Short answer
The answer, before the reasoning
Un paquete de evidencias de GRI debería permitir a un revisor informado rastrear cada afirmación pública material desde la redacción o métrica publicada hasta su fuente original, metodología, cálculo, confirmación del responsable de los datos, control de revisión y aprobación. GRI no prescribe una plataforma de software, estructura de carpetas ni periodo universal de conservación.
Sí exige que la información se recopile, registre, compile y analice de modo que su calidad pueda examinarse. Por tanto, el objetivo práctico es una arquitectura de evidencias controlada: suficientemente completa para respaldar el informe, proporcional al riesgo, protegida mediante reglas de acceso y conservada como un registro inmutable de la versión final publicada.
El paquete de evidencias no sirve únicamente para el aseguramiento externo. Respaldan la revisión interna, la aprobación por el consejo o la dirección, los rastros de auditoría, las correcciones, las reexpresiones, las comparaciones de años futuros y las afirmaciones públicas defendibles. También crea un límite más seguro entre las evidencias públicas, los archivos de trabajo internos ordinarios y la información restringida, como los datos personales de reclamaciones, el asesoramiento jurídico o los registros de proveedores comercialmente sensibles.
Orientación rápida
Orientación rápida
- Se aplica a
- Cualquier proyecto de elaboración de informes conforme a GRI, desde la elaboración de informes del primer año hasta la elaboración de informes controlada y madura y la preparación para el aseguramiento.
- Decisión principal
- Qué evidencias deben conservarse, cómo se clasifican y vinculan, quién las revisa y cuándo pueden eliminarse o archivarse.
- Fuente principal
- Principio de verificabilidad de GRI 1, respaldado por Exactitud, Equilibrio, Exhaustividad, las necesidades de evidencia de GRI 2 y las informaciones sobre materialidad de GRI 3.
- Confusión habitual
- Tratar el informe final, el índice de contenidos o una unidad compartida llena de archivos como evidencia suficiente sin trazabilidad ni control de versiones.
Qué exige GRI y qué deja a la organización
No prescrito por GRI
Una plataforma concreta de gestión documental, un software de elaboración de informes o un proveedor de servicios en la nube.
Un árbol de carpetas, una convención de nombres de archivos o un formato de identificador de evidencias obligatorios y únicos.
Un número universal de años para conservar cada elemento de evidencia.
Aseguramiento externo para cada informe de GRI, aunque GRI fomenta medidas que mejoran la credibilidad.
La publicación de cada documento de evidencia interno o restringido.
Una revisión jurídica de cada información; la necesidad y el alcance dependen de la afirmación, la jurisdicción y el riesgo.
Figura 1. Un paquete de evidencias defendible combina la clasificación de acceso, una cadena de trazabilidad desde la afirmación pública hasta la fuente original y la aprobación, y una estructura de carpetas controlada. La calidad de la evidencia depende de los vínculos, el control de versiones y un acceso proporcional, no del volumen de archivos conservados.
Rule
NÚCLEO NORMATIVO
Con arreglo al principio de verificabilidad, la información debe recopilarse, registrarse, compilarse y analizarse de modo que pueda examinarse para establecer su calidad. Las orientaciones de GRI esperan que la documentación se organice para que pueda ser revisada por personas distintas de quienes la prepararon, que las decisiones clave de elaboración de informes se documenten, que las fuentes originales sean identificables y que evidencias fiables respalden los supuestos y cálculos. La organización debería poder obtener declaraciones de las fuentes originales sobre la exactitud dentro de márgenes aceptables y explicar claramente la incertidumbre.
