare broninformatie voor classificaties; beoordelingsnotities waarin de definitieve reeks opgenomen factoren is bevestigd.

• Ik heb de duurzaamheidskennis en -ervaring van het bestuur samengevat op basis van cv’s, opleidingsregistraties en commissieverslagen, en genoteerd of we vertrouwen op bestaande deskundigheid of geplande ontwikkeling.

  Risico De assuranceverlener kan toetsen of de beschrijving op bewijs is gebaseerd, of de geclaimde vaardigheden actueel en relevant zijn en of de verklaring over beschikbaarheid of ontwikkeling door registraties wordt ondersteund.

  Te controleren bewijs Cv’s of biografieën van bestuurders; registraties van deelname aan opleidingen; vaardighedenmatrix; bestuurs- of commissiestukken over lacunes in deskundigheid of ontwikkelingsplannen; interne beoordeling van de formulering vóór publicatie.

• Ik heb de beschrijving van de vaardigheden opgesteld aan de hand van de eigen gegevens van het bestuur en gecontroleerd of de formulering overeenkwam met het bewijs waarover we beschikten voor de achtergrond en opleiding van elk lid.

  Risico De assuranceverlener kan nader onderzoeken of de beschrijving de deskundigheid overdrijft, of er bewijs bestaat voor elk genoemd vaardigheidsgebied en of voor alle leden dezelfde bronset is gebruikt.

  Te controleren bewijs Bronnenpakket voor elk lid; vaardighedenmatrix of competentiebeoordeling; registraties van opleiding en ontwikkeling; notities over het opstellen waaruit blijkt hoe de beschrijving is opgebouwd; goedkeuringsspoor voor de definitieve tekst.

Waar concepten misgaan

Fouten om te vermijden en waar een oordeel nodig is

De linkerkolom toont wat opstellers fout doen bij het verzamelen; de rechter waar u een oordeel moet vellen en toelichten.

Voorbeelden

Hoe het op de pagina leest

Synthetisch, geschreven door LRA — niet afkomstig uit een bedrijfsrapport en geen tekst uit een standaard.

Kwaliteitsladder

• Basis

  Ik rapporteer dat 40% van onze bestuursleden onafhankelijk is, dat 30% vrouw is, dat er één werknemersvertegenwoordiger is en dat ook andere diversiteitsfactoren in aanmerking zijn genomen.

• Beter

  Ik rapporteer dat 40% van onze bestuursleden onafhankelijk is, dat 30% vrouw is en dat er één werknemersvertegenwoordiger is, en dat we bij benoemingen ook andere diversiteitsfactoren in aanmerking nemen.

• Best

  Ik rapporteer dat onze bestuurs- en commissieleden voor het jaar dat eindigde op 31 december 2025 voor 40% uit onafhankelijke leden, voor 30% uit vrouwen en uit één werknemersvertegenwoordiger bestonden, waarbij ook andere diversiteitsfactoren in aanmerking zijn genomen; we hebben deze samenstelling bij elke benoemingsronde geëvalueerd en de balans verschoof doordat na een gepland opvolgingsproces twee nieuwe bestuurders werden toegevoegd.

Toets uw begrip

Scenario’s om door te werken

Verwijzingen naar het raamwerk

Relevante ESRS-vereisten en verwante disclosures

Guides that settle this question

Gerelateerd & verkennen

Meer in ESRS 2 →Volledige catalogus bekijken →Zoeken in alle disclosures →

FAQ

Vragen die deze pagina beantwoordt

Meer vragen waarbij deze pagina helpt