Short answer
The answer, before the reasoning
Para preparar un informe GRI, defina el objetivo y la gobernanza de la información, comprenda el contexto de la organización, identifique y evalúe los impactos, determine los temas materiales, aplique los Estándares Sectoriales y Temáticos GRI pertinentes, recopile evidencia controlada, redacte el enfoque de gestión y los contenidos temáticos, complete el índice de contenidos GRI, resuelva las omisiones, realice el control de calidad técnico, obtenga la aprobación, publique y notifique a GRI. El proceso de determinación de la materialidad debe orientar la selección de contenidos; el índice de contenidos debería elaborarse durante todo el proyecto, no al final.
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Borrador educativo listo para publicación. Confirme el alcance legal específico de la jurisdicción y las últimas versiones adoptadas de los estándares antes de la publicación.
ARTÍCULO PÚBLICO
Rule
A QUIÉN VA DIRIGIDO
Profesionales de sostenibilidad, ESG, finanzas, riesgos, asuntos jurídicos, auditoría interna y elaboración de informes que necesitan una explicación práctica y técnicamente controlada.
Primero: un «informe GRI» no tiene que ser un único documento independiente
Las organizaciones suelen publicar un informe de sostenibilidad, un informe integrado o un informe anual y describirlo como un informe GRI. La información GRI también puede publicarse en varias ubicaciones, siempre que los usuarios puedan encontrarla mediante un índice de contenidos GRI claro y la organización cumpla los requisitos de la modalidad de elaboración de informes que haya elegido.
Por lo tanto, el proyecto debería diseñarse como un sistema de elaboración de informes: gobernanza, materialidad, requisitos de los contenidos, datos, evidencia, redacción, control y publicación. Comenzar con el diseño de las páginas antes de que esos elementos estén consolidados suele generar un documento pulido con un cumplimiento deficiente.
Figura 1. Un informe GRI fiable se produce mediante un proceso controlado, con la gobernanza y la evidencia presentes en cada etapa.
Paso 1 — Movilizar el proyecto
• Confirme el periodo sobre el que se informa, la fecha de publicación, el idioma, los canales y la modalidad de elaboración de informes prevista: de conformidad con los Estándares GRI o con referencia a ellos.
• Designe a un patrocinador ejecutivo, un responsable técnico, un director del proyecto, responsables de temas, responsables de datos, revisores y aprobadores finales.
• Defina las entidades, operaciones y relaciones de la cadena de valor que deben considerarse, y concilie el perímetro de la información sobre sostenibilidad con el grupo de información financiera.
• Cree un registro de estándares utilizando las versiones oficiales actuales y sus fechas de entrada en vigor.
• Acuerde el protocolo de evidencia, control de versiones y aprobación formal antes de que comience la recopilación de datos.
Paso 2 — Comprender el contexto de la organización
Elabore una visión actualizada de las actividades, productos, servicios, mercados, trabajadores, centros, cadenas de suministro, clientes, relaciones comerciales, gobernanza y exposición normativa. El contexto es la base para identificar los impactos y para los Contenidos Generales de GRI 2.
Paso 3 — Identificar los impactos reales y potenciales
Utilice registros de debida diligencia, incidentes, reclamaciones, auditorías, evidencia de las partes interesadas, fuentes científicas o sectoriales y análisis de la cadena de valor para identificar los impactos positivos y negativos. Redacte cada entrada como una declaración clara del impacto, en lugar de como una etiqueta amplia de tema.
Paso 4 — Evaluar la importancia y determinar los temas materiales
Aplique los criterios de GRI 3 para evaluar la importancia de los impactos y priorizar los impactos más significativos. Agrupe los impactos relacionados en temas materiales, documente el umbral y la aprobación, y conserve una lista de seguimiento de los impactos emergentes o inferiores al umbral.
Paso 5 — Aplicar los Estándares Sectoriales pertinentes
Compruebe si uno o más Estándares Sectoriales GRI se aplican a las actividades de la organización. Utilice el Estándar para cuestionar la exhaustividad de la identificación de impactos, considere los temas descritos para el sector, vincule los contenidos asociados y documente cualquier explicación requerida para los temas sectoriales que se haya concluido que no son materiales.
Paso 6 — Crear el registro de contenidos
El registro de contenidos es el centro de control del proyecto. Convierte la lista de temas materiales y la arquitectura de GRI en requisitos de evidencia que pueden asignarse.