En la práctica
La cadena mínima de trazabilidad
| Vínculo | Pregunta que la evidencia debe responder | Registro habitual |
|---|---|---|
| 1. Afirmación o información publicada | ¿Qué publicó exactamente la organización, dónde, para qué periodo y con qué límite? | Captura del PDF/web final; fila del índice de contenidos; ID de la información; redacción final; métrica y unidad; versión de publicación. |
| 2. Fuente original | ¿De dónde se originó la información subyacente? | Extracción del sistema; factura; archivo del medidor; informe de RR. HH.; registro de incidentes; política; acta; registro de partes interesadas; declaración de un tercero. |
| 3. Metodología y transformación | ¿Cómo se definió, filtró, convirtió, estimó, clasificó o agregó la información de origen? | Nota metodológica; diccionario de datos; libro de trabajo de cálculos; código/versión; supuestos; factor de emisión; reglas de correspondencia. |
| 4. Confirmación del responsable de los datos | ¿Quién es responsable de la fuente y confirma su integridad y exactitud? | Manifestación firmada; aprobación del flujo de trabajo; correo electrónico controlado; lista de comprobación del responsable de los datos; declaración de excepciones. |
| 5. Revisión y conciliación | ¿Quién cuestionó la información y qué pruebas se realizaron? | Recálculo; análisis de variaciones; conciliación financiera u operativa; prueba de muestras; registro de excepciones; notas del revisor. |
| 6. Aprobación de la gobernanza y publicación final | ¿Quién aprobó la conclusión y qué versión inmutable se publicó? | Aprobación del tema material; aprobación formal de la información divulgada; revisión jurídica cuando sea pertinente; registro de la dirección o del órgano de administración; lista de comprobación de publicación; hash del archivo o archivo bloqueado. |
En la práctica
Clases de evidencia: pública, interna y restringida
| Clase | Ejemplos | Tratamiento del acceso y la publicación |
|---|---|---|
| Pública | Informe publicado e índice de contenidos GRI; políticas públicas; metodologías públicas; tablas de datos publicadas; declaración de aseguramiento; referencias públicas a las fuentes. | Puede vincularse o divulgarse. Conserve la versión final exacta y las URL públicas. Público no significa sin control: archive la fuente y la fecha de publicación. |
| Interna | Extracciones del sistema; cálculos; correspondencias de datos; archivos de materialidad; resúmenes de las partes interesadas; confirmaciones de los responsables de los datos; documentos de trabajo; notas de revisión; aprobaciones preliminares. | Disponible para los preparadores, revisores y proveedores de aseguramiento autorizados. Protéjala contra ediciones posteriores a la aprobación formal final y conserve suficiente contexto para reproducir el resultado. |
| Restringida | Datos personales de reclamaciones o denuncias; asesoramiento jurídico; información protegida de los empleados; registros de proveedores comercialmente sensibles; datos de seguridad; expedientes de investigación. | Utilice acceso con privilegios mínimos, controles de privacidad y controles jurídicos. Vincule mediante un ID de evidencia restringido o un resumen controlado, en lugar de copiar información sensible en carpetas generales de informes. |
En la práctica
Estructura recomendada de carpetas controladas
| Carpeta | Contenido y finalidad del control |
|---|---|
| 00_Administración_y_Registro_de_Fuentes | Acta constitutiva del proyecto, calendario de elaboración de informes, normas y ediciones, inventario de fuentes, funciones, matriz de acceso, registro de evidencias, matriz de aprobaciones y registro de actualizaciones. |
| 01_Límites_y_Perímetro | Organización informante, lista de entidades jurídicas, conciliación financiera, lista de centros, mapa de la cadena de valor, límites de las métricas, adquisiciones/desinversiones y aprobaciones de límites. |
| 02_Materialidad_e_Impactos | Análisis del contexto, inventario de impactos, revisión del Estándar Sectorial, evaluación de la importancia, umbral, agrupación de temas, pruebas, aprobación de temas materiales y documentación de respaldo de Disclosure 3-1/3-2. |
| 03_Participación_de_las_partes_interesadas | Mapa de las partes interesadas, evaluación de los canales existentes, documentos informativos para la participación, consentimiento y salvaguardias, notas, metodología de encuestas, resúmenes de mecanismos de reclamación, evidencia de expertos y limitaciones. |
| 04_Metodologías_y_Métricas | Diccionario de datos, definiciones de métricas, métodos de cálculo, factores de emisión, estimaciones, supuestos, reexpresiones, unidades, transformaciones y versiones del código o del libro de trabajo. |
| 05_Redacción_y_Mapeo_de_Información_a_Revelar | Matriz de GRI 2, archivos 3-3, correspondencia con los Estándares Temáticos, referencias sectoriales, memorandos de omisión, redacción preliminar, revisión anotada y archivo de trabajo del índice de contenidos. |
| 06_Revisión_y_Aprobaciones | Declaraciones de los responsables de los datos, revisión técnica, revisión jurídica/de privacidad cuando sea pertinente, auditoría interna, solicitudes de aseguramiento, actas de gobernanza, registro de asuntos y aprobación final. |
| 07_Publicación_y_Notificación | Informe final, índice de contenidos final, enlaces a fuentes públicas, versiones lingüísticas, capturas de la web, lista de comprobación de publicación, hashes de archivos, notificación/registro y confirmación. |
| 08_Archivo_y_Registro_de_Cambios | Conjunto inmutable de evidencias finales, versiones sustituidas, registros de correcciones, reexpresiones, decisiones de conservación, retenciones legales y traspaso para el año siguiente. |
En la práctica
Registro de fuentes: el centro de control del paquete
| Campo | Finalidad |
|---|---|
| ID de evidencia | Identificador estable utilizado en los cálculos, las notas de revisión, la información a revelar y las referencias de acceso restringido. |
| Enlace a la información a revelar / afirmación | Información a revelar de GRI, tema material, fila del índice de contenidos o declaración pública respaldada por la evidencia. |
| Descripción de la fuente y responsable | Qué es la fuente, de dónde procede, función responsable y contacto. |
| Período y límite | Período de información, fecha de corte, entidades, centros, trabajadores, productos, segmento de la cadena de valor y exclusiones. |
| Versión y fecha de recuperación | Versión exacta del archivo/sistema, marca de tiempo de extracción y si la fuente puede reproducirse. |
| Método / transformación | Cálculo, correspondencia, estimación, conversión, agregación o juicio aplicado después de la extracción. |
| Calidad y limitación | Integridad, exactitud, incertidumbre, alcance faltante, intervención manual y debilidad de control conocida. |
| Clase de acceso | Público, interno o restringido, además de los roles autorizados y la ubicación de almacenamiento. |
| Revisión y aprobación | Preparador, revisor, confirmación del propietario de los datos, aprobador, fecha y asuntos pendientes. |
| Conservación y retención | Regla de conservación, fecha de archivo, fecha de eliminación, conservación legal, restricción de privacidad y activador de revisión. |
Convención práctica para nombrar archivos
Nombre de archivo ilustrativo: 2026_EVD-ENE-014_GRI-302-1_Group_Energy-Calculation_v03_APPROVED.xlsx. La convención exacta es opcional, pero debería hacer visibles el periodo, el vínculo con la evidencia, el tema, el alcance, la versión y el estado sin abrir el archivo. Evite nombres como “final-final-new.xlsx” o sobrescribir la versión revisada con un borrador posterior.
Rule
PATRÓN DE NOMENCLATURA
[Año de reporte]_[ID de evidencia]_[Divulgación o tema]_[Entidad o alcance]_[Tipo de documento]_[Versión]_[Estado].ext
En la práctica
Categorías de evidencia por actividad de reporte
| Actividad | Evidencia que debe conservarse | Control clave |
|---|---|---|
| Normas de origen e interpretación | Normas oficiales, modificaciones, preguntas frecuentes, fechas de entrada en vigor, memorandos técnicos internos y terminología aprobada. | Versión de la fuente y referencia exacta para cada afirmación normativa. |
| Límite de reporte | Registro de entidades, lista de centros, conciliación financiera, mapa de la cadena de valor, decisiones sobre los límites y cambios. | Conciliar cada métrica y narrativa con el perímetro aprobado. |
| Materialidad | Inventario de impactos, evidencia de las partes interesadas y de expertos, evaluación de significatividad, umbral, revisión del Estándar Sectorial, pruebas y aprobación. | Rastrear cada tema material hasta la evidencia, los criterios y la aprobación; conservar la justificación de los temas excluidos. |
| Divulgaciones narrativas | Políticas, procedimientos, responsabilidades, actas, registros de implementación, resultados, incidentes, limitaciones y comentarios de revisión. | No sustentar una afirmación de eficacia únicamente con la existencia de una política o actividad. |
| Métricas cuantitativas | Extracción original, diccionario de datos, cálculo, factor, conversión de unidades, estimación, conciliación, aprobación del propietario de los datos y revisión de variaciones. | Un revisor puede reproducir el número e identificar el límite, el periodo y los supuestos. |
| Objetivos y compromisos | Objetivo aprobado, línea base, límite, metodología, aprobación por la gobernanza, cálculo del progreso y registro de cambios. | La redacción pública coincide con el compromiso aprobado y no exagera la certeza ni el alcance. |
| Razones de omisión | Análisis específico de la divulgación, razón permitida, fundamento jurídico o de confidencialidad, registro del alcance faltante, explicación y plan de medidas correctivas. | La explicación pública coincide con la evidencia y la omisión está permitida. |
| Índice de contenido y declaración | Mapeo final de las divulgaciones, prueba de enlaces, títulos de las normas, referencias sectoriales, aprobación de la declaración y copia para publicación. | El índice apunta a divulgaciones sustantivas y actuales, y la afirmación coincide con la lista de comprobación completada. |
| Aseguramiento y revisión | Lista de solicitudes, muestras, hallazgos, respuestas, correcciones, cuestiones no resueltas, conclusión y manifestaciones de la dirección. | Separe la evidencia de aseguramiento de la aprobación propia de la organización y no exagere el alcance del aseguramiento. |
Confirmación del responsable de los datos: lo que debería abarcar
Se identifican el sistema fuente o el registro y la fecha de extracción.