En la práctica
| Campo | Qué registrar |
|---|---|
| Referencia GRI | Estándar, número del contenido, título, requisito y versión aplicable. |
| Lógica de aplicabilidad | Por qué el contenido es pertinente para el tema material y los impactos, o por qué no es aplicable. |
| Información requerida | Cada componente cualitativo y cuantitativo, incluidos los métodos, los desgloses y la explicación contextual. |
| Responsable y revisor | Responsable designado de los datos, responsable del contenido narrativo, revisor técnico y aprobador. |
| Límites y método | Entidades, instalaciones, categorías de trabajadores, cobertura de la cadena de valor, unidades, definiciones y método de cálculo. |
| Ubicación de la evidencia | Informe del sistema, política, acta, factura, modelo, encuesta, archivo de auditoría u otra fuente controlada. |
| Estado y brecha | Completo, parcial, no disponible, confidencial, restringido legalmente o pendiente de aprobación. |
| Ubicación de la publicación | Sección del informe, página, página web o documento vinculado utilizado en el índice de contenidos. |
Paso 7 — Recopilar datos y evidencia
Emita solicitudes de datos a partir del registro de contenidos, no de una lista informal de métricas. Los datos cuantitativos deben incluir definiciones, unidades, sistemas fuente, archivos de cálculo, notas sobre los límites, comparativos del año anterior y evidencia de revisión. La información narrativa debe estar respaldada por políticas aprobadas, registros de gobernanza, planes de acción, registros de incidentes y evidencia del desempeño, en lugar de compromisos genéricos.
Rule
PRINCIPIO DE CONTROL
Un valor no está listo para ser reportado simplemente porque aparece en una hoja de cálculo. Debe tener un responsable, límites definidos, un método documentado, evidencia de la fuente, estado de revisión y una explicación de los cambios materiales.
Paso 8 — Redactar los contenidos
Redacte los Contenidos Generales GRI 2, GRI 3-1 y 3-2, y GRI 3-3 para cada tema material. Añada los contenidos pertinentes de los Estándares Temáticos y Sectoriales. Cuando los contenidos GRI no describan completamente un impacto significativo, añada información específica de la organización en lugar de forzar el impacto a encajar en una métrica inadecuada.
Un sólido enfoque de gestión de GRI 3-3 explica
• los impactos reales y potenciales asociados con el tema material;
• si la organización está involucrada y cómo, a través de sus actividades o relaciones comerciales;
• las políticas o compromisos, incluidos los relativos a la conducta empresarial responsable y los derechos humanos cuando corresponda;
• las acciones para prevenir o mitigar impactos negativos potenciales, abordar impactos negativos reales y gestionar impactos positivos;
• cómo se realiza el seguimiento de la eficacia de las acciones, incluidos los objetivos, metas, indicadores, lecciones y comentarios de las partes interesadas.
Paso 9 — Gestionar las brechas y los motivos de omisión
Para la elaboración de informes de conformidad, una organización que no pueda cumplir con un contenido o requisito pertinente solo puede utilizar los motivos de omisión permitidos por GRI y debe proporcionar la explicación requerida. Las categorías incluyen no aplicable, prohibiciones legales, restricciones de confidencialidad e información no disponible o incompleta. Deben seguirse las condiciones exactas y los requisitos de explicación de GRI 1.
En la práctica
| Situación | Respuesta débil | Respuesta controlada más sólida |
|---|---|---|
| Información no disponible | “Datos no disponibles.” | Identifique el componente que falta, explique por qué no está disponible, indique las acciones en curso y proporcione el plazo previsto cuando así se requiera. |
| Problema de confidencialidad | “Confidencial.” | Confirme que se cumplen las condiciones de confidencialidad de GRI y explique la restricción sin revelar información protegida. |
| No aplicable | Deje la celda en blanco. | Explique por qué la divulgación o el requisito no se aplica a la organización o al tema material. |
| Restricción legal | Eliminar la divulgación sin explicación. | Identifique la prohibición legal y utilice la explicación de omisión permitida. |
Paso 10 — Complete el índice de contenidos GRI
Elabore el índice como un resultado vivo del registro de divulgaciones. Debe indicar la vía y el periodo de reporte, identificar los Estándares GRI utilizados, enumerar las divulgaciones y sus ubicaciones precisas, mostrar las razones de omisión, abordar la información aplicable del Estándar Sectorial y contener la declaración de uso requerida.
Rule
DECLARACIÓN DE USO
Para la elaboración de reportes de conformidad, utilice la declaración prescrita en GRI 1 e inserte exactamente el nombre de la organización y el periodo de reporte. No invente una afirmación más contundente, como “certificado por GRI” o “plenamente aprobado por GRI”.
Paso 11 — Realice el control de calidad técnico, la aprobación y el aseguramiento
• Rastree cada ubicación del índice de contenidos hasta la prueba final, no hasta el borrador.
• Compruebe cada componente «shall» de cada divulgación reportada.
• Concilie los totales, las unidades, los límites y las cifras comparativas en todo el reporte y los estados financieros.
• Compruebe que las afirmaciones sobre políticas, metas y avances estén respaldadas por evidencia.
• Revise las razones de omisión y la declaración de reporte.
• Obtenga la aprobación de los órganos de gobierno y conserve el registro de la decisión.
• Cuando se utilice aseguramiento externo, acuerde con antelación el alcance y las expectativas de evidencia; se fomenta el aseguramiento, pero no es en sí mismo una condición para reportar de conformidad con GRI.