La población, entidad, centro, plantilla, producto o límite de la cadena de valor está completa, o se especifican las limitaciones.
Se entienden y aplican las definiciones, unidades, periodo de reporte y reglas de corte.
Se enumeran y justifican los ajustes manuales, las estimaciones y las exclusiones.
El responsable de los datos ha revisado los movimientos inusuales, los resultados negativos y los incidentes conocidos, no solo el total final.
El archivo suministrado es la versión revisada y no se ha modificado después de la confirmación.
El responsable de los datos entiende la afirmación pública propuesta y ha señalado cualquier redacción que vaya más allá de la evidencia.
Se registran las cuestiones abiertas, las fechas de las medidas correctivas y las personas responsables.
En la práctica
Lógica de conservación: no existe un número universal, sino una decisión controlada
| Factor de conservación | Pregunta para la política |
|---|---|
| Requisitos legales y reglamentarios | ¿La legislación societaria, fiscal, laboral, ambiental, de privacidad, de conservación de registros o sectorial exige un plazo específico de conservación o eliminación? |
| Ciclo de aseguramiento y auditoría | ¿Durante cuánto tiempo debe seguir disponible la evidencia fuente para la revisión de aseguramiento actual y futura, auditoría interna, organismos reguladores o prestamistas? |
| Comparativos y reexpresiones | ¿Cuántos periodos de reporte se necesitan para reproducir las tendencias, explicar los cambios de metodología y respaldar las reexpresiones? |
| Afirmaciones y plazos de prescripción | ¿Podría la divulgación ser pertinente para un litigio, una investigación, una queja, un contrato o una impugnación de una declaración pública? ¿Se requiere una retención legal? |
| Privacidad y minimización de datos | ¿Sigue siendo necesario y lícito conservar datos personales o sensibles? ¿Puede anonimizarse o agregarse la evidencia, o sustituirse por una representación controlada? |
| Obligaciones contractuales y de los clientes | ¿Los contratos con proveedores, clientes, subvenciones, financiación, aseguramiento o consultoría imponen requisitos de conservación, confidencialidad o devolución/destrucción? |
| Continuidad del negocio y transferencia de conocimientos | ¿Qué evidencia mínima se necesita para el reporte del próximo año, la rotación del personal, la continuidad de la metodología y la corrección de errores? |
| Control del almacenamiento y la eliminación | ¿Quién aprueba el archivo o la eliminación, cómo se demuestra la eliminación y cómo se abordan las copias de seguridad, las exportaciones y las copias restringidas? |
Rule
PRINCIPIO DE CONSERVACIÓN
Defina la conservación por categoría de evidencia y riesgo, no mediante un único período arbitrario para cada archivo. Un registro restringido de reclamaciones puede necesitar un período más corto determinado por la privacidad o una retención legal, mientras que una metodología aprobada, una línea base y un cálculo final pueden necesitar una conservación más prolongada para respaldar comparativos y reexpresiones.
Ejemplo hipotético: una métrica energética en revisión
La revisión del paquete de evidencia asigna un ID de evidencia a cada fuente de cada sitio, conserva las extracciones originales, documenta la fecha límite de adquisición y el método de estimación, añade una metodología de cálculo y conversión de unidades, y obtiene confirmaciones de los responsables de los datos. Un revisor recalcula el total, lo concilia con los registros del sitio y cuestiona la explicación de la reducción. La divulgación final explica el límite y el factor operativo material, en lugar de atribuir toda la reducción a medidas de eficiencia. El libro de trabajo aprobado y la redacción pública quedan bloqueados conjuntamente en el conjunto final de publicación.
Hypothetical scenario
ESCENARIO HIPOTÉTICO
Un grupo informa del consumo total de energía y de una reducción interanual. El libro de trabajo de cálculo contiene valores copiados de doce sitios, pero los archivos originales de los medidores no están vinculados, un sitio utiliza datos estimados, una instalación adquirida se incluye solo durante seis meses y la afirmación sobre la reducción no explica una interrupción de la producción. La hoja de cálculo se denomina “Energía final v7”.
Illustrative only. It shows how the decision is made, not wording that can be copied or relied on.
En la práctica
Arquitectura de evidencia débil frente a una más sólida
| Criterio | Paquete débil | Paquete más sólido |
|---|---|---|
| Trazabilidad | Los archivos están agrupados por departamento, pero no están vinculados a las afirmaciones. | Cada afirmación y cada fila del índice de contenido enlazan con los ID de evidencia y el estado de revisión. |
| Fuentes originales | Solo quedan valores copiados o capturas de pantalla. | Las extracciones originales se conservan con la fecha de recuperación, el responsable y la información necesaria para reproducirlas. |
| Metodología | La persona que prepara la información entiende el cálculo, pero no se documenta ningún método. | Se registran las definiciones, el límite, las transformaciones, las estimaciones, los factores y los cambios. |
| Control de versiones | Los archivos se sobrescriben y «final» tiene varios significados. | Las versiones preliminar, revisada, aprobada y publicada son distintas; el conjunto de publicación es inmutable. |
| Aprobaciones | La aprobación se infiere de una cadena de correos electrónicos. | Las aprobaciones del responsable de los datos, del revisor técnico y de gobernanza son explícitas y están vinculadas a una versión. |
| Datos restringidos | Los registros sensibles se copian en carpetas de acceso amplio. | La evidencia restringida se separa, se controla su acceso y se vincula mediante ID o resúmenes no sensibles. |
| Conservación | Todo se conserva para siempre o se elimina ad hoc. | La conservación por categorías, la revisión de privacidad, las retenciones legales, el archivado y la eliminación están controlados. |
En la práctica
Errores comunes y correcciones
| Error | Por qué falla | Corrección |
|---|---|---|
| Conservar únicamente el informe final | El resultado publicado no muestra la fuente, el método, el juicio ni la aprobación que lo sustentan. | Archivar la cadena completa desde la afirmación hasta la fuente y el registro de publicación definitiva. |
| Usar las bandejas de entrada del correo electrónico como repositorio de evidencias | El acceso, la conservación, las versiones y la transferencia no están controlados. | Trasladar las evidencias y confirmaciones aprobadas al expediente controlado con identificadores estables. |
| Conservar todos los borradores sin indicar su estado | Los revisores no pueden identificar la versión aprobada y pueden basarse en información reemplazada. | Usar estados claros, registros de cambios y un conjunto final inmutable; archivar las versiones reemplazadas por separado. |
| Suponer que la existencia de una política demuestra su eficacia | Una política respalda una descripción del proceso, pero no una afirmación sobre los resultados o la reducción de impactos. | Conservar evidencias de implementación y de resultados, y cuestionar el lenguaje causal. |
| No conservar evidencias de resultados negativos o limitaciones | El expediente respalda únicamente afirmaciones positivas, lo que socava el Equilibrio y la credibilidad. | Conservar evidencias de incidentes, deficiencias, incertidumbres y acciones correctivas, y reflejarlas en la redacción pública. |
| Copiar datos de quejas personales en la carpeta de informes | Crea riesgos de privacidad, represalias y acceso. | Mantener restringidos los datos de los casos; utilizar resúmenes anonimizados, identificadores de evidencias y una revisión autorizada. |
| Usar un único periodo de conservación para todos los archivos | Puede entrar en conflicto con la eliminación por motivos de privacidad, las retenciones legales, las necesidades de aseguramiento o las obligaciones contractuales. | Adoptar una conservación basada en categorías y riesgos, con aprobación documentada. |
| No establecer un vínculo entre las correcciones posteriores y las aprobaciones | El informe puede cambiar después de la aprobación formal sin una nueva revisión. | Utilizar un control de cambios que identifique las afirmaciones, evidencias, personas aprobadoras y archivos de publicación afectados. |
Rule
MITO FRENTE A REALIDAD
Mito: «Un paquete de evidencias es solo una carpeta llena de documentos fuente». Realidad: el volumen no equivale a trazabilidad. Un paquete defendible vincula cada afirmación pública con la fuente, el método, el responsable, la revisión, la limitación y la aprobación pertinentes, al tiempo que controla el acceso y conserva el conjunto exacto de evidencias que sustenta la versión publicada.