Paso 12 — Publique, notifique a GRI y mejore
Publique el reporte y el índice de contenidos en ubicaciones accesibles, complete el paso de notificación a GRI, conserve el archivo final de evidencia y registre los comentarios. El siguiente ciclo debe comenzar con los cambios en las actividades, los incidentes, las relaciones comerciales, la evidencia de las partes interesadas y los estándares, no copiando la lista de temas del año anterior.
En la práctica
Plan de producción ilustrativo de 14 semanas
| Semanas | Línea de trabajo | Resultado clave |
|---|---|---|
| 1–2 | Movilización y contexto | Gobernanza, perímetro, registro de estándares, plan del proyecto y mapa de contexto. |
| 3–5 | Identificación de impactos y materialidad | Registro de impactos, evaluación de la importancia, revisión del Estándar Sectorial y temas materiales aprobados. |
| 6–9 | Mapeo de divulgaciones y recopilación de evidencia | Registro de divulgaciones, archivos de datos, evidencia narrativa y acciones para cerrar brechas. |
| 10–11 | Redacción | Secciones del reporte en borrador, enfoques de gestión e índice de contenidos actualizado. |
| 12–13 | Control de calidad técnico, revisión de la gobernanza y aseguramiento | Comentarios resueltos, cifras aprobadas, registro de omisiones y evidencia de aseguramiento. |
| 14 | Publicación y notificación | Informe final, índice de contenidos, publicación web, notificación a GRI y registro de lecciones aprendidas. |
Errores comunes
• Copiar los temas materiales del año anterior sin volver a evaluar los impactos.
• Comenzar la recopilación de datos antes de establecer la materialidad y la aplicabilidad de las divulgaciones.
• Tratar GRI 2 como una breve sección del perfil de la organización y omitir requisitos de gobernanza o políticas.
• Informar sobre la existencia de políticas, pero no sobre las acciones, la eficacia o las evidencias de impacto.
• Utilizar referencias de páginas que remiten a una mención del tema en lugar de a la información requerida de la divulgación.
• Aplicar «no aplicable» a divulgaciones que son simplemente difíciles de recopilar.
• Utilizar la declaración «cumple con GRI» sin cumplir los requisitos formales de conformidad.
• Dejar el índice de contenidos y la revisión técnica para la fecha límite de publicación.
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MITO FRENTE A REALIDAD
Mito: «Preparar un informe GRI significa completar una tabla de indicadores GRI». Realidad: la tabla es solo el mapa final. El trabajo central consiste en la evaluación de impactos, la información de gestión, las evidencias controladas y un vínculo defendible entre los temas materiales y las divulgaciones.
Preparación
Lista de comprobación final de preparación
- • ☐ La vía de elaboración del informe, el periodo, el perímetro y la gobernanza están aprobados.
- • ☐ Los Estándares Universales actuales y los Estándares Sectoriales y Temáticos aplicables figuran en el registro de estándares.
- • ☐ Los temas materiales están respaldados por una evaluación actual de GRI 3.
- • ☐ Cada divulgación tiene una conclusión sobre su aplicabilidad, un responsable, evidencias y una ubicación final.
- • ☐ Los límites, métodos, unidades y datos comparativos están documentados y conciliados.
- • ☐ GRI 3-3 está completo para cada tema material.
- • ☐ Cada omisión utiliza una categoría permitida y la explicación requerida.
- • ☐ El índice de contenidos, la declaración de uso y el paso de notificación están completos.
- • ☐ Las revisiones técnicas, de gobernanza y de aseguramiento están cerradas.
Conclusión
Un informe GRI creíble es el resultado visible de un proceso de elaboración de informes controlado. Los impactos materiales determinan los temas materiales; los temas materiales determinan las divulgaciones pertinentes; y cada divulgación está respaldada por evidencias, revisión y un índice de contenidos transparente. Cuando esa cadena está intacta, el diseño y la narrativa pueden fortalecer el informe sin sustituir su base técnica.
Fuentes oficiales de referencia
Los enlaces siguientes dirigen a la fuente oficial del organismo emisor de estándares o a la fuente legislativa oficial. Deberían volver a comprobarse como parte del control de actualización previo a la publicación.
1. GRI 1: Foundation 2021. Requisitos fundamentales, principios para la elaboración de informes y vías de conformidad y con referencia. Abrir la fuente oficial
2. GRI 3: Material Topics 2021. Requisitos y directrices oficiales para determinar e informar sobre los temas materiales. Abrir la fuente oficial
3. GRI Standards — English language. Punto de acceso oficial de GRI a los Estándares Universales, Sectoriales y Temáticos. Abrir la fuente oficial
4. How to use the GRI Standards. Directrices oficiales de GRI y recursos de apoyo para las organizaciones informantes. Abrir la fuente oficial
Technical status
NOTA LEGAL Y TÉCNICA
Este artículo educativo no proporciona asesoramiento jurídico. El alcance de la información, las fechas de entrada en vigor, las disposiciones transitorias y la adopción jurisdiccional deben comprobarse para la entidad y el periodo de información pertinentes.
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