Preparación
Lista de comprobación de preparación para la revisión interna o el aseguramiento
- Un registro controlado de fuentes abarca cada divulgación material, métrica, omisión y declaración de uso.
- Cada elemento de evidencia tiene un ID estable, responsable, período, límite, versión, clase de acceso y estado de revisión.
- Los datos fuente originales pueden identificarse y, cuando sea necesario, reproducirse a partir del sistema fuente.
- Las metodologías, definiciones, unidades, transformaciones, estimaciones y supuestos están documentados y actualizados.
- Los juicios de materialidad, las aportaciones de las partes interesadas, el umbral y las aprobaciones son trazables hasta la Divulgación 3-1 y 3-2.
- Cada tema material tiene evidencias que respaldan la Divulgación 3-3 correspondiente y las divulgaciones pertinentes de los Estándares Temáticos.
- Las declaraciones de los responsables de los datos abarcan la integridad, exactitud, límite, estimaciones y limitaciones conocidas.
- Las pruebas del revisor, las conciliaciones, las excepciones y las correcciones están documentadas y resueltas o abiertas de manera transparente.
- Las evidencias públicas, internas y restringidas están separadas y sujetas a controles de acceso.
- Las restricciones legales, de privacidad, de confidencialidad y de aseguramiento se abordan sin ocultar las limitaciones que deben informarse.
- El índice final de contenidos, la declaración de uso, el informe y los enlaces web están vinculados de forma inalterable al conjunto de evidencias aprobado.
- La publicación, la notificación o el registro ante GRI, las correcciones, las reexpresiones y las decisiones de conservación tienen responsables y registros claros.
Una confirmación del responsable de los datos debería identificar la fuente y la fecha de extracción, y confirmar la población, el límite, las definiciones, las unidades, el período de presentación de información y la fecha de corte, al tiempo que enumera los ajustes, las estimaciones, las exclusiones y las limitaciones. También debería dejar constancia de la revisión de movimientos inusuales, resultados negativos e incidentes conocidos, de la versión confirmada del archivo, de cualquier redacción que exceda las evidencias y de las cuestiones abiertas, con sus responsables y fechas.
Almacene las evidencias de quejas personales como información restringida, con acceso basado en el mínimo privilegio y sometida a controles de privacidad y legales, no en la carpeta ordinaria de presentación de información. Vincúlela mediante un ID de evidencia restringido o un resumen controlado anonimizado, y establezca períodos de conservación o retenciones legales de acuerdo con la categoría y el riesgo de la evidencia, dejando constancia de la revisión autorizada.
Autoevaluación
- ¿Cuál es la diferencia entre poseer evidencias y contar con una arquitectura de evidencias trazable?
- ¿Por qué no deberían copiarse los datos personales restringidos en la carpeta ordinaria de presentación de información?
- ¿Qué seis vínculos debería poder seguir un revisor a partir de una métrica publicada?
- ¿Por qué es inapropiado aplicar un período de conservación universal a cada categoría de evidencia?
Preguntas
Preguntas frecuentes
¿Qué documentos deberían conservarse para un informe GRI?
Conforme al principio de Verificabilidad, la información debe recopilarse, registrarse, compilarse y analizarse de modo que pueda examinarse para establecer su calidad. Las directrices de GRI esperan que la documentación se organice para su revisión por personas distintas de quienes la prepararon, que las decisiones clave de presentación de información estén documentadas, que las fuentes originales puedan identificarse y que evidencias fiables respalden los supuestos y los cálculos.
¿Prescribe GRI una estructura de carpetas para las evidencias?
Un paquete de evidencias de GRI debería permitir que un revisor informado rastree cada afirmación pública material desde la redacción o métrica publicada hasta su fuente original, metodología, cálculo, confirmación del responsable de los datos, control de revisión y aprobación. GRI no prescribe una plataforma de software, estructura de carpetas o período de conservación universal específicos.
¿Qué debería abarcar una confirmación del responsable de los datos?
Una confirmación del responsable de los datos debería identificar la fuente y la fecha de extracción, y confirmar la población, el límite, las definiciones, las unidades, el período de presentación de información y la fecha de corte, al tiempo que enumera los ajustes, las estimaciones, las exclusiones y las limitaciones. También debería dejar constancia de la revisión de movimientos inusuales, resultados negativos e incidentes conocidos, de la versión confirmada del archivo, de cualquier redacción que exceda las evidencias y de las cuestiones abiertas, con sus responsables y fechas.
¿Durante cuánto tiempo deberían conservarse las evidencias de GRI?
Un paquete de evidencias de GRI debería permitir que un revisor informado rastree cada afirmación pública material desde la redacción o métrica publicada hasta su fuente original, metodología, cálculo, confirmación del responsable de los datos, control de revisión y aprobación. GRI no prescribe una plataforma de software, estructura de carpetas o período de conservación universal específicos.
¿Cómo deberían almacenarse las evidencias confidenciales de quejas?
Almacene las evidencias de quejas personales como información restringida, con acceso basado en el mínimo privilegio y sometida a controles de privacidad y legales, no en la carpeta ordinaria de presentación de información. Vincúlela mediante un ID de evidencia restringido o un resumen controlado anonimizado, y establezca períodos de conservación o retenciones legales de acuerdo con la categoría y el riesgo de la evidencia, dejando constancia de la revisión autorizada.
En la práctica
Estándares relacionados y conexiones prácticas
| Relación | Referencia | Conexión práctica |
|---|---|---|
| Principal | GRI 1, principio de verificabilidad | Organización de la evidencia, posibilidad de revisión, fuentes originales, supuestos, cálculos e incertidumbre. |
| De apoyo | GRI 1, precisión, equilibrio y exhaustividad | Calidad de la evidencia, información negativa, alcance y cobertura faltante. |
| Implementación | Contenidos GRI 2 | Evidencia sobre la entidad, la gobernanza, las políticas, la fuerza laboral, las reclamaciones, el aseguramiento y el periodo objeto del informe. |
| Implementación | Contenidos GRI 3 | Proceso de determinación de la materialidad, evidencia de las partes interesadas y los expertos, temas materiales y evidencia de la gestión. |
| Publicación | Requisitos 6-9 de GRI 1 | Registros de omisiones, índice de contenidos, aprobación de la declaración y evidencia de la notificación. |
| Aseguramiento | Criterios de aseguramiento específicos de la organización y alcance del encargo | Pueden aplicarse requisitos adicionales de evidencia y conservación; no debe suponerse que GRI por sí solo define el expediente de aseguramiento. |
Sources
Primary sources
- GRI 1: Fundamentos 2021 — principio de verificabilidad y sección 5.2 sobre credibilidad y controles internos
- GRI 2: Contenidos Generales 2021 — alcance de la entidad, periodo objeto del informe, reexpresiones, aseguramiento, gobernanza, políticas, reclamaciones y contenidos sobre las partes interesadas
- GRI 3: Temas Materiales 2021 — identificación de impactos, fuentes, alcance, limitaciones, importancia, umbral, partes interesadas, expertos y aprobación
- Glosario de los Estándares GRI 2025 — términos sobre impactos, partes interesadas, relaciones comerciales y cadena de valor
- Preguntas frecuentes del Sistema de Registro de Informes de los Estándares GRI — momento de la notificación y evidencia del registro del informe
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